Maksimalkan Efisiensi Fasilitas: Software CMMS Melindungi Nilai & Mengurangi Biaya

Dengan ketidakpastian ekonomi saat ini yang disebabkan oleh COVID-19, efisiensi dalam pemeliharaan fasilitas telah menjadi krusial. Sekarang lebih dari sebelumnya, manajer fasilitas dan pemeliharaan perlu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit. Software CMMS dapat membantu. Itu adalah alat yang ampuh untuk melindungi nilai dan memotong biaya.

Jika software CMMS melamar pekerjaan di departemen Anda, riwayat hidupnya akan bacanya “Komunikator hebat dengan pikiran seperti jebak baja dan kepala untuk angka.”

Pengenalan singkat tentang software CMMS

Platform CMMS modern menggunakan cloud computing, yang berarti semua data Anda hidup di satu database aman yang dapat diakses semua orang di tim dari mana saja, kapan saja. Tidak lagi mengejar work order yang dicoret pada potongan kertas. Tidak lagi mencari lampiran spreadsheet usang di email lama. Semua ada di satu tempat, dan itu aman, terlindungi, dan dapat diakses. Dan karena semuanya dilakukan secara real-time, departemen Anda dapat bereaksi terhadap permintaan yang berubah dengan lancar. Semua orang dalam lingkaran, bekerja dari data yang sama yang up to date.

Software CMMS sangat baik dalam menangkap data dan menjaganya aman. Itu juga sangat baik dalam memproses data itu dan menghasilkan laporan yang dipenuhi grafik dan KPI untuk pengambilan keputusan berbasis data. Dengan beberapa klik cepat, Anda dapat melihat gambaran besar pemeliharaan. Dan mengetahui ke mana anggaran Anda pergi adalah langkah pertama untuk mengurangi pemborosan.

Salah satu hal yang selalu benar tetapi baru-baru ini menjadi lebih penting adalah bahwa penyedia CMMS Anda melakukan semua pekerjaan IT yang berat untuk Anda. Mereka memelihara server, mengamankan dan mencadangkan data, memperbarui dan mengupgrade software. Itu berarti tidak ada pekerjaan tambahan untuk tim IT perusahaan Anda, yang kemungkinan sudah sibuk mencoba mendukung departemen lain yang telah beralih tidak terencana ke bekerja dari jarak jauh.

Sekarang setelah kita tahu apa itu dan sedikit tentang cara kerjanya, mari kita lihat bagaimana software CMMS melindungi nilai dan memotong biaya.

Lindungi “pengetahuan suku” dengan software CMMS

Bagi banyak departemen, milik paling berharga mereka adalah pengetahuan yang telah diperoleh dengan susah payah tentang aset yang mereka rawat. Tidak ada yang tahu mesin atau peralatan lebih baik dari teknisi yang telah menjaga agar tetap berjalan. Saat seseorang dapat mendiagnosis masalah hanya dengan mendengarkan aset atau hanya menaruh tangan padanya untuk merasakan getaran, itu mengesankan. Dan sangat berbahaya.

Itu karena begitu Anda kehilangan teknisi, Anda juga kehilangan semua pengetahuan itu. Ini bukan masalah baru, dan bahkan ada legenda perkotaan yang bagus tentang itu. Dalam cerita, seorang teknisi pemeliharaan pensiun setelah bertahun-tahun bekerja. Dalam sebulan pertama, dia dipanggil kembali oleh bosnya yang putus asa. Salah satu mesin down dan tidak ada teknisi yang lebih baru yang tahu cara menyebabkannya berjalan lagi. Teknisi pensiun datang, berjalan di sekitar mesin beberapa kali, dan kemudian menandai sebuah tempat dengan kapur. Itu bagian yang perlu diganti, katanya. Kemudian dia membayar bosnya dengan invoice. Tanda kapur? Sebuah sen. Mengetahui di mana menaruh tanda kapur? Sepuluh ribu dolar.

Software CMMS melindungi semua pengalaman dan pengetahuan teknisi Anda dengan membuatnya mudah untuk menyertakan banyak informasi di work order. Ingat, work order tidak dicoret pada potongan kertas atau disimpan di spreadsheet. Mereka ada di dalam CMMS, sehingga mudah untuk menambahkan semua yang dibutuhkan teknisi untuk melakukan pekerjaan dengan benar dan menyelesaikan secara efisien, termasuk:

• Instruksi langkah demi langkah
• Checklist yang dapat disesuaikan
• Skema, manual, dan gambar digital
• Bagian dan material terkait

Software CMMS yang baik bahkan memiliki peta situs dan peta lantai interaktif.

Cerita tentang teknisi pensiun dan invoice sepuluh ribu dolar hanyalah cerita. Tetapi departemen benar-benar kehilangan banyak nilai saat teknisi pensiun atau pindah ke perusahaan lain.

Kelola inventaris dengan software CMMS

Manajemen inventaris yang buruk mengarah pada pemborosan. Saat aset offline, perusahaan membayar operator untuk berdiri diam tanpa melakukan apa-apa. Anda membayar teknisi untuk bekerja pada aset, dan jika hal-hal memakan waktu lama, Anda juga dapat membayar mereka lembur. Ada juga biaya produksi yang hilang. Jika downtime berlangsung cukup lama, perusahaan mungkin dipaksa untuk menjalankan shift tambahan. Jika Anda tidak memiliki bagian dan material yang tepat yang tersedia, semuanya memakan waktu lebih lama lagi, yang berarti setiap biaya melonjak. Di atas itu, Anda juga harus membuang uang tambahan untuk pengiriman darurat untuk mendapatkan bagian dan material yang Anda butuhkan.

Tetapi menyimpan sebanyak mungkin di inventaris bukanlah jawaban. Inventaris datang dengan biaya penyimpanan. Anda membutuhkan tempat untuk menyimpannya, dan jika sensitif terhadap suhu atau cahaya, Anda perlu menciptakan dan memelihara lingkungan yang tepat untuknya. Jika Anda tidak menggunakannya tepat waktu, itu akan kedaluwarsa, rusak, atau usang. Misalnya, sabut kipas kering dan retak. Spare part untuk fork lift lama menjadi sia-sia seketika perusahaan menjual fork lift itu sebagai logam bekas. Saat Anda memiliki terlalu banyak inventaris, setelah membayarnya, lalu membayar untuk menyimpannya, Anda akhirnya hanya membuangnya.

Dengan inventaris, terlalu banyak sama buruknya dengan terlalu sedikit. Software CMMS membantu Anda menetapkan tingkat yang tepat untuk setiap material dan spare part dengan melihat work order historis, jadwal preventive maintenance, dan waktu pengiriman vendor. Anda dapat menemukan titik manis di mana Anda memiliki jumlah terkecil yang tersedia sambil tidak pernah kehabisan sebelum pengiriman berikutnya tiba tepat waktu.

Manajemen inventaris selalu penting, tetapi dengan tekanan baru dan meningkat pada rantai pasokan, Anda benar-benar perlu memastikan Anda memiliki kontrol inventaris yang tepat. Beberapa bulan lalu, Anda bisa kehabisan bagian dan tidak terlalu khawatir karena Anda tahu Anda dapat mendapatkannya dengan pengiriman malam. Tetapi sekarang itu mungkin bukan opsi. Saat perusahaan pengiriman fokus hanya pada produk esensial, semakin sulit untuk mencari bagian dan material.

Jadwalkan preventive maintenance dengan software CMMS

Itu sederhana. Downtime membuang banyak uang. Preventive maintenance menangkap masalah kecil sebelum mereka kesempatan tumbuh menjadi masalah besar. Itu mengurangi jumlah downtime, dan itu memotong biaya. 

Di mana software CMMS masuk? Ini membuatnya jauh lebih mudah untuk menyiapkan dan mengikuti jadwal preventive maintenance. Ingat, CMMS Anda akan dipenuhi data tentang operasi Anda. Ketika database pertama kali disiapkan, itu dipenuhi data tentang aset Anda. Kemudian setiap kali seseorang membuat atau menutup work order, software work order juga menangkap semua data itu. Setiap data penting ditambahkan.

Dan semuanya dapat digunakan. Dengan data itu, Anda dapat dengan mudah melihat tidak hanya aset mana yang perlu lebih banyak perhatian tetapi juga jenisnya. Misalnya, conveyor belt telah berhenti bekerja tiga kali dalam dua bulan terakhir. Setiap kali itu karena salah satu sabut kipas menjadi tersesat. Anda dapat menetapkan work order preventive setiap beberapa minggu untuk secara visual memeriksa dan menyesabang sabut kipas. Setelah jadwal ditetapkan, software CMMS membuatnya lebih mudah untuk diikuti. Setiap PM ada di kalender. Anda bahkan dapat mengatur software untuk mengirim pengingat email.

Terlepas dari bagaimana COVID-19 mempengaruhi organisasi Anda, preventive maintenance dapat menjadi bagian penting dari tanggapan. Jika Anda menghadapi produksi yang berkurang, Anda sekarang memiliki waktu untuk berinvestasi dalam menyiapkan CMMS, menempatkan Anda dalam posisi yang lebih baik saat hal-hal tentu saja kembali naik. Atau, organisasi Anda mungkin telah dorong ke gigi tinggi untuk memenuhi permintaan baru yang tidak terduga. Mengurangi downtime melalui preventive maintenance harus salah satu fokus utama Anda.    

Mulai dengan software CMMS

Untuk memahami software CMMS, Anda perlu lebih dari sekadar membaca tentangnya. Untuk benar-benar merasakan cara kerjanya dan bagaimana itu dapat bekerja untuk departemen Anda, Anda perlu melihatnya dalam tindakan.