Meningkatkan Produktivitas Kerja dari Rumah: Strategi & Tips (Bagian 2)

Jadi, semakin dekat. Beberapa dari Anda telah menerima email yang mengonfirmasi Anda dapat bekerja dari rumah. Bagian 1 membahas apa yang Anda butuhkan, bagian ini membahas beberapa ide tentang cara membuat waktu Anda produktif.

Selalu akan ada hal-hal yang Anda tak terduga yang akan menangkap Anda. Misalnya, satu proyek yang saya kerjakan memiliki panggilan stand-up harian pukul 8 pagi. Saya berada di lokasi Selasa sampai Kamis dan bekerja dari rumah Senin (hari perjalanan) dan Jumat. Kamis malam, saya pergi ke rumah. Tidak ada yang unusual kecuali, proyek tersebut di Eropa dan saya akan tiba di rumah di luar tengah malam. Saya ingin mengatakan bahwa saya selalu tepat waktu untuk panggilan stand-up pagi Jumat. Saya tidak. Namun, ada sisi positif. Selalu menjadi sepi pada sore hari.

Namun itulah manfaat utama bekerja dari rumah – fleksibilitas, dapat menyesuaikan pekerjaan dengan Anda, bukan sebaliknya. Namun, memiliki fleksibilitas itu juga adalah tantangan terbesar. Jebakan umum adalah kita terlalu fleksibel selama siang hari sehingga akhirnya bekerja jauh lebih larut malam. Ini berarti kita bangun lebih lama, kita tidak menyelesaikan sebanyak yang kita pikirkan, jadi akhirnya bekerja larut malam lagi. Kita telah bergeser waktu, tetapi tidak dengan cara yang baik. Lebih parah, kita telah mengganti risiko dan tantangan bekerja di kantor dengan tantangan lain, yang kita infliksi sendiri. Kunci adalah untuk menjadi seproaktif mungkin, bukan reaktif, dan tahu saja, selama periode ini akan banyak yang harus bereaksi!!!

Saat bekerja dari rumah kita harus realistis tentang apa yang dapat kita capai. Kita semua telah mendengar kisah anekdot tentang sejauh lebih produktif dari gangguan kantor. Sebagian besar dari kita tidak memiliki ninja produktif batin yang hanya menunggu untuk muncul setelah dibebaskan dari belenggu kantor. Di rumah, kita juga memiliki gangguan. Misalnya, apakah Anda menyadari seberapa banyak orang yang mengetuk pintu depan Anda? Jika biasanya membutuhkan waktu dua jam untuk menulis laporan itu di kantor, kemungkinan besar masih akan membutuhkan waktu dua jam saat Anda menulisnya di rumah. Juga terkait dengan ini adalah dorongan untuk membuktikan bahwa Anda benar-benar bekerja. Salah satu persepsi umum adalah pekerja jarak jauh terdiri dari TV Siang Hari dan Media Sosial. Ya, Anda mungkin dapat menikmati siaran siang Archers daripada edisi malam, tetapi selama waktu ini, tidak ada yang akan menghakimi Anda, jadi lakukan saja apa yang biasanya Anda lakukan. Jadi, hal pertama adalah untuk realistis tentang apa yang dapat Anda capai. Jika tidak, kita akan dengan mudah jatuh ke dalam jebakan pergeser waktu itu.

Kedua, kita memerlukan struktur. Perhatikan struktur tidak berarti mikromanajemen jarak jauh. Struktur berarti sesuatu untuk menjangkarkan diri kita. Kerja jarak jauh dapat menjadi pengalaman yang kesepian dan mengisolasi. Kita dapat mengatasi ini dengan beberapa teknik agile. Misalnya, lakukan panggilan stand-up harian yang teratur, katakan sekitar pukul 9:30 atau 9:45 pagi untuk mengizinkan kegiatan pagi – anak-anak ke sekolah, kunjungan dokter dll – diselesaikan dengan waktu yang cukup. Tidak hanya rapat stand-up harian menjaga semua orang di halaman yang sama – ya, memang sudah Rabu – tetapi berguna untuk terus memajukan proyek penting yang sedang berjalan.

Stand-up sebaiknya tidak lebih dari 15 menit yang dibagi menjadi:-

1) Lima menit pertama putaran untuk membahas apa yang telah dicapai kemarin (boxsets dan alat rumah tangga tidak dihitung).

2) Lima menit kedua untuk membahas apa yang Anda rencanakan hari ini.

3) Lima menit terakhir untuk membahas tantangan atau masalah.

Tujuannya bukan untuk mengatasi tantangan dan masalah pada panggilan, tetapi untuk mengalokasikan siapa yang paling tepat untuk menyelesaikannya dan kemudian memberikan tindakan secara terpisah.

Ini mengarah pada aspek kunci ketiga, jangan takut untuk meminta bantuan (jika terlalu banyak tugas) atau untuk ikut serta (jika Anda pikir bisa membantu). Saat bekerja jarak jauh Anda masih bagian dari tim, dan sama seperti saat Anda di kantor, tim lebih efektif ketika bekerja sama dalam arah yang sama. Jadi, jika Anda membutuhkan bantuan, minta. Jika Anda pikir bisa membantu, katakanlah.

Keempat, berbagi (tapi jangan berlebihan). Jika ada anggota keluarga atau tetangga yang membutuhkan bantuan Anda atau ada sesuatu yang muncul yang perlu Anda atasi, beri tahu tim. “Gw bro, gw perlu pergi selama beberapa jam” itu baik. Anda tidak perlu masuk ke detail. Ini membantu anggota tim lain menetapkan ekspektasi mereka dan jika perlu, memungkinkan aktivitas untuk dijadwalkan ulang secara proaktif daripada harus bereaksi.

Kelima, ingatlah untuk mengambil istirahat, baik untuk teh, makan siang atau hanya untuk memisahkan tugas. Juga, tetap aktif. Kedua ini mudah diabaikan, terutama saat mencoba membuktikan seberapa keras Anda bekerja. Sebagai catatan, tidak ada yang terkesan atau akan melakukan apa pun dengan email yang dikirim larut malam atau dini hari. Lakukan hal yang bijaksana dan gunakan fitur kirim tertunda sehingga mereka keluar di awal hari berikutnya.

Keenam, itu tidak masalah untuk melewatkan rapat, seperti stand-up harian. Selama waktu ini, kita semua akan memiliki prioritas lain, yang lebih kritis. Ini mungkin muncul tanpa peringatan sebelumnya. Ini adalah waktu yang tidak biasa namun kita harus menggunakan alat yang sekarang kita miliki untuk meminimalkan dampak buruk apa pun. Jadi, ingatlah untuk merekam rapat dan/atau panggilan konferensi. Buat catatan poin-poin kunci dan bagikan menggunakan alat kolaborasi Anda, pesan instan atau penyimpanan bersama tim.

Terakhir, gunakan alat kolaborasi untuk tetap terhubung secara teratur dengan anggota tim Anda. Buat “kolam air” virtual untuk bercanda dan obrolan informal. Alternatifnya, gunakan konferensi video undang anggota tim ke kantin virtual.

Ya, akan ada instalasi ketiga, namun sambil menunggu, santai dengan bagian 1 & 2. Semoga, kita dan pemberi kerja kita akan melihat manfaat pekerja jarak jauh, begitu banyak sehingga mereka akan ingin itu terus berlanjut lama setelah cobertura Covid-19 telah direlegasikan ke History Channel.

Hubungkan dengan Mark Sweeney (Direktur Layanan Profesional)