Apa itu kartu pelatihan dan bagaimana penggunaannya?
Kartu pelatihan adalah komponen penting dari program manajemen perubahan yang komprehensif. Mereka digunakan untuk memastikan bahwa perubahan yang dilakukan organisasi benar-benar berjalan sesuai rencana. Menggunakan kartu pelatihan menciptakan kesempatan yang tidak mengancam untuk bertemu dengan orang-orang yang hidup dengan perubahan dalam kehidupan sehari-hari mereka dan membantu mereka menjadi sukses. Kartu pelatihan dirancang oleh manajer proyek yang telah melihat banyak perubahan organisasi besar memudar setelah beberapa minggu atau bulan. Kartu pelatihan saja tidak akan menjamin perubahan yang sempurna, tetapi itu adalah bagian penting dari perubahan setelah instalasi dan pelatihan selesai dan perilaku baru diharapkan. Keberlanjutan jangka panjang dapat dikelola dengan pendekatan siklus untuk menggunakan kartu pembinaan dan memecahkan masalah yang ditemukan dari putaran terakhir kartu.
Jangan pernah meremehkan pentingnya menjaga kepemimpinan tetap terlibat sambil mendorong perilaku baru dan meruntuhkan semua hambatan yang dialami saat proses baru berlangsung. Kartu pelatihan memberikan alasan yang tepat untuk melibatkan karyawan sambil memberikan data berharga tentang cara kerja organisasi yang sebenarnya. Para pemimpin harus secara acak keluar dan melakukan kartu pelatihan sendiri dan melihat apa yang mereka pelajari tentang perubahan yang ada.
Kartu pelatihan menganalisis tiga perspektif suatu posisi:Aktivitas, Laporan &Dokumen, dan Hasil per posisi, bukan per orang. Maksud dari kartu pembinaan adalah untuk mengungkapkan kesulitan dan keberhasilan yang dibawa oleh perubahan menuju norma baru yang diinginkan. Biasanya lebih dari 80 persen kesulitan yang diidentifikasi akan menjadi masalah yang harus diselesaikan oleh para pemimpin; kurang dari 20 persen karena karyawan menolak perubahan. Dengan merancang kartu untuk mencerminkan posisi vs. individu, wawancara ini membantu karyawan alih-alih mengintimidasi. Pada salah satu implementasi paling awal dari proses kartu pembinaan, karyawan diberikan kartu pembinaan satu hari sebelum para pemimpin datang untuk mengajukan pertanyaan. Karyawan merasa lega membaca pertanyaan dan melihat harapan yang ditulis dengan cara yang singkat. Reaksi yang paling umum adalah:“Ini bagus. Sekarang saya akhirnya mengerti dengan tepat apa yang harus saya lakukan dan hal-hal apa yang paling penting untuk saya fokuskan.”
Dengan menggunakan proses kartu pelatihan, semua perubahan baru dalam organisasi Anda dapat dilakukan diamati dalam tindakan. Setiap penyimpangan dari hasil yang diinginkan akan diidentifikasi dan dikelola. Tanpa proses ini, orang dapat terus menggunakan program atau proses lama tanpa terdeteksi dan mengikis kesuksesan secara keseluruhan. Kartu-kartu ini memberikan data yang dapat dipercaya dan mengurangi keputusan subjektif mengenai seberapa baik implementasi diterima. Tidak ada grup yang dapat memberikan hasil yang kurang baik tanpa manajer lokal mengetahui tentang masalah kinerja sebelumnya.
Berikut adalah contoh bagaimana proses tersebut bekerja. Sebuah organisasi mencoba mengubah posisi pengrajin pemeliharaan. Pengrajin melaporkan bahwa dia memberikan umpan balik tertulis tentang bagaimana setiap perintah kerja sebenarnya diselesaikan tetapi orang-orang yang seharusnya mendokumentasikan catatan itu tidak melakukan bagian mereka. Hal ini ditegaskan ketika perintah kerja harus dieksekusi kembali dan umpan balik yang diberikan sebelumnya tidak terlihat pada perintah kerja putaran berikutnya. Dari komentar di kartu pembinaan itu, kelompok pimpinan mengambil tindakan. Proses bisnis untuk menyelesaikan perintah kerja ditinjau untuk menentukan di mana kerusakan itu terjadi dan posisi mana dalam proses yang memiliki peran. Orang-orang yang bekerja di posisi lain ini dipanggil bersama untuk memahami rintangan mereka dalam membuat proses berjalan dan rencana dibuat untuk mengerjakan ulang seluruh proses bisnis. Berkali-kali, masalah didokumentasikan pada kartu pelatihan dan solusi yang difasilitasi oleh kepemimpinan. Ini adalah kekuatan informasi yang dihasilkan dari kartu pelatihan. Implementasi tidak boleh gagal jika pemimpin mau mendengarkan dan bertindak berdasarkan hasil kartu. Puluhan masalah biasanya muncul setelah perubahan organisasi yang besar. Sebuah tim pemimpin harus meninjau hasil yang diringkas dan memprioritaskan masalah mana yang harus ditangani terlebih dahulu:Kemudian mereka harus bertindak berdasarkan rencana, diikuti dengan putaran kartu pembinaan untuk mengukur kemajuan.
Dokumen PDF yang ditemukan di bawah ini adalah contoh kartu pembinaan untuk perencana/penjadwal pemeliharaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut mewakili semua aspek perubahan yang dialami organisasi ini untuk menyelesaikan program mereka. Daftar ini tidak mewakili setiap tugas yang harus dilakukan oleh posisi ini, tetapi mencakup semua yang perlu dilakukan oleh orang-orang di posisi ini untuk memenuhi perubahan ini. Jenis perubahan tidak penting. Tidak masalah jika organisasi mengubah proses pemeliharaan mereka atau jika mereka menerapkan perangkat lunak akuntansi baru atau bahkan menggabungkan dua perusahaan bersama-sama. Setiap perubahan signifikan yang mengharuskan karyawan melakukan sesuatu secara berbeda adalah waktu yang tepat untuk menggunakan kartu pelatihan guna memastikan perubahan tersebut tertanam dalam budaya Anda dan telah menjadi norma baru.
Artikel ini muncul di buletin RxToday Life Cycle Engineering edisi Mei.
Unduh Contoh Kartu Pelatihan (PDF)
