Memperbarui dokumen berkualitas

Dokumentasi adalah salah satu pilar Sistem Manajemen Mutu . Oleh karena itu, kinerja dan efisiensi yang terakhir bergantung padanya, oleh karena itu perlu memperbaruinya. Manual mutu dan dokumen mendasar lainnya dari sistem mutu harus terus diperbarui agar dapat menjadi pendukung yang andal, mengetahui perkembangan dan mampu menghindari kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu.

Pentingnya memperbarui dokumentasi kualitas

Memperbarui dokumentasi kualitas sangat penting dalam lebih dari satu hal. Pertama-tama, ini adalah jaminan bahwa pengetahuan dan pengetahuan yang dibuat dan diperoleh perusahaan tidak akan hilang. Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan, itu mengejar kebijakan manajemen pengetahuan dengan memastikan identifikasi, analisis, organisasi, menghafal dan berbagi pengetahuan. Pembaruan sistematis dokumentasi, oleh karena itu, memungkinkan untuk memanfaatkan pengetahuan ini dan mengirimkannya kepada karyawan, apakah mereka pendatang baru di perusahaan atau karyawan yang sudah ada yang bertanggung jawab untuk mengganti orang lain jika tidak tersedia (sehingga fleksibilitas yang lebih besar) . Dengan demikian, rekrutan baru dan pengganti internal dapat merujuk ke dokumen yang valid, yang secara efektif memandu mereka dalam melaksanakan tugas mereka dan mengurangi risiko kesalahan.

Selain itu, memperbarui dokumen kualitas memastikan bahwa tindakan perbaikan selalu berada di arah yang benar, tidak terpengaruh oleh kekurangan apa pun, dan tidak memaksa kita untuk kembali.

Terakhir, pemutakhiran dokumen berkualitas tentu berdampak positif pada kondisi kerja karyawan dan citra perusahaan. QHSE (Kualitas, Kesehatan, Keselamatan, Lingkungan) pendekatan – yang memastikan keselamatan dan kesehatan karyawan, pelatihan mereka dalam pencegahan, kepatuhan terhadap standar dan keandalan instalasi – terus diperbarui untuk memberikan kondisi produksi yang optimal dan meningkatkan persepsi pelanggan terhadap perusahaan. Kebijakan HSE bertujuan untuk mengurangi kecelakaan kerja dan masalah kesehatan serta menegaskan komitmen sosial perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan masalah lingkungan.

Berbagai sumber pembaruan kualitas

Aktor yang terlibat dalam memperbarui dokumentasi kualitas, termasuk manajer kualitas, tentu saja bergantung pada sumber yang berbeda untuk memastikan pendekatan ini.
Pertama, pembaruan dokumen kualitas dilakukan dengan mempertimbangkan umpan balik pelanggan. Setiap komentar yang dibuat oleh yang terakhir setelah penggunaan produk harus diperhitungkan. Mereka dapat menyebabkan perubahan yang kurang lebih signifikan dalam prosedur untuk meningkatkan kualitas produk dan oleh karena itu kepuasan pelanggan.
Kedua, audit juga memungkinkan untuk memperbarui dokumen kualitas berdasarkan pengamatan yang dilakukan selama operasi ini, baik internal maupun eksternal.
Hal yang sama berlaku untuk berbagai tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan; tindakan ini harus diintegrasikan ke dalam dokumen yang ada sehingga repositori benar-benar versi terbaru dan dapat digunakan oleh pemangku kepentingan, tanpa risiko membuat kesalahan . Selain itu, ketika koreksi dibuat setelah peristiwa tertentu, fakta penyusunan amandemen memerlukan refleksi dan penerapan struktur tertulis yang logis dan dapat dimengerti.

Terakhir, tinjauan dan revisi juga merupakan salah satu sumber elemen untuk dimasukkan dalam dokumen mutu saat diperbarui. Tinjauan manajemen, misalnya, dapat menyebabkan perubahan orientasi kebijakan perusahaan (ke arah pertimbangan yang lebih ekologis, misalnya), yang mengarah pada perubahan prosedur, sehingga perlu dilakukan pembaruan.

Pembaruan, oleh karena itu, sesuai dengan proses reaktif dan dinamis, yang dipicu dan ditentukan oleh berbagai peristiwa yang memengaruhi kehidupan perusahaan. Ini memungkinkan, antara lain, memiliki dokumen yang mencerminkan kenyataan dan menghindari kesalahan yang dapat memengaruhi kualitas.

Tentang Picomto

Saat ini, industri terkait dengan masalah yang kuat dari transmisi pengetahuan. Formalisasi dan berbagi pengetahuan dalam suatu industri sangat penting untuk masa kini dan masa depan. Piramida usia, praktik yang baik, kewajiban untuk mengikuti prosedur tertentu, dll…

Picomto lahir dari pengamatan ini dan menawarkan solusi untuk menangkap dan menyebarkan pengetahuan industri.
Solusi perangkat lunak web dan seluler SaaS untuk membuat, mengelola, berbagi, dan menganalisis mode operasi, prosedur pemeliharaan, prosedur internal, setelah- dukungan penjualan.

Picomto adalah bagian dari digitalisasi industri, #SmartIndustry #Industry4.0, #Paperless

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami.