10 jebakan terbesar yang harus dihindari saat Anda berbicara
Eksekutif bangkit untuk berbicara. Semua orang di sana perlu mendengar apa yang dia katakan tentang perusahaan, tetapi dalam 10 menit, mereka bingung atau tertidur. Apa yang dia lakukan salah?
Setiap kali Anda membuka mulut, apakah audiens Anda adalah satu atau seribu orang, Anda ingin menyampaikan pesan tertentu. Mungkin Anda ingin pendapat Anda didengar di rapat, atau mungkin Anda sedang memberikan presentasi formal, secara internal atau eksternal. Mungkin tim Anda perlu meningkatkan komunikasi pelanggannya, atau Anda berada dalam posisi untuk membantu CEO Anda merancang pidato penting.
Siapa pun yang ingin menyampaikan, membujuk, dan mendorong dengan kata-kata yang diucapkan menghadapi 10 jebakan utama.
1) Pemikiran yang tidak jelas: Jika Anda tidak dapat menjelaskan apa yang Anda bicarakan dalam satu kalimat, Anda mungkin bersalah karena fokus kabur atau mencoba membahas terlalu banyak topik. Pendengar Anda mungkin akan bingung juga, dan perhatian mereka akan segera mengembara. Baik Anda meningkatkan keterampilan Anda sendiri atau membantu orang lain membuat presentasi, tantangan terbesar (dan paling sulit) adalah memulai dengan premis atau tujuan satu kalimat.
2) Tidak ada struktur yang jelas: Permudah orang untuk mengikuti apa yang Anda katakan. Mereka akan mengingatnya dengan lebih baik – begitu juga Anda saat menyampaikan informasi dan ide Anda. Jika Anda mengoceh, mengoceh, atau tidak pernah langsung ke intinya, pendengar Anda akan mengabaikannya. Mulailah dengan pembukaan yang kuat terkait dengan premis Anda; nyatakan premis Anda; daftar alasan atau "poin kebijaksanaan" yang mendukung premis Anda, mendukung masing-masing dengan contoh:cerita, statistik, metafora dan sejarah kasus. Tinjau apa yang telah Anda bahas, ambil pertanyaan jika perlu, lalu gunakan penutup yang kuat.
3) Tidak ada cerita yang mudah diingat: Orang jarang mengingat kata-kata persis Anda. Sebaliknya, mereka mengingat gambaran mental yang diilhami oleh kata-kata Anda. Dukung poin kunci Anda dengan cerita yang jelas dan relevan. Bantu pendengar Anda "membuat film" di kepala mereka dengan menggunakan karakter yang mudah diingat, situasi yang menarik, dialog, ketegangan, drama, dan humor. Faktanya, jika Anda dapat membuka dengan gambar yang sangat visual, dramatis atau lucu (tapi bukan lelucon!), yang mendukung premis Anda, Anda akan membuatnya ketagihan. Kemudian ikat penutup Anda kembali ke adegan pembuka Anda. Mereka tidak akan pernah melupakannya.
4) Tidak ada hubungan emosional: Komunikasi yang paling kuat menggabungkan koneksi intelektual dan emosional. Intelektual berarti menarik minat pribadi yang berpendidikan dengan data dan argumen yang masuk akal. Emosional berasal dari melibatkan imajinasi pendengar, melibatkan mereka dalam cerita ilustratif Anda dengan sering menggunakan kata "Anda" dan dengan menjawab pertanyaan tak terucapkan mereka, "Apa untungnya bagi saya?" Gunakan apa yang saya sebut "rasio I/You yang tinggi". Misalnya:Bukan "Saya akan berbicara dengan Anda tentang telekomunikasi", tetapi "Anda akan mempelajari tren terbaru dalam telekomunikasi." Bukan, "Saya ingin memberi tahu Anda tentang Bobby Lewis," tetapi "Ikutlah dengan saya ke Oklahoma City. Izinkan saya memperkenalkan Anda kepada teman saya, ayah yang bangga, Bobby Lewis.” Anda telah menarik pendengar ke dalam cerita.
5) Tingkat abstraksi yang salah: Apakah Anda memberikan gambaran besar dan generalisasi, semacam obrolan ringan, ketika pendengar Anda haus akan detail, fakta, dan cara spesifik? Atau, apakah Anda menenggelamkan mereka dalam data saat mereka perlu memposisikan diri dengan gambaran umum dan mencari tahu mengapa mereka harus peduli? Dapatkan gelombang yang sama dengan pendengar Anda. Teman saya Dr. David Palmer, seorang ahli negosiasi Lembah Silikon, mengacu pada kata dan frasa "gemuk" dan "kurus". Kata-kata gemuk menggambarkan gambaran besar, tujuan, cita-cita dan hasil. Kata-kata kurus adalah detail kecil dan spesifik siapa, apa, kapan, dan bagaimana. Secara umum, manajemen senior membutuhkan kata-kata yang gemuk. Manajemen menengah membutuhkan kata-kata menengah. Staf teknis dan pengguna hot-line konsumen haus akan kata-kata tipis. Beri makan mereka semua sesuai dengan selera mereka.
6) Tanpa jeda: Musik yang bagus dan komunikasi yang baik mengandung perubahan kecepatan, jeda, dan istirahat penuh. Ini adalah saat pendengar berpikir tentang apa yang baru saja dikatakan. Jika Anda terburu-buru dengan kecepatan penuh untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin, kemungkinan Anda meninggalkan pendengar Anda kembali ke stasiun. Tidak apa-apa untuk berbicara dengan cepat, tetapi berhentilah setiap kali Anda mengatakan sesuatu yang mendalam atau proaktif atau Anda mengajukan pertanyaan retoris. Ini memberi audiens kesempatan untuk memikirkan apa yang Anda katakan dan menginternalisasikannya.
7) Bukan kata-kata yang menjengkelkan: Hmm-ah-er-kau tahu maksudku ... Satu pembicara yang saya dengar memulai setiap pemikiran baru dengan "Sekarang!" saat dia memindai catatannya untuk mencari tahu apa yang terjadi selanjutnya. Ini mungkin baik-baik saja sesekali, tetapi tidak setiap 30 detik. Rekam diri Anda untuk memeriksa kebiasaan verbal buruk yang serupa. Kemudian terus merekam diri Anda menyampaikan kembali materi yang sama sampai audien-agresor tersebut telah menghilang.
8) Menginjak kata-kata kasar Anda: Kata yang paling penting dalam sebuah kalimat adalah punch-word. Biasanya, itu adalah kata terakhir:“Ambil istri saya – TOLONG.” Tetapi jika Anda menjatuhkan suara Anda dan kemudian menambahkan, "Benar?" atau “Lihat?,” Anda telah menghilangkan dampak dari pesan Anda. (Untuk mengetahui apakah Anda melakukan ini, gunakan tes rekaman yang dijelaskan di atas.) Jangan sabotase bidikan terbaik Anda.
9) Menyalahgunakan teknologi: Tidak diragukan lagi, audio/visual telah menambahkan dampak showbiz pada presentasi bisnis dan pembicara profesional. Namun, hanya karena tersedia bukan berarti kita harus menggunakannya! Pembicara pemalu yang hanya menceritakan gambar flip chart, slide, video, overhead atau grafik tampilan jarang bisa bersemangat dan efektif. Alat bantu visual apa pun mengalihkan perhatian dari Anda. Bahkan gambar PowerPoint terbaik pun tidak akan menghubungkan Anda secara emosional. Gunakan cerita yang kuat sebagai gantinya, jika memungkinkan. Jangan pernah mengulangi apa yang ada di visual. Jika Anda melakukannya, salah satu dari Anda berlebihan. Jadikan teknologi sebagai pendukung pesan Anda, bukan penopang. Perangkapnya adalah bahwa informasi yang disajikan melalui teknologi cenderung tentang pembicara dan organisasi pembicara, sedangkan komunikasi harus tentang audiens. Seorang eksekutif yang diminta untuk saya latih memiliki 60 slide PowerPoint – 58 tentang perusahaannya dan dua tentang calon klien. Kami membagi angkanya menjadi dua dan membalikkan rasionya!
10) Tidak memiliki pembukaan dan penutupan yang kuat: Libatkan audiens Anda segera dengan pembukaan yang kuat dan relevan yang memiliki faktor I/You yang tinggi. Itu bisa dramatis, menggugah pikiran, atau bahkan lucu, tetapi tidak pernah, tidak pernah terbuka dengan lelucon (kecuali jika Anda seorang humoris dengan materi asli). Buat pendengar Anda langsung terpikat dengan rasa apa yang akan diikuti. Dan, jangan pernah menutup dengan mengajukan pertanyaan. Ya, ambil pertanyaan jika perlu, tetapi kemudian lanjutkan untuk menyampaikan penutup dinamis Anda, lebih disukai yang terkait kembali dengan tema pembuka Anda. Kata-kata terakhir tertinggal. Seperti halnya musikal yang hebat, Anda ingin audiens Anda berjalan keluar setelah menyenandungkan lagu.
Ketika Anda dapat menghindari 10 perangkap umum ini, Anda bebas untuk fokus pada pesan dan audiens Anda, menjadikan Anda komunikator yang lebih dinamis, kuat, dan persuasif.
Tentang penulis:
Patricia Fripp adalah pelatih pidato, pelatih presentasi, dan pembicara utama. Dia bekerja dengan perusahaan besar dan kecil, dan individu dari C-Suite ke lantai kerja. Dia membangun pemimpin, mengubah tim penjualan, dan menyenangkan audiens. Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi www.fripp.com, hubungi 415-753-6556 atau email [email protected].
