Emergency Maintenance (EM):Pengertian, Jenis &Cara Melindungi Bisnis Anda

3 Jenis Permintaan Pemeliharaan Darurat

Di berbagai industri, ada tiga jenis permintaan pemeliharaan darurat yang umum.

Pemeliharaan otomatis darurat terjadi tanpa campur tangan manusia. Sebaliknya, sistem otomatis memulai protokol keselamatan atau mematikannya untuk menghindari kerusakan langsung. Hal ini biasa terjadi dalam produksi atau pengolahan bahan berbahaya. Perusahaan utilitas, seperti perusahaan gas alam dan listrik, juga menerapkan metode ini.

Permintaan pemeliharaan respons otomatis juga terjadi secara otomatis, dipicu oleh kegagalan sistem yang kritis. Permintaan pemeliharaan elektronik ini mengingatkan teknisi manusia terhadap masalah yang memerlukan perhatian segera. Jenis permintaan ini biasa terjadi dalam manajemen properti. Misalnya, kerusakan elevator dapat memicu permintaan pemeliharaan respons otomatis.

Terakhir, permintaan manusia terjadi ketika tim pemeliharaan — atau manusia mana pun yang hadir selama situasi pemeliharaan darurat — mengirimkan permintaan pemeliharaan manual. Tim pemeliharaan dapat menandai keadaan darurat di pabrik, gudang, atau lahan bangunan jenis apa pun. Namun di ruang publik atau tempat tinggal pribadi, warga sipil mungkin perlu memperhatikan masalah yang membahayakan kesehatan dan keselamatan atau mengancam kerusakan properti yang serius.

Jenis respons yang tepat bergantung pada industri Anda, jenis peralatan, jenis kegagalan, dan ancaman keadaan darurat — apakah hal tersebut merupakan ancaman langsung terhadap kesehatan dan keselamatan, properti, inventaris, atau hal lainnya. Meskipun Anda tidak dapat sepenuhnya menghindari masalah pemeliharaan darurat, memilih respons yang tepat akan membantu mengurangi dan menyederhanakan tugas-tugas ini.

Manfaat dan Tantangan Strategi Pemeliharaan Darurat

Penting untuk memiliki strategi pemeliharaan darurat karena hal ini menjaga fasilitas dan karyawan Anda tetap aman ketika terjadi sesuatu yang tidak terduga. Namun, mengandalkan pemeliharaan darurat saja akan berisiko dan tidak efektif. Berikut adalah manfaat strategi pemeliharaan darurat Anda, serta tantangan ketergantungan yang berlebihan.

Manfaat

• Penerapan yang sederhana dan berbiaya rendah.  Pemeliharaan darurat tidak memerlukan perubahan skala besar pada pengoperasian sehari-hari. Dan karena pemeliharaan lebih jarang dilakukan, Anda menghemat waktu dan sumber daya (setidaknya, hingga terjadi keadaan darurat).
• Karyawan bebas membuat prioritas berdasarkan urgensinya, tanpa khawatir akan keadaan darurat yang membuat tugas pemeliharaan harian atau mingguan mereka tidak sesuai jadwal.
• Penilaian berdasarkan data.  Melacak keadaan darurat secara real-time berdasarkan peralatan, jenis kegagalan, dan lainnya dapat membantu Anda mengidentifikasi tren perbaikan segera atau jangka panjang.

Tantangan

• Waktu henti yang tidak direncanakan.  Rencana pemeliharaan yang proaktif memungkinkan waktu henti yang direncanakan, sehingga memungkinkan kinerja peralatan yang konsisten dan meminimalkan keadaan darurat. Ketergantungan yang berlebihan pada pemeliharaan darurat dapat meningkatkan frekuensi dan durasi waktu henti yang tidak direncanakan.
• Biaya yang tidak dapat diprediksi.  Dengan pendekatan proaktif, Anda dapat memperbaiki komponen dan memperkirakan kapan Anda perlu menggantinya. Namun pemeliharaan darurat cenderung membutuhkan penggantian daripada perbaikan, yang bisa memakan waktu lebih lama dan lebih mahal. Selain itu, karena sulit memperkirakan komponen mana yang mengalami kegagalan fungsi, Anda mungkin tidak memiliki komponen yang tepat di inventaris Anda.
• Alokasi sumber daya.  Pada hari-hari tertentu, keadaan darurat pemeliharaan akan lebih sedikit, yang mungkin membuat tim pemeliharaan tidak mempunyai cukup pekerjaan untuk dilakukan. Namun hari-hari dengan lebih banyak kegagalan dapat membuat tim Anda kekurangan staf dan tidak dapat merespons setiap keadaan darurat dengan cepat dan efektif.

Pemeliharaan darurat adalah bagian penting dari keseluruhan strategi pemeliharaan Anda. Namun, yang terbaik adalah memprioritaskan pendekatan proaktif.

Praktik Terbaik Pemeliharaan Darurat

Meskipun strategi darurat Anda unik untuk ukuran dan cakupan perusahaan Anda, ada empat aturan yang dapat membantu memandu setiap rencana pemeliharaan darurat:

1. Evaluasi Risiko dan Protokol Darurat Anda

Pertimbangkan aset dan inventaris yang Anda miliki dan nilai risiko serta kemungkinan keadaan darurat untuk masing-masing aset dan inventaris. Pastikan tim Anda memahami apa yang dimaksud dengan keadaan darurat dan menetapkan alur kerja yang jelas untuk tanggap darurat. Misalnya, bagaimana personel mengajukan permintaan darurat? Persetujuan apa yang diperlukan? Siapa yang memenuhi syarat untuk merespons dalam situasi darurat? Dan seterusnya.

2. Maju dalam Pemeliharaan Darurat dengan Pemeliharaan Preventif dan Prediktif

Anda dapat mengurangi risiko keadaan darurat secara signifikan dengan bersikap proaktif dalam strategi pemeliharaan. Pemeliharaan preventif yang terjadwal secara rutin adalah suatu keharusan untuk menjaga mesin tetap berjalan lancar. Anda juga dapat mengambil langkah lebih jauh dengan menggunakan pemantauan kondisi untuk memantau kesehatan peralatan Anda dan mendapatkan peringatan ketika masalah mulai muncul. Menggunakan data pemantauan kondisi ini untuk memprediksi dan menyelesaikan masalah pemeliharaan sebelum masalah tersebut meningkat dikenal sebagai pemeliharaan prediktif.

Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat artikel kami Cara Beralih ke Strategi Pemeliharaan Prediktif.

3. Jaga Backlog Pemeliharaan Anda Minimal

Pemeliharaan darurat sering kali merupakan akibat dari tugas pemeliharaan yang terlalu lama tidak ditangani. Jika Anda memiliki simpanan yang terlalu lama, hal ini sering kali berarti Anda kekurangan staf, dan tim Anda akan kesulitan untuk merespons situasi darurat secara memadai.

4. Latih Staf Anda

Tim Anda harus merasa yakin dengan tugas pemeliharaan yang diberikan kepada mereka—darurat atau lainnya. Penyebab utama situasi darurat adalah kesalahan manusia, jadi memastikan tim Anda memiliki alat, pelatihan, dan waktu yang mereka perlukan untuk melakukan tugas mereka secara menyeluruh dan akurat akan sangat membantu dalam mencegah keadaan darurat. Dan jika terjadi keadaan darurat, mereka harus bersiap dengan baik untuk meresponsnya.

Contoh Pemeliharaan Darurat

Pemeliharaan yang tidak terencana tidak selalu berarti keadaan darurat. Permintaan pemeliharaan yang mendesak juga mungkin bukan keadaan darurat. Namun, pemeliharaan darurat yang sebenarnya adalah situasi kritis dan memerlukan respons segera. Berikut beberapa skenario umum yang memerlukan perbaikan darurat di lingkungan industri:

• Kebocoran gas yang menimbulkan risiko ledakan.
• Kegagalan sistem alarm kebakaran.
• Kabel beraliran listrik atau gangguan listrik yang dapat menyebabkan sengatan listrik.
• Kerusakan sistem HVAC di rumah sakit atau fasilitas penyimpanan makanan, sehingga membahayakan kesehatan pasien atau pembusukan produk.
• Pipa pecah membanjiri gudang atau gedung perkantoran.
• Kegagalan sistem pengawasan di fasilitas dengan keamanan tinggi.
• Kegagalan total aset penting produksi.

Masing-masing situasi ini dapat membahayakan karyawan dan mengakibatkan kerusakan serius pada aset, bangunan, dan inventaris. Hal ini dapat menimbulkan konsekuensi serius dan harus ditangani secepat mungkin.

Apakah 4 Jenis Perawatan itu? Strategi Pemeliharaan Reaktif vs Proaktif

Ada perbedaan besar antara pemeliharaan darurat — yang harus diselesaikan kapan pun waktunya — dan masalah mendesak yang dapat menunggu hingga jam kerja normal.

Empat strategi pemeliharaan dasar adalah:

1. Pemeliharaan preventif (PM): Bertujuan untuk mengurangi waktu henti dan memperpanjang umur aset melalui pelaksanaan pemeliharaan rutin pada interval waktu atau penggunaan.
2. Pemeliharaan prediktif (PdM): Menggunakan pemantauan real-time untuk menilai kesehatan dan kinerja aset, mengurangi penggantian dan perbaikan yang tidak perlu sekaligus mencegah kegagalan.
3. Pemeliharaan yang berpusat pada keandalan (RCM): Menganalisis potensi kegagalan di seluruh aset untuk memprioritaskan pendekatan terbaik untuk setiap aset.
4. Pemeliharaan reaktif (RM): Membuat dan memprioritaskan perintah kerja hanya setelah aset gagal (juga dikenal sebagai run-to-failure). Ini termasuk pemeliharaan darurat.

Sebaiknya gunakan kombinasi strategi pemeliharaan proaktif dan reaktif. Misalnya, pemeliharaan preventif dapat menyebabkan penggantian yang berlebihan – mengganti suku cadang yang masih memiliki masa pakai yang aman dan dapat digunakan. Namun pemeliharaan yang berpusat pada keandalan membantu menilai masa manfaat suatu suku cadang atau aset, sehingga tim pemeliharaan dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai penggantian suku cadang.

Demikian pula, hanya mengandalkan pemeliharaan reaktif dapat menghemat uang untuk pemeliharaan preventif dalam jangka pendek, namun dapat menyebabkan biaya yang lebih tinggi secara keseluruhan. Kegagalan peralatan sering kali memerlukan penggantian suku cadang, bukan perbaikan. Meskipun pendekatan ini memiliki waktu henti terencana yang minimal dibandingkan dengan strategi pemeliharaan yang lebih proaktif, Anda mungkin akan melihat lebih banyak waktu henti tidak terencana dan perbaikan mendesak di luar jam kerja normal.

Baik pemeliharaan darurat maupun pemeliharaan korektif merupakan jenis pemeliharaan reaktif, artinya pemeliharaan tersebut tidak direncanakan. Jenis kegiatan pemeliharaan ini merupakan reaksi terhadap situasi yang telah terjadi. Hal ini membuatnya sangat berbeda dari strategi pemeliharaan proaktif seperti pemeliharaan preventif dan prediktif.

Perbedaan Antara Pemeliharaan Darurat dan Pemeliharaan Pencegahan

Pemeliharaan preventif dimaksudkan untuk mencegah keadaan darurat dengan perencanaan dan penjadwalan strategis. Pemeliharaan preventif biasanya melibatkan mengikuti jadwal berdasarkan waktu (juga dikenal sebagai pemeliharaan berbasis kalender) atau jadwal berdasarkan penggunaan (juga dikenal sebagai pemeliharaan berbasis waktu proses) untuk menjaga peralatan tetap berjalan lancar. Sistem pengelolaan pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) membantu tim pemeliharaan tetap mengikuti pemeliharaan terjadwal dan menyimpan catatan pemeliharaan terperinci untuk semua aset.

Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat Apa itu Pemeliharaan Preventif?

Perbedaan Antara Pemeliharaan Darurat dan Pemeliharaan Korektif

Seperti pemeliharaan darurat, pemeliharaan korektif, atau pemeliharaan kerusakan, merupakan reaksi terhadap segala jenis kegagalan peralatan. Pemeliharaan korektif, bagaimanapun, digunakan untuk situasi non-darurat. Strategi pemeliharaan korektif diperlukan untuk masalah yang cukup jelas dan memerlukan perhatian namun belum meningkat hingga menghentikan produksi atau menyebabkan masalah keselamatan.

Misalnya, jika komponen atau aset non-kritis terputus di antara kunjungan pemeliharaan terjadwal, Anda akan melakukan pemeliharaan korektif untuk memperbaikinya. Masalah ini tidak direncanakan dan memerlukan tindakan perbaikan, sehingga ini merupakan pemeliharaan reaktif — namun ini bukan keadaan darurat.

Toilet yang tersumbat mungkin merupakan masalah pemeliharaan non-darurat jika toilet tersebut tidak berfungsi lagi. Namun, hal ini mungkin merupakan situasi pemeliharaan darurat jika cadangan limbah atau pipa pecah membanjiri seluruh bangunan dan membahayakan aset bangunan.

Rencana pemeliharaan korektif dan darurat harus disiapkan sehingga tim Anda dapat merespons masalah pemeliharaan darurat dan non-darurat dengan tepat.

Cara Menanggapi Permintaan Darurat Pemeliharaan

Permintaan pemeliharaan darurat merupakan hal yang serius, dan sangat penting untuk menanganinya dengan benar guna menghindari penundaan perbaikan dan memastikan komunikasi yang jelas antar anggota tim. Berikut praktik terbaik yang harus diikuti tim saat merespons permintaan pemeliharaan darurat:

1. Segera Akui Penerimaan Permintaan:  Konfirmasikan penerimaan perintah kerja dengan memberitahukan pemohon sesegera mungkin. Jika Anda menggunakan sistem perintah kerja kertas, Anda mungkin perlu melakukan panggilan telepon. Jika menggunakan CMMS, hal ini terjadi secara otomatis.
2. Menilai Tingkat Keparahannya:  Tentukan apakah masalah memenuhi kriteria pemeliharaan darurat dengan menggunakan daftar periksa di atas. Jika situasinya tidak jelas, kirimkan teknisi untuk melakukan penilaian di lokasi.
3. Pastikan Keamanan:  Jika ada risiko keselamatan (bahaya listrik, kebocoran gas, kerusakan struktur, dll.), amankan area tersebut dan beri tahu personel yang diperlukan. Matikan peralatan yang terkena dampak jika menjalankannya dapat menyebabkan kerusakan lebih lanjut. Ikuti prosedur lockout/tagout (LOTO) jika berlaku.
4. Tetapkan Teknisi:  Mengirimkan teknisi yang sesuai berdasarkan jenis masalahnya (listrik; mekanik; pemanas, ventilasi, dan pendingin udara [HVAC]; pipa ledeng; dll.). Pastikan mereka memiliki alat dan suku cadang yang diperlukan. Komunikasikan perkiraan waktu kedatangan kepada pemohon atau tim operasi.
5. Lakukan Perbaikan :Teknisi harus melakukan diagnosis yang diperlukan dan melakukan perbaikan atau, jika tidak memungkinkan, menstabilkan situasi hingga perbaikan dapat dilakukan. Terus beri tahu anggota tim lainnya mengenai kemajuannya.
6. Pulihkan Operasi :Menguji peralatan yang terlibat dalam perbaikan untuk memastikan perbaikan telah selesai dan semua peralatan berfungsi dengan benar. Perbarui log perintah kerja atau CMMS Anda untuk mencatat perbaikan mana yang telah diselesaikan.
7. Lakukan Tinjauan Pasca Pemeliharaan :Jika memungkinkan, identifikasi akar penyebab kegagalan yang menyebabkan keadaan darurat. Perbarui jadwal pemeliharaan preventif untuk membantu menghindari kegagalan seperti ini di masa mendatang.

Situasi Pemeliharaan Darurat:Kasus Penggunaan Industri

Bagaimana masalah pemeliharaan darurat muncul di industri tertentu?

Manufaktur

Peralatan manufaktur yang penting rusak, menyebabkan penundaan produksi dan membahayakan keselamatan pekerja. Dengan alat dan sistem pemeliharaan berbasis kondisi yang tepat, peralatan akan mati secara otomatis dan memicu perintah kerja pemeliharaan darurat untuk segera diperbaiki. Tim memulihkan peralatan dengan aman dan efisien.

Energi, Gas Alam, dan Utilitas Lainnya

Panel surya yang tidak berfungsi menyebabkan kilatan busur selama pengoperasian normal. Sistem keamanan internal aktif secara otomatis. Namun, panel tersebut memerlukan pemeriksaan dan perbaikan segera untuk mendiagnosis masalah tersebut, memastikan seluruh pembangkit listrik aman, dan melanjutkan pengoperasian normal. Dengan perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang canggih, tim menerima peringatan instan dan perintah kerja otomatis untuk melakukan pemeriksaan dan perbaikan secara efisien.

Pemeliharaan Armada

Sebuah truk mogok saat diservis, sehingga menunda serangkaian pengiriman penting dan sensitif terhadap waktu. Tim menerima data awal, catatan pengemudi, dan informasi lokasi untuk menentukan apakah akan memperbaiki truk di lokasi atau mengirim penggantinya. Proses otomatis ini mengurangi waktu henti, memungkinkan pemulihan yang efisien untuk melanjutkan pengiriman penting.

Manajemen Properti dan Perhotelan

Pemadaman listrik berdampak pada seluruh bangunan Anda, menyebabkan penghuninya terjebak di dalam lift tanpa AC saat terjadi cuaca panas ekstrem. Generator Anda menyala, tetapi pemutus arus, elevator, dan sistem HVAC memerlukan perbaikan manual.

Peringatan otomatis memberi tahu tim pemeliharaan Anda sebelum kotak panggilan melakukannya, mengirimkan teknisi terdekat untuk diagnostik dan perbaikan sementara manajer properti atau perwakilan lainnya berbicara dengan penghuni. Data real-time dan waktu respons yang lebih cepat dapat meningkatkan diagnosis dan mempercepat perbaikan di gedung apartemen Anda — terutama berguna untuk keadaan darurat medis.

Perawatan Kesehatan

Peralatan laboratorium yang penting rusak, sehingga menunda pengujian penting bagi pasien di ruang gawat darurat. Pelaporan real-time memungkinkan teknisi mendiagnosis masalah dari jarak jauh, sebelum tiba di lokasi. Hal ini memungkinkan mereka membawa peralatan dan komponen pengganti yang tepat, yang berarti masalah ini dapat teratasi dengan cepat — berpotensi menyelamatkan nyawa.

Cara Meminimalkan atau Menghindari Masalah Pemeliharaan Darurat

Meskipun pemeliharaan preventif sebagai bagian dari rencana Pemeliharaan, Perbaikan, dan Pengoperasian (MRO) dapat mencegah banyak kegagalan yang tidak terduga, beberapa kegagalan tidak dapat diprediksi. Meminimalkan pemeliharaan darurat dimulai dengan memiliki strategi MRO yang kuat.

Perawatan preventif mencakup melakukan inspeksi rutin terhadap peralatan dan komponen, serta melakukan tugas seperti pelumasan, penggantian oli, penggantian filter, dan perawatan lain yang diperlukan. Terus mengikuti jenis pemeliharaan ini akan menjaga aset tetap berjalan lancar dan dapat membantu menghindari perbaikan darurat.

Pemeliharaan prediktif melibatkan penggunaan sensor yang melacak suhu atau getaran aset. Suhu yang lebih hangat dari biasanya atau pembacaan getaran yang lebih tinggi dari biasanya dapat mengindikasikan adanya masalah yang berkembang. Ketika sensor mencatat perubahan ini, CMMS dapat mengirimkan peringatan ke teknisi. Kemudian, teknisi dapat memeriksa aset dan melakukan perbaikan yang diperlukan sebelum terjadi kegagalan besar.

Terkadang, pemeliharaan yang diperlukan ditunda di kemudian hari karena keterbatasan anggaran atau masalah lainnya. Memilih dengan cermat tugas pemeliharaan mana yang memenuhi syarat untuk pemeliharaan yang ditangguhkan dan tugas mana yang harus diprioritaskan juga dapat membantu meminimalkan pemeliharaan reaktif dan pemeliharaan darurat.

Tetap Siap Menghadapi Segala Tantangan Pemeliharaan

Pemeliharaan darurat adalah aspek penting dari kesiapan operasional organisasi mana pun, untuk memastikan tim pemeliharaan siap mengambil tindakan dengan cepat guna mencegah risiko terhadap kesehatan, keselamatan, dan produksi. Untuk mengelola keadaan darurat secara efektif dan menyederhanakan proses pemeliharaan, pertimbangkan untuk memanfaatkan CMMS komprehensif seperti eMaint untuk mengendalikan manajemen pemeliharaan Anda.