Risiko Prosedur Berbasis Kertas untuk Teknisi Industri: Mengapa Digitalisasi Penting

Meskipun, seperti yang akan kita lihat nanti, tujuan paperless dalam industri masih jauh dari tercapai, dematerialisasi memang sedang berlangsung. Perusahaan semakin menyadari manfaat digitalisasi dokumen, termasuk prosedur, serta risiko yang terkait dengan pelestarian media kertas. Teknisi industri, yang memerlukan alat yang efisien dan andal untuk melakukan pekerjaan mereka, mendapat manfaat dari transisi ini yang dipaksa oleh persyaratan industri 4.0, industri digital dan terhubung.

Digitalisasi dokumen untuk memenuhi persyaratan bisnis modern

Sementara kemajuan teknologi mempengaruhi dunia industri secara dramatis dan persaingan semakin ketat, perusahaan tidak dapat menahan diri dari perkembangan ini. Persyaratan adaptasi kinerja dan kemajuan terkait, khususnya, dengan pengembangan dan manajemen dokumentasi, dan lebih khususnya prosedur.

Dalam Bab 445, ISO 14001 memerlukan pendirian sistem untuk kontrol dokumentasi. Ini akan mencakup peninjauan dan pembaruan dokumentasi, memastikan ketersediaan versi yang relevan dari dokumen, memastikan keterbacaan dan identifikasi mereka, dan mencegah penggunaan yang tidak disengaja dari dokumentasi yang usang. Ini semua titik yang memudahkan oleh alat digital.

Lingkungan kerja paperless: di mana kita berdiri hari ini?

Meskipun perusahaan menyadari keuntungan dematerialisasi prosedur dan dokumen lain, mereka masih kesulitan mencapai tujuan proses paperless hari ini. Menurut studi dari Association for Information and Image Management (AIIM) yang diterbitkan pada 2015, hanya 31% pemimpin bisnis mengakui bahwa kantor mereka masih penuh dengan dokumen kertas (sumber: infoDSI.com). Menurut AIIM, hanya 17% karyawan yang bekerja dalam lingkungan paperless.

Mengapa beralih ke paperless begitu sulit?

Lebih dari separuh pemimpin bisnis (56%) menjawab karena mereka masih membutuhkan dokumen penting dalam bentuk kertas: kontrak, pesan pembelian yang ditandatangani, dll. Lainnya menyebutkan ketundukan yang diekspresikan oleh beberapa karyawan untuk berhenti menggunakan dokumen tulisan dan beralih ke teknologi digital.

Representasi yang kurang akurat dari lingkungan kerja nyata

Tidak kekurangan risiko yang terkait dengan menyimpan dokumentasi kertas. Di antara dokumen ini, prosedur akan sangat mendapat manfaat dari didigitalisasi. Memang, untuk melatih karyawan baru atau untuk memperkenalkan teknisi ke stasiun kerja atau alat yang berbeda, jauh lebih efisien untuk menggunakan, misalnya, media video daripada dokumen kertas. Secara umum, prosedur visual (gambar, video) mempromosikan pemahaman dan eksekusi. Prosedur kertas tidak dapat menunjukkan lingkungan kerja nyata (lingkungan, gerakan…) dengan akurat seperti media lain.

Biaya dokumen kertas

Biaya mengelola, menangani, dan menyimpan dokumen kertas juga salah satu kelemahannya. Dokumentasi tradisional dapat mewakili volume besar, yang memerlukan ruang yang signifikan untuk penyimpanan dan sumber daya yang tidak kurang besar untuk pengarsipan, pengarsipan, dan penggunaan. 2 atau 3 CD cukup untuk mengandung volume informasi yang setara dengan sekitar dua puluh ribu halaman per m2. Ini menunjukkan penghematan ruang yang dapat dicapai.

Dokumen kertas juga sebuah penghambat produktivitas, karena diperkirakan seorang karyawan menghabiskan, secara rata-rata, 50% waktunya mencari informasi di antara semua dokumen, kemudian 15% membacanya. Dengan dikomputerisasi, dokumen ini menjadi lebih mudah dan cepat diakses, mengurangi waktu yang sia-sia pada penelitian mereka dan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk operasi aktual, yang sebenarnya menghasilkan.

Ketelacaran dan keamanan yang lebih rendah

Untuk teknisi industri, memiliki dokumentasi digital mengurangi risiko kehancuran atau kehilangan informasi. Kemungkinan untuk mengaksesnya dari berbagai terminal yang terhubung jaringan dan mentransportasinya menggunakan berbagai media (USB stick, hard disk eksternal, server, Cloud…) juga sangat memudahkan penggunaan harian mereka.
Selain itu, dokumen kertas memiliki deficit nyata dalam hal pelacakan dan pemantauan. Lebih rumit untuk mengetahui sejarah informasi, kemajuannya, dan perubahan yang telah dilakukan padanya daripada jika didematerialisasi dan dikonversi ke format digital. Ini juga merujuk pada risiko untuk akhirnya memiliki dokumentasi yang usang.

Tentang kami

Picomto adalah solusi perangkat lunak untuk digitalisasi semua dokumentasi operasional Anda: instruksi kerja, prosedur pemeliharaan standar, checklist…

Hubungi kami untuk tahu lebih banyak !