Solusi Penyimpanan Data Aman:6 Aturan untuk Membuat Pilihan yang Tepat
Seiring pertumbuhan bisnis Anda, begitu juga kebutuhan Anda akan penyimpanan data profesional yang aman.
Basis data digital Anda berkembang setiap hari dengan setiap email yang Anda kirim dan terima, setiap pelanggan baru yang Anda peroleh, dan setiap proyek baru yang Anda selesaikan. Saat perusahaan Anda mengadopsi sistem dan aplikasi bisnis baru, membuat lebih banyak file, dan menghasilkan catatan database baru, perusahaan Anda membutuhkan lebih banyak ruang untuk menyimpan data ini.
Tren generasi data digital besar-besaran mempengaruhi setiap bisnis. Menurut laporan analis, permintaan penyimpanan data di seluruh dunia mencapai hampir 15.000 exabyte tahun lalu. Dengan angka yang mengesankan seperti itu, jelas mengapa memilih solusi penyimpanan profesional merupakan tantangan yang sering terjadi di dunia bisnis.
Apa yang dicari perusahaan dalam solusi penyimpanan data
Volume data yang berkembang pesat hanyalah salah satu tantangan yang dihadapi bisnis. Saat Anda mengompilasi lebih banyak file, Anda juga memerlukan metode perlindungan data yang lebih baik. Mengamankan file dan database penting misi adalah prioritas nomor satu untuk bisnis saat ini yang semakin rentan terhadap serangan dunia maya.
Anda juga ingin memastikan data dapat diakses oleh tim Anda kapan saja. Baik mereka bekerja dari jarak jauh atau menggunakan beberapa perangkat untuk mengakses dokumen bisnis, Anda perlu memberi mereka akses yang mudah dan aman ke sistem file perusahaan Anda.
Ini hanyalah beberapa alasan mengapa memilih penyimpanan data yang aman bisa menjadi tugas yang sulit. Saat Anda menambahkan pertimbangan biaya ke alasan ini, masalahnya menjadi lebih rumit.
Sebagian besar eksekutif bisnis tidak memahami metode akses penyimpanan, kinerja, redundansi, risiko, pencadangan, dan pemulihan bencana. Hal ini membuat segalanya jauh lebih sulit bagi administrator TI yang perlu membenarkan biaya persyaratan penyimpanan tambahan.
Jadi mengapa penyimpanan begitu menantang untuk ditangani dan dikelola?
Sebagian besar usaha kecil memiliki sistem penyimpanan yang terbatas, tidak memiliki kemampuan untuk berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan mereka. Departemen TI mereka harus menghadapi tantangan menangani biaya penyimpanan yang tinggi bersama dengan biaya sistem keamanan dan lisensi perangkat lunak.
Bisnis yang lebih besar, di sisi lain, memiliki masalah dalam menemukan solusi yang fleksibel dan aman. Ini sangat penting bagi perusahaan yang beroperasi di industri yang diatur seperti Layanan Keuangan, Pemerintah, dan Perawatan Kesehatan.
Apa pun fokus bisnis Anda, pencarian Anda akan solusi penyimpanan data profesional yang sempurna mungkin menjadi rumit.
1. Nilai kebutuhan penyimpanan data Anda saat ini dan di masa mendatang
Aturan pertama yang harus diperhatikan oleh bisnis adalah kebutuhan penyimpanan data mereka saat ini dan di masa depan.
Apakah Anda tahu persyaratan penyimpanan minimum untuk aplikasi, driver perangkat, dll.? Dari ruang yang tersisa, apakah Anda memiliki cukup ruang untuk menopang kebutuhan bisnis selama lima tahun ke depan?
Jika Anda tidak yakin, Anda dapat menilai jumlah penyimpanan yang Anda miliki sekarang dan membandingkannya dengan kebutuhan Anda dalam lima tahun. Tentu, Anda dapat membatasi ukuran kotak masuk karyawan Anda dan jumlah penyimpanan yang dapat mereka gunakan di drive bersama perusahaan. Namun, berapa lama bisnis Anda dapat mempertahankan pembatasan ini? Anda akan mencapai titik di mana bisnis Anda melampaui penyimpanan data Anda.
Saat Anda terus menambahkan pelanggan baru dan informasi calon klien ke database hubungan pelanggan (CRM), Anda dapat mengharapkan untuk melihat kebutuhan eksponensial untuk penyimpanan lebih banyak. Bahkan jika Anda mengambil tindakan pencegahan untuk menghapus entri duplikat di CRM Anda dan melakukan pembersihan data rutin, kebutuhan Anda akan penyimpanan tambahan akan terus bertambah. Karena aplikasi Anda memerlukan pembaruan dan patch dan Anda terus menambahkan aplikasi baru ke bisnis Anda, kebutuhan Anda akan lebih banyak penyimpanan untuk menampung semuanya akan terus bertambah.
2. Pertimbangkan fungsi penyimpanan yang Anda perlukan
Setelah Anda menilai kebutuhan Anda saat ini dan masa depan, mempertimbangkan fungsionalitas penyimpanan data adalah hal terpenting berikutnya yang perlu dipertimbangkan. Meskipun merupakan aspek mendasar, itu mudah diabaikan. Lagi pula, apa fungsi penyimpanan data?
Anda seharusnya sudah menjawab pertanyaan mengapa Anda membeli penyimpanan pada titik ini. Biasanya, tujuannya adalah untuk menurunkan biaya TI, meningkatkan produktivitas, atau mendukung ekspansi bisnis. Daripada harus membeli server fisik atau menambahkan hard drive yang harus dipelihara, Anda dapat memusatkan penyimpanan dan pengelolaan data di cloud.
Cloud akan membantu Anda meningkatkan kinerja jaringan dan membuat data lebih mudah diakses oleh karyawan Anda. Selain itu, ini akan membuat aset penting Anda tersedia jika terjadi kegagalan sistem. Ini hanyalah beberapa faktor yang akan mengarahkan Anda menuju solusi optimal untuk kebutuhan Anda.
Anda perlu menentukan apakah cloud publik bersama akan sesuai dengan kebutuhan Anda dengan baik atau apakah Anda harus mempertimbangkan opsi pribadi. Keduanya memiliki keunggulan masing-masing dan disesuaikan untuk bisnis dengan kebutuhan yang berbeda. Jika ide Anda adalah untuk membagikan informasi yang kurang sensitif di cloud publik, Anda mungkin tidak perlu berinvestasi secara signifikan dalam perluasan penyimpanan data. Opsi penyimpanan khusus dan lebih aman, yang dapat memenuhi kebutuhan keamanan dan kepatuhan penyimpanan tertinggi, mungkin lebih mahal.
Inilah sebabnya mengapa Anda perlu bertanya pada diri sendiri apa yang Anda butuhkan saat ini dan tujuan apa yang ingin Anda capai di masa depan. Jawaban atas pertanyaan ini juga memberikan titik awal untuk keputusan Anda tentang jenis solusi penyimpanan yang tepat untuk bisnis Anda.
Jika Anda tidak tahu atau tidak dapat menentukan fungsi penyimpanan, Anda dapat berasumsi bahwa solusi bersama tidak diperlukan. Banyak usaha kecil tidak memerlukan penyedia server khusus.
Namun, itu semua tergantung di mana Anda memperkirakan bisnis Anda akan berada dalam beberapa tahun. Jika organisasi Anda bergantung pada pembangunan basis pelanggan yang besar, Anda dapat mempertimbangkan untuk memetakan berapa banyak pelanggan atau potensi yang akan Anda miliki dan berapa banyak penyimpanan yang dibutuhkan setiap catatan data. Kalikan dengan jumlah catatan yang Anda rencanakan untuk dimiliki, dan hitung perkiraan kasar penyimpanan yang diperlukan.
3. Mendefinisikan ulang proses keamanan informasi Anda
Keamanan data adalah masalah penting yang harus ditangani saat memilih dan menerapkan solusi penyimpanan. Tanpa strategi keamanan penyimpanan yang baik, Anda berisiko kehilangan data sensitif Anda. Dengan frekuensi pelanggaran data yang semakin mengkhawatirkan, Anda harus mengintegrasikan solusi keamanan ke dalam setiap langkah proses pengelolaan data Anda.
Banyak bisnis berisiko kehilangan data yang disimpan di infrastruktur mereka karena kerentanan platform atau praktik manajemen keamanan yang buruk. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan yang menggunakan solusi cloud publik atau hybrid, di mana vendor pihak ketiga memikul sebagian tanggung jawab untuk keamanan data.
Meskipun cloud pada dasarnya tidak aman, kurangnya praktik terbaik keamanan penyimpanan dan perangkat lunak keamanan data khusus membuat data cloud Anda lebih rentan. Untuk melindungi data secara memadai, Anda perlu menerapkan praktik terbaik keamanan informasi di berbagai tingkatan di perusahaan Anda.
Ini melibatkan pelatihan karyawan Anda tentang praktik terbaik keamanan siber, menerapkan prosedur keamanan fisik baru, mempekerjakan ilmuwan data, dan mengembangkan rencana pemulihan bencana. Jika data Anda disimpan di beberapa platform atau dengan penyedia yang berbeda, ini bisa menjadi masalah yang rumit, jadi Anda perlu mempertimbangkannya sebelum membuat pilihan.
Anda harus mengingat aspek operasional keamanan saat memilih penyimpanan data seperti perangkat keamanan, administrasi keamanan, dan pemantauan data. Apakah data Anda dienkripsi dalam penyimpanan dan transit?
Hanya karena penyimpanan cloud rentan tidak berarti data Anda seharusnya demikian. Pahami di mana data Anda disimpan, bagaimana data tersebut ditransfer, dan siapa yang memiliki akses ke kunci. Misalnya, apa arti pemadaman bagi bisnis Anda? Apakah Anda memiliki sertifikat SSL yang valid? Apakah CA Anda memiliki reputasi yang baik? Beberapa pemadaman besar terbaru terjadi karena sertifikat SSL telah kedaluwarsa.
Selain itu, pertimbangkan jenis data yang Anda backup. Data sensitif harus dienkripsi dan diamankan secara terpisah dari data yang tidak sensitif. Banyak bisnis menggunakan cloud hybrid untuk memastikan data penting mereka disimpan pada platform yang tidak dapat ditembus dan dilindungi oleh berbagai jenis tindakan keamanan data.
Anda juga perlu menerapkan kebijakan penggunaan dan penyimpanan data yang ketat di seluruh perusahaan. Karyawan harus menyadari sifat sensitif dari informasi pelanggan mereka, serta cara terbaik untuk melindungi data. Dengan pelatihan keamanan yang komprehensif, karyawan Anda dapat menjadi penjaga terbaik untuk file penting Anda.
4. Opsi pencadangan dan deduplikasi data
Aturan lain yang perlu dipertimbangkan ketika memilih solusi penyimpanan data profesional adalah deduplikasi.
Ini adalah proses mengidentifikasi segmen data unik dengan membandingkannya dengan data yang disimpan sebelumnya. Dengan cadangan otonom, data yang sama dapat terus disimpan setelah deduplikasi selesai. Mengapa menyimpan dan mencadangkan data duplikat? Proses deduplikasi hanya menyimpan data unik dalam format terkompresi.
Deduplikasi mengurangi kebutuhan penyimpanan Anda dengan menghilangkan data atau informasi yang ditemukan berlebihan. Ini juga membantu meningkatkan kecepatan pemrosesan dengan mengurangi beban kerja server. Selain itu, deduplikasi mengurangi jumlah data yang harus Anda kelola dan meningkatkan waktu pemulihan data.
Bayangkan kekuatan pemrosesan yang Anda keluarkan untuk memilah-milah gigabyte demi gigabyte data duplikat, belum lagi kebingungan tentang file mana yang relevan. Cara lain untuk memikirkan mengapa deduplikasi sangat penting untuk penyimpanan data Anda, Anda dapat membayar lebih banyak penyimpanan daripada yang Anda butuhkan. Anda mungkin akhirnya menghemat uang dengan menghilangkan data duplikat karena Anda tidak perlu meningkatkan penyimpanan data Anda.
Anda mungkin menemukan bahwa deduplikasi menawarkan lebih banyak ruang penyimpanan yang sudah Anda bayar. Anda dapat menggunakan penyimpanan yang baru ditemukan ini untuk aplikasi atau kebutuhan penyimpanan lainnya.
Deduplication adalah metode decluttering folder dan database. Tergantung pada data Anda, proses ini dapat dilakukan melalui proses manual atau otomatis. Langkah pertama Anda mungkin menemukan alat yang mencari data atau file serupa karena Anda mungkin tidak dapat menemukan duplikasi dengan mudah. Setelah Anda menemukannya, hapus saja atau tentukan apakah Anda membutuhkannya atau tidak.
5. Bandingkan kecepatan dan kapasitas berbagai solusi
Setelah Anda memilih opsi penyimpanan, Anda dapat menentukan kinerja dan kapasitas yang Anda butuhkan. Kapasitas mudah ditentukan dan fungsinya paling jelas. Kinerja dapat dengan mudah dijelaskan tetapi sulit untuk diukur. Anda mungkin kesulitan menentukan bandwidth, latensi, dan kecepatan burst yang dibutuhkan.
Meskipun ada perdebatan di antara profesional TI tentang kecepatan prosesor versus penyimpanan, yang Anda pedulikan sebagai pemilik bisnis adalah kinerja penyimpanan yang Anda bayar. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin melakukan sedikit riset tentang prosesor mana yang dapat menghasilkan kinerja terbaik untuk penyimpanan data. Jika Anda telah memilih solusi penyimpanan bersama, cari tahu prosesor apa yang digunakan penyedia penyimpanan.
Anda tidak memerlukan pemahaman yang lengkap tentang kecepatan prosesor. Namun, pertimbangkan ini:prosesor dual atau quad core 2,8 GHz lebih baik daripada prosesor single core 3,4 GHz. Dua core menjalankan dua program secara bersamaan pada 2,8 GHz, sedangkan prosesor single core 3,4 GHz harus berbagi kekuatan pemrosesan. Artinya, prosesor 3,4 GHz dibatasi untuk beroperasi pada 1,7 GHz. Selain kecepatan prosesor, kecepatan memori juga harus sesuai.
6. Temukan penyedia yang dapat Anda andalkan
Jika mempertimbangkan untuk pindah ke atau membeli penyimpanan bersama tambahan di cloud, pertimbangkan keandalan di baliknya. Anda harus memilih vendor atau penyedia pusat data yang kredibel dan memastikan perjanjian tingkat layanan (SLA) disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Perjanjian Tingkat Layanan harus mencantumkan jumlah waktu henti, keandalan, redundansi, dan pemulihan bencana yang dapat diterima yang Anda harapkan dari solusi penyimpanan bersama. Anda juga perlu mempertimbangkan metode keamanan data dan teknologi keamanan data penyedia Anda. Ini akan memberi Anda ketenangan pikiran mengingat ketersediaan data Anda bahkan jika terjadi bencana.
Anda harus meminta administrator TI Anda ikut serta dalam hal ini karena keandalan berarti perbedaan antara harus menunggu berjam-jam atau berhari-hari untuk pemulihan jika terjadi kegagalan besar. Bahkan jika Anda merasa tidak perlu mengakses solusi penyimpanan data Anda setiap jam, harian, mingguan, atau bulanan, Anda perlu memastikannya ada saat Anda membutuhkannya.
Konsep ketersediaan dan redundansi sama pentingnya. Anda tidak boleh menganggap penyimpanan hanya sebagai server biasa. Dalam hampir semua kasus, solusi penyimpanan data dibangun dan dikelola melalui server perusahaan semua dengan komponen fisik yang sama. Usaha kecil harus melihat penyedia penyimpanan kelas menengah ke atas untuk mendukung server kelas bawah mereka. Terlepas dari ukuran perusahaan Anda atau ukuran server tempat penyimpanan data Anda berada, semua prinsip keandalan berlaku. Anda harus mempertimbangkan risiko keandalan dan keamanan serta menentukan pilihan terbaik untuk bisnis Anda.
Misalnya, apakah Anda berencana menggunakan penyimpanan ini untuk data lama yang mungkin hanya Anda akses sekali dalam seperempat atau setahun sekali? Dalam hal ini, keandalan penyimpanan tidak akan sepenting data yang perlu diakses karyawan Anda setiap hari dan setiap jam.
Kesimpulan:Menemukan Penyedia Penyimpanan Data yang Aman
Singkatnya, kebutuhan Anda akan penyimpanan data profesional akan tumbuh seiring dengan bisnis Anda. Begitu juga kebutuhan Anda akan strategi keamanan yang komprehensif dan terkini.
Untuk mengatasi tantangan ini, Anda perlu melakukan penilaian awal terhadap kebutuhan penyimpanan data Anda saat ini dan di masa mendatang, meneliti vendor penyimpanan, dan opsi keamanan. Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang fungsi dan kebutuhan platform penyimpanan Anda, Anda harus mempertimbangkan bagaimana Anda dapat mengamankannya secara memadai.
Membangun arsitektur keamanan yang memenuhi semua kebutuhan Anda akan fleksibilitas dan skalabilitas mungkin menjadi tugas yang rumit. Komputasi awan memang menawarkan fleksibilitas, tetapi Anda tetap memerlukan keamanan yang kuat dan strategi pengelolaan data untuk mempertahankan tingkat keamanan tertinggi untuk data Anda. Inilah sebabnya mengapa memilih opsi penyimpanan yang aman adalah bagian penting dari strategi transformasi digital perusahaan.
Dengan solusi yang tepat, Anda dapat mengoptimalkan semua proses penting Anda. Dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam artikel ini, Anda meningkatkan peluang Anda untuk membuat keputusan yang bagus.
