Panduan Bertahan Kerja Jarak Jauh: Tingkatkan Produktivitas & Keseimbangan – Bagian 1
OK jadi kecuali Anda telah hidup sepenuhnya off-grid selama beberapa bulan terakhir maka Anda akan menyadari bahwa sangat mungkin Anda akan bekerja dari rumah di masa depan yang terlihat. Namun, pengalaman bekerja dari rumah Anda juga sangat mungkin akan memiliki hasil campuran, tergantung pada alat kolaborasi dan infrastruktur perusahaan yang disediakan. Tulisan ini adalah salah satu dalam serangkaian tentang bagaimana Anda dapat mendapatkan yang terbaik dari situasi ini, yang diharapkan akan membantu membuka jalan untuk cara kerja yang lebih fleksibel, setelah situasi saat ini telah berlalu.
Jika perusahaan Anda telah beralih ke solusi berbasis cloud sepenuhnya seperti Teams dan Office365 maka Anda sudah aman. Di sini segalanya, berkas, program, data, alat dan segala sesuatu yang Anda butuhkan ada di cloud. Asalkan Anda memiliki koneksi internet, baik di rumah, di kereta, di kedai kopi maka Anda dapat masuk dan bekerja seperti biasanya, yang berarti bisnis seperti biasa.
Salah satu persyaratan kunci untuk solusi berbasis cloud apa pun adalah konektivitas. Sebagian besar kita akan berada di rumah, baik menggunakan koneksi broadband rumah atau hotspot ponsel. Dalam sebagian besar kasus, bekerja jarak jauh tidak akan memiliki tantangan yang sama seperti bekerja melalui jaringan korporat internal berbasis MPLS. Saat bekerja dari rumah, koneksi Anda langsung melalui internet, menghindari firewall korporat, server DNS, titik keluar dan latensi geografis terkait tenant. Memiliki koneksi langsung berarti Anda mungkin sebenarnya mengalami performa yang lebih baik di rumah (kecuali koneksi rumah Anda super lambat) daripada yang mungkin Anda alami di kantor.
Namun, Anda mungkin menemukan bahwa meskipun Anda menjalankan alat kolaborasi berbasis cloud, beberapa data dan program kunci Anda mungkin masih disimpan di server file atau berbagi file internal. Akses ke ini mungkin hanya melalui koneksi VPN dan Anda akan membutuhkan token (token keras yang terlihat seperti rantai kunci atau token lunak aplikasi di ponsel pintar Anda) untuk membantu mengautentikasi saat login. Meskipun aman, ini dapat merepotkan tetapi Anda dapat mengatasi hal ini. Cara termudah adalah memindahkan berkas kunci Anda ke OneDrive (solusi penyimpanan cloud berbasis perusahaan yang direkomendasikan) baik menggunakan pengelola berkas atau email perusahaan. Bergantung pada berapa lama Anda diperlukan untuk bekerja dari luar kantor, maka Anda mungkin akan menemukan semakin banyak berkas dan data Anda disimpan di cloud.
Beberapa dari Anda akan menyadari bahwa lingkungan kantor Anda masih dijalankan secara internal oleh departemen IT di pusat data on-premise milik perusahaan. Ini adalah situasi yang paling tidak disukai. Anda akan diharuskan untuk mengakses melalui VPN dan pengalaman kerja Anda akan dapat ditoleransi tetapi tidak paling produktif.
Untungnya belum semua hilang. Jika Anda berada dalam situasi ini, sebagian besar penyedia alat kolaborasi berbasis cloud menawarkan akses terbatas waktu ke produk mereka. Microsoft dan Google adalah yang terbaru menawarkan ini. Kasus terburuk adalah Anda mendaftar sebagai individu dan dalam beberapa kasus mengunduh Aplikasi atau Browser Applet. Ini berarti Anda masih dapat berkolaborasi namun pengalamannya tidak akan lancar seperti menjalankan solusi berbasis cloud sepenuhnya, karena berbagi data perusahaan mungkin tidak mudah, didukung atau diizinkan. Namun itu lebih baik daripada alternatif.
Tantangan berikutnya tergantung pada seberapa besar program adopsi alat kolaborasi (sering disebut rollout) telah berhasil. Sebagian besar pengguna yang saya bicara dengan mereka mengatakan bahwa mereka dapat lebih produktif jika mereka tahu cara menggunakan alat dengan lebih baik. Jadi asumsi ini benar untuk Anda, klik pada panduan “Memulai” (Teams atau Google). Setelah terbiasa dengan gambaran umum, Anda harus berkancah dengan rekan kerja dan mencoba beberapa fitur untuk membangun kepercayaan dalam mengoperasikan alat, mengatur rapat, membagikan layar atau program yang diinginkan, mencoba rekaman dll. Ini akan menghemat waktu dan malu (dan mungkin kehilangan reputasi) saat melakukannya untuk nyata dengan pelanggan berharga, kesempatan penjualan penting atau audiens yang lebih besar.
Sebagian besar alat ini memiliki fitur spesifik yang akan meningkatkan atau meminimalkan gangguan. Ini dapat mencakup buraman latar belakang (bagus jika Anda telah membiarkan pakaian tergantung di rel gambar atau memiliki anak kecil yang berkeliaran) dan rekaman sehingga rekan kerja lain dapat menangkap rapat yang tidak dapat dihadiri. Anda juga harus menyiapkan Team atau Google Hangout untuk berbagi tips dan trik serta menyediakan jaringan dukungan informal. Ini adalah praktik yang baik untuk memiliki bagian “Pertanyaan yang Sering Diajukan” (FAQ), bagian “Perlu Diketahui” (N2K) untuk memasukkan informasi penting, bagian “Berita” untuk informasi terbaru dan terkini seperti kapan kita dapat kembali ke kantor, serta area lain yang spesifik seperti informasi aplikasi, pelanggan atau minat spesifik misalnya Rapat, Berbagi Data dll. Ini berarti semua orang memiliki akses ke informasi yang sama, daripada mencoba mencari tahu sendiri.
Salah satu tantangan bekerja secara jarak jauh adalah kehilangan interaksi informal, lelucon, cerita dan bercanda yang mendukung lingkungan kantor yang sebenarnya. Anda tidak ingin kehilangan ini, tetapi pada saat yang sama, Anda tidak ingin obrolan informal ini membanjiri area kerja. Jadi mengapa tidak membuat channel, tim atau hangout yang disebut “WaterCooler” di mana komunikasi informal semacam itu dapat berlangsung. Anda bahkan dapat menyiapkan konferensi video setiap waktu makan siang dan mengaduan kantin virtual.
Nah itu seharusnya cukup untuk membuat Anda sibuk dan mulai bekerja tapi ingatlah bahwa keyboard dan ponsel Anda mungkin memiliki lebih banyak bakteri dari sedotan toilet Anda, jadi ingatlah untuk membersihkannya secara teratur juga. Dalam tulisan saya berikutnya, saya akan berbagi beberapa ide tentang cara membuat pekerja jarak jauh lebih produktif dan semoga Anda akan menjadi sepenuh日及 serta efektif seperti Kevin, daripada dua kawan lainnya!!!
Hubungkan dengan Mark Sweeney (Direktur Layanan Profesional)
