Cara Menggunakan AI untuk Mengoptimalkan Pemahaman Dokumen

Memproses data dokumen dengan cepat dan akurat sangat penting untuk bersaing di era digital yang terus berubah. Untuk perusahaan saat ini, kesuksesan bergantung pada kemampuan untuk menemukan, mengakses, dan memahami data dokumen dengan mudah. Pemrosesan dokumen adalah kasus penggunaan penting bisnis yang memengaruhi produktivitas untuk setiap perusahaan, terlepas dari ukuran, industri, atau fokusnya.

Di blog ini, saya menelusuri evolusi pemrosesan dokumen. Saya mulai dengan membahas digitalisasi dan pengenalan karakter optik (OCR). Saya kemudian membahas bagaimana perusahaan dapat memperluas OCR menggunakan pengenalan dokumen yang didukung kecerdasan buatan (AI) untuk mendorong nilai melalui kemampuan pemahaman dokumen yang lebih baik.

Ayo masuk.

Fase satu:Mengubah data offline menjadi data online dengan OCR

Praktik pemrosesan dokumen tradisional memang menyakitkan. Banyak perusahaan masih menghadapi tantangan seperti pelabelan yang salah dan waktu yang hilang karena ekstraksi data manual yang muncul melalui pemrosesan dokumen non-digital.

Perusahaan beralih ke digitalisasi untuk memerangi tantangan tersebut. Menurut survei M-Files 2019, 41% responden berencana untuk fokus pada penggantian formulir kertas dengan formulir elektronik; 70% responden berencana untuk memperluas pemrosesan dokumen ke lebih banyak dokumen digital sejak lahir—dibandingkan hanya 39% pada tahun 2018.

Bisnis yang mengkhususkan diri dalam pemrosesan dokumen telah merangkul digitalisasi untuk membantu perusahaan mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Inti dari proses ini adalah OCR. Teknologi OCR mengenali teks dalam materi fisik dan gambar. OCR kemudian mengubah teks menjadi file digital seperti PDF.

Solusi menggunakan OCR sangat penting untuk membantu meringankan kesulitan pemrosesan dokumen. Namun, teknologi OCR tradisional memiliki keterbatasan.

Fase dua:Bergerak melampaui data online menjadi 'OCR cerdas'

Katakanlah Anda mengambil gambar dokumen atau memindai dokumen ke dalam sistem pilihan Anda. Sekarang, mengklasifikasikan dan mengekstrak data tergantung pada kualitas gambar yang Anda pindai. Mengapa ini penting untuk solusi pemrosesan dokumen menggunakan OCR?

Solusi OCR hanya seefektif kualitas dokumen pokok yang diproses. Tantangan muncul ketika perangkat lunak OCR tidak dapat membedakan antara karakter, seperti '3' versus '8,' atau 'O' versus 'D.' Kesalahan yang ingin Anda hindari dengan menggunakan perangkat lunak OCR dapat menjadi sakit kepala baru ketika teknologi OCR tidak mampu menganalisis nuansa dokumen berdasarkan kualitas atau bentuk aslinya.

Di situlah pengenalan dokumen yang didukung AI berperan.

Seiring kemajuan kemampuan AI, perusahaan mulai membuat dan melatih model pembelajaran mesin (ML) untuk diterapkan ke OCR. Mesin OCR berbasis model, atau yang kami sebut OCR cerdas, menghasilkan peningkatan signifikan untuk mendigitalkan dokumen dan teks dalam skala besar sekaligus mengurangi kesalahan.

Intelligent OCR membantu perusahaan mendigitalkan dokumen dan gambar yang sebelumnya terbukti menjadi tantangan bagi sistem OCR lama, seperti surat tulisan tangan, kotak centang, dan coretan.

Kami baru mulai menemukan apa yang mungkin ketika kami memperluas OCR dengan AI. Mari kita telusuri beberapa kemungkinan dan hasil yang dapat Anda sadari saat Anda mulai menggunakan solusi berbasis model untuk digitalisasi dan pemrosesan dokumen.

Tahap tiga:Menggunakan AI untuk ekstraksi data dan klasifikasi dokumen yang lebih baik

Memasukkan dokumen ke dalam format digital adalah langkah pertama dari banyak langkah untuk mendapatkan nilai dari dokumen itu sendiri. Setelah didigitalkan, perangkat lunak OCR harus memahami jenis dokumen yang digunakannya dan apa yang relevan.

Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak OCR tradisional dapat berjuang untuk meningkatkan skala upaya klasifikasi dokumen. Mesin OCR tradisional menggunakan pendekatan sederhana, seperti identifikasi header, untuk mengklasifikasikan jenis dokumen. Jenis pendekatan ini dapat membatasi kemampuan perusahaan untuk mengklasifikasikan dokumen pada tingkat yang terperinci.

Setelah dokumen diklasifikasikan menggunakan solusi OCR tradisional, perusahaan sering kali terbatas pada templat dokumen, atau "resep" yang telah ditentukan sebelumnya untuk teks digital yang digunakan untuk menentukan bidang yang relevan untuk diekstraksi, dan "aturan" untuk menemukan bidang itu dalam dokumen. Anda bisa membuat aturan berdasarkan pola berulang dalam data, posisi dalam dokumen, atau posisi relatif terhadap sesuatu yang mudah ditemukan di dokumen, seperti logo. Meskipun template adalah titik awal yang alami, template itu statis.

Seiring skala upaya pemrosesan dokumen, perusahaan akhirnya berinvestasi dalam pengelolaan template dan pembuatan template baru untuk menangani varian dokumen yang tidak relevan dalam implementasi awal.

Memanfaatkan AI dalam klasifikasi dokumen dan ekstraksi data mengubah dinamika ini untuk mempermudah proses.

Setelah memiliki data dalam format digital, Anda dapat menggunakan model terlatih untuk melihat dokumen lebih dalam guna mengklasifikasikan jenis dokumen dan mengekstrak informasi yang relevan secara terstruktur.

Solusi OCR berbasis model dapat mengidentifikasi jenis dokumen dan mencocokkannya dengan jenis dokumen yang diketahui yang digunakan oleh bisnis Anda. Mereka juga dapat mengurai dan memahami blok teks dalam dokumen tidak terstruktur. Setelah solusi mengetahui lebih banyak tentang dokumen itu sendiri, solusi tersebut dapat mulai mengekstrak informasi yang relevan berdasarkan maksud dan maknanya. Dan, dapat menangani perubahan dan varian dalam dokumen Anda.

Daripada membuat template, Anda dapat menentukan bidang yang diinginkan—taksonomi dokumen—lalu mengajari model ML cara menemukan bidang ini. Model tersebut kemudian dapat menyesuaikan diri berdasarkan dokumen yang masuk dan belajar dari validasi manusia atas dokumen yang diproses.

Memiliki kemampuan ini menciptakan fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih besar dalam solusi pemrosesan dokumen Anda. Keluarannya juga membuka pintu baru untuk apa yang dapat Anda lakukan dengan data itu sendiri.

Fase empat:Memberdayakan wawasan dan tindakan baru menggunakan AI

Menggunakan AI untuk klasifikasi dokumen dan ekstraksi data adalah langkah besar di sepanjang perjalanan untuk memberdayakan organisasi Anda dengan kemampuan pemrosesan dokumen otomatis dan akurat. Saat melihat jangka panjang, Anda dapat mulai membuat peta jalan untuk memanfaatkan kemampuan AI dan melakukan lebih banyak hal dengan teks yang Anda ekstrak.

Dengan AI, Anda dapat memvalidasi kesalahan dengan merujuk data dari berbagai dokumen atau dari berbagai sistem backend. Misalnya, katakanlah jumlah faktur salah, tetapi itu bukan kesalahan dalam proses OCR. Untuk menemukan akar masalahnya, Anda dapat menggunakan kombinasi robot untuk mengekstrak data di berbagai jenis dan sistem dokumen. Ini membantu pemeriksaan silang data dan pengecualian permukaan serta kesalahan yang umumnya di luar domain proses OCR itu sendiri.

Anda juga dapat mulai menerapkan kemampuan AI ke kumpulan data dari waktu ke waktu dan dengan konteks historis untuk membuat prediksi dan mengidentifikasi potensi anomali yang mungkin mengindikasikan penipuan. Mari kita telusuri contoh pemrosesan klaim asuransi. Langkah pertama adalah mendigitalkan klaim yang masuk. Anda kemudian mengekstrak informasi yang relevan (seperti tanggal klaim, sifat, dan jumlah) dari klaim. Selanjutnya, Anda dapat melihat titik data ini dan menggunakan model ML untuk mengidentifikasi klaim tertentu yang mungkin merupakan variabel penipuan seperti pengulangan dan jumlah yang mencurigakan.

AI memungkinkan pelaksanaan jenis tugas ini.

Mengambil langkah selanjutnya menuju kebahagiaan pemrosesan dokumen

Pemrosesan dokumen tidak perlu menyakitkan. Memulai dengan OCR dan memperluas OCR dengan AI dapat membuat pemrosesan dokumen menjadi bagian yang lebih berharga—dan tidak terlalu membosankan—dari proses Anda.

Kami bersemangat membantu klien menggunakan AI untuk menyederhanakan proses dan membuat hidup lebih mudah.

Apakah Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat membantu perusahaan Anda menyederhanakan dan menyempurnakan praktik pemrosesan dokumennya serta mengoptimalkan pemahaman dokumen dengan AI?

Klaim salinan buku putih gratis Anda. Tingkatkan Efisiensi Operasional dan Kurangi Risiko dengan Pemahaman Dokumen.

Ingin melihat kemampuan ini beraksi? Mulai uji coba gratis Automation Cloud™ untuk perusahaan.