Peran Direktur Pemeliharaan: Tanggung Jawab dan Dampak

Seringkali, langkah pertama dalam pemeliharaan aset adalah mengetahui bagian-bagian apa saja dan bagaimana mereka harus bekerja sama. Dan itu sama dengan departemen pemeliharaan: semakin Anda tahu bagaimana dan di mana posisi-posisi tersebut cocok, semakin mudah untuk menjaga semuanya berjalan lancar.  

Jadi, apa saja peran dan tanggung jawab direktur pemeliharaan, dan bagaimana mereka bekerja sama dengan bagian lain departemen untuk menjaga semuanya tetap beroperasi? 

Apa itu direktur pemeliharaan? 

Direktur pemeliharaan memegang posisi tertinggi dalam departemen pemeliharaan. Bergantung pada struktur organisasi untuk bagian lain perusahaan, mereka mungkin melaporkan kepada pemilik, presiden, atau salah satu VP. 

Itulah siapa yang di atas mereka. Di bawahnya adalah manajer pemeliharaan, supervisor pemeliharaan, dan kemudian teknisi pemeliharaan. Di sini juga, tergantung pada ukuran dan struktur perusahaan, mungkin ada satu atau beberapa manajer pemeliharaan di bawah mereka. Jika Anda memiliki beberapa lokasi, seringkali lebih masuk akal untuk memiliki beberapa manajer. 

Apa yang dilakukan direktur pemeliharaan? 

Untuk menjawab pertanyaan itu, membantu untuk meninjau perbedaan antara strategi dan taktik. Cara mudah untuk memikirkan perbedaannya adalah mengingat pepatah “Pikirkan secara strategis, bertindak secara taktis.” Pada dasarnya, strategi Anda adalah tujuan besar Anda, sementara taktik adalah langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih spesifik yang Anda butuhkan untuk sampai di sana. 

Anda ingin hidup lebih lama. Strategi Anda adalah menjadi lebih bugar. Taktik Anda adalah pergi ke gym dan menghindari makanan lemak. 

Jadi, apa artinya berpikir secara strategis bagi departemen pemeliharaan? Direktur pemeliharaan menetapkan tujuan keseluruhan, menetapkan kebijakan dan prosedur, dan mengimplementasikan program untuk membantu departemen memenuhi persyaratan OSHA. Mereka bertanggung jawab atas pemikiran gambaran besar untuk departemen, tetapi mereka juga harus memperhatikan detail, termasuk bagaimana pekerjaan ditetapkan dan dilacak. Sebagai bagian dari peninjauan pelacakan, mereka juga menetapkan indikator kinerja kunci untuk semua orang lain di departemen, menciptakan standar yang digunakan departemen untuk mengevaluasi seberapa baik orang melakukan pekerjaan mereka. 

Itu semua terlalu umum, jadi nilainya untuk melihat tanggung jawab spesifik dengan lebih dekat. 

Apa saja tanggung jawab direktur pemeliharaan? 

Seorang direktur pemeliharaan melakukan banyak hal, termasuk: 

• Mengestimasi anggaran pemeliharaan tahunan 
• Meninjau tawaran dari vendor 
• Mengawasi proyek modal 
• Merencanakan penggunaan sumber daya 
• Membantu mengembangkan program pemeliharaan 
• Mengontrol tingkat staf departemen 

Mereka juga melaporkan kepada pimpinan organisasi, yang kadang-kadang membutuhkan bantuan untuk melihat departemen pemeliharaan sebagai kritis bagi kesuksesan keseluruhan organisasi. Secara tradisional, pimpinan telah melihat pemeliharaan sebagai pusat biaya, yang dapat menjadi cara lain untuk mengatakan “keahlangan yang diperlukan.” Tanggung jawab direktur pemeliharaan adalah bertindak sebagai pengadvokat bagi departemen mereka, memastikan profesional pemeliharaan mendapatkan penghargaan, pengakuan, dan sumber daya yang mereka layakkan.   

Apa jenis-jenis direktur pemeliharaan yang berbeda? 

Karena berbagai industri membutuhkan berbagai jenis pemeliharaan, tidak semua direktur pemeliharaan memerankan peran yang sama. Faktanya, peran dan tanggung jawab dapat bervariasi begitu banyak sehingga ada variasi pada judul untuk masing-masing, termasuk: 

• Direktur pemeliharaan fasilitas 
• Direktur pemeliharaan pabrik 
• Direktur pemeliharaan gedung 
• Direktur pemeliharaan kerja publik kota

Terlepas dari judul yang berbeda, selalu ada banyak tumpang tindih. Misalnya, bekerja dengan anggaran, menetapkan kebijakan dan prosedur, mengembangkan dan mengimplementasikan program baru, dan melacak serta melaporkan KPI kritis. 

Di banyak organisasi kecil, tidak ada direktur pemeliharaan sama sekali, dan tidak ada judul khusus untuk itu. Karena kebutuhan pemeliharaan lebih kecil, manajer mencakup segalanya, termasuk melaporkan kepada orang di atas mereka. 

Bagaimana CMMS memudahkan hidup direktur pemeliharaan? 

Ingat, seorang direktur pemeliharaan melakukan banyak hal, jadi apa pun yang menyederhanakan alur kerja dan mengelola data membantu. 

Dan itu berarti bahwa solusi CMMS modern, yang menyederhanakan alur kerja dengan memudahkan untuk menangkap, berbagi, dan mengakses data, dapat membantu banyak. 

Ketika Anda mencoba mengelola segalanya dengan kertas dan spreadsheet, ada terlalu banyak peluang untuk hal-hal salah. Dan bahkan ketika semuanya berjalan dengan benar, seluruh prosesnya sangat lambat. Dengan kertas, Anda menyalin semuanya dengan tangan, yang berarti Anda dapat memiliki work order yang pendek atau yang setidaknya memiliki beberapa kesalahan. Mengeluarkan work order kertas ke teknisi memakan banyak waktu, karena mereka harus kembali ke kantor untuk mendapatkannya atau Anda harus berjalan di sekitar fasilitas untuk mencari mereka. Setiap kali ada perubahan, tugas baru kini mendapatkan prioritas atas work order yang lebih lama, proses dimulai dari awal lagi. 

Dengan spreadsheet, Anda hanya menukar satu masalah dengan yang lain. Sekarang, alih-alih kesulitan mengeluarkan data, sulit untuk menjaga data tetap terbaru. Anda dapat mengirim work order melalui email ke seorang teknisi, tetapi secepat mereka memperbarui salinan mereka, itu tidak sinkron dengan aslinya. Segera, Anda memiliki banyak salinan data yang berbeda. 

Perangkat lunak CMMS modern membantu Anda memecahkan semua masalah ini dengan database terpusat di mana semua data Anda tinggal. Setelah Anda memiliki satu sumber kebenaran, Anda dapat percaya bahwa semua orang bekerja dengan data yang sama, menuju tujuan yang sama. 

Di atas itu, ada banyak fitur yang membantu direktur pemeliharaan mencapai tujuan mereka. Berikut adalah bagian dari daftar dari bagian peran dan tanggung jawab: 

• Membantu mengembangkan program pemeliharaan 
• Meninjau tawaran dari vendor 
• Mengestimasi anggaran pemeliharaan tahunan 

Dan berikut adalah fitur-fitur yang membantu direktur pemeliharaan secara langsung. 

Pemeliharaan mencegah 

Bagi banyak organisasi, tujuannya adalah melompat dari pemeliharaan on-demand ke pemeliharaan mencegah, di mana departemen dapat merencanakan segalanya di awal, memastikan mereka menyelesaikan inspeksi dan tugas kritis sebelum kegagalan. Ini jauh lebih cepat, lebih murah, dan secara keseluruhan lebih mudah untuk menangani masalah kecil sejak awal, sebelum mereka kesempatan berkembang menjadi masalah besar. 

Perangkat lunak CMMS modern dapat membuat seluruh proses penyiapan, pelaksanaan, dan pelacakan PM lebih mudah. Direktur pemeliharaan dapat bekerja dengan manajer untuk memastikan pekerjaan yang tepat dilakukan pada waktu yang tepat. Dari sana, mereka dapat melacak berapa banyak PM yang diselesaikan tim setiap bulan, yang membantu mereka mengalokasikan sumber daya. 

Kontrol inventaris 

Setelah Anda menetapkan level par Anda dalam perangkat lunak, Anda akan menerima peringatan segera setelah Anda terlalu rendah. Bagaimana perangkat lunak tahu kapan harus memperingatkan Anda? Itu karena tidak hanya memiliki level par, tetapi juga memiliki hitungan real-time dari semua inventaris kritis Anda. Ketika Anda mengaitkan bagian dan bahan dengan work order, perangkat lunak secara otomatis menyesuaikan hitungan inventaris saat teknisi menyelesaikan. 

Ini sangat membantu teknisi dan manajer pemeliharaan karena membantu mereka memastikan mereka memiliki inventaris MRO yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya. 

Namun ini juga sangat membantu bagi direktur pemeliharaan, yang perlu meninjau tawaran dari vendor. Sebaliknya mencari penawaran terbaik berdasarkan pembelian volume, mereka dapat membeli berdasarkan wawasan tentang apa dan seberapa sering departemen pemeliharaan membutuhkan. 

Laporan otomatis 

Dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan memerlukan pemahaman yang solid tentang apa yang telah terjadi di masa lalu. Itu sebabnya sejarah adalah pelajaran di sekolah. 

Bagi direktur pemeliharaan, membuat rencana yang baik dimulai dengan memiliki data yang tepat. Platform CMMS memudahkan untuk menangkap dan menyimpan data. Namun mereka juga membantu mengolah angka-angka tersebut menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. 

Menggunakan fitur laporan otomatis, direktur pemeliharaan dapat melihat aset mana yang paling banyak membiayai mereka untuk dirawat agar tetap beroperasi, yang kritis untuk keputusan perbaikan atau penggantian. Mereka juga dapat melihat metrik pemeliharaan dan KPI pada jadwal PM mereka, yang memungkinkan mereka menyesuaikan apa yang dilakukan tim dan seberapa sering mereka melakukannya. 

Langkah berikutnya 

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik untuk Anda, dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala hal terkait pemeliharaan hingga membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung. 

Ringkasan 

Direktur pemeliharaan adalah posisi pemeliharaan tertinggi dalam organisasi, melaporkan langsung kepada pemilik, presiden, atau salah satu VP. Di bawahnya adalah manajer pemeliharaan, supervisor, dan teknisi. Pekerjaan mereka adalah berpikir secara strategis dan melihat gambaran besar. Pada saat yang sama, mereka mengawasi penyiapan banyak prosedur dan kebijakan spesifik di departemen. Itu dapat mencakup implementasi strategi pemeliharaan baru untuk memastikan departemen mematuhi peraturan OSHA. Judul spesifik dapat berubah tergantung pada industri karena peran dan tanggung jawab dapat berbeda, tetapi ada juga banyak tumpang tindih. Jika organisasi cukup kecil, mereka mungkin tidak memiliki direktur sama sekali; manajer pemeliharaan menangani segalanya. Terlepas dari siapa yang bertanggung jawab, perangkat lunak CMMS modern membuat mereka lebih efisien. Misalnya, direktur pemeliharaan dapat menggunakan platform pemeliharaan untuk menyiapkan jadwal pemeliharaan mencegah, melacak dan mengontrol inventaris, dan menghasilkan laporan untuk wawasan kritis tentang operasi mereka. Direktur pemeliharaan adalah pemikir “gambaran besar” departemen, dan CMMS yang tepat menangkap, menyimpan, dan mengolah data untuk melukis gambaran yang akurat.