Bagaimana Perangkat Lunak CMMS Melindungi Nilai dan Memotong Biaya
Dengan ketidakpastian ekonomi saat ini yang didorong oleh COVID-19, efisiensi dalam pemeliharaan fasilitas menjadi sangat penting. Sekarang, lebih dari sebelumnya, manajer fasilitas dan pemeliharaan perlu menyelesaikan lebih banyak dengan lebih sedikit. Perangkat lunak CMMS dapat membantu. Ini adalah alat yang ampuh untuk melindungi nilai dan memangkas biaya.
Jika perangkat lunak CMMS melamar pekerjaan di departemen Anda, resumenya akan berbunyi “Komunikasi hebat dengan pikiran seperti perangkap baja dan kepala yang nyata untuk angka.”
Pengenalan cepat ke perangkat lunak CMMS
Platform CMMS modern menggunakan komputasi awan, yang berarti semua data Anda berada dalam satu database aman yang dapat diakses oleh semua orang di tim dari mana saja, kapan saja. Tidak ada lagi mengejar perintah kerja yang dicoret-coret di secarik kertas. Tidak perlu lagi memburu lampiran file spreadsheet yang kedaluwarsa pada email lama. Semuanya ada di satu tempat, dan aman, terlindungi, dan dapat diakses. Dan karena semuanya dilakukan secara real-time, departemen Anda dapat bereaksi terhadap perubahan permintaan dengan mulus. Semua orang berada dalam lingkaran, bekerja dari data terbaru yang sama.
Perangkat lunak CMMS sangat bagus dalam menangkap data dan menjaganya tetap aman. Ini juga sangat bagus dalam mengolah data itu dan menghasilkan laporan yang dikemas dengan grafik dan KPI untuk pengambilan keputusan berdasarkan data. Dengan beberapa klik cepat, Anda dapat melihat gambaran besar pemeliharaan. Dan mengetahui tujuan anggaran Anda adalah langkah pertama untuk mengurangi pemborosan.
Sesuatu yang selalu benar tetapi baru-baru ini menjadi lebih penting adalah bahwa penyedia CMMS Anda melakukan semua pekerjaan berat TI untuk Anda. Mereka memelihara server, mengamankan dan mencadangkan data, memperbarui dan meningkatkan perangkat lunak. Artinya, tidak ada pekerjaan ekstra untuk tim TI perusahaan Anda, yang kemungkinan besar sudah sibuk mencoba mendukung departemen lain yang telah melakukan perubahan yang tidak direncanakan untuk bekerja dari jarak jauh.
Sekarang setelah kita mengetahui apa itu dan sedikit tentang cara kerjanya, mari kita lihat bagaimana perangkat lunak CMMS melindungi nilai dan memangkas biaya.
Lindungi “pengetahuan suku” dengan perangkat lunak CMMS
Bagi banyak departemen, kepemilikan mereka yang paling berharga adalah pengetahuan yang diperoleh dengan susah payah tentang aset yang mereka pertahankan. Tidak ada yang tahu mesin atau peralatan lebih baik daripada teknisi yang menjaganya tetap berjalan. Ketika seseorang dapat mendiagnosis masalah hanya dengan mendengarkan aset atau hanya meletakkan tangan di atasnya untuk merasakan getaran, itu sangat mengesankan. Dan sangat berbahaya.
Itu karena begitu Anda kehilangan teknisi, Anda juga kehilangan semua pengetahuan itu. Ini bukan masalah baru, dan bahkan ada legenda urban yang hebat tentangnya. Dalam cerita, seorang teknisi pemeliharaan pensiun setelah bertahun-tahun bekerja. Dalam bulan pertama, dia dipanggil kembali oleh bosnya yang putus asa. Salah satu mesin mati dan tidak ada teknisi baru yang tahu untuk mengaktifkannya kembali. Pensiunan teknologi datang, berjalan di sekitar mesin beberapa kali, dan kemudian menandai titik dengan kapur. Itu bagian yang perlu diganti, jelasnya. Kemudian dia memberi bos lamanya dengan faktur. Tanda kapur? Sebuah koin. Mengetahui di mana harus meletakkan tanda kapur? Sepuluh ribu dolar.
Perangkat lunak CMMS melindungi semua pengalaman dan pengetahuan teknisi Anda dengan membuatnya mudah untuk memasukkan banyak informasi dalam perintah kerja. Ingat, perintah kerja tidak dicoret-coret di kertas atau ditempel di spreadsheet. Mereka ada di dalam CMMS, sehingga memudahkan untuk menambahkan semua yang dibutuhkan teknisi untuk melakukan pekerjaan dengan benar dan menutup secara efisien, termasuk:
- Petunjuk langkah demi langkah
- Daftar periksa yang dapat disesuaikan
- Skema, manual, dan gambar digital
- Bagian dan bahan terkait
Perangkat lunak CMMS yang baik bahkan memiliki denah situs interaktif dan peta lantai.
Cerita tentang pensiunan teknologi dan tagihan sepuluh ribu dolar hanyalah sebuah cerita. Tetapi departemen benar-benar kehilangan banyak nilai ketika teknisi pensiun atau pindah ke perusahaan lain.
Mengelola inventaris dengan perangkat lunak CMMS
Manajemen persediaan yang buruk menyebabkan pemborosan. Ketika aset sedang offline, perusahaan membayar operator untuk tidak melakukan apa-apa. Anda membayar teknisi untuk mengerjakan aset tersebut, dan jika semuanya membutuhkan waktu lama, Anda juga bisa membayar mereka lembur. Ada juga biaya produksi yang hilang. Jika downtime berlangsung cukup lama, perusahaan mungkin terpaksa menjalankan shift ekstra. Jika Anda tidak memiliki suku cadang dan bahan yang tepat, semuanya membutuhkan waktu lebih lama, yang berarti setiap biaya meroket. Selain itu, Anda juga harus mengeluarkan uang ekstra untuk pengiriman yang terburu-buru untuk mendapatkan suku cadang dan bahan yang Anda butuhkan.
Tetapi menyimpan sebanyak mungkin persediaan bukanlah jawabannya. Persediaan datang dengan membawa biaya. Anda memerlukan tempat untuk menyimpannya, dan jika sensitif terhadap suhu atau cahaya, Anda perlu menciptakan dan memelihara lingkungan yang tepat untuknya. Jika Anda tidak menggunakannya tepat waktu, itu akan kedaluwarsa, menurun, atau menjadi usang. Misalnya, sabuk kipas mengering dan retak. Suku cadang untuk fork lift tua menjadi tidak berguna begitu perusahaan menjual fork lift untuk memo. Ketika Anda memiliki terlalu banyak persediaan, setelah membayarnya, lalu membayar untuk menyimpannya, Anda akhirnya membuangnya begitu saja.
Dengan persediaan, terlalu banyak sama buruknya dengan terlalu sedikit. Perangkat lunak CMMS membantu Anda mengatur tingkat yang tepat untuk setiap bahan dan suku cadang dengan melihat pesanan kerja historis, jadwal pemeliharaan preventif, dan waktu tunggu vendor. Anda dapat menemukan sweet spot di mana Anda memiliki jumlah terkecil di tangan tanpa pernah kehabisan sebelum pengiriman berikutnya tiba tepat pada waktunya.
Manajemen inventaris selalu penting, tetapi dengan ketegangan baru dan meningkat pada rantai pasokan, Anda benar-benar perlu memastikan bahwa Anda memiliki kontrol inventaris yang tepat. Beberapa bulan yang lalu, Anda dapat kehabisan suku cadang dan tidak terlalu mengkhawatirkannya karena Anda tahu bahwa Anda dapat mengirimkannya dalam semalam ekspres. Tapi sekarang itu mungkin bukan pilihan. Karena perusahaan pelayaran hanya berfokus pada produk penting, semakin sulit untuk mendapatkan suku cadang dan material.
Jadwalkan pemeliharaan preventif dengan perangkat lunak CMMS
Itu mudah. Waktu henti membutuhkan banyak uang. Pemeliharaan preventif menangkap masalah kecil sebelum mereka memiliki kesempatan untuk tumbuh menjadi masalah besar. Itu mengurangi jumlah waktu henti, dan itu memangkas biaya.
Di mana perangkat lunak CMMS masuk? Itu membuatnya jauh lebih mudah untuk mengatur dan mengikuti jadwal pemeliharaan preventif. Ingat, CMMS Anda akan dikemas dengan data tentang operasi Anda. Saat pertama kali disiapkan, database dikemas dengan data tentang aset Anda. Kemudian setiap kali seseorang membuat atau menutup perintah kerja, perangkat lunak perintah kerja juga menangkap semua data itu. Setiap bagian data penting akan ditambahkan.
Dan itu semua bisa digunakan. Dengan data tersebut, Anda dapat dengan mudah melihat tidak hanya aset mana yang perlu lebih diperhatikan, tetapi juga jenisnya. Misalnya, ban berjalan telah berhenti bekerja tiga kali dalam dua bulan terakhir. Setiap kali itu karena salah satu sabuk menjadi tidak sejajar. Anda dapat mengatur perintah kerja pencegahan setiap beberapa minggu untuk memeriksa dan menyesuaikan sabuk secara visual. Setelah jadwal diatur, perangkat lunak CMMS membuatnya lebih mudah untuk diikuti. Setiap PM ada di kalender. Anda bahkan dapat mengatur perangkat lunak untuk mengirimkan pengingat email.
Terlepas dari bagaimana COVID-19 memengaruhi organisasi Anda, pemeliharaan preventif dapat menjadi bagian penting dari respons. Jika Anda berurusan dengan pengurangan produksi, Anda sekarang memiliki waktu untuk berinvestasi dalam menyiapkan CMMS, menempatkan Anda pada posisi yang lebih baik ketika segala sesuatunya pasti akan pulih kembali. Atau, organisasi Anda mungkin telah didorong ke gigi tinggi untuk memenuhi permintaan baru yang tidak terduga. Mengurangi waktu henti melalui pemeliharaan preventif harus menjadi salah satu fokus utama Anda.
Memulai perangkat lunak CMMS
Untuk memahami perangkat lunak CMMS, Anda perlu melakukan lebih dari sekadar membacanya. Untuk benar-benar merasakan cara kerjanya dan cara kerjanya untuk departemen Anda, Anda perlu melihatnya dalam tindakan.
