Benchmarking Pemeliharaan Esensial: Panduan Langkah demi Langkah
Benchmarking adalah proses langkah demi langkah yang memindahkan Anda dari tempat Anda berada ke tempat yang Anda inginkan. Seiring jalan, Anda mengumpulkan wawasan kunci tentang operasi Anda dan para pemimpin industri.
Apa itu benchmarking dalam manajemen pemeliharaan?
Mari kita lihat lebih dekat apa itu benchmarking dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan manajemen fasilitas dan pemeliharaan.
Apa yang harus di-benchmark?
Tinjauan tingkat tinggi tentang apa yang harus Anda benchmark dalam manajemen pemeliharaan:
Anda dapat melakukan benchmarking pada produk, layanan, atau proses apa pun. Bagi manajer pemeliharaan dan fasilitas, kemungkinan besar Anda akan melihat proses, bagaimana Anda memperbaiki dan merawat aset. Kuncinya adalah dapat mengumpulkan data kuantitatif. Jika Anda tidak dapat mengukurnya secara akurat dan dapat diandalkan, Anda tidak dapat melakukan benchmarking.
Juga mungkin untuk melakukan benchmarking pada hal-hal yang pada awalnya Anda pertimbangkan terlalu abstrakt. Misalnya, Anda mungkin tertarik bagaimana departemen pemeliharaan dipandang oleh departemen lain. Tetapi bagaimana Anda dapat mengukur sentimen? Bagaimana Anda dapat menimbang perasaan dan opini? Yang Anda butuhkan hanyalah survei yang dirancang dengan baik.
Cara melakukan benchmarking pemeliharaan?
Empat tipe dasar, tanpa urutan tertentu:
Internal Benchmarking
Sama seperti namanya, Anda membandingkan dua metrik di dalam organisasi Anda. Misalnya, Anda dapat membandingkan jumlah work order yang ditutup oleh shift pagi dan sore.
Tipe benchmarking ini bagus karena umumnya murah dan mudah. Anda bekerja dengan data yang semua berada di satu tempat, yang semoga saja adalah software manajemen pemeliharaan terkomputerisasi Anda. (Selengkapnya nanti.) Tetapi masalahnya adalah Anda kurang mungkin melihat peningkatan besar. Katakanlah shift pagi menutup dua work order sehari sementara shift sore rata-rata tiga. Anda dapat membandingkan cara mereka bekerja dan akhirnya mendapatkan shift pagi sampai tiga work order yang ditutup sehari. Tetapi secara objektif, angka Anda masih sangat rendah. Karena “terbaik” Anda memulai sangat rendah, Anda dapat mencapai tujuan Anda tanpa benar-benar menjadi jauh lebih baik.
Competitive Benchmarking
Di sini Anda membuat perbandingan langsung antara Anda dan pesaing di industri Anda. Maskapai A dapat membandingkan semua KPI mereka untuk pemeliharaan mesin dan kepatuhan dengan KPI dari Maskapai B.
Saat tujuan Anda adalah mencapai tingkat praktik terbaik industri, ini adalah caranya. Tetapi ada sejumlah tantangan. Jika Anda ingin tahu bagaimana pesaing langsung melakukan sesuatu, Anda selalu dapat mencoba menanyakan langsung kepada mereka, berharap mereka memberikan jawaban jujur. Atau Anda dapat mencoba mendapatkan informasi dengan cara lain, yang dapat menimbulkan masalah hukum.
Functional Benchmarking
Anda bekerja dengan fungsi yang sama atau serupa, tetapi di luar industri Anda langsung. Misalnya, sebuah hotel dapat melihat KPI terkait check-in dan membandingkannya dengan agensi sewa mobil. Fungsi yang sama, industri yang berbeda. Atau Anda dapat melihat bagaimana Amazon mengambil produk di gudangnya dan membandingkannya dengan bagaimana teknisi pemeliharaan di departemen Anda menemukan spare part.
Sulit untuk menemukan fungsi yang tepat untuk dibandingkan, dan kemudian perbedaan budaya perusahaan mungkin membuatnya sulit untuk bekerja dengan perusahaan lain. Setelah Anda mengatasi tantangan ini, ada banyak peluang untuk meningkatkan organisasi Anda.
Generic Benchmarking
Dengan satu ini, Anda membandingkan KPI untuk fungsi yang tidak sama tetapi terkait karena konsep dasar yang sama. Jadi, sebuah perusahaan taksi dapat melihat proses untuk ambulans. Taksi dan ambulans sangat berbeda, dan orang menggunakannya untuk alasan yang sangat berbeda, tetapi keduanya, pada dasarnya, tentang memindahkan orang dari titik A ke titik B.
Salah satu keuntungan generic benchmarking adalah lebih mudah untuk mendekati perusahaan lain. Anda begitu jauh di luar industri mereka, mereka tidak akan merasa terancam sama sekali. Tetapi jarak itu juga berarti lebih sulit untuk menemukan yang cocok. Juga, karena Anda melihat perusahaan jauh di luar industri Anda, lebih mengetahui siapa yang terbaik dalam kelas.
Cara melakukan benchmarking pemeliharaan?
Mari kita lakukan langkah-langkah competitive benchmarking. Pada dasarnya, Anda bertanya pada diri sendiri pertanyaan yang berbeda di setiap langkah.
Plan
Apa prosesnya?
Apa KPI-nya?
Search and observe
Perusahaan mana yang dianggap terbaik?
Apa yang dapat kita pelajari jika kita melakukan benchmarking perusahaan ini?
Analyze
Karakteristik apa yang membuat proses mereka unggul?
Apa aktivitas yang perlu kita ubah untuk mencapai paritas?
Adapt
Bagaimana pengetahuan yang diperoleh memungkinkan kita untuk meningkatkan proses kita?
Improve
Bagaimana kita dapat menerapkan perubahan dalam proses?
Langkah tambahan melibatkan analisis kesenjangan, di mana Anda mulai melihat jarak antara proses saat ini Anda dan apa yang dilakukan para pemimpin industri. Setelah Anda melihat di mana Anda ingin akhir, Anda dapat mulai merencanakan jalur Anda.
Kapan tidak perlu lagi melakukan benchmarking pemeliharaan?
Tidak pernah. Tujuannya bukan untuk menjadi terbaik dan lalu berhenti. Anda tidak mendaki Gunung Everest. Tidak ada puncak. Sebaliknya, Anda bekerja menuju perbaikan berkelanjutan. Setelah Anda mengunci satu proses, pindah ke yang berikutnya. Setiap kali Anda mendapatkan aset baru, ada peluang baru untuk melakukan benchmarking proses baru.
Cara melaporkan benchmarking pemeliharaan?
Ingat, jika Anda tidak dapat mengukur, Anda tidak dapat melakukan benchmarking. Anda memerlukan data yang dapat diandalkan. Dan cara terbaik untuk mendapatkan data yang dapat diandalkan tentang operasi pemeliharaan Anda adalah dengan software pemeliharaan. CMMS berbasis cloud modern sangat bagus dalam mengumpulkan data dan kemudian menjaganya aman, terlindungi, dan selalu up to date. Ini juga memastikan semua data pemeliharaan dan work order dapat diakses dari desktop atau aplikasi seluler CMMS mana pun. Setelah memiliki data, software dapat mulai memprosesnya, menghitung serangkaian KPI untuk Anda. Apakah mungkin untuk melakukan benchmarking tanpa CMMS? Tentu. Tetapi itu sama seperti bertanya, “Apakah mungkin untuk berjalan dari New York ke Las Vegas?” Jawabannya ya, mungkin. Tetapi mengapa tidak terbang? Itu jauh lebih cepat dan lebih mudah.
