Memanfaatkan CMMS untuk Keberhasilan Audit BRCGS:Panduan untuk Tim Makanan &Minuman

Setiap perusahaan di industri makanan dan minuman harus waspada dalam mengendalikan risiko keamanan pangan. Dan salah satu sertifikasi keamanan pangan yang paling banyak diterima dan membuktikan bahwa suatu organisasi sadar akan keselamatan adalah sertifikasi BRC (British Retail Consortium), yang sekarang dikenal sebagai sertifikasi Brand Recognition through Compliance of Global Standards (BRCGS).

Artikel ini akan menjelaskan apa itu sertifikasi BCR (BRCGS), serta memberikan tips penting untuk lulus audit BRCGS. Bagian ini juga akan mengeksplorasi bagaimana penerapan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dapat membantu organisasi makanan dan minuman Anda lulus audit BRCGS dan menjaga kepatuhan.

Memahami Sertifikasi BRC (BRCGS)

BRCGS adalah sertifikasi keamanan pangan yang diakui secara internasional yang awalnya dikembangkan oleh British Retail Consortium (BRC). BRCGS dimaksudkan untuk memverifikasi keamanan pangan, kualitas produk, dan standar operasional yang dipenuhi oleh perusahaan manufaktur, pengolahan, pengemasan, atau distribusi makanan atau minuman. 

Untuk memperoleh sertifikasi BRCGS, organisasi harus menjalani audit di lokasi oleh pihak ketiga yang akan memverifikasi bahwa fasilitas tersebut memenuhi standar BRCGS untuk keamanan produk, kualitas, dan upaya perbaikan berkelanjutan. Secara khusus, audit BRCGS memastikan bahwa: 

• Pimpinan berkomitmen untuk terus meningkatkan proses keamanan pangan.
• Personel terlatih dengan baik, mengenakan alat pelindung diri (APD), dan mengikuti kebersihan yang benar.
• Pembeli atau penjual produk makanan mempunyai proses untuk menghindari kontaminasi.
• Rencana keamanan pangan Titik Kontrol Kritis Analisis Bahaya (HACCP) meminimalkan risiko dan menjaga kualitas produk.
• Dokumentasi proses yang tepat dipelihara untuk membantu mengelola produksi dan terus memberikan informasi kepada staf.
• Lokasi produksi pangan dipertahankan pada atau di atas standar yang dapat diterima.
• Kontrol diterapkan untuk proses seperti pengujian produk, pengelolaan alergen, dan kontaminasi patogen.

Mendapatkan sertifikasi BRCGS tidak hanya meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap produk organisasi Anda, namun juga dapat membuka peluang bisnis baru.

Tips agar Lulus Audit BRC (BRCGS)

1. Biasakan Diri Anda dengan Standar

Memahami secara menyeluruh persyaratan yang diuraikan dalam Standar BRCGS. Tinjau pedoman, daftar periksa, dan materi pendukung yang disediakan oleh BRCGS untuk memastikan kepatuhan.

2. Mengembangkan Sistem Dokumentasi yang Efektif

Membangun sistem dokumentasi komprehensif yang mencakup prosedur pelacakan, kebijakan, dan catatan. Manajemen dokumentasi yang efektif sangat penting untuk kepatuhan BRCGS, jadi pastikan semua dokumentasi akurat, terkini, mudah diakses, dan terorganisir dengan baik. Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang canggih seperti eMaint dapat mempermudah tugas ini, terutama pada saat audit.

3. Melatih dan Mendidik Karyawan

Memberikan pelatihan yang memadai kepada seluruh karyawan yang terlibat dalam proses sertifikasi BRCGS. Pastikan mereka memahami peran dan tanggung jawab mereka, cara mengakses informasi yang mereka perlukan, dan bahwa mereka mengetahui persyaratan standar.

4. Menerapkan Tindakan Korektif dan Pencegahan

Mengembangkan sistem terstruktur untuk mengatasi permasalahan yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencegah terulangnya ketidakpatuhan. Dokumentasikan seluruh masalah secara menyeluruh dan terus pantau efektivitas upaya Anda menuju perbaikan.

5. Manajemen Pemasok

Tetapkan proses persetujuan dan pemantauan pemasok yang kuat. Lakukan penilaian terdokumentasi secara rutin terhadap operasi pemasok Anda untuk memastikan mereka memenuhi standar BRCGS dan menjaga ketertelusuran bahan dan material.

6. Pertahankan Praktik Kebersihan yang Baik

Terapkan praktik kebersihan yang ketat, termasuk prosedur pembersihan dan sanitasi rutin, protokol kebersihan pribadi, dan tindakan pengendalian hama.

7. Melakukan Audit Internal

Secara teratur melakukan audit internal untuk mengidentifikasi kesenjangan atau ketidaksesuaian. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengatasi dan memperbaiki masalah sebelum audit BRCGS yang sebenarnya.

8. Lakukan Peningkatan Berkesinambungan

Rangkullah budaya perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan praktik keamanan pangan Anda. Mendorong umpan balik dari karyawan, pelanggan, dan pemasok untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Tinjau dan perbarui proses dan prosedur Anda secara berkala untuk mencerminkan tren yang muncul dan praktik terbaik.

Peran CMMS dalam Meraih Sertifikasi BRCGS

Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) dapat sangat membantu organisasi dalam mencapai sertifikasi BRCGS. Berikut beberapa cara caranya:

Perencanaan Pemeliharaan Preventif

CMMS yang kuat memungkinkan kemudahan penerapan jadwal pemeliharaan preventif yang dirancang khusus, membantu memastikan tim pemeliharaan Anda secara teratur memeriksa, mengkalibrasi, dan menyervis semua peralatan dan fasilitas penting. Hal ini membantu meminimalkan risiko kerusakan atau masalah kualitas selama audit BRCGS.

Kontrol Dokumen

CMMS juga menyediakan repositori terpusat untuk menyimpan dan mengelola dokumentasi yang berkaitan dengan pemeliharaan, termasuk instruksi kerja, log pemeliharaan, dan catatan peralatan. Hal ini membantu menunjukkan kepatuhan dan memberikan akses mudah ke informasi yang diperlukan selama audit.

Manajemen Alur Kerja

Perangkat lunak CMMS membuat pembuatan, penetapan, dan pelacakan perintah kerja untuk tugas pemeliharaan semudah mungkin, membantu memastikan tim pemeliharaan Anda menyelesaikan aktivitas pemeliharaan yang diperlukan tepat waktu. Hal ini mencakup tugas yang berkaitan dengan kebersihan, kalibrasi, inspeksi peralatan, dan banyak lagi.

Audit dan Pelaporan

CMMS yang tepat menyederhanakan pengelolaan dokumentasi kepatuhan dengan menyimpan catatan pemeliharaan, log peralatan, dan laporan inspeksi dalam repositori digital terpusat. Selama audit BRC (BRCGS), dokumentasi ini dapat dengan mudah diakses dan disajikan kepada auditor sebagai bukti kepatuhan. Perangkat lunak CMMS seperti eMaint juga memungkinkan Anda membuat laporan komprehensif, membantu organisasi Anda memantau aktivitas pemeliharaan dan mengidentifikasi tren atau masalah yang berulang. Wawasan ini sangat penting untuk mendorong upaya perbaikan berkelanjutan dan menunjukkan bahwa Anda mengambil pendekatan proaktif terhadap pemeliharaan dan kepatuhan selama audit BRCGS.

Meraih sertifikasi BRC (BRCGS) merupakan tonggak penting bagi organisasi mana pun di industri makanan, yang menunjukkan komitmen kuat terhadap praktik terbaik terkait kualitas dan keamanan. Dengan mengikuti tip di atas dan memanfaatkan perangkat lunak CMMS yang tepat, Anda dapat lulus audit BRCGS dengan mudah.