Mengelola Risiko Belanja Modal RTLS

Di awal tahun 2020, semuanya berubah. Tidak ada yang bisa memprediksi kemerosotan ekonomi seperti yang ditimbulkan seperti pandemi Coronavirus. Para pemimpin bisnis sekarang menghadapi tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi dan dihadapkan pada tugas-tugas untuk mempertahankan arus kas, sambil mengurangi risiko dan memaksimalkan efisiensi operasional.

Pandemi telah menyebabkan masalah yang akan terus berlanjut melewati pandemi itu sendiri. Kita semua pernah mendengar cerita atau bahkan mungkin mengalami kasus di mana krisis ekonomi ini berdampak signifikan bahkan pada bisnis terbaik sekalipun.

Bagi perusahaan-perusahaan yang masih dalam bisnis, keputusan sulit terbentang di depan. Bahkan dalam “normal baru” ini, arus kas masih menjadi raja, dan ketika uang tunai berhenti masuk, pengawasan seputar arus kas telah diperluas.

Salah satu cara perusahaan untuk mengurangi arus kas keluar adalah dengan menunda pengeluaran modal (capex). Banyak pemimpin operasional dan keuangan berjuang untuk mencari tahu proyek mana yang layak untuk diinvestasikan dan mana yang perlu dipotong. Ini adalah keputusan sulit yang harus dibuat selama masa ekonomi sulit.

Mark D. Mishler mencoba memecahkan masalah ini dalam artikelnya “Manajemen Risiko Belanja Modal selama Pandemi Coronavirus”, di mana ia memberikan model risiko 5 langkah untuk membantu pengambilan keputusan belanja modal.

Pada saat seperti ini, semua belanja modal, termasuk investasi layanan lokasi waktu nyata (RTLS), harus diperiksa untuk menentukan apakah investasi tersebut bermanfaat. Menggunakan kerangka kerja yang ditetapkan oleh Mishler dapat membantu menentukan apakah waktu sistem lokasi Real-time (sistem RTLS) tepat untuk Anda.

Langkah 1:Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah yang paling penting dapat menjadi bagian yang sulit dari proses. Masalah yang paling berdampak pada operasi bisnis (termasuk modal kerja) perlu diidentifikasi dan diprioritaskan. Isu-isu ini dapat berasal dari berbagai faktor - internal, eksternal, berwujud, dan tidak berwujud. Hal-hal seperti arus kas, rantai pasokan dan manufaktur, perubahan peraturan, moral karyawan, dan kemampuan untuk mendapatkan pembiayaan semuanya harus dipertimbangkan.

Sebagai contoh, katakanlah Anda adalah perusahaan manufaktur atau distribusi kaca yang mengirimkan produknya di rak dengan harga antara $500 - $2.000. Karena perlambatan akibat pandemi, pelanggan Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk mengembalikan rak (baik karena mereka menggunakannya lebih lama karena produk tidak bergerak, atau pelanggan mengurangi biaya mereka sendiri dengan menggunakan rak Anda sendiri). Masalahnya adalah Anda kehabisan rak atau kehilangan rak, dan Anda perlu tahu apakah akan berinvestasi di lebih banyak rak untuk mengirimkan produk Anda. Kami akan mengikuti contoh ini di seluruh bagian blog lainnya.

Langkah 2:Lakukan Identifikasi Risiko dan Analisis Skenario

Perusahaan menghadapi risiko baru dari pandemi yang belum pernah dihadapi. Langkah dalam proses ini benar-benar turun untuk mempertimbangkan apa yang mungkin salah dan dampak yang akan mengikuti. Dengan melakukan analisis ini, Anda dapat mengidentifikasi risiko dan mengambil langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi risiko tersebut. Banyak perusahaan melakukan perencanaan risiko sekitar setahun sekali, tetapi pada saat volatilitas dan ketidakpastian tinggi, manajemen risiko menjadi lebih kritis dan harus dilakukan lebih sering. Kemampuan untuk mengambil tindakan pencegahan atau korektif tergantung pada identifikasi dan analisis potensi risiko. Khususnya selama krisis, terutama jika pengurangan staf telah dilakukan, Anda mungkin merasa begitu sibuk memadamkan api operasional sehingga mudah untuk menunda manajemen risiko. Jangan tertipu oleh kekeliruan ini karena memahami dan mengelola risiko sangat penting untuk mencegah bahaya.

Setelah risiko diidentifikasi, ada berbagai cara untuk menangani risiko. Analisis skenario mengidentifikasi peristiwa yang bisa terjadi dan apa hasilnya. Terkait dengan risiko belanja modal, analisis skenario akan melibatkan dampak terhadap arus kas keluar atau operasi jika pembelian tidak dilakukan.

Hati-hati terhadap bias

Saat Anda mengevaluasi risiko, pastikan untuk bertanya pada diri sendiri bias apa yang mungkin mengaburkan identifikasi Anda. Ide-ide yang terbentuk sebelumnya menciptakan bias kognitif. Apakah Anda hanya menggunakan informasi yang mendukung posisi Anda sebelumnya (bias konfirmasi)? Jika Anda tidak memahami kerumitan keputusan, Anda mungkin memiliki bias kesederhanaan, atau jika Anda terlalu mengandalkan jaringan internal, Anda mungkin memiliki bias grup. Apakah Anda terlalu percaya diri pada informasi yang belum diverifikasi (bias terlalu percaya diri)? Bias penahan terlalu bergantung pada hanya sebagian dari bukti, dan bias ketersediaan hanya bergantung pada informasi yang mudah tersedia. Ini hanyalah beberapa cara orang cenderung membuat kesalahan saat mengevaluasi risiko.

Contoh

Mari kembali ke contoh perusahaan kaca. Anda masih kesulitan memulihkan rak pengiriman mereka. Kerugian tahunan rak ini biasanya antara 10-20%. Jika kita berasumsi bahwa produsen besar menggunakan 8.000 rak untuk pengiriman, nilai rata-rata $1.000 per rak, dan tingkat kerugian tahunan minimum 10%, itu akan membebani perusahaan kaca ini $800.000 untuk penggantian setiap tahun . Selain itu, risiko tidak memiliki persediaan rak pengiriman yang cukup untuk menutupi pengiriman dapat berarti bahwa perusahaan kehilangan peluang pendapatan. Tetapi memiliki terlalu banyak persediaan rak pengiriman mengikat arus kas dan menciptakan biaya tambahan pergudangan dan memelihara lebih banyak rak daripada yang dibutuhkan. Teruskan membaca - kita akan melihat bagaimana mengevaluasi solusi RTLS dapat membantu mengurangi beberapa risiko ini.

Langkah 3:Analisis Risiko yang Diidentifikasi

Ada dua cara dasar untuk menganalisis risiko setelah Anda mengidentifikasinya — secara kuantitatif dan kualitatif.

Metode pertama, pendekatan kuantitatif, lebih jarang digunakan karena mengidentifikasi jumlah dolar yang sebenarnya bisa jadi sulit. Sebagian besar perusahaan menggunakan pendekatan kualitatif yang menetapkan skor risiko berdasarkan metodologi penilaian yang telah dikembangkan perusahaan, seperti peta panas yang ditunjukkan di bawah ini. Contoh ditampilkan di sini (sumber:Mark Mishler).

Menggunakan contoh perusahaan kaca kami, jika Anda yakin bahwa itu mungkin bahwa Anda akan menghadapi kerugian tahunan sebesar $800.000 dan kerugian tersebut merupakan risiko kecil tingkat keparahan, hasilnya adalah keputusan yang berisiko sedang . Jika risiko tidak memiliki rak pengiriman yang cukup mungkin terjadi tetapi tingkat keparahannya besar (karena dampak kehilangan pendapatan), tingkat risikonya tinggi.

Setelah risiko diidentifikasi dan kemudian dianalisis, perusahaan siap untuk melanjutkan ke langkah keempat dari proses tersebut.

Langkah 4:Kembangkan Solusi Alternatif Mitigasi Risiko

Mitigasi risiko adalah strategi yang digunakan untuk mengurangi efek dari risiko yang dihadapi oleh bisnis atau mengurangi kemungkinan masalah yang terjadi di tempat pertama. Ada beberapa jenis contoh yang berbeda. Pertama, perusahaan mungkin melihat masalah mereka, dan menyadari bahwa tidak ada yang bisa dilakukan sebagai solusi; mereka menerima risiko dan tidak melakukan upaya khusus apa pun untuk mengendalikannya. Mereka menjalankan bisnis seperti biasa.

Strategi mitigasi risiko kedua adalah penghindaran risiko. Dalam strategi ini, bisnis menyesuaikan persyaratan program atau kendala untuk menghilangkan risiko sama sekali. Perubahan dalam pendanaan, jadwal, atau persyaratan teknis biasanya berasal dari penggunaan jenis strategi mitigasi risiko ini. Beberapa contoh strategi ini di tempat kerja adalah menghilangkan investasi modal dan menurunkan biaya operasional.

Strategi mitigasi risiko lain yang dapat digunakan oleh bisnis adalah pengendalian risiko. Dengan menggunakan strategi ini, bisnis mengimplementasikan tindakan untuk meminimalkan dampak atau kemungkinan risiko. Contoh dari jenis strategi ini termasuk meningkatkan efisiensi proses, meningkatkan keandalan, dan meningkatkan kualitas data.

Mungkin tergoda bagi banyak bisnis untuk melihat pemotongan belanja modal, terutama pada saat krisis keuangan, tetapi para pemimpin bisnis harus tetap strategis ketika membuat keputusan ini. Apa biaya peluang seputar pengurangan proyek modal atau strategi pertumbuhan? Sebaliknya, di mana dewan dan pemimpin lebih toleran terhadap risiko, belanja belanja modal strategis dapat memposisikan perusahaan untuk bangkit dari krisis ekonomi dan keluar dari krisis di depan para pesaing mereka.

Mari kita lihat kembali contoh perusahaan kaca kita. Anda tidak merasa nyaman menerima kenyataan bahwa tidak ada yang bisa dilakukan tentang kerugian, jadi Anda perlu mengambil tindakan untuk meminimalkan risikonya. Solusi alternatif dievaluasi seperti solusi RFID dan RTLS. Pengembalian investasi sistem manajemen aset seperti AirFinder dievaluasi karena memungkinkan pelacakan aset dalam dan luar ruangan yang mulus, yang merupakan kombinasi yang tidak biasa. Selain itu, platform AirFinder menyediakan analisis dan laporan untuk memberikan proyeksi inventaris, perputaran inventaris, dan pembaruan lokasi real-time tentang apakah rak pengiriman kaca berada di tempat yang seharusnya untuk mencegah kerugian dan mengurangi biaya penyimpanan inventaris, memberikan nilai yang dapat dibuktikan dan mengurangi risiko bagi perusahaan.

Langkah 5:Pilih dan Terapkan Solusi Terbaik

Langkah ini secara alami mengikuti langkah keempat dari proses. Setelah memutuskan alternatif mana yang terbaik, keputusan harus dibuat tentang bagaimana mengimplementasikan solusi itu. Banyak perusahaan tidak menyadari biaya yang terkait dengan penerapan dan penskalaan sistem pelacakan aset. Proses evaluasi harus mempertimbangkan biaya penerapan dan pemeliharaan solusi RTLS yang dipilih. Meskipun biasanya ada pembelian capex pada awalnya, biaya RTLS mencakup biaya operasional setiap tahun (seperti penggantian baterai, biaya berlangganan, dan pemeliharaan sistem).

Pentingnya Kepemimpinan

Kualitas kepemimpinan yang kuat lebih penting daripada sebelumnya di saat krisis. Kualitas ini dapat ditunjukkan di seluruh proses manajemen risiko dan pengambilan keputusan. Baik dalam mengevaluasi solusi pelacakan aset atau memberikan kepemimpinan operasional lainnya, seorang pemimpin yang efektif membayangkan dan menyadari dampak ketidakpastian terhadap karyawan dan pihak eksternal. Seorang pemimpin memahami bahwa informasi yang sempurna tidak selalu tersedia (terutama selama krisis) dan mampu mengevaluasi alternatif dan mengambil keputusan. Akhirnya, seorang pemimpin yang kuat tahu bagaimana fokus pada isu-isu paling kritis yang dihadapi. Pemangku kepentingan perusahaan Anda mencari tim kepemimpinan Anda untuk mempertahankan tingkat arus kas, likuiditas, dan solvabilitas tertentu, sambil menyelesaikan kebutuhan dan efisiensi operasional. Isu-isu ini menjadi lebih penting dalam krisis ekonomi. Seorang pemimpin yang hebat memprioritaskan apa yang benar-benar penting bagi perusahaan dan dapat melaluinya dengan lebih kuat.

Catatan Akhir

Apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengevaluasi risiko dan manfaat penerapan atau tidak penerapan solusi RTLS? Baik Anda memerlukan pelacakan aset dalam ruangan, pelacakan aset luar ruangan (pelacakan aset GPS), atau keduanya, Link Labs dapat membantu Anda mengikuti langkah-langkah berikut:mengidentifikasi masalah, melakukan identifikasi risiko dan analisis skenario, menganalisis risiko Anda, mengembangkan alternatif mitigasi risiko, dan memilih dan menerapkan perangkat lunak pelacakan aset terbaik. Hubungi kami sekarang untuk sumber daya tambahan.