Di Rumah Sendiri:Menyelesaikan Pekerjaan (Bagian 2)

Jadi, itu semakin dekat. Beberapa dari Anda telah menerima email yang mengonfirmasi bahwa Anda dapat bekerja dari rumah. Bagian 1 membahas apa yang Anda butuhkan, bagian ini mencakup beberapa ide tentang cara membuat waktu Anda produktif.

Itu akan selalu menjadi hal-hal yang tidak Anda harapkan yang akan membuat Anda keluar. Misalnya, satu proyek yang saya kerjakan memiliki stand-up call setiap hari pada jam 8 pagi. Saya berada di tempat Selasa sampai Kamis dan bekerja dari rumah Senin (hari perjalanan) dan Jumat. Kamis malam, saya melakukan perjalanan pulang. Tidak ada yang aneh tentang itu kecuali, proyek itu di Eropa dan saya akan tiba di rumah pada tengah malam yang salah. Saya ingin mengatakan bahwa saya selalu tepat waktu untuk stand-up call Jumat pagi. Aku tidak. Namun, ada sisi positifnya. Siang hari selalu sepi.

Tapi itulah manfaat utama dari bekerja dari rumah – fleksibilitas, dapat menyesuaikan pekerjaan Anda di sekitar Anda, bukan sebaliknya. Namun, memiliki fleksibilitas itu juga merupakan tantangan terbesar. Jebakan yang umum adalah kita terlalu fleksibel di siang hari sehingga kita akhirnya bekerja lebih lama di malam hari. Artinya kita bangun nanti, pekerjaan kita tidak sebanyak yang kita kira, jadi akhirnya kita bekerja lagi nanti. Kami telah bergeser waktu, tetapi tidak dalam cara yang baik. Lebih buruk lagi, kami telah mengganti risiko dan tantangan bekerja di kantor dengan tantangan lain yang ditimbulkan oleh diri sendiri. Kuncinya adalah menjadi seproaktif mungkin, daripada reaktif, dan Tuhan tahu, selama periode ini akan ada banyak yang bereaksi juga!!!

Ketika bekerja dari rumah kita harus realistis tentang apa yang bisa kita capai. Kita semua pernah mendengar anekdot tentang menjadi jauh lebih produktif jauh dari gangguan kantor. Sebagian besar dari kita tidak memiliki ninja super dalam, super-produktif, yang hanya menunggu untuk muncul setelah dibebaskan dari belenggu kantor. Di rumah, kami juga memiliki gangguan. Misalnya, apakah Anda menyadari betapa banyak orang yang mengetuk pintu depan Anda? Jika biasanya butuh dua jam untuk menulis laporan itu di kantor, mungkin masih butuh dua jam jika Anda menulisnya di rumah. Juga terkait dengan ini adalah dorongan untuk membuktikan bahwa Anda benar-benar bekerja. Salah satu persepsi umum adalah kerja jarak jauh terdiri dari TV Siang Hari dan Media Sosial. Ya, Anda mungkin dapat mengejar Archer sore daripada edisi malam, tetapi selama waktu ini, tidak ada yang akan menilai Anda, jadi lakukan saja apa yang biasanya Anda lakukan. Jadi, hal pertama adalah bersikap realistis tentang apa yang dapat Anda capai. Jika tidak, kita akan dengan mudah jatuh ke dalam perangkap shift waktu itu.

Kedua, kita membutuhkan struktur. Struktur catatan tidak berarti manajemen mikro jarak jauh. Struktur berarti sesuatu untuk melabuhkan diri kita. Bekerja dari jarak jauh bisa menjadi pengalaman yang sangat sepi dan mengasingkan. Kita bisa mengatasinya dengan beberapa teknik tangkas. Misalnya, lakukan stand-up call rutin setiap hari, katakanlah sekitar pukul 09:30 atau 09:45 untuk memungkinkan aktivitas pagi apa pun – anak-anak ke sekolah, kunjungan dokter, dll – diselesaikan dalam waktu yang tepat. Rapat stand-up harian tidak hanya membuat semua orang tetap pada pemahaman yang sama – ya ini benar-benar hari Rabu – tetapi juga berguna untuk terus mengembangkan proyek penting dalam penerbangan.

Stand-up tidak boleh lebih dari 15 menit dibagi menjadi:-

1) Round-robin lima menit pertama untuk menutupi apa yang dicapai kemarin (kotak dan peralatan rumah tangga tidak dihitung).

2) Lima menit kedua membahas apa yang Anda rencanakan hari ini.

3) Lima menit terakhir untuk membahas tantangan atau masalah.

Tujuannya bukan untuk memilah tantangan dan masalah dalam panggilan, tetapi untuk mengalokasikan siapa yang paling tepat untuk menyelesaikannya dan kemudian memberi mereka tindakan secara terpisah.

Ini mengarah ke aspek kunci ketiga, jangan takut untuk meminta bantuan (jika kelebihan beban) atau masuk (jika Anda pikir Anda bisa membantu). Saat bekerja dari jarak jauh, Anda masih menjadi bagian dari tim, dan sama seperti saat Anda berada di kantor, tim lebih efektif saat bekerja sama ke arah yang sama. Jadi, jika Anda butuh bantuan, mintalah. Jika Anda merasa bisa membantu, katakan saja.

Keempat, bagikan (tetapi jangan berlebihan). Jika ada anggota keluarga atau tetangga yang membutuhkan bantuan Anda atau ada hal lain yang muncul yang perlu Anda tangani, beri tahu tim. "Guys, saya harus pergi selama beberapa jam" baik-baik saja. Anda tidak perlu masuk ke detailnya. Ini membantu anggota tim lainnya menetapkan harapan mereka dan jika perlu, memungkinkan aktivitas dijadwalkan ulang secara proaktif daripada harus reaktif.

Kelima, ingatlah untuk beristirahat, baik untuk minum teh, makan siang, atau hanya untuk tugas-tugas terpisah. Juga, tetap aktif. Kedua hal ini mudah diabaikan, terutama ketika ingin menunjukkan seberapa keras Anda bekerja. Omong-omong, tidak ada yang terkesan atau akan melakukan apa pun dengan email yang dikirim larut malam atau dini hari. Lakukan hal yang masuk akal dan gunakan fitur pengiriman tertunda sehingga mereka keluar pada awal hari berikutnya.

Keenam, boleh saja melewatkan rapat, seperti stand-up harian. Selama waktu ini, kita semua akan memiliki prioritas lain yang lebih kritis. Ini mungkin muncul tanpa peringatan sebelumnya. Ini adalah waktu yang tidak biasa namun kita harus menggunakan alat yang kita miliki sekarang untuk meminimalkan dampak buruk apa pun. Jadi, ingatlah untuk merekam rapat dan/atau panggilan konferensi. Catat poin-poin penting dan bagikan baik menggunakan alat kolaborasi Anda, Pesan Instan, atau di penyimpanan bersama tim.

Terakhir, gunakan alat kolaborasi untuk tetap berhubungan secara teratur dengan anggota tim Anda. Buat "pendingin air" virtual untuk olok-olok dan obrolan informal. Atau, gunakan konferensi video dan undang anggota tim ke ruang makan siang virtual.

Yap, ada angsuran ketiga, tetapi sementara bersenang-senang dengan bagian 1 &2. Semoga kita dan majikan kita akan melihat manfaat dari kerja jarak jauh, begitu banyak, mereka ingin itu berlanjut lama setelah cakupan Covid -19 telah diturunkan ke History Channel.

Terhubung dengan Mark Sweeney (Direktur Layanan Profesional)