Meningkatkan Efisiensi Manajemen Aset:6 Strategi Terbukti untuk Memaksimalkan Nilai dan Mengurangi Biaya

Pemimpin Pasar Manajemen Fasilitas

Diperbarui 30 September 2024

Daftar Isi

• 1. Membentuk Tim Manajemen Aset Khusus
• 2. Melakukan Tinjauan Aset Secara Reguler
• 3. Lacak Seluruh Siklus Hidup Aset
• 4. Berinvestasi dalam Sistem Otomatis
• 5. Tingkatkan Perencanaan Pemeliharaan
• 6. Menyederhanakan KPI dan Pelaporan Keuangan

Poin Utama

Pengoptimalan manajemen aset adalah proses penting untuk memaksimalkan nilai, efisiensi, dan umur aset Anda sekaligus meminimalkan biaya dan waktu henti melalui perencanaan strategis, audit rutin, pelacakan siklus hidup, otomatisasi, dan praktik pemeliharaan yang efektif.

Proses manajemen aset dan inventaris menambah nilai unik pada suatu operasi dengan menciptakan kerangka kerja yang andal untuk melacak bahan habis pakai, peralatan industri, dan properti penting lainnya. Aset didefinisikan sebagai peralatan yang digunakan untuk menjalankan bisnis Anda, sedangkan inventaris terdiri dari barang jadi atau suku cadang yang digunakan selama produksi.

Dalam postingan ini, kami akan fokus pada pengoptimalan pengelolaan aset dan mendiskusikan 5 cara untuk meningkatkan praktik pengelolaan yang ada.

Data yang diberikan dari Accelix memperkirakan bahwa rata-rata organisasi mungkin menghabiskan hingga 80% waktu pemeliharaannya untuk melakukan pekerjaan reaktif sebagai akibat dari suatu masalah atau gangguan kinerja. Salah satu pelajaran penting dalam pengelolaan aset yang efektif adalah terciptanya praktik proaktif yang dapat mengurangi kemungkinan masalah produksi dan meningkatkan laba atas investasi (ROI) untuk peralatan modal Anda.

Mengoptimalkan proses manajemen aset membutuhkan waktu dan komitmen beberapa departemen. Menerapkan praktik terbaik yang diidentifikasi dalam postingan ini dapat menambah kekuatan pada upaya pengelolaan aset Anda dan membantu Anda mendorong peningkatan berkelanjutan untuk bisnis Anda.

1. Membentuk Tim Manajemen Aset Khusus

Proses manajemen aset jauh lebih mudah untuk dioptimalkan ketika sumber daya didedikasikan untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk perusahaan kecil, hal ini dapat berarti menugaskan pemilik proyek manajemen aset, sementara organisasi yang lebih besar dapat membuat tim yang terdiri dari beberapa anggota. Hal terpenting adalah memiliki pemilik yang jelas yang dapat melacak kemajuan dan mempertanggungjawabkan hasilnya. Disarankan juga untuk memilih anggota tim dengan keahlian yang tepat dan memahami praktik terbaik manajemen aset. Menunjuk orang atau tim yang berdedikasi juga mempermudah pelacakan kemajuan upaya pengoptimalan.

Ingin Daftar Periksa Manajemen Aset GRATIS?

Klik tombol di bawah untuk menerima PDF gratis dari Daftar Periksa Manajemen Aset kami, yang berisi pertanyaan penting yang harus dijawab untuk setiap proyek pemberian tag, sehingga memungkinkan Anda mengaktifkan dan menjalankan sistem pelacakan pemeliharaan atau pengelolaan fasilitas dengan lebih cepat.

Dapatkan Daftar Periksa ›

2. Lakukan Tinjauan Aset Secara Reguler

Tugas penting lainnya untuk manajemen inventaris dan aset adalah memverifikasi kuantitas yang ada secara berkala. Seluruh program manajemen aset Anda bergantung pada keakuratan data inventaris yang diambil dalam database Anda. Setiap perusahaan harus memilih jadwal yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan peraturan dan operasional. Peninjauan inventaris secara berkala membantu mengoptimalkan proses manajemen aset Anda dengan mengidentifikasi aset yang hilang atau kurang dimanfaatkan. Anda juga dapat menggunakan waktu ini untuk melakukan tinjauan keuangan untuk penganggaran aset, pajak, atau asuransi. Hal ini sangat penting untuk memahami perkiraan penyusutan modal dan menyelesaikan rencana keuangan di masa depan.

3. Lacak Seluruh Siklus Hidup Aset

Manajemen siklus hidup aset harus mencakup setiap langkah utama yang terlibat dalam proses tersebut. Ini termasuk perencanaan, pembelian, penerapan, manajemen, dan disposisi. Setiap langkah ini perlu didefinisikan karena pertimbangan unik harus dibuat pada setiap fase proses implementasi aset. Hal ini dapat mencakup perbedaan praktik pemeliharaan, anggaran, dan alokasi kerja berdasarkan usia dan kondisi setiap peralatan. Dengan semua langkah proses siklus hidup aset ditentukan, tugas rutin dapat dioptimalkan dan menemukan cara lain untuk menyederhanakan pendekatan Anda.

Cara terbaik untuk memastikan pengumpulan data yang akurat sepanjang siklus hidup aset Anda adalah dengan menandai setiap aset dengan label kode batang yang tahan lama atau tag aset dengan nomor identifikasi unik. Ditambah dengan pemindai kode batang genggam, tag aset, dan label kode batang memungkinkan staf memindai aset dengan cepat untuk mendokumentasikan pemeliharaan, perbaikan, penggunaan, transfer, atau aktivitas lain yang dapat memengaruhi kinerja. Dengan menghilangkan dokumentasi manual, Anda dapat memastikan data aset yang lebih akurat dan lengkap untuk mengoptimalkan aset Anda sepanjang siklus hidupnya. Memilih tag aset yang tahan lama seperti label foil Metalphoto® dan tag aset Metalphoto kaku yang akan tetap dapat dibaca sepanjang umur aset Anda menghindari masalah pelabelan ulang dan keterbacaan yang mahal yang dapat mengurangi keakuratan dokumentasi.

4. Berinvestasi dalam Sistem Otomatis

Platform perangkat lunak manajemen aset modern saat ini mampu melakukan otomatisasi tingkat tinggi. Penyempurnaan ini tentu memerlukan waktu dan upaya untuk diterapkan, namun sering kali dapat memberikan hasil yang sangat baik untuk pengoptimalan. Berbagai teknologi otomasi tersedia termasuk kecerdasan buatan (AI), perangkat Internet-of-Things (IoT), dan pembelajaran mesin. Semua alat ini dapat digunakan untuk mengurangi kompleksitas tugas rutin dan menghasilkan wawasan yang lebih luas melalui manipulasi data tingkat lanjut. Mengoptimalkan proses pemeliharaan, kontrak, dan penagihan dapat menghemat waktu dan biaya di beberapa departemen.

5. Tingkatkan Perencanaan Pemeliharaan

Pengelolaan aset tidak mungkin dilakukan tanpa adanya aktivitas pemeliharaan rutin untuk menjaga peralatan tetap berjalan dengan baik. Selain pemeliharaan reaktif, perusahaan juga dapat menerapkan teknik pemeliharaan preventif dan prediktif. Setiap aset kemungkinan besar memiliki persyaratan pemeliharaan yang unik dan akan bermanfaat untuk mengembangkan keahlian yang diperlukan untuk menyeimbangkan semua pendekatan ini secara optimal. Menciptakan tim pemeliharaan yang kompeten dan menerapkan teknik yang efektif akan membantu Anda memaksimalkan kinerja aset Anda.

6. Menyederhanakan KPI dan Pelaporan Keuangan

Perencanaan keuangan adalah bagian mendasar dari manajemen aset dan dapat digunakan untuk menyiapkan anggaran, analisis biaya, dan laporan. Biaya pemeliharaan dapat mewakili beberapa biaya terbesar yang dialokasikan untuk pemeliharaan aset industri dan biaya tersebut harus dipahami dengan baik. Selain itu, estimasi penyusutan dapat dipengaruhi berdasarkan perkiraan sisa umur setiap aset. Kerangka pelaporan keuangan yang kuat memungkinkan perusahaan membandingkan proyeksi biaya dan pendapatan dengan indikator kinerja utama untuk menentukan apakah dana pengelolaan aset yang dialokasikan membantu meningkatkan profitabilitas.

Beberapa tren industri akan mempengaruhi praktik manajemen aset di masa depan. Dengan platform manajemen aset modern dan teknologi otomatisasi, perusahaan memiliki peluang untuk mengoptimalkan sebagian besar langkah proses penting. Memahami permintaan masa depan dan kebutuhan pengelolaan aset lokal akan memungkinkan Anda mengembangkan program yang kuat untuk operasi Anda yang dapat menambah nilai signifikan pada prioritas perusahaan Anda.