3 langkah menuju implementasi CMMS yang sukses

Seperti yang baru-baru ini kami jelajahi di blog Fiix, implementasi CMMS terkadang bisa keluar jalur, bahkan dengan niat terbaik. Menurut John Cray dari Life Cycle Engineering (menulis untuk IndustryWeek), kegagalan implementasi sering kali disebabkan oleh masalah budaya. Untungnya, ada sejumlah prinsip panduan yang dapat diterapkan manajemen untuk memastikan budaya kerja mendukung penerapan CMMS. Namun selain menciptakan budaya yang menerima teknologi baru, apa yang dapat Anda lakukan untuk menyiapkan implementasi CMMS agar berhasil?

Kami berbicara dengan salah satu ahli implementasi CMMS kami, Leah Perez, yang memberi tahu kami tentang titik-titik buta yang dapat menghalangi keberhasilan implementasi CMMS. Dia juga memberi tahu kami bagaimana tim implementasi di Fiix bekerja untuk memastikan mereka menangani setiap potensi masalah.

Daftar periksa penerapan CMMS ini akan membantu Anda mulai menjalankan CMMS Anda

Menurut Perez, implementasi CMMS dapat gagal karena tiga alasan utama:

1) Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas selama implementasi

Ini bisa menjadi masalah selama implementasi awal CMMS dan dalam jangka panjang. Selama hari-hari awal, masalah akan muncul jika tidak jelas siapa yang bertanggung jawab untuk melacak kiriman seperti pengumpulan data dan pembersihan untuk memastikan penyiapan yang benar. Lebih jauh lagi, mungkin ada ketidakjelasan tentang siapa di tim pemeliharaan yang bertanggung jawab atas pembaruan berkelanjutan di berbagai modul CMMS, seperti menambahkan perintah kerja, menambahkan suku cadang untuk melacak inventaris, membuat laporan, dan banyak lagi.

2) Tujuan proyek yang belum ditentukan

Mungkin semua pemangku kepentingan yang diperlukan sadar bahwa mereka perlu menggunakan CMMS baru. Tapi apakah mereka tahu mengapa ? Jika tidak ada yang mengetahui tujuan yang ingin dicapai organisasi dengan memperkenalkan CMMS, akan sangat sulit untuk memastikan bahwa adopsi berhasil dilakukan.

Siapkan tim Anda untuk kesuksesan CMMS dengan template penetapan tujuan ini

3) Sedikit atau tidak ada pengenalan CMMS baru sebelum implementasi

Keberhasilan peluncuran proyek atau sistem baru bergantung pada keterlibatan setiap pemangku kepentingan yang akan terpengaruh oleh proses baru. Seringkali, pihak-pihak yang akan terlibat dalam pengelolaan CMMS sehari-hari tidak diberitahu tentang rencana proyek sampai implementasi telah dimulai. Hal ini dapat membingungkan dan membuat frustasi bagi orang-orang yang perlu mengetahui dengan baik dan percaya diri dengan perangkat lunak baru agar semuanya berjalan dengan lancar.

3 langkah menuju keberhasilan penerapan CMMS

Perez juga membagikan kepada kami langkah-langkah yang diambil timnya di Fiix untuk menyiapkan tim pemeliharaan agar sukses selama tahap implementasi dan seterusnya.

1) Memetakan pemangku kepentingan utama, dan keterlibatan mereka, jauh sebelumnya

Selama fase penemuan proyek, Perez membantu tim pemeliharaan mengetahui siapa pemangku kepentingan bisnis nantinya. Dia juga memandu tim dalam menentukan dengan tepat apa keterlibatan masing-masing pemangku kepentingan terkait dengan manajemen CMMS sehari-hari. Hal ini memastikan bahwa semua peran dan tanggung jawab diperhitungkan dan didefinisikan dengan baik, tanpa meninggalkan ruang untuk ambiguitas.

2) Kembangkan rencana proyek untuk menyelaraskan tujuan CMMS Anda

Selama penemuan proyek dan selama implementasi, Perez dan timnya akan mengembangkan rencana proyek yang mendefinisikan tujuan CMMS dan memfasilitasi pengumpulan dan pengukuran titik data spesifik yang diuraikan dalam tujuan. Dia juga akan berbagi praktik terbaik di antara pelanggan Fiix lainnya seputar penyiapan dan penggunaan CMMS, serta tujuan umum industri untuk membantu bisnis menguraikan seperti apa kesuksesan CMMS bagi mereka.

3) Jadwalkan panggilan kickoff dan check-in dengan pakar CMMS Anda

Perez dan timnya akan sering menjadwalkan panggilan awal selama fase penemuan proyek dengan melibatkan semua pemangku kepentingan, sehingga setiap orang yang terlibat memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik. Setelah implementasi dimulai, timnya akan memastikan panggilan masuk diatur sehingga umpan balik dan pertanyaan lebih lanjut dapat ditangani dan membentuk rencana proyek lebih lanjut, jika diperlukan. Panggilan ini memastikan bahwa setiap orang memiliki semua informasi yang mereka butuhkan, bahkan sebelum implementasi dimulai.

Di luar implementasi:Bagaimana tim pemeliharaan dapat mengatasi masalah di kemudian hari?

Ketika masalah muncul setelah fase implementasi, penting untuk mengidentifikasi di mana letak masalahnya. Apakah karena tim pemeliharaan tidak memiliki tenaga yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang mereka tetapkan selama implementasi? Apakah ada pengguna yang masih resisten menggunakan CMMS? Jika demikian, mengapa? Apakah ada kendala di luar CMMS yang perlu diatasi agar semuanya kembali ke jalurnya?

Untuk Perez dan timnya, mereka terus mendukung tim pemeliharaan melalui masalah berikut ini:

• Layanan profesional : Fiix menawarkan program Audit Pasca-Implementasi yang menawarkan keahlian dan panduan jauh melampaui fase implementasi. Hal ini memungkinkan masalah potensial untuk diidentifikasi dan dihilangkan sebelum mereka punya waktu untuk menjadi masalah nyata. Audit dapat mengidentifikasi peluang pertumbuhan yang mungkin belum diidentifikasi selama implementasi awal.

• Dukungan pelanggan yang berdedikasi dan berorientasi pada nilai :Fiix menawarkan Pusat Bantuan tempat pelanggan dapat menelusuri artikel dan video pelatihan untuk mempelajari cara menyiapkan dan menggunakan CMMS mereka. Ada juga dukungan khusus yang tersedia untuk masalah teknis apa pun yang dihadapi.

• Pengelolaan akun khusus pelanggan : Di Fiix, setiap pelanggan ditunjuk sebagai Customer Success Manager khusus sebagai kontak pertama untuk semua pertanyaan terkait akun. Hal ini memastikan bahwa tidak ada masalah yang terlewatkan dan hubungan terjalin di mana manajer sukses pelanggan memahami kebutuhan unik pelanggan tersebut dan tim mereka.

Seperti halnya perubahan organisasi yang memengaruhi proses dan operasi sehari-hari, menerapkan CMMS dengan benar membutuhkan banyak perencanaan, perhatian, dan tindak lanjut. Penting untuk memilih penyedia CMMS yang akan membekali Anda dengan dukungan yang Anda butuhkan untuk membantu Anda melalui implementasi dan seterusnya.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang implementasi CMMS? Unduh panduan penerapan gratis kami.