Membuat budaya kerja untuk menyiapkan implementasi CMMS Anda agar sukses

Jadi Anda telah melakukan riset, membeli CMMS, menonton semua video pelatihan, dan Anda siap untuk mulai melacak, mengatur, dan menjadwalkan operasi pemeliharaan menggunakan perangkat lunak baru Anda. Sekarang sampai pada bagian yang mudah, bukan?

Tidak persis.

Ini adalah fakta yang tidak ingin ditangani oleh siapa pun:implementasi CMMS bisa sangat, sangat, salah. Entah itu pelatihan yang dijalankan dengan buruk, kesalahan konfigurasi sistem, atau penolakan tim untuk mengadopsi teknologi, sepertinya ada sejumlah alasan bagi organisasi untuk gagal mengimplementasikan CMMS dengan sukses.

Namun, pada intinya, kegagalan adopsi CMMS bermuara pada satu hal:masalah budaya . Artinya, jika organisasi Anda tidak memupuk budaya kerja yang akan mengadopsi penerapan CMMS, Anda akan kesulitan untuk menjalankannya dengan sukses (bahkan jika Anda memiliki niat terbaik). Untungnya, menurut John Cray dari Life Cycle Engineering dan podcast Asset Reliability @ Work, ada sejumlah langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan organisasi Anda memiliki budaya yang tepat untuk mendukung penerapan CMMS.

Buat prinsip panduan untuk mendukung penerapan CMMS Anda

Cray berpendapat bahwa setiap organisasi harus menetapkan prinsip panduan untuk meletakkan dasar di mana CMMS akan berkembang. Meskipun setiap perusahaan berbeda dan mungkin menetapkan serangkaian prinsip yang berbeda, kami telah merangkum contoh Cray untuk Anda di sini:

1. Tidak ada perintah kerja, tidak ada pekerjaan. Semua pekerjaan yang selesai harus dicatat dalam perintah kerja dan ditangkap di CMMS Anda. Jika ada pekerjaan darurat yang dilakukan, teknisi harus menanggapi keadaan darurat dan kemudian mendokumentasikannya dalam perintah kerja setelah fakta. Ini akan menghilangkan ambiguitas seputar apakah suatu pekerjaan memerlukan perintah kerja dan membuat orang terbiasa melacak semua pekerjaan.
2. Semua suku cadang harus dilacak dengan nomor item toko. Semua bahan (tersedia atau tidak) harus diidentifikasi dengan informasi yang sesuai untuk dipesan ulang. Ini akan memungkinkan organisasi Anda terbiasa melacak semua inventaris dan dengan mudah memesan ulang suku cadang yang diperlukan.
3. Praktikkan aturan 400%. Apa artinya? Sederhananya, 100% tenaga kerja internal, 100% bahan Anda, dan 100% biaya kontraktor Anda harus didokumentasikan pada perintah kerja 100% setiap saat. Tujuannya adalah untuk menciptakan standar aspirasional yang sekali lagi akan menghilangkan ambiguitas tentang apa yang harus dicatat dalam CMMS Anda.
4. Semua kegagalan peralatan harus menerima analisis akar penyebab. Ketika terjadi kegagalan peralatan, Anda harus bertanya “apa yang gagal, dan mengapa itu gagal?”. Akar masalah Anda mungkin mengharuskan Anda untuk melibatkan seorang insinyur atau seluruh tim untuk ditangani. Ini akan membantu Anda melihat jenis akar masalah yang muncul untuk tim pemeliharaan Anda, dan mulai membentuk prinsip panduan lebih lanjut tentang bagaimana Anda akan mengatasi setiap jenis masalah.

Apa yang terjadi setelah pedoman ini dibuat?

Setelah Anda memiliki budaya yang mendukung prinsip panduan ini, Cray berpendapat bahwa ada beberapa langkah lagi yang harus diselesaikan.

1. Tetapkan proses resmi dan aturan bisnis. Ini harus ditetapkan dan ditinjau oleh kelompok kecil lintas fungsi untuk menciptakan standar yang dapat dicapai oleh organisasi. Ini akan mendorong pengembangan materi pelatihan.
2. Buat rencana komunikasi yang baik. Bagian pertama dari ini adalah mempersiapkan staf manajemen Anda untuk implementasi. Apakah mereka tahu mengapa mereka menerapkan CMMS? Apa manfaat perangkat lunak manajemen pemeliharaan? Apa yang berubah dan tidak berubah dengan adopsi perangkat lunak ini? Manajemen harus dapat menjawab pertanyaan secara efektif, “Apa untungnya bagi saya?” dan “Bagaimana ini akan mempengaruhi saya?” untuk setiap karyawan. Pelatihan yang dilakukan harus dapat mengatasi informasi ini untuk semua orang yang terlibat.
3. Kenali dan hargai perilaku baru yang dihasilkan dari penerapan CMMS baru. Perubahan membutuhkan waktu dan upaya bersama di semua lini, jadi pastikan Anda menghargai perilaku yang ingin terus Anda lihat dari mereka yang menggunakan CMMS. Penguatan positif sangat membantu.

Anda telah berhasil mengimplementasikan CMMS… sekarang bagaimana?

Setelah semua orang bergabung dan mengikuti prinsip panduan yang telah diterapkan untuk keberhasilan penerapan, saatnya untuk fokus pada metrik, kata Cray. Dia merekomendasikan untuk menyiapkan dasbor indikator leading dan lagging yang akan mempengaruhi dan mengarahkan budaya Anda dengan cara yang benar.

Baca selengkapnya tentang membuat budaya terbuka untuk penerapan CMMS:

Untuk informasi lebih mendalam tentang topik ini, Anda dapat membaca artikel John Cray di IndustryWeek atau mendengarkan podcast Asset Reliability @ Work selengkapnya. Atau lihat blog kami tentang kiat pengelolaan perubahan yang butuhkan  untuk diketahui sebelum memperbarui teknologi di fasilitas Anda.