Pentingnya Model Operasi Robot (ROM) dalam RPA

"Tidak semua orang di RPA tahu apa itu proses 'baik'. Beberapa dikembangkan dengan sedikit-untuk-tidak keuntungan bisnis atau dibangun dengan logika kompleks yang ditakdirkan untuk menyebabkan masalah di kemudian hari."

Ketika Benjamin Franklin mengatakan "satu ons pencegahan bernilai satu pon penyembuhan," dia tidak merujuk secara khusus pada Robotic Process Automation (RPA) dan pentingnya Robotic Operating Model (ROM). Tapi dia mungkin juga begitu.

RPA paling baik diterapkan saat perjalanan lengkap ditentukan di awal, daripada menunggu sampai Anda menemukan kesalahan dan kemudian memperbaikinya.

ROM Blue Prism didirikan untuk melayani tujuan yang tepat ini dan dipecah menjadi tujuh pilar:

• Visi
• Organisasi
• Tata Kelola dan Pipa
• Metodologi Pengiriman
• Model Layanan
• Orang
• Teknologi

Setiap pilar mencakup berbagai pertimbangan yang perlu Anda buat saat menerapkan solusi RPA.

Kepatuhan pada ROM Prism Biru memastikan Pusat Keunggulan RPA (CoE) tumbuh subur dan tumbuh secara organik, daripada stagnan. Inilah yang membuat RPA mudah diskalakan dan mencegah perusahaan berjalan dengan RPA sebelum dapat berjalan.

Visi

Anda harus terlebih dahulu mempertimbangkan strategi dan tujuan penerapan RPA Anda. Apakah Anda ingin meningkatkan kualitas data, menghemat biaya, atau menyempurnakan pengalaman pengguna dengan memberikan respons yang lebih cepat dan akurat?
Apa pun alasan Anda, penting untuk memahami bagaimana strategi RPA Anda selaras dengan strategi bisnis yang lebih luas. Dengan cara ini, saat Anda siap untuk menskalakan, Anda sudah memiliki dukungan.

Setelah Anda menetapkan visi Anda – keluarlah dan buat diri Anda didengar! Amankan dukungan dari atas organisasi dan periksa apakah itu mengalir ke bawah dengan cara yang positif.

Temukan Kepala RPA dengan antusiasme menular untuk tujuan organisasi Anda yang akan menyelenggarakan roadshow, lokakarya, dan inisiatif lain untuk melibatkan orang-orang di seluruh bisnis. RPA Champions juga dapat menyebarkan berita baik dan mengidentifikasi peluang lebih lanjut untuk otomatisasi.

Semakin awal Anda mendapatkan orang yang tepat, semakin baik!

Organisasi

Langkah selanjutnya melibatkan perencanaan model organisasi Anda. Di mana posisi RPA dalam bisnis dan apa rencana Anda untuk berkembang? Pendekatan terpusat mencakup seluruh organisasi. Mungkin bermanfaat untuk menanamkan ini ke dalam CoE yang ada. Namun, jika Anda memiliki tim pengiriman yang terbatas, Anda harus mengelola ekspektasi saat semua sudut bisnis mengetuk pintu Anda agar proses mereka diotomatisasi!

Pendekatan gabungan adalah di mana kemampuan RPA berada dalam fungsi tertentu tetapi ditingkatkan di seluruh bisnis, dengan tim pusat mengendalikan standar dan praktik terbaik. Hal ini dicapai dengan membuat pod pengiriman di seluruh organisasi, yang bertanggung jawab untuk identifikasi dan pengiriman proses otomatis mereka sendiri yang diatur oleh CoE.

Pendekatan divisi paling tidak menguntungkan. Di sinilah beberapa fungsi RPA dijalankan secara terpisah di seluruh organisasi dengan infrastruktur terpisah, tata kelola terpisah, dan tim terpisah. Ini tidak hemat biaya dan mencegah skala sebenarnya.

Tata kelola dan saluran

Tidak semua orang di RPA tahu apa itu proses yang 'baik'. Beberapa dikembangkan dengan sedikit keuntungan bisnis atau dibangun dengan logika kompleks yang ditakdirkan untuk menyebabkan masalah di kemudian hari.

Penting untuk memperjelas tentang apa yang membuat proses benar-benar baik. Logika biner, serta aplikasi target yang sangat transaksional dan andal, hanyalah beberapa hal yang harus Anda cari.

Setelah Anda memahami definisi 'baik', Anda dapat mengidentifikasi proses yang diberikan melalui tata kelola. Dengan cara ini, Anda akan mengajukan pertanyaan yang tepat kepada audiens yang tepat.

Misalnya, Anda dapat menemukan proses yang tampaknya ideal untuk otomatisasi, tetapi perwakilan TI di dewan tata kelola Anda memberi tahu Anda bahwa ada tambalan terjadwal untuk aplikasi target yang akan jatuh tempo dalam waktu dua bulan. Anda harus memata-matai ulang elemen Anda dan menunda proses hingga patch selesai dilakukan.

Di antara topik lain yang dibahas di Dewan Tata Kelola, Anda akan membahas pembuatan permintaan yaitu bagaimana Anda akan menghasilkan permintaan untuk RPA dalam bisnis? Insentif karyawan untuk mengidentifikasi proses yang sesuai, komunikasi internal, dan menjalankan lokakarya untuk keterlibatan hanyalah beberapa teknik yang kami sarankan.

Metodologi penyampaian

Sekarang Anda telah mengidentifikasi semua proses ini, bagaimana Anda akan memberikannya sebagai solusi otomatis?

Menangkap informasi yang salah (atau lupa menangkapnya sama sekali) dalam fase definisi dapat menimbulkan dampak bencana, jadi Anda memerlukan UKM yang berpengetahuan luas untuk menangkap informasi proses. Ada baiknya juga mengadakan panduan proses untuk audiens yang tepat.

Terlalu menggoda untuk meminta pengembang Anda mengotomatiskan solusi di Blue Prism secepat mungkin. Namun, dalam jangka panjang, Anda akan berharap untuk meluangkan sedikit lebih banyak waktu.

Pertama, dokumentasikan proses "to-be". Bagaimana proses robotik akan berbeda dari proses manusia? Apa cetak biru untuk bangunan di Blue Prism?

Buat Garis Besar Objek Bisnis yang Anda perlukan untuk solusi ini dan bandingkan dengan Objek yang sudah ada di lingkungan Anda. Ini pada akhirnya akan memajukan waktu pengembangan Anda saat Anda memperluas pustaka objek yang dapat digunakan kembali. Pengembangan dapat dimulai setelah "calon" telah disetujui dengan bisnis, dan otoritas desain/pengembang utama Anda telah menyetujui cetak biru yang diusulkan dan melakukan tinjauan sejawat yang diperlukan.

Tanda tangani pengujian dan pastikan bisnis puas. Ada kiriman utama lainnya yang perlu diproduksi dalam fase pengujian dan rilis – dan sangat penting untuk tidak mengabaikannya!

Model layanan

Setelah proses Anda dalam produksi, Anda perlu mendapatkan dukungan yang tepat di sekitarnya.

Apakah robot Anda menyerahkan kembali rujukan bisnis ke tim operasional untuk kunci manual? Apakah pengembang siap jika robot tidak bertindak seperti yang diharapkan? Apakah Anda memiliki rencana pemulihan bencana untuk mencegah hilangnya sumber daya robot?

Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah kehilangan sumber daya robot karena model layanan yang buruk.

Orang

Semua tim hebat merencanakan kesuksesan masa depan sejak awal. Namun, jika pengembang Anda tidak berpengalaman, mereka akan berjuang untuk menangani poin nyeri RPA yang tak terhindarkan. Menunjuk pengembang prospek berkualitas tinggi sangat penting, tetapi orang-orang ini bisa sangat sulit ditemukan di pasar saat ini.

Pengembang perlu dilatih dengan standar tertinggi dalam pengembangan Blue Prism dan analisis proses. Dengan cara ini, mereka siap tampil dalam peran campuran, sambil menerima dukungan di tempat dari konsultan berpengalaman.

Saat tim pengembangan Anda terus berkembang, Anda harus menunjuk Otoritas Desain untuk memastikan standar dipertahankan dan Monitor Ruang Kontrol untuk mengelola robot produksi Anda.

Terakhir, rencanakan kapan Anda perlu merekrut. Ini dapat membantu menjaga kontinuitas dan kualitas di seluruh tim pengiriman Anda.

Teknologi

Pilar ketujuh melibatkan pertimbangan mengenai pendekatan teknis yang Anda ambil. Penyiapan mesin virtual, penyediaan lisensi untuk penskalaan di masa mendatang, dan pemulihan bencana semuanya harus dipertimbangkan, serta memilih antara solusi berbasis cloud dan host lokal.

Masalah umum adalah kegagalan membangun mesin virtual dengan citra umum, yang berarti bahwa teknik pengembangan seperti Surface Automation menimbulkan ancaman kegagalan yang lebih besar.

Memperbaiki setiap pilar sangat penting untuk kesuksesan dalam solusi RPA apa pun.

Ditulis oleh Rob Dawson, konsultan utama, Robiquity