Memelihara Dokumentasi Kualitas Tetap Terkini: Mengapa Pembaruan Rutin Penting

Dokumentasi adalah salah satu pilar Sistem Manajemen Kualitas. Kinerja dan efisiensi sistem tersebut oleh karena itu bergantung padanya, sehingga kebutuhan untuk memperbaruinya. Manual kualitas dan dokumen fundamental lainnya dari sistem kualitas harus terus diperbarui agar menjadi pendukung yang andal, menyadari perkembangan, dan mampu menghindari kesalahan yang dapat mempengaruhi kualitas.

Pentingnya pembaruan dokumentasi kualitas

Pembaruan dokumentasi kualitas krusial dalam lebih dari satu hal. Pertama-tama, itu adalah jaminan bahwa keahlian dan pengetahuan yang diciptakan dan diperoleh oleh perusahaan tidak akan hilang. Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan, ia menerapkan kebijakan manajemen pengetahuan dengan memastikan identifikasi, analisis, organisasi, penyimpanan, dan pembagian pengetahuan. Pembaruan yang sistematis dokumentasi, oleh karena itu, memungkinkan untuk mengaplikasikan keahlian ini dan mentransmisikannya kepada karyawan, baik mereka yang baru datang ke perusahaan atau karyawan yang sudah ada yang bertanggung jawab untuk mengganti yang lain dalam hal ketersediaan (sehingga keseragaman yang lebih besar). Rekrut baru dan pengganti internal dapat merujuk pada dokumen yang valid, yang secara efektif memandu mereka dalam pelaksanaan tugas dan mengurangi risiko kesalahan.

Selain itu, pembaruan dokumen kualitas memastikan bahwa tindakan perbaikan selalu dalam arah yang benar, bahwa mereka tidak dipengaruhi oleh kelemahan apa pun dan bahwa mereka tidak memaksa kami untuk kembali.

Terakhir, pembaruan dokumen kualitas tentu memiliki dampak positif pada kondisi kerja karyawan dan citra perusahaan. Pendekatan QHSE (Kualitas, Kesehatan, Keselamatan, Lingkungan) – yang memastikan keselamatan dan kesehatan karyawan, pelatihan mereka dalam pencegahan, kepatuhan terhadap standar, dan keandalan instalasi – terus diperbarui untuk memberikan kondisi produksi yang optimal dan meningkatkan persepsi pelanggan terhadap perusahaan. Kebijakan HSE bertujuan untuk mengurangi kecelakaan kerja dan masalah kesehatan serta untuk mengesankan komitmen sosial perusahaan, khususnya terkait isu lingkungan.

Berbagai sumber pembaruan kualitas

Aktor yang terlibat dalam pembaruan dokumentasi kualitas, termasuk manajer kualitas, tentu saja, bergantung pada berbagai sumber untuk memastikan pendekatan ini.
Pertama, pembaruan dokumen kualitas dilakukan dengan memperhatikan umpan balik pelanggan. Setiap komentar yang dibuat oleh mereka setelah penggunaan produk harus dipertimbangkan. Mereka dapat mengakibatkan perubahan yang kurang lebih signifikan dalam prosedur untuk meningkatkan kualitas produk dan oleh karena itu kepuasan pelanggan.
Kedua, audit juga memungkinkan untuk memperbarui dokumen kualitas berdasarkan observasi yang dibuat selama operasi ini, baik internal maupun eksternal.
Hal yang sama berlaku untuk berbagai tindakan korektif dan pencegahan yang dilakukan; tindakan ini harus diintegrasikan ke dalam dokumen yang ada sehingga repositori benar-benar dalam versi terbaru dan dapat digunakan oleh pemangku kepentingan, tanpa risiko melakukan kesalahan. Selain itu, ketika koreksi dilakukan setelah suatu peristiwa tertentu, fakta menyusun amandemen memerlukan refleksi dan pelaksanaan struktur tulisan yang logis dan dapat dipahami.

Terakhir, ulasan dan revisi juga di antara sumber elemen yang akan disertakan dalam dokumen kualitas saat diperbarui. Tinjauan manajemen, misalnya, dapat mengakibatkan perubahan dalam orientasi kebijakan perusahaan (terhadap pertimbangan yang lebih ekologis, misalnya), yang mengakibatkan perubahan dalam prosedur, sehingga kebutuhan untuk pembaruan.

Pembaruan, oleh karena itu, sesuai dengan proses reaktif, dinamis, yang dipicu dan ditentukan oleh berbagai peristiwa yang mempengaruhi kehidupan perusahaan. Hal ini memungkinkan, di antara hal lain, untuk memiliki dokumen yang mencerminkan kenyataan dan untuk menghindari kesalahan yang dapat mempengaruhi kualitas.

Tentang Picomto

Hari ini, industri terkait dengan masalah serius transmisi pengetahuan. Formalisasi dan pembagian pengetahuan dalam industri krusial untuk masa kini dan masa depan. Piramida usia, praktik baik, kewajiban untuk mengikuti prosedur tertentu, dll…

Picomto lahir dari observasi ini dan menawarkan solusi untuk menangkap dan menyebarkan keahlian industri.
Solusi perangkat lunak web dan mobile SaaS untuk membuat, mengelola, berbagi, dan menganalisis mode operasi, prosedur pemeliharaan, prosedur internal, dukungan pasca penjualan.

Picomto adalah bagian dari digitalisasi industri, #SmartIndustry #Industry4.0, #Paperless

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami.