3 Faktor Esensial untuk Mengelola Karyawan Jarak Jauh Secara Efektif

Krisis COVID-19 telah memaksa banyak perusahaan untuk mengelola tenaga kerja jarak jauh. Raksasa seperti Google dan Facebook telah menentukan bahwa karyawan mereka tidak akan kembali ke kantor full-time hingga 2021. Perusahaan kecil sedang mengevaluasi pekerja penting versus yang dapat bekerja dari rumah. Lanskap tenaga kerja tak terhindarkan berubah, dan begitu juga dengan pemberi kerja dan karyawan jika mereka ingin tetap relevan.

Dalam survei terbaru oleh Gartner, terungkap bahwa 42% responden berharap antara 10% dan 20% karyawan mereka akan menjadi karyawan jarak jauh permanen. Berikut adalah tiga hal utama yang harus dipertimbangkan pemberi kerja saat memikirkan strategi kerja jarak jauh jangka panjang.

Keamanan Data. Pemberi kerja harus menentukan bagaimana memelihara perlindungan terhadap kebocoran data, pencurian kekayaan intelektual, dan pelanggaran data. Baik Anda merupakan perusahaan kecil atau besar, penting untuk meninjau dan membahas kebijakan perusahaan tentang bagaimana data akan diperlakukan saat bekerja dari rumah. Hal-hal seperti pencetakan dan penghancuran file, enkripsi dokumen, dan penggunaan perangkat lunak berbasis cloud semuanya harus dievaluasi.

Produktivitas. Karyawan jarak jauh dapat lebih produktif daripada pekerja kantor. Namun, mengukur efektivitas mereka dapat menjadi tugas yang sulit. Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah alat yang bagus untuk menentukan efektivitas peran seseorang. Mereka juga memungkinkan manajer untuk mengukur kinerja satu orang terhadap yang lain secara objektif. Menentukan KPI adalah masalah yang cukup sederhana ketika perusahaan atau departemen memiliki tujuan yang jelas.

Bekerja dari rumah juga memerlukan pemberi kerja untuk memikirkan penggunaan peralatan perusahaan. Tradisionalnya, pemberi kerja membayar komputer, telepon, headset, akses internet dan printer. Dalam pengaturan kantor, lebih mudah untuk menyelesaikan masalah IT dan memiliki peralatan alternatif yang tersedia. Apa yang terjadi ketika komputer atau peralatan lain gagal untuk mereka yang bekerja dari rumah? Apakah departemen IT akan datang ke rumah individu untuk memperbaiki masalah komputer dan printer? Apakah akan ada kompensasi untuk penggunaan internet tambahan, atau akan dianggap sebagai biaya karyawan, karena mereka tidak lagi memiliki biaya perjalanan, parkir dan bensin?

Komunitas. Masalah komunitas dan koneksi menantang yang mungkin terbesar saat bekerja dengan tim jarak jauh. Untungnya, ada banyak alat untuk tetap terlibat dan terhubung: Zoom, Skype, Google Hangouts untuk video. Slack dan Skype untuk pesan instan. Basecamp, Trello, Asana dan Process Street untuk mengelola proyek. Namun tidak ada pengganti untuk terhubung dengan tim Anda secara teratur.

Pertemuan mingguan dan huddle harian membantu memastikan semua orang berbaring dalam arah yang sama. Memiliki KPI yang jelas memungkinkan karyawan jarak jauh untuk merasa lebih puas dengan peran mereka, mengetahui mereka berkontribusi pada tujuan perusahaan.

Berikut adalah beberapa ide untuk terhubung:

• Berikan tema untuk pertemuan Zoom. Misalnya, salah satu klien memiliki Zoom tema Hawaii di mana semua orang hadir dengan kemeja bunga.
• Sertakan saluran "water cooler" di Slack, di mana orang dapat bertemu satu sama lain.
• Berikan waktu istirahat tertentu di mana orang dapat bergabung bersama untuk berbicara.

Merancang ulang tenaga kerja dengan campuran pekerja kantor dan jarak jauh perlu menjadi bagian dari rencana strategis. Sebagian besar pekerja yang tradisionalnya berbasis di kantor memilih memiliki setidaknya opsi untuk bekerja jarak jauh sebagian waktu. Sekarang adalah waktu yang baik untuk berstrategi dan menempatkan kebijakan dan prosedur untuk melindungi bisnis, sambil memberikan pekerja fleksibilitas untuk berkontribusi.

Anne Lackey adalah co-founder dari HireSmart Virtual Assistants.