Capex vs. Opex untuk Belanja IT

Cloud menawarkan banyak alternatif menarik untuk bisnis dan tim TI mereka yang mencari fleksibilitas dan penyebaran cepat semua jenis aplikasi, besar dan kecil. Tetapi pola anggaran yang ada—dengan bias yang kuat terhadap kepemilikan (capex) daripada konsumsi sesuai kebutuhan (opex)—membuat TI terjebak dalam berbelanja alat dengan cara kuno. Kebiasaan lama dan gaya kerja telah meninggalkan organisasi dengan anggaran belanja modal yang lebih besar tetapi anggaran operasional yang jauh lebih kecil, meskipun kebalikannya lebih masuk akal dalam dunia model SaaS yang berorientasi pada langganan. Membenarkan perubahan bisa sangat menantang.

Bagaimana TI dapat membenarkan perubahan dan beralih ke model dan cara pembelanjaan baru? Meskipun TI sering kali terlibat dalam investasi yang sangat mutakhir yang pada akhirnya membantu organisasi untuk berubah, tumbuh, dan beradaptasi, menerapkan perubahan di dalam TI itu sendiri, dan antara TI dan departemen lain seperti keuangan, dapat menjadi hal yang menakutkan.

Perusahaan yang membutuhkan alat untuk mengelola aplikasi atau operasi mereka dengan lebih baik secara tradisional berpikir dalam hal hanya membeli paket perangkat lunak atau melisensikannya untuk penggunaan di tempat. Namun, dibandingkan dengan opsi SaaS saat ini, pendekatan ini hampir selalu datang dengan biaya tinggi. Terkadang juga dapat membatasi fleksibilitas dalam penerapan, berkat penggunaan tambahan atau biaya per pengguna.

Salah satu faktor yang membuat organisasi tidak menerima alternatif berbasis web, yang biasanya lebih murah dan lebih fleksibel, adalah karena anggaran mereka yang ada, sering kali diperas dengan kesulitan terbesar dari sisi keuangan rumah, disampaikan dalam dua kategori:belanja modal (capex) dan belanja operasional (opex).

Dari hari-hari Big Iron dan rumah kaca pepatah, TI adalah salah satu kegiatan yang paling padat modal di sebagian besar organisasi. Investasi belanja modal awal sangat besar, dan peningkatan berkala hampir bisa menjadi jenis keputusan "bertaruh bagi perusahaan". Jelas, dunia telah berubah. Pelukan cepat dari awan membentuk kembali asumsi ekonomi dan tampilan dan nuansa TI. Ada tekanan pada TI untuk memberikan nilai bisnis, daripada hanya menghabiskan uang. Tetapi model anggaran seringkali tidak berhasil. Tahun demi tahun, TI harus menanggung pemotongan biaya, tetapi pemotongan tersebut sering diterapkan terhadap asumsi pemisahan capex/opex itu.

Orang-orang keuangan, tentu saja, sering memiliki kekhawatiran mereka sendiri. Salah satunya adalah opex secara umum memiliki konsekuensi pajak yang berbeda dengan capex. Bergantung pada kondisi spesifik organisasi individu, itu bisa sangat berarti.

Mengajukan Kasus untuk Lebih Banyak Opex

Jadi, bagaimana Anda bisa membuat alasan yang meyakinkan untuk lebih banyak opex—untuk modernisasi strategis—dan lebih sedikit belanja modal?

Ini membantu untuk memahami masalah keuangan yang dihadapi organisasi Anda dan strategi yang digunakan untuk manajemen kas, investasi jangka panjang, dan banyak lagi. Tapi Anda juga bisa sukses mulai dari dekat rumah. Beberapa pemimpin TI ragu-ragu untuk mendorong peralihan ke opex karena, dalam dua cara, ini bisa tampak seperti meletakkan kepala seseorang di atas balok. Pertama, jika Anda mengguncang perahu, Anda mungkin berisiko mengikis berapa pun anggaran yang Anda miliki. Jika Anda menyarankan bahwa mungkin Anda tidak membutuhkan banyak belanja modal dan menginginkan lebih banyak biaya, orang-orang keuangan mungkin mencoba memotong keduanya! Kemudian, ada kekhawatiran yang lebih besar bahwa mengalihkan pengeluaran dapat berarti berkomitmen pada cara-cara baru untuk beroperasi. Dan jika ada yang salah dengan perubahan yang telah Anda lakukan secara terbuka melalui proses anggaran, daripada mengejar di belakang layar, siapa yang akan disalahkan?

Cukup adil. Jadi, mulailah dengan visi ke mana Anda ingin pergi. Tanyakan pada diri sendiri seberapa jauh Anda ingin bisnis Anda berjalan di cloud dan berapa banyak fungsi yang ingin Anda keluarkan dari siklus belanja modal. Kemudian kurangi visi itu sedikit dan lapisi dengan banyak alasan yang cermat untuk diajukan ke keuangan dan tim bisnis lain seperti pengadaan. Tunjukkan bahwa Anda memiliki rencana, untuk tahun ini dan untuk dua atau tiga tahun yang akan datang. Itu bisa terdengar berisiko, tetapi tidak harus ketat dan tepat. Tinggalkan ruang gerak dan tekankan fleksibilitas yang Anda perlukan untuk menangkap peluang yang muncul.

Fokus, secara umum, pada peluang yang dihadirkan cloud untuk TI dan perusahaan—yaitu biaya yang lebih rendah dan fleksibilitas yang lebih besar. Namun, baik Anda maupun manajemen puncak kemungkinan besar tidak akan tertarik untuk melompat dari satu log ke log lainnya di tengah arus—juga dikenal sebagai pendekatan big bang. Jadi, sarankan target untuk memindahkan, katakanlah, 5% dari belanja modal ke opex selama tiga tahun sehingga Anda dapat menguji coba cara-cara baru dalam melakukan sesuatu tanpa mempertaruhkan seluruh operasi.

Buat Rencana B (dan Mungkin Bahkan Rencana C) untuk Pengeluaran TI

Semua orang di manajemen tahu (atau dapat diyakinkan) bahwa TI berubah dengan cepat dan implikasinya untuk setiap bisnis sedikit berbeda. Peran ANDA adalah mengambil langkah maju yang masuk akal.

Kemudian, kembali ke garis bawah. Jangan berjanji untuk terus melakukan pemotongan, tetapi sarankan agar cloud—dilakukan dengan benar, dan diterapkan pada area bernilai tinggi—dapat memberikan dampak langsung dan dapat mempersiapkan jalan untuk eksplorasi lebih lanjut peluang cloud.

Ingatkan diri Anda dan pemimpin bisnis Anda bahwa hasil akhirnya adalah TI yang lebih hemat biaya tanpa perlu investasi belanja modal besar secara berkala untuk memperbarui alat dan sistem. Ini adalah argumen yang sangat kuat. Mulailah dengan meyakinkan diri sendiri dan orang lain akan mengikuti.