Perangkat Lunak ERP Menawarkan Struktur untuk Produsen
Solusi ERP baru menyangkal reputasi perangkat lunak yang 'kompleks dan berat'
Pada awalnya, yang dibutuhkan hanyalah ide baru dan beberapa manufaktur tahu caranya. Namun, dengan kesuksesan ada pertumbuhan, dan dengan pertumbuhan, bisnis membutuhkan lebih banyak struktur.
“[Produsen] memulai dengan spreadsheet Excel dan mungkin satu atau dua orang,” kata Fred Tillman, wakil presiden pengembangan produk di divisi manufaktur Solusi Perangkat Lunak ECI, Fort Worth, Texas. “Tiba-tiba mereka mempekerjakan orang tambahan dan perlu membakukan instruksi perakitan, mereka perlu membakukan basis pengetahuan. Sangat sulit dilakukan tanpa sistem ERP,” katanya mengacu pada perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan.
“Dan kemudian jika Anda melampaui satu shift, Anda tidak bisa berada di sana sepanjang waktu,” lanjut Tillman. “Tidak apa-apa selama semuanya berjalan dengan baik dengan operasi sehari-hari Anda, tetapi yang terpenting adalah ketika ada pengecualian—bahan datang terlambat atau pelanggan mengubah pesanan. Jika Anda melakukan semua ini melalui kertas, sangat memakan waktu untuk menangani pengecualian tersebut.”
Setelah beberapa saat, startup menjadi perusahaan kecil atau menengah. Mungkin menawar pekerjaan atau melakukan pekerjaan produksi.
“Untuk bersaing dan memangkas biaya, Anda sebaiknya memiliki sistem yang baik,” kata Mike Melzer, wakil presiden operasi di Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. “Jika Anda memiliki sistem yang baik, Anda dapat tidur lebih mudah mengetahui apa yang terjadi daripada mengatakan, 'Jika saya mengambil kontrak ini dengan John Deere atau dengan GM, apa akibatnya bagi saya'?”
“Satu atau dua orang” siap untuk membeli sistem ERP, tetapi mereka memiliki pertanyaan:Seberapa relevankah perangkat lunak ERP untuk operasi manufaktur skala kecil dan menengah? Software ERP memiliki reputasi yang kompleks dan berat. Bagaimana itu dibuat lebih sederhana dan lebih mudah digunakan untuk operasi manufaktur? Bagaimana solusi perangkat lunak berbasis luas dapat dimodifikasi dan disesuaikan secara khusus untuk operasi manufaktur?
Beberapa kustomisasi untuk manufaktur sudah dilakukan. “Poin utama perbedaan (dalam perangkat lunak ERP Epicor) adalah fakta bahwa kami memiliki proses produksi untuk manufaktur,” kata Christine Hansen, direktur manufaktur pemasaran produk untuk Epicor Software Corp., Austin, Texas, yang baru-baru ini mengganti nama ERP manufakturnya. perangkat lunak kinetik. “Anda akan menemukan bahwa kami memiliki estimasi berbasis biaya, rekayasa dengan integrasi CAD, produksi dan perintah kerja atau kemampuan manajemen pekerjaan, kualitas dan MES (manufacturing execution system). Itulah hal-hal inti yang kami fokuskan dalam produk manufaktur.”
Tetapi jika pengguna menginginkan lebih banyak penyesuaian, perusahaan Hansen dan lainnya telah mengembangkan solusi yang menyangkal reputasi "rumit dan berat". ECI bahkan memiliki perangkat lunak ERP yang dikonfigurasi untuk toko pekerjaan, yang disebut JobBOSS2.
Kustomisasi Melalui Konfigurasi, Bukan Coding
Fitur konfigurasi Epicor, Application Studio, menggunakan proses drag-and-drop untuk merancang aplikasi Kinetic ERP-nya dalam lapisan yang berada di atas fungsi dalam aplikasi dan mudah diubah, kata Hansen. Application Studio memungkinkan pelanggan menyesuaikan apa yang dilihat oleh kelompok pekerja saat mereka membuka komputer mereka. Pekerja individu dapat lebih menyaring apa yang ditampilkan di layar mereka dari sana.
Misalnya, jika pekerja perlu melihat data yang dikumpulkan dari lantai pabrik, mereka dapat mengurutkan bidang yang paling relevan. Mereka dapat menelusuri untuk melihat gambar produk jadi, menambahkan informasi yang diambil selama produksi dan meninggalkan informasi untuk shift berikutnya. “Ada banyak peluang di sini bagi pengguna untuk menyelaraskan alur kerja mereka dalam sistem pengumpulan data agar selaras dengan cara kerja bisnis mereka yang unik,” kata Hansen.
Juga dapat dikonfigurasi untuk berbagai kategori pekerjaan adalah dasbor, alat visibilitas yang digunakan untuk menyaring informasi dengan cara melihat pengecualian yang perlu diperhatikan, seperti pekerjaan yang terlambat atau pekerjaan yang menunggu materi.
“Dasbor membantu memastikan Anda mengetahui masalah sebelum menjadi masalah yang lebih besar,” katanya.
Alternatif yang mungkin untuk dasbor adalah Epicor Collaborate, alat perpesanan yang dapat disesuaikan. Dalam fungsi manajemen hubungan pelanggan (CRM), seorang karyawan yang mendatangkan pelanggan baru dapat secara otomatis meminta departemen keuangan untuk melakukan pemeriksaan kredit. Dia juga dapat mengatur notifikasi otomatis untuk menindaklanjuti penawaran atau memberi tahu pelanggan saat pesanan mereka dikirim.
“Daripada memanfaatkan dasbor untuk semua indikator ini, Anda dapat diberi tahu tentang peristiwa yang Anda pilih,” kata Hansen.
“Unik untuk bisnis Anda adalah wawasan yang ingin Anda dapatkan dari operasi Anda, dan di situlah paket pelaporan yang baik masuk,” kata Tillman. Dia mendesak untuk menanyakan apakah produk tersebut memiliki struktur pelaporan di mana pelanggan dapat membuat laporan atau menyewa tim layanan profesional untuk menyiapkannya.
“Laporan dan KPI (indikator kinerja utama) yang ingin Anda ukur dan wawasan yang ingin Anda peroleh mungkin spesifik untuk operasi manufaktur Anda,” kata Tillman. “Jadi, Anda ingin memiliki paket pelaporan yang bagus.”
Tidak dapat disangkal penting adalah kemampuan untuk integrasi pihak ketiga. “Vendor yang memiliki beberapa integrasi bawaan adalah cara untuk memperluas atau memodifikasi ERP,” kata Tillman.
Misalnya, jika Anda adalah produsen yang menjual ke publik, Anda mungkin memerlukan paket e-commerce karena akan membuat Anda lebih efisien, kata Tillman. Atau toko mungkin ingin menggunakan perangkat lunak pemantauan aktivitas bisnis (BAM) seperti KnowledgeSync, yang berasal dari perusahaan milik ECI.
“KnowledgeSync memungkinkan Anda untuk terus mengingatkan atau memeriksa kondisi yang mungkin terjadi dan kemudian mengambil tindakan yang sesuai,” kata Tillman. “Ini benar-benar memperluas ERP di luar tujuannya.”
Misalnya, BAM dapat merasakan faktur jatuh tempo di ERP dan mengotomatiskan alur kerja ke departemen keuangan untuk menahan kredit pelanggan tersebut.
Tim penjualan yang menggunakan aplikasi CRM Salesforce mungkin perlu mendapatkan pesanan informasi dari ERP. Tim dapat memanggil antarmuka pemrograman aplikasi (API) dari ERP untuk mengekstrak data dan mengimpornya ke Salesforce.
“Lapisan API adalah cara untuk memasukkan dan keluar data secara aman dari sistem dan menggunakannya untuk mengintegrasikan atau memperluas sistem,” kata Tillman. “Kami mencoba menyediakan semua integrasi pihak ketiga, tetapi selalu ada beberapa sistem lain yang ingin diintegrasikan oleh seseorang, dan API memungkinkannya.”
Cara mudah lain untuk mengefektifkan penyesuaian mungkin memerlukan penulisan beberapa baris kode untuk menandai hari libur mengambang seperti Memorial Day dan Hari Buruh.
“Ini mungkin enam baris kode, memeriksa kalender liburan; Anda menekannya dan dikatakan, 'Hari Buruh, kami tidak akan mengirimkannya pada hari itu'," kata Melzer. “Anda menulisnya dalam GAB [Global Shop Solutions’ in-house coding language] yang sangat mirip dengan Visual BASIC,” mengacu pada singkatan nama Global Application Builder untuk perangkat lunak tersebut.
Dokumen berkualitas disimpan dalam sistem kontrol dokumen Global. “Mereka tidak memasang suku cadang di pesawat tanpa mengetahui dari mana bahan itu berasal, jadi ketika Anda membeli bahan Anda dari vendor, itu akan memiliki banyak atau nomor panas yang terkait dengannya,” kata Melzer. “Anda dapat memindai nomor materi Anda dan ketika Anda menggunakannya pada perintah kerja atau pekerjaan dan Anda mengirimkan bagian Anda ke Boeing, SpaceX, atau GM, Anda dapat menghasilkan paket sertifikasi sehingga mereka tahu persis seluruh lini dari mana asalnya. .”
Sistem kontrol dokumen berguna dalam industri yang terkenal dengan kualitas pelacakan—aerospace, otomotif, dan medis. Tetapi pemain baru yang bergantung pada bahan dan proses pelacakan adalah industri minyak dan gas, yang mulai lebih fokus pada kualitas setelah tumpahan minyak Deepwater Horizon di Teluk Meksiko pada tahun 2010.
“Maksud saya, itu terbalik dalam semalam,” kata Melzer.
Situasi Tak Terduga
Ingat "satu atau dua orang" yang memulai perusahaan manufaktur? Bagaimana jika mereka puas dengan tetap kecil dan mempertanyakan relevansi ERP untuk toko mereka? Tidak bisakah mereka mendapatkan dengan menggunakan spreadsheet? “Banyak kompetisi kami adalah spreadsheet,” kata Tillman dari ECI.
Tetapi menjadi kecil tidak berarti bisnis Anda sederhana. “Kami dapat memiliki produsen yang kecil dalam hal pendapatan, tetapi mereka sangat kompleks dalam proses pembuatannya,” kata Hansen dari Epicor.
ERP bahkan tanpa disadari dapat membantu masalah sumber daya manusia dengan cara yang tidak terduga. Ini dapat melibatkan mengambil langkah sederhana seperti menyorot bidang dengan warna kuning untuk menunjukkan kepada pengguna informasi apa yang harus mereka isi di layar, kata Melzer. “Jika Anda berada dalam bisnis di mana Anda membalik orang atau orang mengisi peran yang berbeda sepanjang waktu, itu hanya akan membantu untuk mengatakan, 'Berikut adalah bidang yang harus kita isi',” katanya.
Dalam contoh lain dari Melzer, ERP dapat membantu mengidentifikasi karyawan mana yang mungkin membutuhkan pelatihan bahkan ketika jumlah produksi secara keseluruhan terlihat bagus. Itu terjadi di toko pelanggan Global Shop Solutions di industri otomotif di Tennessee yang mendapat peningkatan produksi 20 persen dalam semalam, kata Melzer. Perusahaan memasang monitor di lantai toko dengan layar yang melacak produksi pekerja individu. Sementara sebagian besar pekerja memiliki jumlah yang baik, satu berjuang.
"Apa yang terjadi adalah mereka pergi ke ruang istirahat dan yang lain berkata, 'Apa yang terjadi'?" kata Melzer. “Jika mereka bisa mengajarinya sesuatu, mereka akan melakukannya. Kantor depan tidak perlu melakukan apa-apa dan, sungguh, dalam semalam mereka memperoleh 20 persen.”
Tidak Memenuhi Reputasi Mereka
Perangkat lunak ERP mungkin memiliki reputasi sebagai kompleks dan berat, tetapi juga menawarkan proses dan akses otomatis. Misalnya, Epicor memiliki alat manajemen pemeliharaan tertanam yang memungkinkan produsen melacak peralatan dari perspektif pemeliharaan. Alat ini dapat menghitung berapa banyak bagian yang telah diproduksi pada sebuah mesin dan mengirimkan peringatan saat membutuhkan perawatan.
Ada juga otomatisasi dalam alur kerja. “Ada sejumlah besar otomatisasi di seluruh bisnis dari pengguna ke pengguna,” kata Hansen. “Misalnya, satu pengguna mungkin memasukkan kutipan atau pesanan. Itu kemudian mengalir ke produksi, yang kemudian mengalir ke pengadaan untuk mengatakan, 'Ini yang perlu kita beli,' yang kemudian mengalir ke proses pembuatan faktur serta utang usaha.”
Perangkat lunak Global Shop Solutions melakukan hal serupa.
“Kami membenci entri data ganda,” kata Melzer. “Memiliki sistem ERP yang mulus memungkinkan Anda untuk menempatkan informasi dalam satu waktu dan semuanya mengalir. Itu hanya membuat hidup Anda jauh lebih mudah.”
ERP juga memudahkan Anda berbisnis dengan Anda, kata Tillman. “Jika saya seorang pelanggan, ERP dapat membantu saya menentukan lead time dengan lebih baik,” katanya. “Ini dapat memberikan informasi online di mana pelanggan dapat masuk dan melihat status pesanannya dan jika semuanya berjalan tepat waktu. Ini dapat secara proaktif memberi tahu pelanggan saat pekerjaannya selesai.
“Kemampuan CRM benar-benar memungkinkan Anda untuk melihat apa yang telah dibeli orang ini di masa lalu, apa sejarah mereka, sehingga ketika mereka menelepon kembali, Anda memiliki semua informasi itu di ujung jari Anda,” lanjutnya. “Itu sangat sulit dilakukan dengan sistem berbasis kertas.”
Hampir sebelum mereka menyadarinya, “satu atau dua orang” dengan ide dan pengetahuan telah menjadi toko lengkap dengan bisnis yang berkembang pesat.
