Membuat Dokumen Persyaratan Teknik yang Efektif (ERD): Panduan Langkah demi Langkah

Dokumen persyaratan teknik (ERD) adalah pernyataan yang menggambarkan tujuan dan sasaran dari komponen baru. Berbeda dengan dokumen persyaratan produk (PRD), yang memberi tahu insinyur apa yang harus dibangun, ERD menentukan mengapa bagian dibangun dan bagaimana desainnya mendukung tujuannya. Dengan mengikuti persyaratan teknik yang diuraikan dalam ERD, insinyur dapat memastikan bagian yang mereka bangun akan memenuhi kebutuhan pelanggan. Penggunaan ERD juga membantu menyederhanakan produksi dalam berbagai cara:

• ERD menggunakan komunikasi yang terdefinisi dan konsisten untuk mempromosikan kolaborasi, mengurangi kesalahan komunikasi, dan menjaga semua orang berada di halaman yang sama.
• ERD membantu memecah proyek besar menjadi tugas yang lebih kecil, membuatnya lebih mudah untuk didelegasikan atau di-outsource.
• ERD dapat diperiksa terhadap PRD untuk memastikan semua niat desain diterapkan dengan benar dan semua tujuan produk tercapai.

ERD yang ditulis dengan baik memungkinkan insinyur dan produsen untuk menjawab pertanyaan kritis tentang desain dan tujuan bagian tanpa perlu bertukar pendapat berulang kali. Ini menghasilkan proses pembangunan yang lebih cepat dan efisien yang menghemat waktu dan uang Anda. Berikut adalah semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis dokumen persyaratan teknik yang jelas dan efektif.

Kriteria Standar untuk Dokumen Persyaratan Teknik

Untuk memulai, semua dokumen persyaratan teknik yang efektif memiliki enam elemen yang sama:

Kejelasan

Semua persyaratan teknik harus jelas, pendek, dan tidak ambigu untuk menghindari kebingungan. Sedikit lebih banyak — seringkali, satu kalimat deskripsi sudah cukup.

Kebutuhan

Untuk menghindari kebingungan atau kontradiksi, masukkan hanya persyaratan yang benar-benar esensial dalam ERD Anda. Tentukan skenario terburuk untuk setiap persyaratan dan jika tidak ada konsekuensi, tidak perlu untuk ada di ERD Anda.

Koordinasi

Persyaratan teknik harus benar selama desain produk. ERD harus menggambarkan semua persyaratan, tujuan, kondisi, dan kemampuan produk. Ketika memungkinkan, jelaskan apa yang dilakukan produk dengan cara numerik untuk presisi tertinggi.

Ujicoba

Kapan pun Anda menulis persyaratan teknik baru, Anda harus dapat memverifikasi implementasi yang berhasil. Ada banyak jenis metode pengujian untuk memastikan verifikasi, termasuk inspeksi, pengujian pengguna, pengujian perangkat lunak, dan pengujian integrasi sistem. Pilih metode pengujian yang paling masuk akal untuk proyek Anda.

Keberlanjutan

Tetap dalam batas apa yang dapat dicapai secara teknis, serta apa yang secara hukum, organisasi, dan keuangan mungkin. Wajar dan jujur, karena membuat persyaratan yang tidak terlaksana akan menyebabkan komplikasi di kemudian hari. Jika keberlanjutan tidak tercapai, Anda dapat menyatakan detail desain sebagai tujuan daripada persyaratan.

Pelacakan

Setiap insinyur yang melihat ERD Anda harus dapat melacak setiap persyaratan kembali ke tujuan produk asli. Menautkan implementasi kembali ke tujuan produk membantu menjelaskan mengapa elemen itu penting, dari mana berasal, dan bagaimana cocok dengan desain bagian keseluruhan.

Tips untuk Menulis Dokumen Persyaratan Teknik yang Baik

Setelah Anda memastikan kriteria standar telah dipertimbangkan, Anda dapat menerapkan praktik terbaik yang akan membawa dokumen persyaratan teknik Anda ke tingkat berikutnya. Berikut adalah lima tips untuk menulis dokumen persyaratan teknik yang berkualitas.

Gunakan Template Dokumen Persyaratan Teknik

Anda dapat menghemat waktu dan energi di awal proyek baru dengan menggunakan template dokumen persyaratan teknik. Template ERD memastikan ERD Anda selalu terstruktur dengan benar. Secara minimal, template dokumen persyaratan teknik harus memiliki halaman sampul, judul bagian, dan bagian standar lainnya yang dikenal sebagai "boilerplates." Gunakan boilerplates untuk mencakup topik ERD seperti penggunaan kata kerja, singkatan, kata kunci, standar pemformatan, dan pedoman lainnya yang diperlukan untuk memahami ERD Anda.

Hindari Menulis Operasi dan Implementasi

Persyaratan teknik Anda harus menyatakan tujuan, bukan bagaimana tujuan akan dicapai. Jika Anda menjelaskan langkah-langkah menuju pelaksanaan tujuan daripada tujuan itu sendiri, Anda tidak benar-benar menulis ERD — Anda menulis panduan operasi dan implementasi. Jika Anda menulis panduan operasi dan implementasi dengan kesalahan, produsen mungkin salah memahami niat Anda dan tujuan proyek Anda mungkin tidak tercapai.

Untuk memastikan persyaratan Anda memang persyaratan, tanyakan pada diri sendiri mengapa persyaratan ini adalah bagian yang diperlukan dari dokumen persyaratan teknik Anda. Percayalah bahwa sistem desainer dan produsen akan menentukan bagaimana tujuan akan dicapai dan mereka akan melakukannya dengan cara yang paling efisien.

Evaluasi ERD Anda

Ini akan membantu memverifikasi bahwa semua persyaratan teknik memenuhi tujuan dan aspirasi perusahaan yang Anda nyatakan. Untuk evaluasi yang komprehensif, lebih baik menyusun tim yang beragam. Ini mencakup mengumpulkan orang dari semua ras, etnisitas, dan gender untuk mengevaluasi dokumen persyaratan teknik Anda, tetapi juga mencakup membawa ragam peran ke evaluasi. Sertakan sebanyak mungkin peran — desainer, pengembang, penguji, perwakilan pengguna akhir, yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan manajemen, dan tentu saja tim klien — untuk membawa banyak wawasan berharga ke evaluasi ERD Anda.

Gunakan Bahasa yang Tepat

Ada beberapa aturan bahasa yang harus selalu Anda ikuti saat menulis dokumen persyaratan teknik. Tiga istilah spesifik ERD yang besar adalah shall, will, dan should. "Shall" mewakili persyaratan, "will" mewakili fakta, dan "should" mewakili tujuan.

Istilah spesifik ERD yang sering disalahgunakan adalah support. Dalam istilah ERD, "support" merujuk pada kemampuan struktur untuk memegang atau menahan beban, bukan bahwa akan mendukung atau mencapai kemampuan tertentu.

Secara umum, hindari istilah seperti are, is, dan was dalam persyaratan teknik itu sendiri. Anda dapat menggunakannya dalam bagian deskriptif atau di depan persyaratan, tetapi hindari dalam persyaratan itu sendiri untuk mempromosikan spesifikitas. Anda juga harus menghindari istilah yang ambigu seperti:

• Tetapi tidak terbatas pada atau etc. — Istilah ini mencakup yang tidak diketahui dan tidak ada yang tidak diketahui atau tidak dapat diprediksi tentang ERD Anda.
• Dan/atau — Ini meninggalkan terlalu banyak opsi untuk interpretasi dan ruang untuk kesalahan karena kontraktor akan benar dalam dua skenario yang berbeda (jika mereka memilih AND atau jika mereka memilih OR).
• Kata lemah yang tidak memiliki arti kuantitatif. Ini termasuk kata sifat seperti "powerful" dan "efficient" serta kata kerja seperti "enhance" atau "strengthen." Juga, coba hindari perbandingan (misalnya, cepat atau lambat, paling atau sedikit) dan bahasa non-kuantitatif lainnya.

Saat menulis ERD, Anda juga harus menghindari pernyataan negatif dan fokus pada keberadaan elemen atau kemampuan persyaratan. Satu-satunya waktu yang dapat diterima untuk menggunakan spesifikasi negatif adalah saat menekankan situasi yang berpotensi berbahaya. Bahkan dalam kasus ini, pastikan untuk menyatakan kasus keselamatan juga.

Jangan terlalu spesifik

Meskipun ada banyak aturan bahasa yang harus diikuti saat menulis dokumen persyaratan teknik Anda, biarkanlah sederhana. Kejelasan adalah kunci untuk ERD, jadi hanya fokus pada tujuan, sasaran, dan keterbatasan yang diperlukan dari persyaratan Anda. Selalu alasan untuk memasukkan persyaratan — terlalu banyak persyaratan akan membingungkan ERD Anda dan membingungkan pembaca. Jika Anda merasa persyaratan Anda menjadi terlalu panjang dan rumit, gunakan poin-poin untuk membagi elemennya.
Memiliki dokumen persyaratan teknik (ERD) yang ditulis dengan baik akan membantu insinyur, tim produk, dan kolaborator lainnya untuk lebih memahami niat desain Anda. Dengan secara jelas menghubungkan desain komponen dengan tujuan spesifik dan tujuan bagian keseluruhan, ERD memastikan produk dibangun dengan cara untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Pentingnya, ERD yang bagus mempromosikan kolaborasi, komunikasi, dan kejelasan selama proses desain dan manufaktur. Ini akan memastikan setiap bagian berfungsi sepenuhnya dan akan menyelesaikan tujuan yang diinginkan. Serta memastikan konsistensi bagian-ke-bagian, ERD juga mempromosikan produksi yang lebih cepat dan biaya lebih rendah.

Bahkan Anda menulis dokumen persyaratan teknik pertama Anda atau sudah berpengalaman, Fast Radius di sini untuk membantu di setiap tahap proses pengembangan dan produksi. Tim desainer, insinyur, dan produsen ahli kami di sini untuk memastikan bagian Anda menyelesaikan semua tujuannya. Hubungi kami hari ini.

Untuk lebih banyak sumber daya tentang pengembangan produk, kunjungi pusat pembelajaran Fast Radius.

Siap membuat bagian Anda dengan Fast Radius?