Hilangkan Biaya Sistem Lama dan Tingkatkan Pendapatan Anda

Biaya tersembunyi dari sistem lama yang mendorong pengumpulan data secara manual dan bagaimana produsen dapat memperoleh kembali jam kerja yang hilang tersebut.

Oleh  Michael Masser, Manajer Produk Grup, Rockwell Automation

Di masa ketika transformasi digital menjanjikan efisiensi dan daya saing yang lebih besar dibandingkan sebelumnya, kita bisa berharap bahwa realitas lama yaitu pengumpulan data secara manual akan menjadi masa lalu. Namun dalam survei terbaru yang dilakukan oleh Dewan Kepemimpinan Manufaktur, 70% produsen melaporkan bahwa mereka masih mengumpulkan data secara manual. Praktik metode kuno yang meluas ini bukanlah sebuah inefisiensi kecil — hal ini menciptakan hambatan produktivitas yang sangat besar dan menguras sumber daya ketika produsen tidak dapat menyisihkan metode tersebut untuk menghadapi ketidakstabilan ekonomi.

Label harganya memecahkan rekor. Perusahaan menghabiskan rata-rata $30 juta untuk memelihara setiap sistem lama, dengan total pengeluaran tahunan sebesar $1,14 triliun untuk memelihara aset TI yang ada. Bagi produsen yang sudah berjuang melawan gangguan pasokan, kekurangan tenaga kerja, dan kompresi margin, sistem lama ini mewakili kerentanan paling signifikan yang tidak mampu mereka tanggung.

Biaya Sebenarnya dari Berdiri Diam

Jutaan dana yang dihabiskan setiap tahunnya untuk memelihara satu sistem warisan hanyalah puncak gunung es. Selain biaya pemeliharaan itu sendiri – perangkat keras, perangkat lunak, dan dukungan teknis khusus – perusahaan harus menghadapi sejumlah besar biaya tersembunyi yang terakumulasi secara eksponensial dari waktu ke waktu. Menurut penelitian dari RecordPoint, sistem lama menghabiskan hingga 80% anggaran TI global setiap tahunnya, sehingga hanya menyisakan sedikit pengeluaran untuk inovasi dan upaya strategis.

Dampaknya terhadap angkatan kerja juga sama membingungkannya. 60% perusahaan yang telah menerapkan Common Business-Oriented Language (COBOL) melaporkan bahwa akuisisi bakat pengembang terampil adalah masalah terbesar mereka, dengan rata-rata programmer COBOL sekarang berusia 55 tahun dan 10% tenaga kerja pensiun setiap tahunnya. Berkurangnya sumber daya manusia yang berbakat meningkatkan biaya tenaga kerja dan menciptakan kesenjangan pengetahuan institusional yang membahayakan kelangsungan bisnis.

Kekurangan entri data manual bukan hanya masalah waktu yang diperlukan untuk memasukkan angka tetapi juga efek riak yang terjadi di seluruh operasi. Contohnya adalah pengambilan keputusan yang tertunda, masalah kualitas yang tersembunyi, dan hilangnya peluang pengoptimalan yang mungkin sudah dimanfaatkan oleh pesaing.

Foto disediakan oleh Rockwell Automation

Inefisiensi Penyiapan:Pembunuh Produktivitas Senyap

Salah satu area yang paling merusak dari pengumpulan data manual yang dipengaruhi oleh warisan adalah pengaruhnya terhadap pengaturan produksi dan prosedur pergantian. Dalam operasi manufaktur yang fleksibel saat ini yang mengutamakan kecepatan respons terhadap kebutuhan pasar, operasi manual merupakan hambatan yang menyebar ke seluruh proses.

Pertimbangkan pergantian rata-rata pada lini produksi. Dalam pengumpulan data manual, operator harus memasukkan pengaturan mesin, parameter kualitas, dan kuantitas produksi secara manual — sebuah proses yang tidak hanya meningkatkan waktu pergantian mesin tetapi juga meningkatkan potensi kesalahan manusia. Semua inefisiensi ini sangat menyusahkan dalam lingkungan produksi dengan campuran tinggi dan volume rendah di mana kebutuhan akan pergantian yang sering sangat besar.

Survei Dewan Kepemimpinan Manufaktur mengungkapkan bahwa 44% CEO sektor manufaktur mengalami setidaknya dua kali lipat peningkatan jumlah data yang mereka kumpulkan di perusahaan mereka saat ini dibandingkan dua tahun lalu. Dengan meningkatnya volume data, mekanisme pengumpulan manual menjadi tidak praktis, sehingga menimbulkan kesenjangan antara informasi yang tersedia dan wawasan yang tersedia.

Krisis Retensi Bakat

Sistem lama tidak hanya membuat frustrasi departemen TI — sistem ini juga secara aktif mendorong generasi talenta manufaktur berikutnya. Dalam industri yang sudah berjuang menghadapi tantangan ketenagakerjaan yang besar, dengan menarik dan mempertahankan tenaga kerja berkualitas sebagai perhatian tertinggi keempat (55,76%) dalam survei Dewan Kepemimpinan Manufaktur, teknologi lama menambah satu lagi hambatan dalam rekrutmen dan retensi.

Para pendatang muda di pasar kerja, yang merasa nyaman dengan perangkat lunak berbasis web yang intuitif, mengharapkan hal yang sama dari kehidupan profesional. Dihadapkan pada antarmuka, persyaratan masuk tangan, dan peretasan yang harus dilakukan selama puluhan tahun agar sistem dapat berfungsi, banyak yang memilih untuk pergi ke tempat lain dan bekerja.

Dampaknya terhadap produktivitas karyawan yang ada tidak bisa dilebih-lebihkan. Ketika karyawan veteran menghabiskan sebagian besar waktunya memasukkan data secara manual, kepuasan kerja menurun. Sekitar 30% karyawan merasa kesal ketika teknologi di tempat kerja tidak berfungsi dengan baik sehingga mereka mencari pekerjaan baru.

Mengatasi Tantangan Integrasi

Bagi sebagian besar produsen, ketakutan akan gangguan selama modernisasi sistem merupakan hambatan terbesar dalam melakukan perubahan. Ancaman penghentian produksi, kegagalan migrasi data, dan masalah integrasi dapat membuat proses pengambilan keputusan terhenti, menyebabkan perusahaan tetap berpegang pada status quo meskipun biaya meningkat. Namun, metode transformasi digital yang lebih baru telah dikembangkan untuk menanggapi permasalahan ini, sehingga menawarkan jalur menuju migrasi bertahap yang memungkinkan produsen melakukan transisi secara bertahap tanpa mengganggu operasional.

Kunci integrasi adalah memulai dengan pendekatan yang mengutamakan bisnis, bukan yang mengutamakan teknologi. Dengan bertindak cepat terhadap kasus penggunaan yang berdampak besar dan menerapkan solusi yang ditargetkan, produsen dapat dengan cepat menunjukkan nilai sekaligus membangun kepercayaan organisasi untuk inisiatif transformasi yang lebih luas.

Solusi integrasi memberikan pendekatan standar untuk menghubungkan sistem yang berbeda, memungkinkan produsen menjembatani perbedaan antara infrastruktur lama dan kemampuan baru tanpa penggantian total. Pendekatan ini telah berhasil di banyak sektor secara global, dimana perusahaan memperoleh keuntungan operasional yang signifikan sekaligus meminimalkan gangguan.

Kisah Sukses:Hasil Transformasi

Manfaat dari melampaui sistem lama dan pengumpulan data manual sangatlah nyata. Perusahaan-perusahaan di seluruh dunia telah memperoleh keuntungan besar dari investasi transformasi digital mereka. Perusahaan yang telah meningkatkan proses pengumpulan dan pengelolaan datanya berhasil melaporkan manfaat revolusioner:

• Pengambilan keputusan 30% lebih cepat dengan akses real-time ke data dan analisis
• Peningkatan produktivitas keseluruhan sebesar 25% melalui penghapusan pemrosesan dan entri data manual
• Pengurangan kesalahan perakitan sebesar 90% dengan pemeriksaan kualitas otomatis dan instruksi kerja elektronik

Hasil juga berlaku di luar kinerja operasi. Perusahaan yang berhasil memperbarui teknologinya telah meningkatkan kepuasan pekerja, meningkatkan kemampuan merekrut talenta terbaik, dan fleksibilitas yang lebih besar dalam bereaksi terhadap perubahan di pasar. Laporan Keadaan Manufaktur tahun 2025 baru-baru ini melaporkan bahwa 81% produsen mengindikasikan bahwa kesulitan yang mereka alami mempercepat transformasi digital mereka, karena perusahaan memahami bahwa berdiam diri bukanlah suatu pilihan lagi.

Jalan ke Depan

Bagi produsen yang mengandalkan sistem lama dan pengumpul data manual, pesannya jelas:biaya untuk tetap statis jauh lebih besar daripada biaya modernisasi. Semakin berkurangnya waktu setiap tahunnya semakin memperpendek peluang yang ada, sehingga upaya untuk mengejar ketertinggalan menjadi semakin sulit dan mahal.

Perubahan dimulai dengan penilaian yang tulus terhadap kemampuan saat ini dan kejelasan visi tentang keadaan masa depan. Kasus penggunaan nilai yang cepat dan terukur harus menjadi fokus bagi produsen dalam membangun perubahan digital menyeluruh.

Dengan meningkatnya tekanan ekonomi dan persaingan yang semakin ketat, produsen tidak mampu lagi membiarkan sistem lama yang menguras sumber daya memperlambat kinerja mereka. Alat, pendekatan, dan kisah sukses telah tersedia — yang dibutuhkan saat ini adalah komitmen bersama terhadap perubahan.

Kesimpulan utama dari hal ini adalah bahwa pengeluaran tahunan sebesar $30 juta dari sistem tradisional bukan hanya merupakan biaya namun juga biaya peluang yang meningkat setiap tahunnya. Bagi produsen yang ingin memanfaatkan waktu dan sumber daya yang hilang, jalan menuju transformasi digital menjadi lebih jelas atau lebih penting bagi kesuksesan jangka panjang.

Tentang Penulis:
Michael bergabung dengan Rockwell pada Juli 2023 dan merupakan Manajer Produk Grup di Rockwell Automation. Beliau memiliki pengalaman lebih dari 18 tahun mulai dari pengembangan bisnis, pengiriman, dan logistik hingga manajemen produk.