Strategi Otomatisasi yang Mendukung Respons COVID-19 di Seluruh Industri

Entri blog ini berisi contoh nyata pelanggan UiPath yang menggunakan otomatisasi untuk merespons perubahan permintaan yang drastis.

Contoh dikelompokkan berdasarkan industri, dan dalam urutan ini:

1. Sektor Publik

2. Kesehatan

3. Jasa Keuangan

4. Asuransi

5. Pemerintah

7. Transportasi

8. Semua Industri Lainnya

Sektor publik

Penguncian pembuatan ePass untuk petugas layanan penting di India selama puncak COVID

Otoritas Kota di India perlu memberi otorisasi pergerakan layanan penting dan eksekutif pengiriman dari berbagai penyedia layanan (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, dll.) selama puncak pandemi COVID. Prosesnya adalah sebagai berikut:pertama, manajer penyedia layanan mengirimkan sejumlah besar personel penting ke lembaga negara untuk pembuatan persetujuan Lockdown ePass. Kemudian, Badan Negara mengeluarkan izin jam malam kepada personel yang ditunjuk.

Solusi

Otoritas Kota bekerja dengan Tim Transformasi Perkotaan dari EY India dan bermitra dengan Integra Micro Software Services (P) Ltd untuk menyiapkan Robot UiPath guna membantu mengelola pekerjaan. Robot mengekstrak email bernama dari daftar penerbitan dan secara otomatis menghasilkan izin jam malam dengan rincian yang diperlukan dalam templat yang diperlukan. Bot kemudian mengisi laporan yang merinci jumlah personel yang menerima izin tersebut. Hal ini memungkinkan otoritas pemerintah melacak dan mengelola jumlah total orang yang diizinkan bepergian di kota mereka.

Manfaat

• Memungkinkan pergerakan personel layanan penting sekitar jam malam

• Tiket yang diproses dalam jumlah besar

• Menghilangkan tim yang stres karena pemrosesan manual

• Visibilitas untuk mengikuti pergerakan kota

Mengotomatiskan pengumpulan lonjakan data pasien COVID untuk pemerintah negara bagian

Otoritas negara bagian melakukan pengujian COVID secara intensif terhadap pasien dalam skala besar selama puncak pandemi. Pada bagian pertama proses, staf lapangan dan petugas layanan kesehatan mengumpulkan data tentang pasien yang sedang dites dan sampel yang sudah diuji. Kemudian, data pasien langsung masuk ke penyimpanan terpusat melalui portal Otoritas Nasional. Dengan rencana pemerintah negara bagian untuk meningkatkan pengujian COVID, tugas mengumpulkan data negara bagian dari situs web Otoritas Nasional dan kemudian menambahkannya ke database pemerintah negara bagian menjadi pekerjaan yang sangat berat. Karena jumlah tes pasien meningkat melebihi 2.000 tes per hari, tugas manual untuk mengumpulkan data pasien harian setelah mengunduhnya sebagai lembar Microsoft Excel dari portal Otoritas Nasional menjadi terlalu memakan waktu.

Tim Otoritas Negara ingin menerapkan otomatisasi cepat yang memungkinkan data pengujian pasien COVID diunduh secara otomatis dari portal Otoritas Nasional, kemudian ditransfer dari portal pemerintah negara bagian ke database hampir secara real-time. Data yang dikumpulkan dalam database pemerintah negara bagian kemudian akan membantu negara bagian tersebut mengambil keputusan secara cepat dan real-time serta secara dinamis mengubah tindakan tergantung pada hasil tes pasien.

Solusi

Setelah otomatisasi diterapkan, data pasien yang diuji didownload dari situs Otoritas Nasional dalam bentuk lembar Excel. Otoritas Negara kemudian membuat formulir web online, dan API mengisi data pasien, yang mencakup data pasien baru dan data pasien lama yang perlu diperbarui. Semua data pasien terbaru perlu dikumpulkan beberapa kali per hari. Jumlah data pasien sebanding dengan volume pengujian di negara bagian tersebut.

Tim di Auxiliobits Technologies Pvt Ltd dengan cepat menciptakan otomatisasi proses yang melaluinya Robot UiPath mengunduh data pasien dari portal Otoritas Nasional, kemudian mengambil catatan pasien yang diuji dan mengirimkan catatan data pasien tersebut ke portal pemerintah negara bagian masing-masing melalui API. Hal ini membantu Otoritas Negara memberikan data terbaru dan mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Manfaat

• Pembaruan data waktu nyata

• 10.000 catatan diproses dalam waktu kurang dari 10 menit

• Tingkat kesalahan nol

Mengotomatiskan peringatan COVID dan memantau orang-orang yang dikarantina di distrik negara bagian

Selama puncak COVID, Otoritas Distrik melakukan pemantauan kesehatan yang ketat terhadap orang-orang yang dikarantina di setiap distriknya. Pihak berwenang melakukan panggilan keluar ke orang-orang yang dikarantina dan menginstruksikan mereka untuk mengikuti parameter layanan kesehatan yang tepat. Bagi orang-orang yang dikarantina dan melaporkan gejala COVID, peringatan segera diberikan kepada tim layanan kesehatan. Masing-masing tim layanan kesehatan mengunjungi orang-orang ini, melakukan pemeriksaan kesehatan yang diperlukan, dan mengambil langkah selanjutnya sebagai bagian dari respons COVID. "Tim pejuang COVID" yang komprehensif ini melakukan upaya luar biasa untuk memberikan respons penting selama masa ini.

Tim Otoritas Distrik menginginkan otomatisasi yang cepat untuk membantu proses ini. Idealnya, peringatan bagi orang yang melaporkan gejalanya ke tim pusat kontak dapat disampaikan ke tim layanan kesehatan terkait secara otomatis sedini mungkin. Hal ini dapat membantu mengurangi waktu respons kritis.

Solusi

Otoritas Distrik membuat formulir online yang diisi oleh tim contact center untuk setiap orang yang dikarantina. Parameter layanan kesehatan kemudian disusun secara otomatis dalam lembar online. Alih-alih melakukan proses manual sebelumnya, Robot UiPath mengambil catatan orang yang memiliki gejala dan mengirimkan peringatan langsung ke tim layanan kesehatan.

Tim Auxiliobits Technologies Pvt Ltd dengan cepat membuat otomatisasi yang melaluinya Robot UiPath memfilter dan mengambil catatan orang yang memiliki gejala, lalu mengirimkan catatan tersebut ke tim layanan kesehatan masing-masing melalui peringatan. Hal ini membantu Otoritas Distrik merespons dengan cepat dan mempercepat prosesnya.

Manfaat

• Pembaruan data waktu nyata

• Cepat dan aman

• Tingkat kesalahan nol

Pemrosesan tepat waktu atas ratusan ribu permohonan bantuan kesejahteraan di Rumania yang dipicu oleh lockdown akibat COVID

Pada tanggal 18 Maret 2020, pemerintah Rumania mengeluarkan Peraturan Darurat Pemerintah yang menetapkan tunjangan pengangguran untuk mendukung warga negara yang pekerjaan dan pendapatannya terkena dampak krisis COVID. Badan Pembayaran dan Inspeksi Sosial Nasional (ANPIS) mengelola proses klaim untuk enam kategori penerima manfaat yang memenuhi syarat untuk mendapatkan dukungan keuangan. ANPIS harus melaksanakan kegiatan mendesak ini melalui jaringannya yang terdiri dari 41 cabang daerah, tanpa staf tambahan. Selama sepuluh hari pertama setiap bulan, warga yang terkena dampak dapat mengajukan permohonan dan dokumen yang diperlukan di portal online (aici.gov.ro). Karyawan ANPIS harus memverifikasi setiap permohonan, membuat database, dan mengirimkannya ke departemen lain untuk pembayaran. Pada paruh pertama Mei 2020, ANPIS menerima 110.000 permintaan dukungan keuangan di seluruh Rumania.

Solusi

UiPath menyumbangkan dukungan teknis pro bono dan robot perangkat lunak kepada ANPIS untuk solusi otomatisasi tanpa pengawasan. Pada bulan Mei 2020, 38 cabang daerah mendapat dukungan robot perangkat lunak yang memproses empat dari enam kategori penerima manfaat. Robot tersebut memverifikasi keakuratan aplikasi dokumen PDF yang cerdas, dan mengekstraksi data yang benar ke dalam database. Kemudian dibuat folder individual dengan dokumen pendukung, termasuk nama depan dan belakang masing-masing pelamar. Jika permohonan salah, robot akan memberitahu pemohon dan meminta dokumen tambahan.​

Manfaat

• Menghilangkan pekerjaan manual yang panjang dalam verifikasi aplikasi

• Mengurangi waktu pemrosesan setiap aplikasi dari sekitar 15 menit menjadi kurang dari satu menit

• Robot UiPath memproses 100 aplikasi per jam, bekerja 24/7

Penyesuaian template obat-obatan esensial COVID yang tepat waktu ketika ratusan perusahaan farmasi di seluruh Uni Eropa menghadapi kekurangan pasokan

European Medicines Agency (EMA), bekerja sama dengan industri farmasi dan negara-negara anggota Uni Eropa (UE), meluncurkan tahap pertama dari sistem pemantauan yang ditingkatkan pada tanggal 17 April 2020. Sistem ini dirancang untuk mencegah dan mengurangi kekurangan pasokan obat-obatan penting yang digunakan di unit perawatan intensif (ICU) rumah sakit di seluruh UE untuk merawat pasien COVID. Sebagai bagian dari sistem baru, setiap perusahaan farmasi membentuk satu titik kontak yang melaporkan kepada EMA semua kekurangan obat-obatan penting yang ada di ICU saat ini dan yang akan terjadi. Kesadaran yang tepat waktu mengenai potensi kekurangan obat-obatan dan gambaran luas tentang apa yang tersedia di tingkat UE memfasilitasi distribusi yang lebih baik dan mempercepat persetujuan untuk peningkatan kapasitas produksi guna membantu menyelamatkan nyawa. Untuk membantu pelaporan, EMA awalnya membuat templat untuk diisi oleh ratusan perusahaan yang memproduksi dan memasarkan obat-obatan ICU di Wilayah Ekonomi Eropa/Uni Eropa.

Solusi

UiPath secara sukarela memberikan dukungan teknis gratis untuk otomatisasi tanpa pengawasan yang diterapkan untuk tiga tugas terpisah. Pertama, robot perangkat lunak memastikan bahwa setiap perusahaan farmasi menerima templat yang disesuaikan, mengisi templat terlebih dahulu dengan subset obat-obatan yang akan dilacak pada fase proyek saat ini, dan hanya obat-obatan yang diproduksi atau dipasarkan oleh masing-masing perusahaan. Pada langkah selanjutnya, robot perangkat lunak mengumpulkan informasi yang diberikan oleh titik kontak tunggal ke EMA dan memperbarui file utama. Selain itu, ia mengumpulkan pemberitahuan kekurangan dan mengunggahnya ke file utama lainnya.​

Manfaat

• Menghilangkan tugas manual yang panjang dan rawan kesalahan seperti penyesuaian template dan pengumpulan informasi dari berbagai sumber

• Mengurangi waktu pembaruan dari sekitar 40 hari kerja manual menjadi lebih dari tujuh jam

• Memastikan kerahasiaan dan pemisahan data, karena perusahaan hanya memiliki akses terhadap informasi yang relevan dengan organisasinya

Bot membantu Departemen Kesehatan Negara Bagian India mengumpulkan data ribuan warga yang dikarantina

Berdasarkan undang-undang nasional, Departemen Kesehatan Negara Bagian India perlu memperbarui data secara rutin di Portal Kesehatan Nasional Orang yang Dikarantina COVID. Hal ini mencakup setiap wisatawan yang datang dalam periode dua hingga tiga bulan terakhir dan setiap kontak tingkat pertama dari orang yang positif COVID. Mengumpulkan data memakan waktu lama dan memerlukan banyak upaya manual mengingat banyaknya orang yang dikarantina di setiap negara bagian.

Solusi

Departemen Kesehatan Negara Bagian sedang memeriksa Robot UiPath untuk mendistribusikan datanya mengenai orang-orang yang dikarantina. Bot tersebut akan mengambil data dari lembar Excel respons di seluruh negara bagian dan memperbarui catatan komprehensif orang-orang yang dikarantina di Portal Kesehatan Nasional Orang yang Dikarantina COVID-19. Partner Rise Tech Software Pvt Ltd dan Integra Micro Software Services (P) Ltd berkolaborasi untuk menghadirkan otomatisasi yang berdampak ini.

Otomatisasi ini akan membantu negara meringankan tim yang bekerja terlalu keras untuk melakukan aktivitas ini. Dan hal ini akan memberikan visibilitas yang lebih baik kepada Departemen Kesehatan Nasional mengenai jumlah orang yang dikarantina dengan lebih cepat dibandingkan sebelumnya, sehingga mereka dapat merencanakan dan bereaksi dengan cara yang lebih tangkas.

Manfaat

• Berikan visibilitas real-time ke data penting

• Meringankan tim dari pekerjaan manual

• Akhiri kesalahan pemrosesan

Pemerintah daerah memerlukan dasbor untuk mengoordinasikan upaya memantau wabah lokal

Selama puncak pandemi COVID, respons cepat terhadap permintaan bantuan dan informasi sangat penting bagi pemerintah daerah. Karena kurangnya integrasi di seluruh balai kota, kemampuan pemerintah daerah untuk melacak dan menanggapi permintaan mendesak menjadi sulit, sehingga menimbulkan kebingungan dan penundaan yang berdampak pada kesehatan warga.

Solusi

Sebuah pemerintah di Amerika Selatan membangun dasbor ruang kendali yang berisi data yang dikumpulkan oleh UiPath Robots dari 65 lokasi balai kota. Robot UiPath dapat masuk ke situs publik, mengekstrak dan mengklasifikasikan data, dan memasukkannya ke dasbor. Transparansi data membantu memprioritaskan respons dan memobilisasi dukungan, seperti mendistribusikan alat pelindung diri (APD) ke lokasi-lokasi penting.

Manfaat

• Transparansi kinerja dari otoritas lokal

• Waktu respons yang lebih cepat untuk kebutuhan publik

Administrasi Layanan Umum (GSA) perlu mempercepat pengumpulan data infeksi untuk mengelola jumlah kasus

Administrasi Layanan Umum (GSA) mengelola ruang kantor di sekitar 9.600 gedung di seluruh Amerika Serikat (AS). Untuk melacak penyebaran COVID dalam organisasinya, masukan geografis perlu dikorelasikan dengan jumlah infeksi di setiap wilayah untuk membuat peta ancaman COVID di propertinya. Awalnya hal ini dilakukan oleh staf, namun seiring dengan penyebaran virus di seluruh AS, informasi tersebut perlu diperbarui lebih dari sekali per hari, sehingga menambah beban kerja karyawan yang sudah tidak bekerja.

Solusi

Robot UiPath telah dirancang untuk mengumpulkan data dan mengeluarkan laporan beberapa kali sehari. Bot tersebut masuk ke sistem informasi geografis (GIS) dan mengumpulkan informasi tentang bangunan yang dikelola GSA di seluruh AS. Kemudian, dengan mencocokkan bangunan dengan jumlah infeksi di wilayah tersebut, bot tersebut menyempurnakan peta penyebaran infeksi di dalam GSA.

Manfaat

• Pengumpulan data lebih cepat

• Pembaruan disediakan secara real-time

• Mengurangi tingkat kesalahan

Otomasi untuk memfasilitasi otorisasi Perancis atas perjalanan karyawan bagi mereka yang tidak dapat bekerja dari rumah

Selama puncak pandemi, perusahaan-perusahaan Prancis diharuskan melengkapi formulir yang diwajibkan pemerintah yang menjelaskan alasan semua karyawan yang tidak dapat bekerja dari rumah harus datang ke kantor atau bepergian untuk bekerja. Perusahaan kesulitan untuk mengisi formulir tepat waktu, karena setiap formulir memerlukan hingga 12 kolom data, tanda tangan tulisan tangan, dan stempel perusahaan.​​Karyawan yang ditemukan bepergian tanpa formulir bersertifikat akan dikenakan denda sebesar 150 euro untuk pelanggaran pertama, dan hingga 1.500 euro untuk pelanggaran berulang.

Solusi

Solusinya adalah otomatisasi yang mengambil file Excel berisi data pegawai dan mengisi formulir yang diwajibkan pemerintah, sehingga mengurangi waktu proses menjadi hanya 10 detik per pegawai. Perusahaan dapat terus menandatangani dan mencap formulir (untuk alasan hukum), atau juga dapat mengotomatiskan proses ini, sehingga semakin mengurangi waktu yang diperlukan untuk melengkapi setiap formulir.

Manfaat

• Mengurangi beban kerja manual

• Mempercepat tugas

• Lebih banyak pelancong resmi di jalan

• Penghapusan denda bagi wisatawan

Peningkatan aplikasi Program Bantuan Gizi Tambahan (SNAP) menyebabkan keterlambatan pemrosesan, sehingga berdampak pada mereka yang membutuhkan

Jumlah aplikasi SNAP setiap minggu meningkat sekitar 6.400 aplikasi dan terus bertambah seiring semakin parahnya krisis COVID. Terdapat potensi keterlambatan distribusi manfaat kepada mereka yang paling terkena dampak krisis ini.​

Sebelum penerapan otomatisasi, waktu pemrosesan aplikasi adalah 30-35 menit. Karena permintaan terus meningkat selama puncak krisis, negara-negara bagian akan menghadapi denda yang besar karena kesalahan yang dilakukan selama pemrosesan manual.

Solusi

Otomatisasi ini mampu memproses aplikasi hanya dalam waktu lima menit (turun dari 30-35 menit jika dilakukan secara manual). Tingkat kesalahan manusia turun menjadi nol. Setelah ditingkatkan selama tiga minggu, otomatisasi dapat menangani hingga 1.000 aplikasi per hari.

Manfaat

• Mengurangi waktu pemrosesan​

• Mengurangi tingkat kesalahan manusia menjadi nol

• Mencegah negara bagian terkena denda yang besar karena kesalahan pemrosesan

• Pelamar menerima manfaat tepat waktu

Menciptakan visibilitas untuk mengamankan alat pemantauan bagi pegawai federal jarak jauh

Selama masa lockdown akibat COVID, pegawai federal AS diharuskan untuk bekerja dari rumah dan tidak dapat mengakses alat pemantauan penting yang diblokir oleh infrastruktur keamanan. Memberikan akses kepada semua karyawan yang bekerja dari rumah tidaklah mungkin dilakukan, karena hal ini akan membuat staf tidak dapat melihat masalah infrastruktur atau status lamaran penting. 

Solusi

Organisasi federal tersebut membuat robot perangkat lunak yang secara rutin mengambil screenshot alat pemantauan penting dan melampirkannya sebagai pesan di Microsoft Teams. Hal ini memberikan karyawan jarak jauh visibilitas yang sangat dibutuhkan terhadap alat pemantauan yang tidak dapat mereka akses.

Manfaat

• Memberikan visibilitas kepada karyawan jarak jauh

• Mengaktifkan pekerjaan jarak jauh

• Bisnis tetap berjalan seperti biasa

Agrosuper menerbitkan tiket komuter untuk 12.000 karyawan, sehingga memudahkan mereka berangkat kerja selama karantina

Agrosuper adalah perusahaan makanan yang berdedikasi untuk “selalu melakukan sesuatu dengan lebih baik.” Selama masa karantina, perusahaan perlu menjaga karyawan penting tetap bekerja untuk menjaga pasokan makanan penting. Namun, menyediakan angkutan umum yang aman dan gratis untuk membantu 12.000 karyawan bepergian ke pabrik produksi dan kantor perusahaan tidaklah mudah.

Solusi

Sebuah robot yang diawasi diimplementasikan yang mengambil laporan pekerja saat ini dari SAP SuccessFactors, mengklasifikasikannya, dan memasukkan informasi tersebut ke situs web pemerintah untuk mendapatkan izin bagi sekitar 12.000 pekerja. Robot kemudian mengirimkan tiket tersebut melalui email kepada para pekerja dan atasan mereka.

Tanpa otomatisasi, tugas ini akan membutuhkan waktu beberapa hari untuk diselesaikan oleh enam orang. Namun sistem ini dijalankan dengan robot hanya dalam waktu lima jam, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada tugas yang lebih penting.

Manfaat

• Cepat dan aman

• Kelangsungan bisnis

• Peningkatan pengalaman karyawan

Perawatan Kesehatan

Mater Hospital Dublin mengotomatiskan hasil tes COVID, sehingga mengurangi jam kerja perawat untuk melapor ke Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (IPC)

Di lokasi pengujian COVID selama puncak pandemi, hasil tes perlu dicatat dalam sistem yang berbeda dan dilaporkan ke IPC (atau yang setara di wilayah tersebut). Pekerjaan admin menghabiskan hingga 50% waktu perawat, dan merupakan proses yang sangat rumit. Proses ini dibuat pada tahun 2003 selama wabah SARS dan mengharuskan dokter untuk login ke sistem laboratorium, mengekstrak kode penyakit, lalu menggunakan Virtual Private Network (VPN) untuk login ke platform data .NET dan memasukkan hasilnya secara manual di sana. Pada minggu-minggu biasa, seorang perawat membutuhkan waktu dua jam untuk memasukkan hasilnya. Namun, selama puncak COVID, hasil tes harus dilaporkan setiap hari. Dan hal ini tidak hanya berlaku untuk kasus positif, melainkan untuk setiap tes, dan memerlukan waktu tiga jam per hari.

Solusi

Robot UiPath dibuat yang masuk ke sistem laboratorium, memilih kode penyakit yang sesuai, dan memasukkan hasil tes. Informasi tersebut dapat diproses dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan waktu sebelumnya, sehingga menghemat waktu tiga jam per hari bagi departemen pengendalian infeksi, dan 18 jam per minggu.

Dengan pendekatan robot untuk setiap perawat, departemen pengendalian infeksi menghemat tiga jam per hari, sehingga tenaga medis dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk merawat pasien daripada mengisi dokumen.

Manfaat

• Menghemat dua hingga tiga jam per hari untuk seorang dokter

• Membuat data tersedia secara real-time

• Menjaga pekerja penting tetap bekerja

• Peningkatan pengalaman karyawan

• Efisiensi operasional yang dipercepat

Memvalidasi Medicaid untuk bayi baru lahir, memastikan mereka tidak kehilangan manfaat kesehatannya

Sebuah rumah sakit besar di Kota New York memiliki lebih dari 20 administrator layanan kesehatan yang bekerja untuk meneliti, memverifikasi, dan mengubah dokumen identifikasi asuransi (ID) bayi baru lahir menjadi Medicaid yang berbasis di negara bagian untuk memastikan tidak ada kesenjangan dalam perawatan total. Proses ini sangat penting karena memastikan bahwa orang tua tidak perlu menanggung beban keuangan untuk menerima layanan kesehatan. Hal ini juga memastikan bahwa mereka, serta bayi mereka yang baru lahir, menerima semua manfaat Medicaid.

Solusi

Rumah sakit memutuskan untuk mengotomatiskan proses ini dengan robot perangkat lunak. Robot memulai dengan merutekan email peringatan Medicaid ke folder grup yang ditentukan, lalu mengekstrak PDF yang disertakan. Menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) dan pengenalan karakter cerdas (ICR), data PDF standar kemudian diekstraksi dan dikonfirmasi dengan memeriksa profil pasien bayi baru lahir. ID asuransi kemudian secara otomatis diperbarui di database Medicaid, dan semua catatan dan alur kerja lintas platform ditutup. Jika ada pengecualian dalam proses, tugas dibuat dalam alur kerja untuk intervensi manual.

Manfaat

• Karyawan disesuaikan dengan tugas-tugas berprioritas tinggi

• Pengurangan hari-hari hilir penjualan yang beredar (DSO)

Pendaftaran telehealth otomatis untuk gelombang besar pasien baru yang disebabkan oleh COVID

Untuk membendung penyebaran COVID, sebuah perusahaan layanan kesehatan mendorong pasien untuk mendaftar layanan telehealth dan melakukan diagnosis mandiri. Sebelum menerapkan otomatisasi, orientasi pasien dilakukan oleh karyawan pusat kontak secara manual, sementara perawat fokus pada interaksi pasien. Namun, karena perusahaan mengharapkan peningkatan aplikasi yang signifikan, beban kerja ini perlu ditangani dengan cara yang lebih efisien.

Solusi

Perusahaan layanan kesehatan tersebut menerapkan robot tanpa pengawasan untuk mengelola formulir web yang mendaftarkan pasien secara otomatis ke platform telehealth mereka.

Ketika permintaan diajukan, permintaan itu dimasukkan ke dalam antrian di Dispatcher. Pelaku kemudian memasukkan data yang telah diverifikasi. Setelah selesai, pasien ditugaskan untuk layanan telehealth.

Proses manajemen kasus sepenuhnya otomatis, sehingga menghemat banyak waktu dokter setiap harinya.

Manfaat

• Mengalokasikan kembali waktu dokter untuk fokus pada perawatan pasien

• Proses manajemen kasus otomatis

• Meminimalkan tindak lanjut manual pada status

• Peningkatan efisiensi

Percepatan perekrutan relawan dan pensiunan layanan kesehatan untuk membantu memerangi COVID

Hampir 50.000 sukarelawan mendaftar untuk mendukung upaya nasional membantu menangani krisis COVID. Para relawan ini menanggapi permintaan bantuan pemerintah dari para pensiunan profesional kesehatan.

Pemindaian manual terhadap aplikasi mereka memerlukan sumber daya yang besar dan berisiko menjadi hambatan.

Penyaringan awal (untuk memeriksa kredensial, catatan kriminal, dll.) adalah bagian penting dari proses pendaftaran dan orientasi harus dilakukan dengan cepat. Respons yang cepat sangat penting dalam krisis seperti ini.

Solusi

Robot perangkat lunak diciptakan untuk membantu peningkatan sumber daya manusia yang berat.

Mereka digunakan untuk menjalankan proses penyaringan dan pemeriksaan latar belakang, mengunggah data lamaran ke dalam sistem sumber daya manusia, dan memberi tahu departemen dan pihak ketiga bahwa orang tersebut siap untuk ditugaskan. Departemen tersebut kemudian mulai memberikan izin keamanan, perlengkapan pelatihan, dll.

Robot-robot tersebut juga digunakan untuk menugaskan sukarelawan ke berbagai pekerjaan dan bahkan memberikan laporan harian ke unit krisis untuk diawasi.

Manfaat

• Rata-rata waktu untuk memproses relawan berkurang dari lima hari menjadi hanya empat jam

• Mengurangi input data manual sebesar 35%

• Peningkatan akurasi pencatatan dan informasi pelaporan

Melacak kesehatan pekerja medis dengan cermat selama puncak COVID

Karena sifat COVID yang menular, pemantauan ketat terhadap kesehatan staf medis diperlukan pada puncak pandemi. Sistem kesehatan perlu melacak gejala, tahapan penyakit, dan data lain dari orang-orang yang terinfeksi virus, serta melacak karyawan yang sehat untuk memprioritaskan keselamatan mereka. Laporan tersebut perlu diperbarui secara real-time, dan tidak menambah beban staf yang sudah bekerja tanpa kenal lelah.

Solusi

Robot UiPath dibentuk untuk melacak kesehatan karyawan rumah sakit. Ini mencatat rincian tentang karyawan yang telah terinfeksi COVID, mereka yang perlu dikarantina, dan mereka yang tetap berada dalam kondisi kesehatan yang baik.

Robot ini memungkinkan distribusi sumber daya yang efisien dan bantuan tepat waktu bagi staf medis dan pasien.

Manfaat

• Mengurangi kesalahan manual

• Memberikan pembaruan secara real-time

• Keamanan karyawan terjamin

Percepatan pengujian COVID drive-thru seiring dengan meningkatnya volume pengujian

Pusat Pengendalian Penyakit (CDC) mengawasi persetujuan organisasi-organisasi untuk menjadi tempat pengujian segera setelah COVID menyebar ke seluruh AS. Tempat-tempat tersebut termasuk laboratorium, apotek, rumah sakit, dan fasilitas lainnya. Permintaan terhadap fasilitas-fasilitas ini sangat besar, sehingga mengakibatkan antrean panjang orang yang menunggu untuk mengikuti tes. Protokol pengujian COVID mengharuskan pasien untuk terdaftar dan memiliki alat tes yang diberi label dengan benar untuk pengambilan dan pelaporan.

Dengan adanya peraturan jarak sosial, admin registrasi jarak jauh perlu memvalidasi apakah pasien tersebut pasien baru atau pasien lama, dan mendaftarkannya ke Epic Electronic Medical Record (EMR). Admin pendaftaran juga perlu mencetak label pengujian di salah satu dari 10 printer jarak jauh di garis depan. Proses manual ini, ditambah dengan perutean printer yang tidak disengaja, menambah rata-rata antrean enam jam.

Solusi

Salah satu rumah sakit terbesar di AS menyiapkan dan mengerahkan robot perawatan hanya dalam waktu 48 jam. Dibutuhkan data pasien, memeriksa apakah mereka sudah menjadi pasien di Epic EMR melalui lingkungan Citrix, mendaftarkan pasien, dan memilih printer yang tepat untuk pembuatan label dengan benar. Meskipun proses ini memerlukan waktu dua hingga tiga menit bagi manusia untuk dijalankan, Robot UiPath mengeksekusinya hanya dalam 14 hingga 16 detik.

Manfaat

• Mempercepat pengujian COVID yang sangat dibutuhkan

• Menghemat delapan hingga sembilan menit per pasien, yang akan bertambah bila ribuan diproses

• Mengakhiri kesalahan manual yang merugikan

• Menjaga pekerja penting tetap bekerja

• Mengurangi simpanan rumah sakit

Perusahaan asuransi menerapkan otomatisasi untuk menangani lonjakan volume panggilan

Selama puncak pandemi, sekitar 90% perusahaan asuransi tidak memiliki kemampuan untuk mengadili klaim COVID.

Oleh karena itu, ketika pasien datang untuk tes atau pengobatan COVID, sekitar 90% klaimnya ditolak, dan pasien terpaksa membayar tes darah apa pun di muka (biasanya biayanya sekitar $2.000).

Masalah ini akhirnya menimpa contact center perusahaan asuransi yang sudah menangani panggilan dalam jumlah besar.

Solusi

Sistem layanan kesehatan yang didanai publik di Eropa sedang membangun robot audit untuk mensurvei data klaim. Hal ini akan membantu masyarakat mendapatkan gambaran yang lebih cepat mengenai kelayakan mereka untuk mengakses uang asuransi untuk tes darah mereka.

Manfaat

• Tangani klaim dengan lebih efisien

• Lebih sedikit panggilan terkait klaim asuransi COVID

• Pertahankan tingkat kepuasan dan pengalaman pelanggan yang tinggi

Percepatan yang signifikan untuk menghasilkan vaksin COVID yang layak sangatlah penting

Seiring dengan percepatan siklus penelitian, pengembangan, dan pengujian karena keadaan unik di awal pandemi, perusahaan farmasi perlu memproses data pengujian di seluruh sistem dan tim dengan lebih cepat dan lebih sering dibandingkan sebelumnya.

Solusi

Pesaing utama dalam pengembangan vaksin COVID sedang berdiskusi tentang otomatisasi entri data pengujian klinis di seluruh sistem dan tim dengan RPA.

Manfaat

• Membantu mempercepat pekerjaan yang sangat penting

Penyedia layanan kesehatan menghemat 138.000 jam dalam bisnis Manajemen Siklus Pendapatan (RCM), sehingga mengurangi simpanan mereka

Karena pengalaman pengalihdayaan proses bisnis (BPO) yang buruk, proses pengajuan tunai untuk penyedia ini diambil kembali secara internal dan dikelola oleh staf untuk mengelola semua penyesuaian klaim komersial dan Medicare. Volume puncak sering kali menimbulkan penumpukan, sehingga memaksa dua hingga tiga jam kerja lembur mingguan dan kerja akhir pekan. Karena kendala interoperabilitas antara bank dan sistem Epic Electronic Medical Records (EMR), ekstraksi pertukaran data elektronik (EDI) secara manual diperlukan untuk melakukan penyesuaian tunai dalam jumlah besar.

Solusi

Hanya dalam waktu enam minggu, penyedia layanan kesehatan mendesain ulang prosesnya untuk memulai dengan RPA. Perusahaan ini menggunakan aktivitas EDI untuk mengekstrak rincian uang tunai, lalu mengatur robot untuk memenuhi permintaan puncak. Mereka kemudian menerapkan dan menskalakan proses tersebut ke dua tim kas, sehingga menghasilkan penyesuaian real-time terhadap 98% klaim di Epic EMR. Solusi ini menghasilkan peningkatan dalam Days Sales Outsourcing (DSO) selama tiga hari dan 138.000 jam dihemat dan didistribusikan kembali ke penolakan kerja dan kredit.

Manfaat

• Peningkatan DSO

• Proses otomatis untuk menghemat waktu

• Memenuhi puncak permintaan

Lembaga layanan kesehatan global memusatkan data dari wilayah yang terkena dampak COVID

Organisasi ini bekerja sepanjang waktu untuk memusatkan dan memproses informasi terbaru tentang pandemi ini dari seluruh dunia. Informasi datang dari lebih dari 50 negara dan lima bahasa, sehingga keputusan harus diambil dengan cepat dan akurat.

Solusi

Dengan sistem penyaringan yang diterapkan, robot memproses informasi yang datang dari Timur Tengah, Afrika, dan beberapa wilayah Dewan Kerjasama Teluk (GCC). UiPath Robots mengambil data dari lima sistem berbeda dan memusatkan informasi dalam satu sumber.

Manfaat

• Mengurangi kesalahan manual

• Standardisasi

• Hasil lebih cepat

• Pembaruan waktu nyata

Upaya perekrutan layanan kesehatan secara besar-besaran pada awal pandemi COVID tertunda karena langkah administratif

Sebuah lembaga pemerintah memulai upaya perekrutan yang ambisius di semua bidang layanan kesehatan karena krisis COVID. Seruan nasional untuk bertindak telah disampaikan kepada semua orang yang mempunyai pengalaman di bidang kesehatan dan siap bekerja, dan lebih dari 24.000 orang menanggapinya.​

Sebelum dipekerjakan, semua kandidat harus terlebih dahulu menyelesaikan proses pemeriksaan polisi, dan lembaga tersebut perlu mengonfirmasi bahwa mereka tidak pernah diberhentikan dari pekerjaan mereka sebelumnya. Setelah langkah-langkah ini selesai, mereka dapat melanjutkan ke aplikasi berikutnya. Langkah-langkah tersebut dilakukan secara manual, sehingga mengakibatkan penundaan yang signifikan dalam merekrut calon potensial.

Solusi

Solusi yang dilengkapi bot memudahkan proses pemeriksaan (pemeriksaan polisi dan status pekerjaan sebelumnya), sehingga mempermudah proses validasi kandidat.​ Bot dapat memproses kandidat 10x lebih cepat dibandingkan manusia.

Manfaat

• Mempercepat proses perekrutan

• Membebaskan staf yang ada untuk fokus pada tahap selanjutnya dalam proses perekrutan

Tumpukan pesanan menghalangi pasokan medis yang diperlukan mencapai gudang rumah sakit

Rantai pasokan rumah sakit membeli pasokan medis dalam jumlah besar untuk memenuhi permintaan yang disebabkan oleh COVID. Volumenya 10-20x lipat dari normalnya, sehingga menimbulkan beban pada tim pengadaan. Hal ini membuat rumah sakit tidak dapat membeli inventaris yang memadai untuk produk mereka.

Solusi

Sebuah rumah sakit besar di Kanada akan menggunakan otomatisasi untuk menyeimbangkan pesanan dan inventaris secara real time, sehingga menghindari simpanan dan penundaan dalam pengiriman produk ke gudang rumah sakit yang tepat untuk penggunaan kritis.

Manfaat

• Mengurangi simpanan pembelian

• Meningkatkan akurasi pengelolaan inventaris

• Sediakan persediaan yang diperlukan dengan benar

Entri data manual menciptakan waktu siklus yang panjang dalam diagnostik pasien​

This healthcare provider uses a mobile survey to complete its initial diagnoses for patients. The information from the survey needed to be entered into two core platforms, CareLink and Vivify, by more than 20 data entry specialists. The specialists then used the care data to predict potential diagnosis. At the time, there was no API integration between the healthcare platforms.

Solution

With help from UiPath, the provider automated the process to free up the data entry specialists to work on other related activities, while also significantly reducing the time it took to predict a potential diagnosis.​

Benefits

• Quicker patient diagnoses

• Freed up specialists for other tasks

• Reduced cycle times

Staff reductions driven by COVID created delays in claim and payment processing

60% of a large dental organization was furloughed due to inactivity during the height of the COVID crisis. This left mission-critical processes unmanaged. The dental organization’s claims process was manual, and personnel were no longer available to execute. On top of that shortfall, finance and revenue cycle management completely stopped, impacting cash flow.​

Solution

The dental organization is starting to use automation to keep their claims process and Revenue Cycle Management running. With attended automation, they will take the details of a claim from a spreadsheet and check its status via a common exchange portal. The status will then be updated in the spreadsheet and used to track incoming payments, prioritizing larger pending claims.

Benefits

• Prevent payment backlogs

• Resume claim processing and cash flow

Healthcare provider operating at full capacity struggled to keep up with inquires​ from concerned customers

This healthcare provider’s contact centers and other communication channels were on the verge of breakdown due to the high volume of incoming calls and inquiries from members concerned about COVID symptoms. Members were seeking care as well as basic healthcare information.​

Solution

The provider is exploring how software automation can help alleviate pressures on their contact centers. Automation can easily parse through data in multiple systems and intelligently extract targeted info about preexisting conditions of the member population and collate emails to millions of customers and members, thus providing essential information such as eligible health benefits, nearest testing locations, prescriptions and tips on staying healthy.

Benefits

• Provided timely patient care

• Delivered important health information to members

• Reduced volume of inquiries

• Lessened pressure on call centers

Financial Services

Automation of 800,000 inbound applications for CARES Act, a 50x increase from normal levels

On March 27, 2020, the U.S. government announced the Paycheck Protection Program (PPP) to help small businesses impacted by COVID.

As part of the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), the PPP provided $349 billion in loans to businesses with less than 500 employees during the height of the COVID crisis. Lenders started accepting applications on April 3, 2020, and faced operational challenges in processing all of them.

Solution

In the first several weeks after the PPP announcement, UiPath helped two of the top three U.S. banks automate their loan issuance. The automation extracts borrower information from loan forms (PPP forms, Internal Revenue Service forms, etc.) performs detailed loan verification checks, then submits data into Small Business Administration's (SBA) portal. This action resulted in instant underwriting approval.

This solution provided much needed relief in terms of increasing the throughput of the process. For example, one of the banks saw a 90% reduction in time taken to upload loan data into SBA. 

Read the whole loan application automation story on our blog, or check out The Lab Consulting Group’s post for an alternative breakdown.

Benefits

• Instant capacity expansion

• Ideal for a fragmented technology landscape

• Accuracy in SBA filings

• Helped small business owners

• Sped up back-office operations

Increased number of complaints due to finance challenges during the height of COVID

A financial services company received an increased number of complaints from customers about financial challenges and concerns caused by the COVID pandemic. With reduced staffing and increased volumes, the company needed a way to acknowledge customer complaints in-line with regulations.

Solution

Automation helped the company manage its acknowledgement of customer complaints quicker and more efficiently. It works like this—a software robot first sends a letter to customers acknowledging receipt of complaints. It then pairs customer details with a date and time to trigger the relevant communication. 

This solution keeps customers up-to-date, while meeting regulatory requirements and avoiding any fines.

Benefits

• Ensured complaints are acknowledged on time

• Kept customers up to date

• Followed United Kingdom regulatory requirements

A surge in small business loss claims created a processing backlog that governments struggled to handle

Many small businesses raised claims and notified regulators of losses due to the COVID pandemic when the crisis was first emerging. Operating capacity constraints overwhelmed back office operations.

Solution

Five bots were leveraged to reduce overhead tasks required of claims adjudicators, allowing back offices to focus on claims processing. Bots were developed and deployed in 40 hours to first create a claim, then generate and send the acknowledgement letter to the insured business. The bots started handling 200–250 transactions per day right at the peak of lockdown. All "COVID-19 First Notice of Loss" related transactions were handled by the bots, thereby avoiding any delayed resolutions, which would have negatively impacted customer satisfaction.

Benefits

• Accelerated claims processing

• Alleviated backlog

• Reduced claim response time

• Assisted small businesses

Global markets experienced extreme spikes in volume soon after the breakout of COVID

Global markets experienced a major spike in trading volumes driven by the COVID pandemic. For example, in March 2020, the S&P 500 saw an average daily volume increase of around 300% over the prior month, with some extreme volume days approaching a 600% increase. This surge in trading volume increased the burden on operations teams to support the trading activity of their customers.

Solution

A UiPath Financial Services client was able to address the increased demand on their operations by leveraging automations placed into production prior to the pandemic. For those areas that saw the greatest spike in activity—particularly trade allocations and reconciliations—additional robot capacity was able to be deployed to guarantee continued efficiency during spike periods.

Benefits

• Guaranteed business continuity during a spike in transactions

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Increased capacity

• Improved employee experience

Insurance

Mandated lockdowns created a spike in federal/state leave requests, and insurers struggled to keep up

Due to mandated school closings and federal/state quarantines at the peak of COVID, many employees in the "Group Benefit" business asked for claims per the Family Medical Leave Act (FMLA). The insurance group receiving these claims expected a surge of 300–400 claims per day.

Solution

The insurance group deployed five bots to pick up a claim from a common queue and check eligibility. The bots helped with claim creation, validation, and approval/denial of requests, including return to work notices, letter generation, and responses.

Benefits

• Reduced back office overhead

• Processed claims quickly

• Reinstated eligible employees (return-to-work)

• Reduced backlog

Concerned customers calling about cancellations and changes created volume challenges at a travel insurance company

A travel insurance agency’s call center was inundated by an unmanageable volume of requests soon after COVID hit the U.S. Some customers wanted to know if they were covered in case they got the virus, while others looked to submit a claim.

The process for submitting a claim was long and tedious for customers. They had to understand their policy well, manually update forms, and speak to an agent as an additional step.

Solution

A web-based solution was quickly implemented for customers to view policy information, make changes, submit claims, and speak to an agent in real time if they required further assistance. Inputted information and changes were automatically extracted from their online engagements, updated with other data, and passed on to an agent for resolution.

Benefits

• Improved customer experience

• Reduced call center wait times

• Reduced steps in the process

An increased number of staff was required to work virtually during the height of COVID, and robots helped order work-from-home kits.

In the first few weeks after COVID spread across the globe, one insurance company experienced a huge volume increase due to the chaos. Orders ramped up, especially in Remote Access Services (RAS), which was necessary to be able to work from home. There were 2,800 transactions in January 2020, 4,065 transactions in February, and 11,925 transactions up until March 19th.

With more and more people working from home, the number of orders exploded. The company didn't have the capacity to be able to fulfill the orders manually and in a timely fashion.

Solution

The insurance company created seven robots to support massive Service Now transactions, including RAS and Enterprise Mobility Services (EMS). ​Their teams can now serve their customers remotely.​

Benefits

• Ensured business continuity 

• Enabled staff to work from home

One insurance company needed to equip its employees to be able to work remotely

At this point, it's obvious that COVID has disrupted the way we work. Companies that didn't have efficient processes in place to enable work from home (WFH) at the beginning of the pandemic struggled to set them up in time. This shortfall impacted productivity, caused delays, and put more pressure on employees that needed to implement these changes.

Solution

UiPath Robots were used to automate processes that enabled employees to WFH. The bots facilitated an easy, error-free registration of new equipment, set up users for virtual private networks (VPNs), and associated employee IDs with the registration number of the recently-bought equipment.

Benefits

• Faster setups

• Eased pressure on employees

• Reduced manual errors

Government

Over 100,000 Flemish entrepreneurs applied for financial support during the COVID crisis in Belgium, overwhelming government employees

On March 13, 2020, the Flemish government in Belgium launched the "COVID Nuisance Premium" to support Flemish companies facing financial difficulties due to the global pandemic. This benefit was addressed to approximately 600,000 active entrepreneurs in the region that might have been in financial distress, so a safe and rapid process was essential.

In a record 10 working days, the Flemish Agency for Innovation and Entrepreneurship (VLAIO), along with their IT partner DXC, built a web application to register the requests. Within six days after the launch, the platform had registered more than 70,000 applications for financial support, which created a significant backlog for VLAIO employees to verify validity and approve or reject the applications.

At busy times, about 800 users wanted to apply for their premium at the same time. On the first day, there was even a peak of 20,000 simultaneous users. A digital queue made sure that the system wasn't overloaded. Users in the queue knew how long they had to wait, which was usually under 15 minutes.

Solution

Several days after the the web application went live, a UiPath Robot began checking various databases to see whether the applicant was entitled to compensation. The robot used the Flemish Access and User Management Systems to automatically approve or reject the requests.

Benefits

• A huge backlog of applications was cleared in a matter of days, ensuring that entrepreneurs in need were swiftly supported

• Alleviated manual work for VLAIO employees

• In less than two weeks, all 114,000 registered requests were cleared in a collaboration between VLAIO employees and the UiPath Robot

Government organizations struggled to monitor staff health during the height of COVID and continue operating

Government agencies have even more work to do during today’s pandemic. Monitoring all staff members and determining if they’re healthy enough to work from the office, or are better to work from home, creates a huge daily overhead that never existed before.

Solution

A UiPath partner built a solution for its government customers that sends out a daily health survey with questions like ‘is your body temperature normal or above 38°C/98°F?’ as well as a weekly survey with questions on social distancing and travel.

The survey responses are reduced into a risk score that helps make the decision on whether a person can work from an office or not.

Benefits

• Ensured staff health and safety

• Visibility on staff location (remote vs. office based)

• Reduced overhead cost &workload

Banks needed to enable digital processes for customers during the peak of COVID

The massive spread of COVID reduced the number of people making physical contact with bank agents. Banks had to adopt more digital services and solutions to continue serving their customers.

Solution

When a customer sends the bank their identity document (ID), the automation uses a combination of optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP), and robotic process automation (RPA) to process the request. The bot scans the email, reads the ID regardless of format, and checks for differences with existing information stored in the customer relationship management (CRM) system.

This process was already in the pipeline for this bank. However, given the context of COVID, the CoE made this specific implementation a priority.

Benefits

• The customer doesn't need to go to the bank for data updates

• The bank saves time processing the data

• Helps digitize the bank

Manual collection of confirmed COVID cases​ became too burdensome for this military branch

A large military branch was burdened by the manual process of collecting the list of confirmed positive cases from each of the individual guards, and consolidating the data in order to build reports and dashboards.

Solution

The military branch built a series of automations to consolidate data across each of the individual guards, so they could build combined reports faster.​

Benefits

• Reduced operational cost

• More accurate health monitoring

Transportation

Tremendous increase in back-office queues for flight cancelations and amendments

The sudden outbreak of COVID had a large impact on a Dutch airline. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company canceled many flights and had to arrange a proper resolution for all outstanding tickets.

Solution

To relieve the burden on staff, the airline employed UiPath and its partner Ciphix who, in just 16 working hours, developed a relevant automation.

The automation first determines if a flight cancelation is in the right queue, then it processes the request and cancels the ticket according to a set of predefined business rules.

The automation can scale up or down during peaks in cancelation requests by simply adding and removing robots.

Benefits

• Saved more than 3,000 hours of back office work in the first 14 days

• Faster document processing

Processing a large increase in voucher requests for Scandinavian Airlines (SAS)

The sudden outbreak of COVID had a large impact on Scandinavian Airlines. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company had to cancel many flights and issue vouchers to ticket holders.

Meanwhile, their call center was inundated with inquiries. The company needed a fast way to help issue vouchers.

Solution

To relieve the burden on staff, SAS created six automations and deployed three bots within 24 hours to handle high volumes of voucher requests, cancelations, and extended bookings.

The robots now help contact center representatives understand more about the outstanding requests, enabling them to better communicate with customers.

Benefits

• Saved more than 10,000 hours of back office work in the first 14 days

• Ensured an excellent customer experience

• Cleared back office backlogs

Airline contact centers overwhelmed by cancelation requests

Due to the restrictions caused by COVID, many people canceled their travel plans in 2020. Authorities advised people to work remotely and minimize social interactions. As a result, a major airline's business was impacted when a massive number of cancelation requests hit its contact centers. Requests needed to be addressed quickly, efficiently, and securely, but the contact center staff were overwhelmed.

Solution

With reduced capacity at their contact center, the airline used UiPath to allow agents to pull data faster with attended automations. UiPath Forms and back-office automations supported this effort.

Benefits

• Faster call triage process

• Faster routing to appropriate agents

• Reduced average call handling time (AHT)

• Improved customer experience

The travel industry struggled during COVID with fewer customers and employees

In the last several years, COVID has restricted people from traveling between nations. A major airline drastically reduced their flying capacity to historically low levels, which hurt their bottom line. The airline also took steep actions such as providing unpaid leave for some of their employees worldwide.

Solution

The airline was able to implement attended and unattended automations within its finance and accounting, supply chain, human resources, and IT departments to provide business continuity with fewer employees. Identified process opportunities include crew scheduling, operations control, baggage handling, booking, billing and settlements, and network planning.

Benefits

• Guaranteed business continuity

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Reduced operating costs

• Operational efficiency

Retail

Automation helped human resources (HR) handle a massive number of sick leave requests because of COVID

One of the top retail companies in France registered a huge volume of sick leave requests across all their departments due to the COVID crisis.

The HR department faced an issue with sorting the documents submitted by their employees into proper categories, such as sick leave, work accidents, or other HR documents, which were lower priority at the time.

Solution

The company automated two phases of this process. The first involves analyzing and classifying documents with help from optical character recognition (OCR).

The second phase extracts relevant employee information, such as leave dates, and adds it to their HR systems.

These automations helped the HR department focus on taking care of its employees during the peak of the pandemic rather than processing documentation.

Benefits

• Reduced backlogs in processing leave requests

• Allowed HR specialists to focus on their people

Processing applicants for 100,000 new delivery positions driven by a surge in online ordering at the beginning of the pandemic

Amid a surge in online orders driven by the COVID outbreak, one of the biggest online retailers in the U.S. needed to add 100,000 full-time and part-time positions for warehouse and delivery workers in order to keep up with the sudden increase in e-commerce.

To do this, they had to process 800,000 to 1 million job applicants under significant time pressure.

Solution

The retailer bought 10 unattended robots to help with the selection process workload. The process works as follows—first, the robots check if the applicant is a former employee. The bots then check if the applicant is eligible for rehire. Finally, if they are still eligible, the bots kick off a background check.

Benefits

• Faster triage process for applicants

• HR focused on strategic parts of the job

• Increased workforce capacity

• Maintained a high level of customer satisfaction

All Other Industries

Proactive response to the pandemic with data science and robotic process automation (RPA)

The COVID crisis changed the world as we knew it, requiring the need to respond rapidly and prioritize supporting global infrastructure across industries. Sopra Steria, a leading European information technology consulting and digital services company with 45,000 employees, forecasted its future needs in the new era. Whether it's pandemic or environmental cases that will require predictive analysis, the company is prepared to take preventative actions before a major impact occurs again. Their focus is to drive digital technology excellence in operations through intelligent RPA.  

Their journey began in January 2020 when the Sopra Steria RPA CoE initiated a project combining data science with RPA to create technology solutions that can prevent outages and impacts to customers. When the COVID pandemic spread across the planet a few months later, the solution became immediately valuable.

In the banking industry, it's necessary to streamline services for in-person banking and support of digital banking infrastructure, such as servers, storage, networks, and virtualization resources. This ensures the system can scale and ramp up capacity and resources. The ramp-up is based on the usage to optimize the load, while providing flexibility to ramp down capacity or tasks as needed for cost management purposes.

Before COVID, there was a balance between digital banking and in-person banking. However, during a nationwide lockdown where banks reduced staff, resulting in long wait times, customers preferred to manage their finances online. In the case of load scenarios where online services become inaccessible or performance has decreased, customers were the ones to flag the issue. After the system records the issue, a ticket is created, and an engineer goes through the entire process to increase infrastructure resources, such as ramping up server capacity. The complete infrastructure and virtualization reviews are managed by IT employees, who rotate shifts to ensure support is available 24/7. This entire process, from creation to closure, takes roughly one to three days, depending on criticality. This is too long. By the time the infrastructure has the necessary resources, customers have already experienced delays, and the company is exposed to the risk of the site crashing due to limited bandwidth.

In the world of digital banking, there is high demand to ensure infrastructure stability. Every bank's goal is to ensure that customers have a seamless experience.  

Solution

The solution for digital banking transformation requires data science, combined with artificial intelligence (AI) and RPA, to take proactive measures before issues reach customers. Using AI and machine learning models, various news sites, newsletters, and magazines are fetched and aggregated to predict upcoming workloads. The bots collect this information to map out the anticipated impact on the digital banking infrastructure. A machine learning model is leveraged to transform unstructured data into structured data by breaking down articles and sentences in order to perform sentiment analysis. Based on the gathered information, the unattended bot designed with UiPath Studio makes changes to the server console and increases or decreases the infrastructure as per the suggested AI element.

To ensure there is no impact to the customer, the bot executes the jobs during non-business hours, and sometimes during service hours, depending on the criticality state and duration of the forecasted impact. Throughout this automated flow, the load gets transferred from one server to another to achieve an appropriate balance. In the case where the criteria deem that the disaster has been lifted, the alert goes out to the configured bot that normal operations have resumed to support in-person banking. This helps save unnecessary expenses that would otherwise be incurred had the server maintained increased capacity when not required.

“This end-to-end automation solution developed in partnership with UiPath has helped our customers adopt a proactive approach and thus staying one step ahead. This solution is one of many, featuring an AI enabled technological advantage, that helps provide an array of benefits to our customers.” — Mohit Gupta, Director of RPA CoE, Sopra Steria

“We introduced UiPath 4 years ago into our business and to our customers as we are tool agnostic and wanted to select a world-class solution that meets our customers’ needs. Our customers have different requirements, infrastructures, &, budgets, in which we believe UiPath, the leading automation platform provides a simple, intuitive user-friendly experience, and cost efficiency to help with the digital transformation journey for our customers.” - Ankur Bansal, Head of RPA CoE, Sopra Steria

Benefits

• Less than 10 minutes to scale up infrastructure (used to take one to three days)

• 100% manual work reduction, with zero errors

• ~80,000 euro savings (immediate ROI recognized with a simplified solution)

• Retained customer satisfaction and avoided loss of business

Replacing physical documents with digital copies to facilitate remote work imposed extra work on employees

The booking department at a large automotive company used to receive several hundred physical invoices per month via a physical internal mail system. To facilitate remote work, this mail system was replaced with a scanning solution.

After the scanning solution was implemented, the booking department began receiving invoices in the form of digital documents. But, the process still required the digital copies to be printed by the booking department. This extra step added around eight hours per day of extra work to the process.

Solution

Within just one day, the automation center of excellence (CoE) created an automation to help with the process. The automation first checks the mailbox in which the scanned invoices come in. Then, it looks for an attachment and, if present, the attachment is printed.​

To improve the solution further, the CoE is now assessing whether the downstream tasks can be automated as well, so the printing can be avoided altogether.

Benefits

• Around eight hours per day of work saved

• No extra mundane work added for booking department staff​

• Enabled remote work​

Providing RM Education Solutions India employees with internet data usage alerts

After the COVID breakout and resulting lockdown, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitated WFH for all its employees, starting March 25, 2020. There were around 300 employees who did not have a proper internet connection at home, so the company sourced over 300 internet dongles (small USB devices that allow you to access the internet) with a daily limit of 3GB of data per person.

But, there were a few employees who were exhausting their daily limit before the end of the day. They were then contacting the IT department to increase their data limit, which was manually fulfilled. This was causing delays and also impacting service delivery.

Solution

RM ESI implemented RPA in 2017 and now uses many bots. With the help of the RPA team, they can use bandwidth from existing robots to check the data usage of the more than 300 employees who were using the dongles. Before, it was manually impossible to log in to over 300 data accounts to check the data balance and proactively increase data limits.

The bots started to execute this process once every four hours to check data usage and report it to IT and the admin help desk. ​This solution helped save production time and cost (from 90,000 Indian rupees to 4,500 Indian rupees).

Benefits

• Cost reduction (from 90,000 Indian Rupees to 4,500 Indian rupees)

• Over 300 data accounts checked once every four hours

• Business continuity

• Improved employee experience

• Customer satisfaction

Ensuring a safe return to a new normal through contract tracing, while maintaining citizen privacy

The pandemic has shown that our familiar environment can change drastically overnight. Thankfully, some countries have begun to recover and are carefully exiting isolation.

As restrictive measures loosen, it becomes the responsibility of everyone to be mindful of their surroundings and prevent the second wave of infection. Contact tracing is an effective prevention method but doing so without disrupting the privacy of citizens is a challenge.

Solution

A design for a contact tracing process that respects privacy has been created with the help of UiPath, Ernst and Young (EY), and Upwire in New Zealand. Any business can register on a secure website to generate a QR code. The QR code then allows customers visiting the business to scan the code and register their presence. The system captures the customer's info—the minimum amount to secure privacy. After scanning it, an SMS is sent to the contact tracing team with the mobile number, plus date and time of the visit. The team can then verify the secure database of confirmed COVID-19 infected patients, and track the geolocations visited.

Benefits

• Privacy-compliant

• Reduce email backlogs

• Safe return of citizens to public places

• Employee health safety

• Scalability

UiPath Robot monitors emails for high-priority COVID cases

During the peak of the COVID pandemic, hospitals and government authorities received many emails related to suspected COVID cases. Officials were required to read and analyze them to identify and classify the cases. This was a time-consuming task that led to delays in distributing critical information. It also left the sender without a timely reply.

Solution

UiPath set up an attended robot that can monitor centralized inboxes where concerned individuals are submitting their symptoms. It extracts relevant info from the emails and the generates a report in a .xls file format.

The automation then flags the information based on defined business rules and sends the reports to an admin for further analysis and action. This way, high-risk individuals can immediately be contacted and informed about next steps.

Benefits

• Accelerated data extraction and reporting

• Reduced email backlogs

• Quick response to the email sender

Processing a 10x increase in sanitizer orders

Due to COVID, a hygienic company had a 10x influx of orders of hand sanitizer. Before the pandemic, their team usually processed the orders in SAP, but couldn't keep up with the spike in demand. The order response teams executed daily updates to 6,000 orders. They had a six hour timeframe in which they needed to process these orders, plus one hour to handle any exceptions.

Solution

The team recently added 20 unattended robots to handle the volume, and they might add more robots in the future to continue to meet a growing market need. The automation team helped order response teams execute daily updates, with the bots speeding up the process to one order per minute.

Benefits

• Companies can now fulfill all requested orders in a timely fashion

• Their product played an important role in stopping the spread of the COVID

• Accelerated operational efficiency

Tracking employee health across a widely distributed workforce

During the peak of COVID, employers needed to keep tabs on their employees' health. Health screenings are one way to keep track of employee health and well-being.

Solution

Over the course of three days, the UiPath team created an attended robot to help employers streamline the screening process by distributing a simple health survey through popular channels like WeChat and Slack. The robot then aggregates the data into a report and distributes the report to HR for review.

See our Health Screening Bot in our marketplace for more use cases.

Benefits

• Kept critical workers working

• Reduced hospital backlogs

• Improved efficiency

UiPath Robot compiled a daily report on COVID updates

Staying updated on the latest developments, news, and updates related to COVID, specifically tailored to your needs and from reliable sources, can prove to be a meticulous, time-consuming task.

Solution

UiPath created a robot that scrapes multiple data sources online and creates customized content based on where you're located. The robot then compiles the data into a daily report and emails you the latest count of COVID cases near you, helps guide you on getting tested, and provides other helpful resources.

Want your daily report? Fill out this form.

Benefits

• Heightened individual awareness of relevant metrics and information

• Saved personal time

A global insurer needed to ensure all its employees were equipped to work remotely

Working from home had not always been available for employees working for this global insurance company. The pandemic has even forced colleagues to switch departments to support critical lines of business. The company needed to purchase more internet bandwidth as soon as possible to avoid delays.

Solution

A UiPath Robot was set up to scan employee post codes, check the home broadband and 4G connectivity in their local area, and ask the employee to provide details on their home package. This allowed the company to evaluate the current situation of each employee and set priorities on where to invest in a package for better connectivity.

Benefits

• Ensured business continuity

• Enabled staff to work from home

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors

Managing the safe return of people back to COVID-free areas

Conquering COVID has been a hard-fought battle that is still in progress in many parts of the world. The regions that have "won" the fight need to make sure that the pandemic doesn't come back as people return to a more normal lifestyle. Places that draw crowds, such as parks, city centers, schools, business centers, and public transport must be monitored 24/7 to ensure a controlled flow of people returning to normalcy.

Solution

The “Conquer COVID-19 Digital Employee" bot was created by UiPath and Jiangsu DepthsData Technology to monitor pedestrian traffic flow through public areas. The bot analyzes a massive amount of data and compiles a real-time traffic report, issuing warnings when traffic flow is at risk of being too dense.

Benefits

• Mitigated risk of infection

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors