Jika Anda telah mengikuti seri ini, Anda akan tahu beberapa alat yang tersedia dan memiliki beberapa tips tentang cara produktif di rumah. Saat Anda membaca ini, Anda akan menyadari bahwa gelombang pertama telah tiba dan tidak ada lagi ketidakpastian tentang di mana Anda akan bekerja. Anda bekerja dari rumah. Saya menyebut bagian ini “Hari Keadilan” karena itulah hari ini. Tidak tentang nilai tambah Anda yang terungkap atau penemuan perlengkapan kantor yang ajaib menemukan jalan ke rumah Anda (saya tahu perencanaan masa depan 😊), tetapi sadaran tentang seberapa baik perusahaan Anda, khususnya Departemen IT dan penyedia cloud mereka yang dipilih (beberapa dibahas di Bagian 1) telah mempersiapkan. Sampai saat ini, indikasi awal tidak menjanjikan.
Pertama, penyedia cloud. Beberapa tahun yang lalu saya melakukan survei perusahaan untuk klien global menggunakan alat survei berbasis cloud. Setelah tiga minggu menulis dan menulis ulang pertanyaan, menyesuaikan nuansa jawaban, tata bahasa dan ejaan (sebelum era Grammarly) dan yang sepertinya pengujian yang tak berujung, akhirnya kami puas dengan survei. Pada pukul 11 pagi hari Senin, kami meluncur. Pada pukul 2 sore saya menerima panggilan dari pelanggan yang sekarang sangat tidak puas mengatakan survei tidak berfungsi dan mereka sekarang memiliki situasi malu-mulahan besar di seluruh perusahaan. Saat itu saya sedang bepergian, tetapi menggunakan ponsel, laptop dan koneksi internet yang agak aneh saya dapat mengidentifikasi masalahnya. Platform survei berbasis cloud telah mati. Bagaimana saya menemukan ini? Ada situs web yang akan menjadi teman terbaik dan titik pertama untuk setiap native cloud – downdetector.com. Saya mengirimkan tangkapan layar layanan yang mati, berkomitmen untuk memantau situasi dan mengirimkan email ketika layanan tersedia lagi. Net net, satu pelanggan yang tertenang, dan survei dilanjutkan ketika layanan tersedia kembali.
Jadi, Senin 16 Maret, Microsoft menghadapi situasi yang serupa – banyak orang yang penasaran, ingin mencoba pengalaman bekerja dari rumah. Ini yang terjadi (tangkapan layar dari downdector.com)
Dan
Jika Anda tidak menyadari, ketersediaan akan tergantung pada di mana tenant Anda dihosting. Ini menambahkan lapisan kebingungan/kesenangan yang lain. Hanya karena Anda berada di wilayah tertentu, tidak berarti layanan Anda akan terpengaruh. Kami mengasumsikan bahwa jika kita bekerja di wilayah tertentu, itulah di mana tenant kita – di mana layanan kami dijalankan – berada. Tidak begitu ketat. Misalnya, padatnya Teams terlihat seperti ini:-
Ini, dan secara kebetulan menyeramkan mirip dengan Covid-19 sebenarnya, tidak terlihat baik untuk Inggris dan sebagian besar Eropa. Jika saya bekerja di Inggris dan tenant perusahaan saya di AS, saya akan baik-baik saja. Sebaliknya, jika saya bekerja di Australia tetapi tenant perusahaan saya di Inggris, saya akan kurang baik (meskipun waktu lokal akan menunjukkan beberapa alternatif yang lebih menyenangkan). Anda dapat melihat mengapa bagi mereka yang bekerja di rumah, downdector.com menjadi BFF baru Anda.
Lebih mengkhawatirkan lagi adalah dampak pekerja jarak jauh pada departemen IT. Sekarang ada sorotan besar pada mereka, apa yang telah mereka buat, bagaimana mereka mengelola pengguna dan mendukung bisnis. Ada beberapa lemah dalam rantai ini.
Pertama adalah email yang dikirimkan kepada Anda untuk memberitahu apa yang harus Anda lakukan. Ada dua tantangan khusus di sini, cara email ditulis dan cara email diterima. Saya telah melihat beberapa email yang dikirimkan dari departemen IT ke pengguna. Sebagai seseorang yang telah bekerja di area ini untuk sementara waktu, mereka membuat saya bingung, jadi tak Allah saja perasaan penerima. Cara terbaik adalah lebih banyak gambar, lebih sedikit kata. Gunakan tangkapan layar dan hindari jargon/singkatan.
Yang lebih penting lagi adalah cara email diterima. Dari wawancara dan survei sejumlah pengguna, satu tema konsisten muncul saat menerima email dari IT. Mereka sebagian besar diabaikan, jarang bahkan dibuka dan tidak pernah dibaca dengan semangat dan perhatian yang IT yakini email mereka akan diterima. IT perlu mengubah cara dan gaya komunikasi mereka dengan bisnis.
Kedua adalah dampak sistem warisan dan aplikasi “end-user” yang dikembangkan. Ini dikembangkan pada platform atau komputer tertentu. Seringkali, mereka akan memiliki nama file, lokasi file atau detail akses yang hardcoded yang membuatnya sulit bagi departemen IT untuk pindah ke platform modern atau cloud. Sampai sekarang, mereka telah ditoleransi, jika tidak sama sekali diabaikan, oleh IT. Keberadaan atau prevalensi aplikasi warisan atau “end-user” ini dan dampak yang kemudian mereka timbulkan pada pengalaman kerja jarak jauh berarti meskipun alat kolaborasi sudah ada dan dapat diakses, kerja jarak jauh adalah tidak praktis atau tidak mungkin.
Ketiga, cara IT bekerja juga akan terekspos. Stereotip populer departemen IT yang dikucilkan di bawah tanah yang digambarkan oleh “IT Crowd” sayangnya lebih prevalen dari yang Anda bayangkan. IT sering terisolasi dari bisnis. Di luar interaksi sesekali untuk penyediaan perangkat baru, upgrade atau instalasi aplikasi, IT sebenarnya tidak bercampur. Selang antara IT dan bisnis, yang seringkali telah mengarah pada munculnya “Shadow IT” semakin lebar, dan munculnya alat seperti No-Code/Lo-Code dan cloud berarti selang itu hanya akan meluas. IT perlu mengubah dan mengubah kerangka hubungan mereka dengan bisnis dan bagaimana mereka mendukungnya. Apa pun yang kurang dari pengalaman kerja jarak jauh yang lancar akan menjadi katalis untuk perubahan itu.
Terakhir, dukungan. Selama periode kerja jarak jauh ini, pengguna akan menyadari seberapa sederhana dukungan diri dan layanan sendiri dapat dilakukan. Alih-alih menghubungi helpdesk yang terlalu bekerja dan kurang staf yang sepertinya selamanya untuk terhubung ke panggilan mereka, mencari di bawah batu-batu yang tidak relevan, gagal menyelesaikan masalah mereka dengan tepat waktu atau menutup panggilan mereka secara prematur, pengguna akan menggunakan alternatif seperti Google (atau mesin pencari lainnya) atau YouTube sambil menunggu IT Helpdesk. Sebagian besar pengguna akan menemukan ini lebih mudah, lebih produktif, lebih informatif dan pada akhirnya bagi sebagian besar masalah umum, cara kerja yang lebih disukai. Pengguna yang lebih percaya diri atau berpengalaman akan melihat komunitas kecil dari sekitar sfera keahlian mereka sebagai “Shadow IT” yang mendapatkan “Shadow Support”.
Setelah hal-hal kembali ke norma baru pasca-pandemi, kemampuan bisnis untuk bekerja secara jarak jauh dan fleksibel akan sangat penting. Dampak IT terhadap efektivitas pengalaman jarak jauh akan berada di ujung sentral dari setiap tinjauan pasca-pandemi. Sayangnya, terlepas dari semua alasan yang valid dan upaya bisnis untuk mengurangi biaya IT, IT akan ditanggung jawabkan atas pengalaman. Untuk perusahaan dengan pengalaman terburuk, kita akan menyaksikan perubahan “akar ke cabang” di IT yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Hubungkan dengan Mark Sweeney (Direktur Layanan Profesional)
