Mengenal Aplikasi Kolaborasi Teratas untuk Pengguna Jarak Jauh

Anggota tim tidak selalu berada di kantor yang sama, atau mereka mungkin berada di jalan di lokasi pelanggan atau pemasok. Perusahaan menghadapi kekurangan keterampilan penting, sehingga mereka mempekerjakan orang di mana pun lokasi mereka. Bisnis secara keseluruhan meningkatkan jumlah kantor dan lokasi jarak jauh mereka, memanfaatkan teknologi modern yang membuatnya lebih mudah untuk didistribusikan. Situasi ini telah memaksa perusahaan untuk mengandalkan alat kolaborasi untuk menambah atau mengganti komunikasi tatap muka untuk anggota tim proyek.

Pasar untuk perangkat lunak alat kolaborasi berkembang saat perusahaan beralih ke alat baru untuk menyederhanakan kolaborasi. Global Market Insights memproyeksikan CAGR 13% hingga tahun 2024, untuk pasar senilai $8,5 miliar untuk aplikasi kolaborasi. Itu tampak kecil jika dibandingkan dengan $42 miliar yang diperkirakan oleh Markets and Markets. Perbedaan ini mungkin disebabkan oleh definisi yang berbeda tentang apa itu aplikasi kolaborasi, yang dapat berkisar dari penyimpanan online yang memungkinkan akses file bersama ke aplikasi seperti Microsoft Office 365 atau apa pun di antaranya. Berikut ini beberapa alat teratas di pasar.

1. Aplikasi Kolaborasi Dokumen

Microsoft Office 365 menawarkan versi untuk pengguna atau bisnis, dengan lisensi yang bervariasi berdasarkan luas aplikasi yang terlibat. Semua versi menyertakan Office dasar—Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook—di awan dan di desktop serta penyimpanan online di OneDrive. Pengguna dapat berbagi akses ke folder atau dokumen tunggal di OneDrive dan mengeditnya secara bersamaan atau satu per satu saat perangkat lunak melacak semua versi. Pengguna menyukai Office 365 karena tidak ada kurva pembelajaran yang besar dengan aplikasi Office yang sudah dikenal. Office 365 versi perusahaan menyertakan SharePoint untuk penyimpanan file yang aman dan berbagi dengan keamanan tingkat perusahaan.

Google Apps serupa, dan telah membuat terobosan ke dalam ruang kolaborasi dokumen, terutama dengan Generasi X. Namun, alat-alatnya sama sekali tidak berfitur lengkap seperti yang dimiliki Microsoft.

2. Aplikasi Penyimpanan

Dropbox, iCloud, Google Drive, OneDrive, IBM Box, Azure, dan bahkan Amazon AWS semuanya menawarkan penyimpanan cloud yang dapat digunakan sebagai alat kolaborasi dengan memungkinkan pengguna menyimpan dan berbagi berbagai file dengan aman. Alat terbaik menyediakan sinkronisasi antara versi file di desktop dan di cloud, sehingga pengguna selalu bekerja dengan versi terbaru.

Jika tujuan alat ini hanyalah berbagi akses file dan bukan kolaborasi yang sebenarnya, salah satu alat ini berfungsi dengan baik. Tetapi jika tujuannya adalah untuk meningkatkan kekuatan otak gabungan dari tim, opsi yang memungkinkan pengeditan secara real time oleh banyak pengguna tidak dapat dikalahkan.

3. Aplikasi Konferensi

Cisco GoToMeeting, AT&T Connect, UberConference, Google Video &Chat, dan Microsoft Skype for Business semuanya memungkinkan konferensi video atau audio yang dapat membuat rapat virtual menjadi sederhana dan hemat biaya. Mendorong pengguna untuk menggunakan kamera video mereka saat melakukan panggilan membantu menumbuhkan perasaan bekerja sama selama bandwidth jaringan dapat mendukungnya. Jika tidak, itu bisa menjadi latihan frustrasi. (Tentu saja, kami mengetahui alat pemantauan yang dapat membantu dengan itu.)

Ada ratusan sistem kolaborasi yang tersedia. Selain yang tercantum di sini, beberapa yang perlu diperiksa termasuk Slack, Wimi, Bitrix, HipChat, SamePage, dan Zoom. Kualitas dan luasnya alat bervariasi di seluruh peta dan mungkin tidak selalu sesuai dengan harganya, jadi ada baiknya melakukan evaluasi yang cermat. Poin terpenting untuk diverifikasi adalah keamanan, diikuti oleh utilitas. Anda juga ingin mempertimbangkan SLA dan dukungan yang tersedia untuk masing-masing, bersama dengan integrasi dan ekspektasi kinerja. Hal-hal ini akan menjadi sangat penting, terutama untuk lokasi terpencil tanpa sumber daya TI.