Memutuskan Kapan Memperbaiki atau Mengganti Aset untuk ROI Optimal

Secara tradisional, sulit untuk tahu dengan tepat kapan harus berhenti merawat aset dan menggantinya sepenuhnya. Memasuki waktu yang tepat melibatkan banyak angka yang berbeda, dan jadi Anda selalu mengarahkan ke target yang bergerak.

Kapan memperbaiki atau mengganti aset

Konsepnya sederhana. Saat biaya memperbaiki aset lebih dari nilainya, Anda menggantinya. Saat biaya perbaikan lebih rendah dari nilainya, Anda memperbaikinya.

Itu pada dasarnya konsep yang sama yang digunakan oleh perusahaan asuransi mobil. Katakanlah Anda mengalami tabrakan ringan, dan ada kerusakan sebesar $2000. Hal pertama yang dilakukan perusahaan asuransi adalah menentukan nilai mobil sebelum kecelakaan. Untuk mobil Ferrari seharga $80.000, mereka memperbaikinya. Tetapi untuk mobil Yugo seharga $800, mereka mencabutnya. Tidak layak melakukan perbaikan yang biayanya lebih dari nilai mobil. Itu karena itu mobil seharga $800 sebelum kecelakaan. Untuk mengembalikannya ke nilai sebelum kecelakaan, $800, yang merupakan nilai maksimum yang akan dimiliki mobil itu, mereka perlu mencurahkan $2000 perbaikan. Ingat, baik untuk Ferrari maupun Yugo, ada kerusakan sebesar $2000. Angka itu sama. Perusahaan memutuskan dengan membandingkan biaya perbaikan dengan nilai mobil sebelum kecelakaan.

Ide menentukan nilai aset akan muncul lagi secara lebih rinci, tetapi untuk saat ini, layak untuk menunjukkan bahwa perusahaan asuransi tidak peduli berapa Anda membayar untuk mobil Anda. Mereka fokus pada nilainya tepat sebelum kecelakaan, yang berapa biaya untuk mendapatkan mobil yang kira-kira sama dalam kondisi yang kira-kira sama.

Mengapa memperbaiki atau mengganti penting untuk manajemen aset

Saat Anda mengganti terlalu awal, Anda membuang nilai. Seperti mengisi tangki, mengemudi sedikit, dan kemudian membuang sisa bahan bakar di tepi jalan.

Saat Anda mengganti terlalu lama, ada dampak nyata pada organisasi Anda, termasuk peningkatan:

•  Downtime
•  Risiko kecelakaan
•  Biaya tenaga kerja
•  Keterlambatan produksi

Di atas itu, lebih banyak work order on-demand berarti lebih banyak tekanan untuk mengubah jadwal dan mengalokasikan ulang sumber daya. Ini benar-benar merepotkan.

Untuk membuat keputusan yang tepat, Anda membutuhkan tiga angka: biaya perbaikan, biaya penggantian, dan nilai aset. Tetapi Anda tidak dapat hanya menemukannya. Anda perlu menghitungnya.

Itulah tempat computerized maintenance management software berguna. CMMS sempurna untuk mengumpulkan data, dan kemudian menjaganya aman dan dapat diakses. Platform modern berbasis cloud, yang berarti semuanya disimpan di satu tempat, memastikan data Anda selalu up to date. Anda tidak membuang waktu bekerja dengan banyak versi berbeda data yang melayang di lembar kertas atau macet di lampiran spreadsheet email. Begitu ada perubahan, work order baru ditugaskan atau yang ada ditutup, satu set data master diperbarui. Dan karena semua orang bekerja dari data yang sama, semua orang dalam lingkaran. Modern work order softwares tidak hanya mengumpulkan dan melindungi data Anda, mereka juga memprosesnya. Laporan otomatis yang dipenuhi KPI dan grafik yang mudah dipahami menggambarkan gambaran besar pemeliharaan.  

Cara menghitung biaya perbaikan menggunakan software CMMS

Ada dua jenis, biaya satu kali dan biaya berkelanjutan.

Biaya satu kali dapat mencakup:

• Tenaga kerja
• Material dan spare part terkait
• Produktivitas yang hilang
• Pembersihan dan penanggulangan lingkungan
• Denda regulasi

Mungkin biaya perbaikan satu kali begitu tinggi sehingga lebih baik mengganti aset. Seperti dalam contoh kami dengan Yugo, satu perbaikan sebesar $2000 berarti pergi dan mencari pengganti. Mungkin Lada klasik yang bagus.

Tetapi ada juga kasus di mana biaya berkelanjutan selama sisa umur aset diprediksi begitu tinggi sehingga lebih baik mengganti daripada memperbaiki. Biaya berkelanjutan dapat mencakup kualitas dan kapasitas produksi yang hilang serta biaya pemeliharaan selama sisa umur aset.

Sekarang setelah Anda tahu angka mana yang Anda butuhkan, mudah untuk mendapatkan CMMS untuk memberikannya pada Anda. Melihat work order historis yang serupa seharusnya memberikan Anda ide tentang berapa banyak biaya perbaikan satu kali akan. Untuk biaya berkelanjutan, Anda dapat meminta CMMS untuk menghasilkan laporan otomatis untuk Anda. 

Jika Anda menemukan bahwa biaya perbaikan Anda tinggi untuk setiap aset, kemungkinan saatnya untuk melihat preventive maintenance. Jika Anda belum memiliki program, sekarang saatnya mendapatkannya. Jika Anda memiliki satu, tetapi tidak memberikan hasil yang Anda harapkan, sekarang saatnya untuk menyempurnakannya. Dalam setiap kasus, software CMMS akan membantu. Lihat seri ebook kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang preventive maintenance.

Cara menghitung biaya penggantian menggunakan software CMMS

Bukan hanya biaya aset baru. Penggantian dimulai dengan penghapusan. Sebelum Anda dapat menginstal aset baru, Anda perlu membuang yang lama. Ada kemudian biaya yang terkait dengan memilih pengganti, dan ini biasanya mencakup riset online dan bekerja dengan departemen penjualan. Aset baru juga berarti berinvestasi dalam inventaris baru dari material dan spare part terkait. Teknisi kemudian perlu dilatih pada alur kerja pemeliharaan yang tepat dan praktik terbaik. Saat aset baru diinstal, ada biaya produktivitas yang hilang.

Untuk menghitung biaya penggantian, jumlahkan angka-angka ini. Semuanya tidak ada di CMMS Anda, tetapi banyak di antaranya ada. Misalnya, tarif jam teknisi ada karena Anda sudah menggunakannya untuk melacak biaya tenaga kerja. Mengapa angka itu berguna untuk menghitung biaya penggantian? Jika Anda ingin tahu berapa banyak biaya pelatihan, Anda perlu tahu berapa yang Anda bayarkan kepada setiap teknisi per jam pelatihan. Melihat work order historis juga dapat memberikan Anda rasa tentang biaya produktivitas yang hilang.   

Cara menghitung nilai aset saat ini 

Cara termudah adalah menggunakan metode garis lurus, yang memberi tahu Anda berapa banyak nilai aset Anda hilang setiap tahun. Ini disebut metode garis lurus karena aset Anda kehilangan jumlah yang sama setiap tahun.

                               Metode garis lurus untuk menghitung nilai aset saat ini

Mulai dengan:

• Apa yang Anda bayar saat pertama kali membelinya
• Apa yang dapat Anda dapatkan saat menjualnya sebagai logam bekas, nilai sisa
• Berapa tahun diprediksi akan berguna

Kemudian gunakan rumus ini untuk menemukan penyusutan tahunan.

(HARGA AWAL – NILAI SISA) / TAHUN UMUR YANG DIPREDIKSI

Ini adalah contoh cepat. Jika aset berbiaya $10.000, nanti Anda dapat menjualnya sebagai logam bekas untuk $1000, dan seharusnya bertahan sepuluh tahun, ia kehilangan $900 per tahun. Ketika berusia 4 tahun, ia telah kehilangan $3.600, (yaitu $900 X 4 tahun). Jadi, pada usia empat tahun, nilainya $6.400, (yaitu $10.000 – $3.600).

Mengetahui kapan memperbaiki dan kapan mengganti menghemat uang dengan mendapatkan nilai maksimum dari aset selama umur pakainya. CMMS yang baik memudahkan ini dengan membantu Anda mengumpulkan, melindungi, dan bekerja dengan data yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.