Penyimpanan Data Aman: 6 Aturan Memilih Solusi yang Tepat

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, kebutuhan Anda akan penyimpanan data profesional yang aman juga bertambah.

Database digital Anda berkembang setiap hari dengan setiap email yang Anda kirim dan terima, setiap pelanggan baru yang Anda peroleh, dan setiap proyek baru yang Anda selesaikan. Seiring perusahaan Anda mengadopsi sistem dan aplikasi bisnis baru, membuat lebih banyak file, dan menghasilkan rekaman database baru, ia memerlukan lebih banyak ruang untuk menyimpan data ini.

Tren pembuatan data digital massal mempengaruhi setiap bisnis. Menurut laporan analis, permintaan untuk penyimpanan data di seluruh dunia mencapai hampir 15.000 exabyte tahun lalu. Dengan angka yang mencolok ini, jelas mengapa memilih solusi penyimpanan profesional adalah tantangan yang sering dihadapi di dunia bisnis.

Apa yang dicari perusahaan dalam solusi penyimpanan data

Volume data yang tumbuh pesat hanyalah salah satu tantangan yang dihadapi bisnis. Saat Anda mengumpulkan lebih banyak file, Anda juga memerlukan metode perlindungan data yang lebih baik. Mengamankan file dan database yang krusial menjadi prioritas utama bagi bisnis saat ini yang semakin terpapar serangan siber.

Anda juga ingin memastikan data dapat diakses oleh tim Anda kapan saja. Apakah mereka bekerja dari jarak jauh atau menggunakan beberapa perangkat untuk mengakses dokumen bisnis, Anda perlu memberikan mereka akses yang mudah dan aman ke sistem file perusahaan Anda.

Ini hanyalah beberapa alasan mengapa memilih penyimpanan data aman dapat menjadi tugas yang sulit. Saat Anda menambahkan pertimbangan biaya ke alasan ini, masalah menjadi lebih rumit.

Sebagian besar eksekutif bisnis tidak memahami metode akses penyimpanan, kinerja, redundansi, risiko, cadangan, dan pemulihan bencana. Ini membuat hal menjadi jauh lebih sulit bagi administrator TI yang perlu membenarkan biaya kebutuhan penyimpanan tambahan.

Jadi mengapa penyimpanan begitu sulit untuk ditangani dan dikelola?

Sebagian besar bisnis kecil memiliki sistem penyimpanan yang terbatas, tanpa kemampuan untuk berkembang seiring kebutuhan mereka tumbuh. Departemen TI mereka ditinggalkan untuk menangani tantangan biaya tinggi penyimpanan bersama dengan biaya sistem keamanan dan lisensi perangkat lunak.

Bisnis besar, di sisi lain, memiliki masalah menemukan solusi yang fleksibel dan aman. Ini sangat penting untuk perusahaan yang beroperasi di industri yang diatur seperti Jasa Keuangan, Pemerintah, dan Perawatan Kesehatan.

Apapun fokus bisnis Anda, pencarian Anda untuk solusi penyimpanan data profesional yang sempurna mungkin menjadi rumit.

1. Tinjau kebutuhan penyimpanan data saat ini dan di masa depan Anda

Aturan pertama yang harus diatasi oleh bisnis adalah kebutuhan penyimpanan data saat ini dan di masa depan mereka.

Apakah Anda mengetahui persyaratan penyimpanan minimum untuk aplikasi, driver perangkat, dll.? Dari ruang yang tersisa, apakah Anda memiliki cukup untuk mempertahankan kebutuhan bisnis untuk lima tahun ke depan?

Jika Anda tidak yakin, Anda dapat menilai jumlah penyimpanan yang Anda miliki sekarang dan membandingkannya dengan kebutuhan Anda dalam lima tahun. Tentu, Anda dapat membatasi ukuran inbox karyawan dan jumlah penyimpanan yang dapat mereka gunakan pada drive bersama perusahaan. Namun, seberapa lama bisnis Anda akan dapat mempertahankan pembatasan ini? Anda akan sampai pada titik di mana bisnis Anda melebihi kapasitas penyimpanan data Anda.

Saat Anda terus menambahkan pelanggan baru dan informasi klien potensial ke database hubungan pelanggan (CRM) Anda, Anda dapat mengharapkan kebutuhan yang eksponensial untuk lebih banyak penyimpanan. Bahkan jika Anda mengambil langkah pencegahan untuk menghapus entri duplikat di CRM Anda dan melakukan pembersihan data rutin, kebutuhan Anda akan penyimpanan tambahan akan terus bertambah. Saat aplikasi Anda memerlukan pembaruan dan patch dan Anda terus menambahkan aplikasi baru ke bisnis Anda, kebutuhan Anda akan lebih banyak penyimpanan untuk menampung semuanya akan terus bertambah.

2. Pertimbangkan fungsionalitas penyimpanan yang Anda butuhkan

Setelah Anda menilai kebutuhan saat ini dan di masa depan, mempertimbangkan fungsionalitas penyimpanan data adalah hal yang paling penting selanjutnya. Meskipun ini adalah aspek fundamental, mudah diabaikan. Bagaimanapun, fungsi apa yang dilakukan penyimpanan data?

Anda seharusnya telah menjawab pertanyaan mengapa Anda membeli penyimpanan pada titik ini. Biasanya, tujuannya adalah untuk menurunkan biaya TI, meningkatkan produktivitas, atau mendukung ekspansi bisnis. Alih-alih harus membeli server fisik atau menambahkan hard drive yang harus Anda perbaiki, Anda dapat mengkonsolidasikan penyimpanan dan manajemen data Anda di cloud.

Cloud akan membantu Anda meningkatkan kinerja jaringan dan membuat data lebih dapat diakses oleh karyawan Anda. Selain itu, akan membuat aset krusial Anda tersedia jika terjadi kegagalan sistem. Ini hanyalah beberapa faktor yang harus mendorong Anda menuju solusi optimal untuk kebutuhan Anda.

Anda perlu menentukan apakah cloud publik bersama akan cocok untuk kebutuhan Anda atau apakah Anda harus mempertimbangkan opsi privat. Keduanya memiliki keuntungan dan disesuaikan untuk bisnis dengan kebutuhan yang berbeda. Jika ide Anda adalah berbagi informasi yang kurang sensitif di cloud publik, Anda mungkin tidak perlu menginvestasikan banyak dalam ekspansi penyimpanan data. Opsi penyimpanan yang lebih dedicated dan aman, yang dapat memenuhi kebutuhan keamanan dan kepatuhan penyimpanan tertinggi, mungkin lebih mahal.

Ini mengapa Anda perlu bertanya pada diri sendiri apa yang Anda butuhkan saat ini dan apa tujuan yang ingin Anda capai di masa depan. Jawaban atas pertanyaan ini juga memberi Anda titik awal untuk keputusan Anda tentang jenis solusi penyimpanan mana yang tepat untuk bisnis Anda.

Jika Anda tidak tahu atau tidak dapat menentukan fungsi penyimpanan, Anda dapat mengasumsikan bahwa solusi bersama tidak diperlukan. Banyak bisnis kecil tidak membutuhkan penyedia server dedicated sama sekali.

Namun, semuanya tergantung pada di mana Anda meramalkan bisnis Anda akan berada dalam beberapa tahun. Jika organisasi Anda bergantung pada membangun basis pelanggan yang besar, Anda mungkin mempertimbangkan untuk memetakan berapa banyak pelanggan atau potensi yang akan Anda miliki dan berapa banyak penyimpanan yang diperlukan setiap rekaman data. Kalikan itu dengan jumlah rekaman yang Anda rencanakan, dan hitung perkiraan kasar penyimpanan yang diperlukan.

3. Redefinisikan proses keamanan informasi Anda

Keamanan data adalah isu vital yang harus diatasi saat memilih dan menerapkan solusi penyimpanan. Tanpa strategi keamanan penyimpanan yang baik, Anda berisiko kehilangan data sensitif Anda. Dengan frekuensi pelanggaran data yang semakin mematikan, Anda harus mengintegrasikan solusi keamanan ke dalam setiap langkah proses manajemen data Anda.

Banyak bisnis berisiko kehilangan data yang disimpan di infrastruktur mereka karena kerentanan platform atau praktik manajemen keamanan yang buruk. Ini sangat benar bagi perusahaan yang menggunakan solusi cloud publik atau hibrid, di mana vendor pihak ketiga memikul sebagian tanggung jawab untuk keamanan data.

Sementara cloud tidak secara inheren tidak aman, kurangnya praktik terbaik keamanan penyimpanan dan perangkat lunak keamanan data khusus membuat data cloud Anda lebih rentan. Untuk melindungi data dengan baik, Anda perlu menerapkan praktik terbaik keamanan informasi di beberapa tingkat di perusahaan Anda.

Ini melibatkan pelatihan karyawan Anda tentang praktik terbaik keamanan siber, penerapan prosedur keamanan fisik baru, perekrutan ilmuwan data, dan pengembangan rencana pemulihan bencana. Jika data Anda disimpan di beberapa platform atau dengan penyedia yang berbeda, ini dapat menjadi masalah yang rumit, jadi Anda perlu mempertimbangkannya sebelum Anda membuat pilihan Anda.

Anda harus menjaga aspek operasional keamanan dalam pikiran saat memilih penyimpanan data seperti perangkat keamanan, administrasi keamanan, dan pemantauan data. Apakah data Anda dienkripsi dalam penyimpanan dan perjalanan?

Hanya karena penyimpanan cloud rentan tidak berarti data Anda harus demikian. Pahami di mana data Anda disimpan, bagaimana itu ditransfer, dan siapa yang memiliki akses ke kunci. Misalnya, apa yang akan terjadi pada bisnis Anda jika terjadi gangguan? Apakah Anda memiliki sertifikat SSL yang valid? Apakah CA Anda memiliki reputasi yang baik? Beberapa gangguan besar terbaru terjadi karena sertifikat SSL sudah kadaluarsa.

Selain ini, pertimbangkan jenis data yang Anda cadangkan. Data sensitif harus dienkripsi dan diamankan terpisah dari data non-sensitif. Banyak bisnis menggunakan cloud hybrid untuk memastikan data krusial mereka disimpan di platform yang tidak dapat menembus dan dilindungi oleh berbagai macam langkah keamanan data.

Anda juga perlu menerapkan kebijakan penggunaan dan penyimpanan data yang ketat di seluruh perusahaan. Karyawan harus menyadari sifat sensitif dari informasi pelanggan mereka, serta cara terbaik untuk melindungi data. Dengan pelatihan keamanan yang komprehensif, karyawan Anda dapat menjadi penjaga terbaik dari file krusial Anda.

4. Opsi cadangan dan deduplikasi data

Aturan lain yang perlu dipertimbangkan saat memilih solusi penyimpanan data profesional adalah deduplikasi.

Ini adalah proses mengidentifikasi segmen data unik dengan membandingkannya dengan data yang sebelumnya disimpan. Dengan cadangan otonom, data yang sama dapat terus disimpan setelah deduplikasi selesai. Mengapa menyimpan dan mencadangkan data duplikat dari awal? Proses deduplikasi hanya menyimpan data unik dalam format terkompresi.

Deduplikasi mengurangi kebutuhan penyimpanan Anda dengan menghapus data atau informasi redundan yang ditemukan. Ini juga membantu meningkatkan kecepatan pemrosesan dengan mengurangi beban kerja server. Secara tambahan, deduplikasi mengurangi jumlah data yang harus Anda kelola dan meningkatkan waktu pemulihan data.

Bayangkan daya pemrosesan yang Anda habiskan untuk menyingkirkan gigabyte demi gigabyte data duplikat, tidak membingungkan file mana yang relevan. Cara lain untuk berpikir mengapa deduplikasi penting untuk penyimpanan data Anda, Anda mungkin akhirnya membayar untuk lebih banyak penyimpanan daripada yang Anda butuhkan. Anda mungkin akhirnya menghemat uang dengan menghapus data duplikat karena Anda tidak akan perlu menskalakan penyimpanan data Anda.

Anda mungkin menemukan bahwa deduplikasi menawarkan lebih banyak ruang penyimpanan daripada yang sudah Anda bayari. Anda dapat menggunakan penyimpanan yang baru ditemukan ini untuk aplikasi atau kebutuhan penyimpanan lainnya.

Deduplikasi adalah metode untuk membersihkan folder dan database. Bergantung pada data Anda, proses ini dapat dilakukan melalui proses manual atau otomatis. Langkah pertama Anda bisa mencari alat yang mencari data atau file yang mirip karena Anda mungkin tidak dapat menemukan duplikasi dengan mudah. Setelah Anda menemukannya, cukup hapus atau tentukan apakah Anda membutuhkannya atau tidak.

5. Bandingkan kecepatan dan kapasitas berbagai solusi

Setelah Anda memilih opsi penyimpanan, Anda dapat menentukan kinerja dan kapasitas yang Anda butuhkan. Kapasitas mudah ditentukan dan fungsi yang paling jelas. Kinerja mudah dijelaskan tapi sulit untuk diukur. Anda mungkin kesulitan menentukan bandwidth, latensi, dan kecepatan burst yang diperlukan.

Sementara ada perdebatan di antara profesional TI tentang kecepatan prosesor versus penyimpanan, semua yang Anda pedulikan sebagai pemilik bisnis adalah kinerja penyimpanan yang Anda bayari. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin melakukan sedikit penelitian tentang prosesor mana yang dapat menghasilkan kinerja terbaik untuk penyimpanan data. Jika Anda telah memilih solusi penyimpanan bersama, cari tahu prosesor apa yang digunakan oleh penyedia penyimpanan.

Anda tidak perlu pemahaman lengkap tentang kecepatan prosesor. Namun, pertimbangkan ini: prosesor dual atau quad core 2.8 GHz lebih baik dari prosesor single core 3.4 GHz. Dua core menjalankan dua program secara bersamaan pada 2.8 GHz, sementara prosesor single core 3.4 GHz harus berbagi daya pemrosesan. Ini berarti bahwa prosesor 3.4 GHz terbatas untuk beroperasi pada 1.7 GHz. Selain kecepatan prosesor, kecepatan memori juga harus cocok dengan baik.

6. Temukan penyedia yang dapat Anda andalkan

Jika mempertimbangkan pindah ke atau membeli penyimpanan tambahan bersama di cloud, pertimbangkan keandalan di baliknya. Anda perlu memilih vendor yang terpercaya atau penyedia pusat data dan memastikan service level agreement (SLA) disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Service Level Agreement harus mencantumkan jumlah downtime yang dapat diterima, keandalan, redundansi, dan pemulihan bencana yang harus Anda harapkan dari solusi penyimpanan bersama. Anda juga perlu mempertimbangkan metode dan teknologi keamanan data penyedia Anda. Ini akan memberi Anda ketenangan pikiran mempertimbangkan ketersediaan data Anda bahkan jika terjadi bencana.

Anda harus meminta administrator TI Anda untuk ikut berbicara tentang ini karena keandalan berarti perbedaan antara harus menunggu jam atau hari untuk pemulihan jika terjadi kegagalan mengerikan. Bahkan jika Anda tidak pikir Anda akan perlu mengakses solusi penyimpanan data Anda per jam, harian, mingguan, atau bulanan, Anda perlu memastikan itu ada saat Anda membutuhkannya.

Konsep ketersediaan dan redundansi sama pentingnya. Anda tidak boleh memikirkan penyimpanan sebagai server biasa. Dalam hampir semua kasus, solusi penyimpanan data dibangun dan dikelola melalui server enterprise semuanya dengan komponen fisik yang sama. Bisnis kecil harus melihat penyedia penyimpanan menengah hingga tinggi untuk mendukung server rendah mereka. Terlepas dari ukuran perusahaan Anda atau ukuran server tempat penyimpanan data Anda tinggal, semua prinsip keandalan berlaku. Anda akan harus menimbang risiko keandalan dan keamanan dan menentukan pilihan terbaik untuk bisnis Anda.

Misalnya, apakah Anda berencana untuk menggunakan penyimpanan ini untuk data lama yang mungkin Anda akses sekali per sekaligus atau sekali setahun? Dalam hal ini, keandalan penyimpanan tidak akan sekrusial data yang karyawan Anda butuhkan untuk diakses setiap hari dan setiap jam.

Kesimpulan: Menemukan Penyedia Penyimpanan Data yang Aman

Secara ringkasan, kebutuhan Anda akan penyimpanan data profesional akan tumbuh bersama bisnis Anda. Begitu juga kebutuhan Anda akan strategi keamanan yang komprehensif dan terkini.

Untuk mengatasi tantangan ini, Anda perlu melakukan penilaian awal kebutuhan penyimpanan data saat ini dan di masa depan Anda, meneliti vendor penyimpanan, dan opsi keamanan. Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang fungsi dan kebutuhan platform penyimpanan Anda, Anda harus mempertimbangkan bagaimana Anda dapat mengamankannya dengan cukup.

Membangun arsitektur keamanan yang memenuhi semua kebutuhan Anda untuk fleksibilitas dan skalabilitas mungkin ternyata menjadi tugas yang rumit. Komputasi cloud memang menawarkan fleksibilitas, tetapi Anda masih perlu strategi keamanan dan manajemen data yang kuat untuk memelihara tingkat keamanan tertinggi untuk data Anda. Inilah mengapa memilih opsi penyimpanan yang aman adalah bagian penting dari strategi transformasi digital perusahaan.

Dengan solusi yang tepat, Anda dapat mengoptimalkan semua proses krusial Anda. Dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam artikel ini, Anda meningkatkan peluang Anda untuk membuat keputusan yang hebat.