Toko Pemeliharaan:Apa itu dan bagaimana mengaturnya

Melakukan perawatan dan perbaikan tidak selalu bisa dilakukan langsung di lokasi aset yang bermasalah. Dalam kasus tersebut, bengkel pemeliharaan adalah area pusat di mana kegiatan pemeliharaan tersebut dikelola dan dilakukan, menampung semua sumber daya yang dibutuhkan.

Setiap industri memiliki persyaratan perawatannya sendiri. Sebagian besar dari kita akrab dengan pemeliharaan fasilitas, karena gedung perkantoran, perguruan tinggi, panti jompo, dan klub olahraga semuanya memerlukan servis dan perbaikan rutin.

Toko perawatan dan personel mendukung semua layanan dan produk yang kami konsumsi setiap hari. Penerbangan, manufaktur, alat berat, peralatan IT, furnitur, perumahan, dan jalan; jika Anda dapat menyebutkan produk atau layanan, orang dan tempat akan diperlukan untuk mendukung ketersediaan dan penggunaan produktif mereka yang berkelanjutan.

Pemeliharaan tata letak dan jenis toko 

Istilah bengkel atau bengkel pemeliharaan bersifat umum, dengan desain bengkel, tata letak, dan konten yang berbeda karena industri tertentu yang terkait dengannya dan lokasi geografis atau peraturannya.

Desain bengkel pemeliharaan. Sumber: Industri Pemeliharaan Teknik Inc.

Toko pemeliharaan mencakup ruang kerja dengan tempat kerja atau bangku, akses kendaraan dan persyaratan parkir, sistem dan perangkat lunak TI, penyimpanan inventaris, toko alat, area penerimaan dan pengiriman, kamar bersih, area pembuangan, dan ruangan atau kantor yang mendukung karyawan.

Pembeda utama untuk lokasi dan tata letak fasilitas adalah apakah bengkel pemeliharaan:

1. digunakan untuk melayani kebutuhan pemeliharaan internal bisnis
2. disiapkan sebagai organisasi pemeliharaan mandiri yang menyediakan dukungan untuk berbagai bisnis yang beragam 

Yang pertama lebih cenderung memiliki toko di lokasi mereka, dengan perkakas dan peralatan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis mereka. Yang terakhir akan ditempatkan di area tangkapan untuk banyak klien, dengan sumber daya dan ditata untuk menyediakan rangkaian kegiatan pemeliharaan yang lebih luas.

Organisasi toko pemeliharaan

Tidak ada solusi satu ukuran untuk semua untuk mendirikan bengkel pemeliharaan. Itu tergantung pada begitu banyak faktor unik. Namun demikian, kami dapat menjelaskan beberapa langkah umum yang dapat Anda ikuti.

Langkah #1:Mengklarifikasi tujuan bengkel pemeliharaan

Setiap orang harus memahami apa tujuan dari bengkel pemeliharaan. Ya, itu ada untuk memastikan kinerja dan keandalan aset yang optimal. Namun, pemeliharaan tidak berdiri sendiri – kinerja aset, keandalan, dan pengeluaran pemeliharaan adalah bagian dari strategi bisnis yang lebih besar.

Strategi dan kinerja pemeliharaan yang buruk dapat merusak nilai aset. Kejelasan tentang kebutuhan dan harapan pemeliharaan diperlukan untuk memastikan semua pemangku kepentingan bekerja menuju tujuan yang sama.

Langkah #2:Perencanaan dan konsultasi

Langkah ini merupakan tahapan terpenting dalam mengembangkan bengkel perawatan. Memahami beragam kebutuhan sangat penting untuk menerapkan solusi yang sesuai untuk semua peserta. Ajukan dan jawab pertanyaan berikut:

• Apakah pemeliharaan akan dilakukan 24/7, atau hanya selama jam kerja?
• Apa yang akan dipertahankan, dan sampai tingkat apa?
• Apakah pertumbuhan bisnis dipertimbangkan dalam desain toko?
• Persyaratan peraturan apa yang harus dipenuhi oleh fasilitas tersebut?
• Berapa banyak orang yang akan bekerja di bengkel pemeliharaan?

Mendirikan toko perawatan dan melengkapinya dengan benar bukanlah pekerjaan kecil. Para insinyur dan teknisi pemeliharaan akan memiliki pendapat yang harus Anda pertimbangkan; namun, begitu juga pekerja produksi, klien, karyawan kantor, dewan lokal, dan tetangga.

Gagal mengidentifikasi kemungkinan kendala operasional dalam tahap perencanaan akan membutuhkan perbaikan yang mahal setelah dibangun.

Langkah #3:Mengembangkan tata letak bengkel dan alur kerja yang efisien

Terlepas dari industri Anda, pertimbangkan tata letak yang optimal untuk alur kerja di toko Anda.

Perencanaan dan tata letak ruang pemeliharaan dan perbaikan. Sumber: Researchgate.net

Misalnya, saat mendesain dapur untuk rumah kita, kita meminimalkan segitiga antara bangku, lemari es, dan wastafel untuk memaksimalkan efisiensi.

Lokakarya tidak berbeda. Jika toko Anda menerima barang untuk diperbaiki, pikirkan cara kerja sistem Anda:

• Jika barang tiba di bengkel untuk diperbaiki, barang tersebut harus diterima secara resmi untuk tujuan pelacakan. Bagaimana dan di mana itu dilakukan, dan oleh siapa?
• Apakah perlu ke tempat cuci tangan untuk dibersihkan? Apakah ditempatkan di gudang karantina untuk peralatan yang tidak dapat diperbaiki sampai teknisi tersedia?
• Apakah perbaikan akan melibatkan pergerakan melalui stasiun kerja berurutan, atau akan tetap dengan satu meja kerja atau departemen?
• Apakah diperlukan penanganan material? Apakah lorong atau pintu besar dibutuhkan untuk peralatan seperti itu?
• Selama perbaikan, terutama yang berlangsung beberapa hari, di mana sub-komponen yang dilepas akan disimpan dengan aman?
• Bagaimana alat akan dikelola dan dikalibrasi untuk memastikan ketersediaan jika diperlukan?
• Bagaimana Anda akan mengelola suku cadang? Apakah diperlukan area yang aman untuk inventaris? Di mana Anda akan menemukannya?
• Bagaimana Anda akan mengelola peralatan yang menunggu suku cadang tiba? Di mana akan ditempatkan?

Jawaban yang Anda hasilkan dari sesi brainstorming semacam itu akan mulai memperkuat tata letak, ukuran, dan bentuk toko mesin Anda.

Bahkan jika Anda membuat bengkel pemeliharaan sebagai lokasi pusat tempat teknisi seluler pergi dan kembali (jika pemeliharaan tidak dilakukan di tempat), daftar pertanyaan akan berbeda – tetapi sama pentingnya.

Telusuri beberapa skenario dengan tim pemeliharaan Anda, dan Anda akan terkejut dengan berbagai faktor yang harus Anda pertimbangkan yang akan memengaruhi desain dan tata letak.

Last but not least, pertimbangkan bagaimana perangkat lunak pemeliharaan seluler dapat mendukung dan merampingkan alur kerja Anda. Dari alat pelacak, peralatan, dan suku cadang untuk menyimpan SOP, daftar periksa, pedoman keselamatan, denah lantai toko, dan dokumen berguna lainnya.

Langkah #4:Memecahkan masalah lingkungan dan memenuhi peraturan

Masalah regulasi bersifat empiris. Anda harus mengikuti mereka, namun bagaimana Anda memenuhi persyaratan hukum perlu dipikirkan.

Akses darurat dan jalan keluar penting, seperti juga tingkat cahaya minimum, ventilasi yang memadai, akses penyandang cacat, dan persyaratan ruang minimum untuk jumlah penghuni bengkel.

Selain itu, ada banyak masalah lingkungan eksternal dan internal yang perlu dipertimbangkan. Kebisingan, asap, gangguan penglihatan, pembuangan cairan limbah, serta penyimpanan limbah dan barang dapat berdampak pada bangunan, pengunjung, dan karyawan di sekitarnya.

Langkah #5:Mengontrol inventaris

Apakah Anda akan menyimpan suku cadang atau berencana memesannya sesuai kebutuhan, kontrol suku cadang dan sistem penyimpanan akan diperlukan. Anda perlu memikirkan proses berikut:

• menerima komponen ke dalam organisasi
• mengontrol dan memisahkan suku cadang yang dapat diservis dan tidak dapat diservis
• menyimpan pekerjaan dalam proses
• melacak dan menentukan harga suku cadang yang dipesan untuk suatu pekerjaan
• mengirimkan barang yang bisa diservis
• … 

Tugas-tugas ini akan membutuhkan ruangan, lemari, perangkat lunak manajemen suku cadang, dan personel untuk memastikan kontrol yang memadai.

Berada di sisi kanan kontrol inventaris. Sumber: Teknik Pabrik

Langkah #6:Kontrol perkakas

Alat adalah komponen yang mahal dan sangat penting dalam bengkel pemeliharaan, baik untuk penggunaan umum maupun peralatan khusus. Pengadaan harus membeli alat dalam jumlah yang memadai agar sesuai dengan beban kerja yang direncanakan, dan alat tersebut harus dilacak, disimpan dengan aman, dipelihara, dikalibrasi, dan tersedia bagi teknisi bila diperlukan.

Anda dapat menggunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) sebagai solusi manajemen inventaris aset Anda. Sistem kode batangnya, di samping prosedur yang terdefinisi dengan baik untuk mengambil/mengembalikan alat ke penyimpanan, akan memastikan semua alat diperhitungkan. Perencana pemeliharaan akan selamanya bersyukur memiliki akses ke data ini.

Langkah #7:Mengelola informasi pemeliharaan

Keputusan manajemen pemeliharaan yang penting harus didasarkan pada data, bukan perasaan, pendapat, dan tebakan. Informasi pemeliharaan, baik dalam bentuk kertas atau digital, harus: 

• Saat ini
• Versi dikontrol
• Berlaku untuk komponen yang dipelihara
• Dengan kualitas dan kuantitas yang memadai
• Dapat diakses dengan mudah oleh staf pemeliharaan

Kebutuhan ini akan mendorong kebutuhan TI/perangkat keras Anda, kebutuhan meja dan tempat kerja, serta langganan perangkat lunak (jika Anda menggunakan perangkat lunak pemeliharaan jenis apa pun, yang merupakan keharusan bagi toko pemeliharaan berukuran sedang atau besar).

Menjaga agar bengkel pemeliharaan Anda tetap teratur

Ada tiga level yang perlu dipertimbangkan agar bengkel pemeliharaan Anda tetap beroperasi secara efisien dan memenuhi ekspektasi bisnis:strategis, taktis, dan operasional.

Tingkat strategis

Mengembangkan dan mempublikasikan kebijakan pemeliharaan. Ini mewakili pernyataan formal yang menguraikan harapan manajemen senior terhadap bengkel pemeliharaan. Ini memberi tahu tim pemeliharaan bagaimana mereka mendukung hasil bisnis dan menetapkan batasan yang jelas yang harus diikuti oleh departemen pemeliharaan.

Menulis dokumen seperti itu tidak sulit, tetapi ada proses yang pasti untuk diikuti dalam mengembangkan kebijakan pemeliharaan untuk memastikan bahwa itu menambah nilai bagi organisasi.

Tingkat taktis

Mengembangkan dan mempublikasikan prosedur operasi standar (SOP). SOP mengalir dari kebijakan pemeliharaan dan menyediakan metode standar yang harus diikuti untuk semua tugas yang dianggap penting bagi kesuksesan bisnis.

Mari kita ilustrasikan dengan sebuah contoh.

Saat melakukan pekerjaan panas atau pengelasan di bengkel, ada langkah-langkah tertentu yang harus diselesaikan untuk memastikan Anda memenuhi persyaratan peraturan, kesehatan, dan keselamatan. Langkah-langkah seperti:

• Pemasangan layar las
• Menonaktifkan sensor api yang dilokalkan
• Penyiapan dan penggunaan ekstraksi asap yang benar 
• Penyediaan dan penempatan alat pemadam kebakaran dengan rating yang tepat
• Penggunaan alat pelindung diri yang sesuai

Dalam hal ini, Anda akan mengembangkan SOP untuk mencakup semua poin utama yang Anda perlukan untuk dipatuhi oleh teknisi sebelum, selama, dan setelah menjalankan tugas yang dijelaskan.

Memiliki SOP hanyalah langkah pertama. Pastikan bahwa setiap orang mengetahui aturan yang harus mereka ikuti dengan memasukkannya ke dalam pelatihan pemeliharaan dan proses orientasi Anda.

Tingkat operasional

Menerapkan sistem manajemen pemeliharaan yang komprehensif. Manajemen pemeliharaan adalah proses yang rumit, mencakup serangkaian informasi aset yang luas yang memerlukan penangkapan, pemantauan, analisis, dan kontrol.

Sudah waktunya untuk meninggalkan kertas, papan tulis, spreadsheet, dan lemari arsip di masa lalu – di tempatnya.

Memanfaatkan kekuatan database besar, broadband cepat, sensor mini, kecerdasan buatan, dan pembelajaran mesin, sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) hadir untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan departemen Anda lebih efisien.

Pada dasarnya, CMMS dirancang untuk melacak waktu, siklus, atau tugas berbasis kalender yang membutuhkan penyelesaian untuk memastikan pengoperasian dan keandalan aset yang berkelanjutan. Namun, mereka memiliki banyak kemampuan paralel. Mereka dapat memperkirakan dan menjadwalkan pekerjaan, memprediksi kemungkinan kegagalan, menangkap cacat yang ditemukan selama kegiatan operasi dan pemeliharaan, dan mengusulkan tindakan untuk memperpanjang waktu kerja peralatan.

Mengingat pengetahuan tentang rencana pemeliharaan masa depan, CMMS dapat menjadwalkan ketersediaan teknisi. Itu juga dapat memantau dan merencanakan inventaris suku cadang, melacak lokasi cadangan, apakah dalam stok, tidak dapat diservis, keluar untuk diperbaiki, atau di luar perbaikan ekonomi. Kalibrasi dan lokasi perkakas juga dapat dilacak, informasi pemeliharaan dipelihara, dan halaman manual servis yang sesuai atau referensi yang diberikan bersama Perintah Kerja dan PM.

CMMS modern akan mengurangi waktu henti peralatan, meningkatkan efisiensi tenaga kerja, mengurangi biaya manajemen inventaris, melacak pengeluaran, meningkatkan masa manfaat aset, dan membantu Anda tetap mengendalikan total biaya pemeliharaan.

CMMS Limble secara otomatis melacak biaya pemeliharaan dan KPI lainnya

Bisakah Anda benar-benar meminta lebih banyak?

Rencanakan ke depan

Menyiapkan atau mengatur bengkel pemeliharaan memerlukan pertimbangan berbagai masalah dan konsultasi dengan semua pemangku kepentingan. Kegagalan untuk mengidentifikasi dan memenuhi persyaratan bengkel secara memadai akan jauh lebih sulit (dan mungkin jauh lebih mahal) untuk diselesaikan setelahnya.

Setelah dioperasikan, kontrol dan manajemen bengkel yang berkelanjutan merupakan inti dari penyediaan layanan pemeliharaan yang profesional, kompetitif, dan efektif. Luangkan waktu Anda untuk merencanakan semuanya, mengembangkan prosedur pemeliharaan, dan mengimplementasikan perangkat lunak untuk merampingkan pekerjaan pemeliharaan.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang perangkat lunak CMMS dan bagaimana perangkat lunak itu dapat membantu mengatur bengkel pemeliharaan Anda, bicarakan dengan tim kami atau jadwalkan demo gratis Limble CMMS.