7 fitur CMMS yang menyelesaikan 90% masalah perawatan Anda
Pikirkan tantangan yang dihadapi tim pemeliharaan Anda setiap hari—kerusakan, backlog, suku cadang yang hilang, pembengkakan biaya—dan masih banyak lagi. Untungnya, perangkat lunak CMMS menawarkan bantuan dalam menghilangkan sakit kepala ini. Bagian terbaiknya adalah, Anda tidak perlu mempelajari cara menggunakan lusinan alat hanya untuk melakukannya. Itu karena tujuh fitur CMMS saja dapat menyelesaikan 90% masalah pemeliharaan dengan menargetkannya pada akarnya.
Tujuh fitur CMMS dan masalah yang mereka bantu hilangkan
Pembuat perintah kerja
Apa itu?
Perangkat lunak CMMS memungkinkan Anda membuat, menetapkan, menyelesaikan, dan mendokumentasikan perintah kerja digital dan permintaan kerja dengan beberapa alat:
- Portal permintaan pekerjaan :Memungkinkan staf di luar pemeliharaan untuk membuat dan melacak permintaan pekerjaan pemeliharaan menggunakan formulir permintaan yang disesuaikan
- Hierarki aset :Telusuri aset atau grup aset dan kaitkan perintah kerja dengannya
- Petunjuk dan dokumen :Tambahkan daftar tugas, manual, foto, dan lainnya ke perintah kerja
- Suku cadang dan peralatan keselamatan :Daftar semua suku cadang dan peralatan keselamatan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan
- Kode kegagalan :Menguraikan masalah, penyebab, dan tindakan untuk kegagalan aset
- Informasi logistik :Tetapkan tenggat waktu, pilih tingkat prioritas, dan tetapkan teknisi
- Catatan :Sertakan detail tambahan, seperti suara yang dibuat mesin sebelum mogok
- Pelacakan :Melihat status pekerjaan, memantau biaya, dan menyimpan perintah kerja yang ditutup
Buat perintah kerja dalam waktu singkat dengan template perintah kerja gratis ini
Masalah yang dipecahkan
Pembuat perintah kerja digital membantu Anda meruntuhkan tiga hambatan besar bagi tim pemeliharaan Anda:
Waktu Henti :Alat ini membuat proses perintah kerja lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan pena dan kertas atau Excel. Semakin cepat perintah kerja dibuat, ditetapkan, dan diselesaikan, semakin sedikit waktu yang digunakan untuk menghentikan aset. Mesin dapat bekerja dalam waktu yang lebih singkat dan tetap sehat lebih lama.
Inefisiensi :Fitur ini memungkinkan staf untuk mendokumentasikan, mengirim, dan melihat permintaan secara instan tanpa menuliskannya dua kali atau menyaring file kertas. Teknisi dapat mengakses sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, benar, dan aman tanpa membuang waktu untuk mencari apa yang mereka butuhkan.
Kurangnya informasi :Pembuat perintah kerja memastikan setiap detail untuk tugas tersedia dengan beberapa klik. Ini mengarah pada hasil standar, pemecahan masalah yang lebih mudah, dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas sehingga Anda dapat memaksimalkan kesehatan aset bila memungkinkan.
Perencana pemeliharaan terjadwal
Apa itu?
Alat CMMS ini menghilangkan tantangan pemeliharaan penjadwalan, berkat fitur seperti:
- Pemicu PM :Memicu pekerjaan untuk tugas terjadwal berdasarkan waktu, penggunaan, kondisi, atau acara
- Kalender :Lihat jadwal semua orang dan tetapkan tugas tergantung pada beban kerja
- Peramal pemeliharaan :Mencocokkan tugas yang akan datang dengan pembelian inventaris dan jadwal kerja
- Daftar periksa pemeriksaan :Lampirkan daftar tugas inspeksi, termasuk pedoman lulus atau gagal
- Metrik pemeliharaan terjadwal :Lihat metrik seperti kepatuhan pemeliharaan terencana
- Semua elemen pembuat perintah kerja :Tambahkan semua informasi yang tersedia untuk perintah kerja ke tugas pemeliharaan terjadwal
Buat jadwal pemeliharaan tanpa menghabiskan waktu berjam-jam di meja Anda dengan template ini
Masalah yang dipecahkan
Perencana pemeliharaan terjadwal melindungi organisasi Anda dari tiga masalah besar:
Mengandalkan pemeliharaan reaktif :Keuntungan terbesar dari fitur ini adalah dapat membantu Anda membuat program pemeliharaan preventif dan mengurangi jumlah kebakaran yang dipadamkan tim Anda setiap hari, meningkatkan segalanya mulai dari keselamatan hingga produksi.
Melakukan terlalu banyak pemeliharaan preventif :Ya, ada yang namanya terlalu banyak perawatan preventif. Perencana pemeliharaan terjadwal membantu Anda menemukan frekuensi terbaik untuk tugas sehingga peralatan dan staf tidak pernah terlalu banyak bekerja.
Berlebihan :Alat perencana memberi Anda pandangan ke setiap bagian yang diperlukan untuk pemeliharaan terjadwal sehingga Anda tidak pernah memesan terlalu banyak suku cadang, menjadwalkan terlalu banyak orang, membayar lebih pada pengiriman terburu-buru, atau melupakan kinerja departemen Anda. Setiap dolar dioptimalkan.
Pikirkan tantangan yang dihadapi tim pemeliharaan Anda setiap hari—kerusakan, backlog, suku cadang yang hilang, pembengkakan biaya—dan masih banyak lagi. Untungnya, perangkat lunak CMMS menawarkan bantuan dalam menghilangkan sakit kepala ini.
Profil aset
Apa itu?
Profil aset digital membantu Anda mengetahui aset Anda di dalam dan di luar sehingga Anda dapat menghindari masalah terbesar Anda:
- Hirarki dan lokasi aset :Mengatur aset dan tahu persis di mana semuanya berada
- Riwayat perbaikan :Melihat masalah aset masa lalu, cara penanganannya, dan oleh siapa
- Kategori aset :Mengelompokkan aset dalam kategori dan mengaitkannya dengan tindakan dan laporan
- Dokumen dan catatan :Lampirkan daftar bahan, manual, diagram, catatan keselamatan, dan lainnya ke aset
- Pelacakan keuangan :Lihat berapa banyak yang telah dihabiskan untuk tenaga kerja dan suku cadang untuk setiap aset
- Status daring/luring :Menyetel status aset dan melacak ketersediaan, MTTR, dan MTBF
- Informasi vendor :Menambahkan garansi dan informasi kontak vendor ke aset
Atur aset Anda di satu tempat dengan template hierarki aset ini
Masalah yang dipecahkan
Profil aset digital memberi tim Anda semua informasi yang mereka butuhkan untuk mengatasi beberapa kendala umum.
Menuntut audit :Audit biasanya memerlukan informasi yang sangat spesifik tentang aset dan riwayat pemeliharaannya. Profil aset digital memberi Anda kemampuan untuk mencari aset, menemukan informasi tersebut, dan mempersiapkan audit dalam waktu singkat.
Membuat anggaran yang akurat :Profil aset digital berisi semua detail untuk menghitung berapa banyak biaya perawatan untuk setiap peralatan dan membuat pilihan yang tepat tentang perkiraan pengeluaran modal, keputusan perbaikan atau penggantian, dan banyak lagi.
PM tidak efisien :Sulit untuk melihat nilai pemeliharaan preventif jika tidak efisien. Alat ini membantu teknisi menghindari keharusan mengumpulkan semua informasi tentang tugas sebelum mereka mulai, sehingga memudahkan mereka menyelesaikan pemeliharaan terjadwal dengan cepat dan aman.
Dasbor pemeliharaan
Apa itu?
Dasbor CMMS pusat memberi Anda tampilan 360 derajat dari operasi pemeliharaan Anda dengan beberapa alat sederhana:
- KPI dan metrik :Lihat metrik penting di satu tempat dan urutkan berdasarkan fasilitas
- Status perintah kerja dan backlog s:Melihat status pekerjaan saat ini, yang akan datang, dan yang terlambat
- Tampilan yang disesuaikan :Letakkan informasi yang paling Anda butuhkan di bagian atas dasbor
- Sinkronisasi data waktu nyata :Dapatkan tampilan terkini pada operasi pemeliharaan Anda
- Berbagi :Buat dan bagikan templat dasbor di seluruh tim agar berada di halaman yang sama
Profil aset digital berisi semua detail untuk menghitung berapa biaya perawatan untuk setiap peralatan dan membuat pilihan yang tepat tentang perkiraan pengeluaran modal, keputusan perbaikan atau penggantian, dan banyak lagi.
Masalah yang dipecahkan
Melakukan perawatan akan membantu Anda mengatasi beberapa lubang besar yang bisa membuat tim Anda terjebak:
Tunggakan yang luar biasa :Maintenance backlog akan selalu ada, tetapi dapat dengan cepat lepas kendali jika tidak dipantau dengan cermat. Dasbor CMMS memungkinkan Anda melihat tugas apa yang terlambat dalam hitungan detik sehingga Anda dapat membuat rencana serangan dan menjaga jaminan simpanan tetap dapat dikelola.
Miskomunikasi :Sulit untuk membuat keputusan, mendelegasikan pekerjaan, dan menyesuaikan jadwal pemeliharaan saat Anda tidak memiliki akses ke informasi terkini. Dasbor tidak hanya memberi Anda wawasan langsung tentang operasi pemeliharaan Anda, dasbor bersama memastikan seluruh tim Anda melihat metrik penting yang sama, sehingga Anda dan tim Anda tidak akan pernah keluar dari lingkaran lagi.
Kesehatan aset buruk :Memiliki metrik utama di depan dan di tengah memudahkan untuk menganalisis kinerja tim Anda, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan membuat perubahan yang meningkatkan kesehatan aset berdasarkan apa yang terbaik untuk setiap mesin.
Kontrol inventaris
Apa itu?
Fitur CMMS ini memungkinkan tim pemeliharaan untuk mengelola segala sesuatu yang berkaitan dengan inventaris:
- Pemantauan suku cadang :Ketahui apa yang Anda miliki, di mana letaknya, dan berapa harganya
- Peringatan stok rendah :Tetapkan jumlah minimum dan pemesanan ulang otomatis untuk suku cadang penting
- Pelacakan masuk pertama, keluar pertama :Penggunaan dan anggaran suku cadang berdasarkan tanggal pembelian
- Organisasi multi-situs :Lihat dan bagikan semua suku cadang di berbagai fasilitas
- Bagian terkait pekerjaan :Tambahkan suku cadang yang direkomendasikan ke perintah kerja dan PM
- Pembelian :Membuat, mengirim, dan merekam pesanan pembelian digital dan RFQ
Stop dan kurangi stok gudang Anda dengan template pelacakan inventaris ini
Masalah yang dipecahkan
Manajemen inventaris yang solid dapat mengatasi beberapa masalah besar bagi tim pemeliharaan Anda:
Pemeliharaan terputus :Tim pemeliharaan bukan satu-satunya yang mengandalkan nomor inventaris yang akurat. CMMS memungkinkan untuk menyinkronkan data ini dengan perangkat lunak keuangan, seperti ERP, sehingga biaya pemeliharaan selalu tercermin dalam keuangan perusahaan.
Biaya tinggi :Suku cadang bisa mahal, terutama jika inefisiensi menghambat proses pembelian. Alat ini menghilangkan inefisiensi ini dan memotong biaya dengan memperkirakan kebutuhan inventaris dan menetapkan pengiriman tepat waktu.
Sulit ditemukan atau tidak ada inventaris :Inventaris yang tidak dapat diakses adalah penyebab besar downtime, itulah sebabnya fitur manajemen inventaris sangat penting. Ini memberi Anda lokasi yang tepat dari setiap bagian sehingga Anda selalu dapat menemukan apa yang Anda cari.
Aplikasi seluler
Apa itu?
Seperti apa saja hari ini, ada aplikasi untuk manajemen pemeliharaan. Aplikasi CMMS seluler menawarkan banyak alat yang berguna:
- Kode QR dan kode batang :Pindai kode untuk menampilkan informasi aset secara instan
- Pemberitahuan push :Diberitahu tentang perintah kerja baru saat Anda diberi tugas
- Profil aset dan perintah kerja :Mengakses semua detail aset atau perintah kerja dari aplikasi
- Akses luring :Masuk informasi ke CMMS tanpa koneksi internet
- Foto :Ambil foto di perangkat seluler Anda dan lampirkan ke perintah kerja
- Suara-ke-teks :Menambahkan catatan ke perintah kerja saat Anda bekerja
Masalah yang dipecahkan
Aplikasi CMMS seluler memungkinkan Anda melakukan pemeliharaan di mana pun dan kapan pun Anda membutuhkannya, yang mengakhiri masalah yang mengganggu:
Informasi yang hilang, tidak lengkap, dan tidak akurat :Setiap menit antara pembacaan atau pengamatan meter dan waktu yang didokumentasikan meningkatkan kemungkinan kesalahan. Pemeliharaan seluler mengurangi risiko ini dengan membuat input data menjadi mudah dan instan.
Waktu tanggap darurat yang lambat :Setiap menit dihitung ketika peralatan penting rusak. Aplikasi CMMS seluler secara signifikan mempersingkat jendela dari kegagalan menjadi respons, mengurangi waktu henti dan meningkatkan produksi.
Kondisi kerja yang sulit :Pemeliharaan jarang dilakukan—aset seringkali berjauhan atau sulit diakses. Aplikasi seluler memungkinkan Anda mengakses informasi dan pekerjaan dokumen tanpa harus bolak-balik dari kantor atau khawatir merusak dokumen kertas.
Fitur CMMS hanyalah alat dan harus digunakan dengan benar agar berfungsi secara efektif. Saat Anda siap untuk mulai menggunakan CMMS, pastikan untuk berinvestasi dalam program pelatihan dan implementasi yang tepat untuk menyiapkan tim Anda agar sukses.
Pelaporan sekali klik
Apa itu?
Ada beberapa komponen utama pelaporan sekali klik yang memudahkan pelacakan, analisis, dan pengoptimalan pemeliharaan:
- Laporan bawaan dan khusus :Pilih dari template pelaporan yang dibuat sebelumnya atau buat sendiri
- Laporan dasbor :Dapatkan metrik pemeliharaan waktu nyata yang dikirim ke dasbor CMMS Anda
- Penjadwal laporan :Siapkan laporan reguler untuk dijalankan secara otomatis dan dikirim melalui email langsung ke siapa saja yang perlu melihatnya
- Pelaporan keuangan dan audit :Membuat laporan untuk pengeluaran pemeliharaan atau kepatuhan audit
Masalah yang dipecahkan
Data tidak berbohong, yang menjadikan pelaporan sekali klik sebagai alat yang baik untuk mengurangi beberapa rintangan utama:
Temukan ROI pemeliharaan :Pemeliharaan memberikan nilai, tetapi sulit dibuktikan tanpa nomor untuk mendukungnya. Pelaporan yang lebih mudah membantu Anda menghubungkan pemeliharaan yang lebih baik dengan produksi yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah, sehingga tim Anda bisa mendapatkan pujian yang layak.
Hemat waktu :Membuat laporan dengan tangan atau Excel bisa jadi membosankan dan memakan waktu. Laporan otomatis yang dibuat sebelumnya menghilangkan masalah ini dan menghemat waktu semua orang, mulai dari eksekutif hingga teknisi.
Identifikasi masalah dan solusi :Jawaban untuk masalah besar dapat disembunyikan di antara segunung angka. CMMS mempermudah penyortiran angka-angka ini, menunjukkan dengan tepat dari mana masalah berasal, dan mengembangkan strategi untuk memperbaikinya.
Alat yang lebih baik adalah langkah pertama untuk perawatan yang lebih baik
Anda menghadapi banyak rintangan yang membuat daftar tugas besar Anda tampak lebih panjang. Ada tujuh fitur CMMS yang dapat membantu Anda melewati 90% dari tantangan ini, tetapi ada satu unsur penting yang belum kami sebutkan—manusia. Fitur CMMS hanyalah alat dan harus digunakan dengan benar agar berfungsi secara efektif. Saat Anda siap untuk mulai menggunakan CMMS, pastikan untuk berinvestasi dalam program pelatihan dan implementasi yang tepat untuk menyiapkan tim Anda agar sukses.
