FRACAS:Gambaran Umum

FRACAS adalah proses yang memberi organisasi cara untuk melaporkan, mengklasifikasikan, dan menganalisis kegagalan, serta merencanakan reaksi korektif dalam menanggapi kegagalan tersebut.

Apa itu FRACAS?

Sistem pelaporan, analisis, dan tindakan korektif kegagalan (FRACAS) adalah proses yang memberi organisasi cara untuk melaporkan, mengklasifikasikan, dan menganalisis kegagalan, serta merencanakan reaksi korektif dalam menanggapi kegagalan tersebut. Perangkat lunak sering digunakan untuk mengimplementasikan sistem FRACAS untuk membantu mengelola beberapa laporan kegagalan dan menghasilkan riwayat kegagalan dengan tindakan korektif yang sesuai, sehingga informasi yang direkam dari kegagalan masa lalu dapat dianalisis.

Pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh kelompok Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1985, FRACAS adalah proses loop tertutup yang berisi langkah-langkah berikut:

1. Pelaporan kegagalan (FR): Semua kegagalan dan kesalahan yang terkait dengan sistem, peralatan atau proses dilaporkan secara formal menggunakan formulir standar yang dikenal sebagai laporan kegagalan atau laporan cacat. Laporan kegagalan harus dengan jelas mengidentifikasi aset yang gagal, gejala kegagalan, kondisi pengujian, kondisi pengoperasian, dan waktu kegagalan.
2. Analisis (A): Lakukan analisis akar penyebab untuk mengidentifikasi apa yang menyebabkan kegagalan. Lakukan analisis akar penyebab untuk mengidentifikasi apa yang menyebabkan kegagalan.
3. Tindakan korektif (CA): Setelah penyebab kegagalan ditentukan, terapkan dan verifikasi tindakan korektif (atau pencegahan) untuk mencegah terjadinya kegagalan di masa mendatang. Setiap perubahan harus didokumentasikan secara formal untuk memastikan standarisasi.

FRACAS dapat digunakan dalam berbagai aplikasi seperti keselamatan/pengurangan risiko, kontrol proses, dan sistem pelaporan insiden. Proses loop tertutup adalah pendekatan disiplin dan terfokus yang mendeteksi dan memecahkan masalah dalam tahap desain, pengembangan, dan produksi. Ini dilakukan melalui beberapa tugas mendasar, termasuk merekam dan menangkap data dan informasi tentang kegagalan; mengidentifikasi dan memprioritaskan kegagalan; dan menentukan, menerapkan dan memverifikasi tindakan korektif untuk mencegah terulangnya kegagalan.

FRACAS juga menyediakan informasi penting dari analisis kegagalan dan tindakan korektif untuk laporan data keandalan. Ringkasan laporan untuk hal-hal seperti jumlah insiden berisi keandalan dan data berkualitas yang berharga.

FRACAS sekarang secara luas digital dan, selain pelaporan, analisis, dan koreksi kegagalan, dapat bekerja bersama-sama dengan berbagai proses dan alat seperti DMAIC, MTBF, dan MTTR.

Cara Menerapkan FRACAS

Menerapkan FRACAS sangat dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan organisasi Anda. Faktanya, tidak ada standar FRACAS tunggal yang diterapkan secara menyeluruh, dengan banyak standar khusus untuk industri. Di bawah ini adalah panduan dan tinjauan menyeluruh tentang FRACAS yang efektif dan apa yang diperlukan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan. Seperti disebutkan sebelumnya, ada tiga langkah dasar untuk mengumpulkan informasi ini:

Langkah 1 – Membuat laporan kegagalan

FRACAS dimulai dengan laporan kegagalan — rekaman kegagalan aset, masalah atau penyebab kekhawatiran dengan produk atau proses. Informasi dalam laporan kegagalan dapat sangat bervariasi tergantung pada industri, proses, dan persyaratan kepatuhan Anda. Membuat laporan mungkin melibatkan berbicara dengan beberapa departemen dalam organisasi Anda untuk membahas hal-hal seperti dukungan teknis, hasil pengujian dari lab, cacat manufaktur, masalah di lapangan dan teknik atau desain.

Terlepas dari jenis informasi yang Anda lacak dalam FRACAS, penting untuk diingat bahwa Anda perlu mempersempit informasi apa yang ingin Anda sertakan dalam laporan Anda. Ini berarti informasi apa pun yang dianggap perlu untuk membantu menentukan dan menyelesaikan masalah serta informasi untuk pelacakan di masa mendatang.

Selama tahap pelaporan kegagalan FRACAS, Anda harus dengan jelas menentukan jenis informasi yang akan dicatat dalam laporan insiden. Seiring waktu, saat kegagalan mengalir melalui proses FRACAS loop tertutup, lebih banyak informasi akan dikumpulkan; namun, awalnya, sebanyak mungkin data harus dikumpulkan tentang kegagalan dan cara mendeteksinya. Laporan kegagalan harus mengumpulkan informasi seperti:

• Tanggal dan waktu kejadian
• Siapa yang menemukan masalah atau kegagalan
• Siapa yang melakukan laporan insiden
• Semua detail tentang insiden tersebut, termasuk langkah-langkah yang menyebabkan insiden tersebut
• Tindakan korektif apa pun yang dilakukan untuk memperbaiki masalah
• Saran untuk perubahan yang dapat diterapkan untuk mencegah terulangnya kembali

Seperti disebutkan sebelumnya, informasi ini dapat bervariasi tergantung pada jenis data yang Anda lacak, siapa yang merekam informasi, detail apa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah, persyaratan kepatuhan, dan lainnya. Umumnya, laporan kegagalan FRACAS disesuaikan dengan kebutuhan setiap organisasi.

Aspek terpenting dari pelaporan kegagalan adalah memastikan masalah dicatat dalam FRACAS Anda saat terjadi secara real time. Untuk melakukan ini, semua anggota tim harus memiliki akses ke FRACAS dan dapat menavigasi sistem dengan benar.

Langkah 2 – Analisis

Setelah Anda mencatat laporan kegagalan Anda, saatnya untuk melakukan analisis masalah yang dihadapi. Fase ini juga dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda dan membantu Anda menentukan bagaimana melanjutkan dengan menganalisis masalah. Fase analisis biasanya dilakukan oleh pemimpin tim atau insinyur yang sepenuhnya mengevaluasi apa yang menyebabkan kegagalan dan kemudian mengidentifikasi solusi.

Langkah 3 – Tindakan korektif

Langkah terakhir dalam FRACAS adalah menyelesaikan masalah dan menutupnya. Pada titik ini, Anda telah menentukan akar penyebab kegagalan dan menemukan solusi untuk memperbaikinya. Setelah Anda menerapkan tindakan korektif, tim Anda harus memverifikasi keberhasilan tindakan dan menutup insiden dalam sistem. Menutup setiap kegagalan sangat penting untuk memastikan sistem loop tertutup tetap utuh.

Alur Kerja FRACAS

Alur kerja FRACAS terdiri dari beberapa langkah yang membentuk proses loop tertutup, yang mengambil laporan insiden awal melalui resolusi insiden. Alur kerja FRACAS setiap organisasi berbeda berdasarkan bagaimana masalah ditangani secara internal. Alur kerja juga berkembang seiring dengan perubahan kebutuhan dan pelajaran yang didapat. Di bawah ini adalah contoh alur kerja FRACAS yang mungkin Anda lihat untuk produsen.

• Langkah 1 – Masuk: Kegagalan terdeteksi dan dimasukkan ke dalam FRACAS. Dalam hal ini, bantalan telah disita.
• Langkah 2 – Tetapkan: Pemimpin tim menugaskan masalah tersebut kepada anggota tim pemeliharaan untuk diselidiki. Departemen pemeliharaan menentukan bantalan lelah karena ketidaksejajaran.
• Langkah 3 – Perbaiki: Tim pemeliharaan memeriksa riwayat kerja alat berat dan menemukan contoh perakitan yang tidak tepat sebelumnya, yang mengakibatkan kaki lunak, ketidaksejajaran, dan sambungan longgar. Melalui analisis akar penyebab, tim pemeliharaan menentukan bahwa cacat bantalan saat ini adalah akibat dari ketidaksejajaran poros, yang disebabkan oleh kekurangan keterampilan tim pemeliharaan karena pelatihan yang tidak tepat.

  Untuk memperbaiki masalah, tim pemeliharaan menugaskan anggota tim yang terlatih dengan baik untuk menangani penyelarasan mesin dan menerapkan sesi pelatihan wajib untuk semua anggota tim tentang cara menyelaraskan mesin yang dimaksud. Selain itu, pelajaran satu poin dengan setiap langkah dalam proses penyelarasan diposting di dekat mesin.

• Langkah 4 – Verifikasi: Supervisor pemeliharaan menghidupkan ulang mesin untuk memeriksa masalah penyelarasan melalui analisis getaran.
• Langkah 5 – Penutupan: Jika mesin berjalan dengan benar, kegagalan ditutup di FRACAS.

Ini adalah contoh dasar bagaimana proses FRACAS dapat bekerja dalam pengaturan manufaktur. Beberapa produsen menggunakan metodologi lain untuk menerapkan FRACAS. Misalnya, industri otomotif dan kedirgantaraan biasanya menggunakan apa yang dikenal sebagai 8D (8 Disiplin) – proses delapan langkah untuk peningkatan proses. Kedelapan langkah tersebut terdiri dari membentuk tim, mendeskripsikan masalah, memperbaiki masalah, menentukan akar penyebab, menentukan tindakan korektif, menerapkan tindakan korektif, mencegah terulangnya dan mengenali kerja keras tim.

Tahap Implementasi FRACAS

Sejak perusahaan manufaktur modern mengumpulkan sejumlah besar data dan informasi keandalan, data FRACAS biasanya dikelola dalam database terstruktur untuk membuat penggunaan data lebih nyaman. Ini dikenal sebagai pendekatan yang berpusat pada data. Metode berorientasi proses ini memecahkan dua masalah:dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas rumit dengan banyak orang dan organisasi yang terlibat untuk menghindari kebingungan hubungan dan tanggung jawab, dan kedua, mendefinisikan dan mengatur tugas-tugas wajib dalam sistem manajemen sehingga pekerja dapat diingatkan tentang kewajiban mereka untuk lakukan mereka. Menurut penelitian di Journal of Quality and Reliability Engineering , mengimplementasikan FRACAS dengan cara ini dilakukan menggunakan tiga fase:penemuan, desain, dan penetapan.

• Fase Penemuan: Langkah pertama dalam fase penemuan adalah mendefinisikan setiap tugas dan mengidentifikasi siapa yang akan mengambil alih tugas tersebut. Selanjutnya, aliran proses harus ditentukan. Ini berarti pengaturan prosedur, proses persetujuan dan proses pengambilan keputusan. Kemudian, informasi lain harus ditentukan, termasuk mode kegagalan, mekanisme kegagalan, spesifikasi produk, informasi keandalan, dan data historis.

  Setelah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, saatnya untuk menetapkan aturan dengan melihat pedoman dan peraturan. Terakhir, Anda perlu mengintegrasikan komponen melalui dokumentasi. Setelah Anda menyelesaikan fase ini, Anda harus memiliki properti dari proses FRACAS seperti yang ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

  Tugas Kepemilikan Informasi Amati kegagalan Data Item Pengguna, waktu, lokasi, lingkungan Dokumentasikan gejala kegagalan Divisi pengujian Deskripsi kegagalan dan akar penyebab yang diharapkan Verifikasi kegagalan Divisi pengujian Daftar periksa Isolasi item yang dicurigai Divisi pengujian Mode kegagalan Pengujian ulang item yang dicurigai diganti Divisi pengujian Laporan pengujian Verifikasi kegagalan yang diisolasi item Divisi pengujian Deskripsi perbaikan/laporan verifikasi Analisis kegagalan Divisi keandalan Metode analisis dan laporan Periksa riwayat kegagalan serupa Divisi keandalan Data historis Menentukan akar penyebab Divisi keandalan Identifikasi akar penyebab Menentukan dan menggabungkan tindakan korektif FRB Hasil analisis/spesifikasi tindakan Verifikasi efektivitas tindakan FRB Hasil efektivitas
• Fase Desain: Fase desain adalah di mana Anda menstandardisasi proses Anda. Dalam organisasi modern, ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak untuk membuat proses FRACAS mudah digunakan oleh sejumlah besar karyawan di seluruh organisasi. Kegiatan dalam fase ini dibagi menjadi dua jenis kegiatan:pekerjaan manusia dan tugas berbasis dokumen. Tugas yang berhubungan dengan hal-hal seperti observasi kegagalan, verifikasi dan analisis kegagalan adalah jenis tugas berbasis dokumen. Pada dasarnya, ini adalah laporan yang digunakan untuk analisis. Pekerjaan manusia mencakup hal-hal seperti menggabungkan tindakan korektif. Pekerjaan Manusia Tugas Berbasis Dokumen Isolasi Kegagalan observasi Pengujian ulang Dokumentasi Verifikasi item Verifikasi kegagalan Penentuan tindakan korektif Analisis kegagalan Penggabungan tindakan korektif Pencarian data Verifikasi efektivitas Analisis akar penyebab Pengujian kinerja
• Tahap Pemberlakuan: Seperti namanya, fase enactment adalah di mana proses FRACAS benar-benar diimplementasikan dan dieksekusi. Peserta dalam proses FRACAS diberikan tugas mereka sendiri melalui email, perangkat seluler, dll. Setelah mereka menyelesaikan tugas, mereka melapor ke sistem melalui metode yang sama.

Memberikan tugas kepada orang yang tepat sangat penting dalam menjaga proses FRACAS mengalir. Tanggung jawab tugas dapat didefinisikan baik dalam fase desain atau fase penetapan. Misalnya, seorang karyawan dapat ditentukan sebelum proses FRACA dimulai, atau seorang supervisor dapat memilih seseorang dan menugaskan mereka tugas selama operasi. Tugas harus dikirim melalui email atau SMS, dengan kemajuan yang diperbarui secara real time.

Kepatuhan FRACAS

Proses loop tertutup FRACAS memungkinkan Anda menyelaraskan pelaporan dan analisis kegagalan Anda dengan berbagai standar industri. Pilihan standar tergantung pada persyaratan industri, kebutuhan kepatuhan, tujuan perusahaan, dll.

Standar FRACAS MIL-STD-2155 adalah standar dari mana FRACAS berasal. Ini luas, menawarkan pedoman umum untuk program keandalan yang mencakup siklus hidup produk. Meskipun standar ini berbasis militer, standar ini digunakan di banyak industri untuk memandu implementasi FRACAS.

FRACAS juga dapat membantu Anda memenuhi berbagai persyaratan ISO, termasuk ISO-9001 dan ISO/TS16949, karena mematuhi tahapan proses standarisasi ISO:

• Tahap proposal: Setelah masalah didiagnosis, anggota tim yang mengidentifikasi masalah harus menyusun proposal yang merinci besarnya masalah.
• Tahap persiapan: Tindakan segera diambil untuk mempersiapkan langkah-langkah yang memungkinkan Anda menghentikan masalah.
• Tahap panitia: Karyawan harus diberi peran sesuai dengan keahlian mereka, dan tugas harus didelegasikan sesuai dengan itu.
• Tahap penyelidikan: Dengan melihat pertanyaan yang diajukan dan menarik kesimpulan tentang masalah yang dilaporkan, anggota tim bekerja sama untuk menentukan akar penyebab masalah dan mencari solusi.
• Tahap persetujuan: Karyawan yang berwenang harus memberikan lampu hijau solusi dan tindakan yang sesuai yang mereka anggap cocok dan menyelesaikan masalah.
• Tahap publikasi: Laporan FRACAS akhir dapat ditutup dan diarsipkan untuk peninjauan dan pertimbangan di masa mendatang.

Manfaat Menerapkan FRACAS

Menerapkan FRACAS memberi Anda informasi berharga untuk membantu mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan atau kegagalan, masalah masa lalu, cacat, atau kesalahan proses secara tepat waktu. Manfaat tambahan termasuk yang berikut:

• Melalui investigasi kegagalan yang tepat dan tindakan korektif yang tepat, FRACAS juga secara langsung mengurangi biaya langsung seperti pengerjaan ulang pabrik dan skrap suku cadang/material, serta biaya tidak langsung seperti ketidakpuasan pelanggan.
• FRACAS cenderung menjadi faktor yang berkontribusi terhadap pertumbuhan keandalan, peningkatan proses berkelanjutan, dan program pemeliharaan yang efisien. Hal ini dilakukan melalui pemantauan terus menerus dan pelacakan data melalui FRACAS, yang memberikan penilaian ringkasan apakah tren kegagalan sebelumnya telah dihilangkan dengan tindakan korektif.
• FRACAS menawarkan visibilitas masalah kinerja keandalan dan memulai proses peningkatan berkelanjutan.
• Melalui analisis akar masalah, FRACAS membantu mempercepat upaya engineering untuk memperbaiki masalah, yang pada gilirannya mengarah pada tindakan korektif yang efektif.
• FRACAS memberi organisasi basis pengetahuan tentang sejarah masalah, memberi Anda preseden untuk banyak masalah untuk membantu Anda menghindarinya di masa mendatang.

Intinya

Banyak organisasi berpikir bahwa satu-satunya solusi untuk mencegah kegagalan atau memperbaiki masalah adalah dengan menambahkan lebih banyak langkah pemeliharaan preventif. Meskipun hal ini kadang-kadang diperlukan, lebih baik menerapkan desain ulang proses. Jika Anda menambahkan lebih banyak langkah pemeliharaan preventif, pastikan Anda menjalankannya melalui proses FMEA atau analisis RCM sehingga Anda tidak memasukkan langkah-langkah yang tidak bernilai tambah ke dalam program pemeliharaan.