Cara menulis dokumen persyaratan teknik

Sebuah dokumen persyaratan teknik (ERD) adalah pernyataan yang menjelaskan tujuan dan tujuan dari komponen baru. Tidak seperti dokumen persyaratan produk (PRD), yang memberi tahu para insinyur apa yang mereka butuhkan untuk membangun, ERD menentukan mengapa suatu bagian sedang dibangun dan bagaimana desainnya mendukung tujuannya. Dengan mengikuti persyaratan teknik yang diuraikan dalam ERD, insinyur dapat memastikan bahwa bagian yang mereka buat akan memenuhi kebutuhan pelanggan. Menggunakan ERD juga membantu merampingkan produksi dengan berbagai cara:

• ERD menggunakan komunikasi yang jelas dan konsisten untuk mendorong kolaborasi, mengurangi miskomunikasi, dan menjaga semua orang tetap pada pemahaman yang sama.
• ERD membantu memecah proyek besar menjadi tugas yang lebih kecil, membuatnya lebih mudah untuk didelegasikan atau dialihdayakan.
• ERD dapat diperiksa dengan PRD untuk memastikan semua tujuan desain diterapkan dengan benar dan semua tujuan produk tercapai.

ERD yang ditulis dengan baik memungkinkan para insinyur dan produsen menjawab pertanyaan kritis tentang desain dan tujuan suku cadang tanpa bolak-balik. Ini menghasilkan proses pembangunan yang lebih cepat dan efisien yang menghemat waktu dan uang Anda. Inilah semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis dokumen persyaratan teknik yang jelas dan efektif.

Kriteria standar untuk dokumen persyaratan teknik

Untuk memulai, semua dokumen persyaratan teknik yang efektif memiliki enam elemen berikut yang sama:

Kejelasan

Semua persyaratan teknik harus jelas, singkat, dan tidak ambigu untuk menghindari kebingungan. Lebih sedikit lebih banyak — seringkali, deskripsi satu kalimat sudah cukup.

Kebutuhan

Untuk menghindari kebingungan atau kontradiksi, hanya masukkan persyaratan yang benar-benar penting dalam ERD Anda. Tentukan skenario terburuk untuk setiap persyaratan dan jika tidak ada konsekuensi apa pun, tidak perlu ada di ERD Anda.

Koordinasi

Persyaratan teknik harus benar di seluruh desain produk. Sebuah ERD harus menggambarkan semua persyaratan produk, tujuan, kondisi, dan kemampuan. Bila memungkinkan, jelaskan apa yang dilakukan produk dalam cara numerik untuk akurasi paling tinggi.

Testabilitas

Setiap kali Anda menulis persyaratan teknik baru, Anda harus dapat memverifikasi implementasi yang berhasil. Ada banyak jenis metode pengujian untuk memastikan keterverifikasian, termasuk inspeksi, pengujian pengguna, pengujian perangkat lunak, dan pengujian integrasi sistem. Pilih metode pengujian yang paling masuk akal untuk proyek Anda.

Kelayakan

Tetap dalam batas-batas apa yang dapat dicapai secara teknis, serta apa yang mungkin secara hukum, organisasi, dan finansial. Bersikaplah masuk akal dan jujur, karena membuat persyaratan yang tidak layak akan menyebabkan komplikasi di kemudian hari. Jika kelayakan tidak dapat dicapai, Anda dapat menyatakan detail desain sebagai tujuan, bukan persyaratan.

Kemamputelusuran

Setiap insinyur yang melihat ERD Anda harus dapat melacak setiap persyaratan kembali ke tujuan produk asli. Menautkan implementasi kembali ke sasaran produk membantu menjelaskan mengapa suatu elemen penting, dari mana asalnya, dan bagaimana hal itu masuk akal dengan keseluruhan desain bagian.

Tips untuk menulis dokumen persyaratan teknik yang baik

Setelah Anda memastikan bahwa kriteria standar telah diperhitungkan, Anda dapat menerapkan praktik terbaik yang akan membawa dokumen persyaratan teknik Anda ke tingkat berikutnya. Berikut adalah lima tips untuk menulis dokumen persyaratan teknik terbaik.

Gunakan template persyaratan teknik

Anda dapat menghemat waktu dan energi di awal proyek baru dengan menggunakan templat dokumen persyaratan teknik. Template ERD memastikan ERD Anda selalu terstruktur dengan benar. Minimal, templat dokumen persyaratan teknik harus memiliki halaman sampul, judul bagian, dan bagian standar lainnya yang dikenal sebagai “boilerplates.” Gunakan boilerplates untuk membahas topik ERD seperti penggunaan kata kerja, singkatan, kata kunci, standar pemformatan, dan panduan lain yang diperlukan untuk memahami ERD Anda.

Hindari operasi penulisan dan implementasi

Persyaratan teknik Anda harus menyatakan tujuan, bukan bagaimana tujuan akan dicapai. Jika Anda menjelaskan langkah-langkah untuk menyelesaikan suatu tujuan alih-alih tujuan itu sendiri, Anda tidak benar-benar menulis ERD — Anda sedang menulis panduan operasi dan implementasi. Jika Anda tidak sengaja menulis panduan operasi dan implementasi, produsen mungkin salah memahami maksud Anda dan tujuan proyek Anda mungkin tidak tercapai.

Untuk memastikan persyaratan Anda memang persyaratan, tanyakan pada diri Anda mengapa persyaratan ini merupakan bagian penting dari dokumen persyaratan teknik Anda. Percayalah bahwa perancang dan produsen sistem akan menentukan bagaimana tujuan akan dicapai dan bahwa mereka akan melakukannya dengan cara yang seefisien mungkin.

Evaluasi ERD Anda

Ini akan membantu memverifikasi bahwa semua persyaratan teknik memenuhi tujuan dan aspirasi perusahaan yang Anda nyatakan. Untuk evaluasi menyeluruh, yang terbaik adalah mengumpulkan tim yang beragam. Ini termasuk menyatukan orang-orang dari semua ras, etnis, dan jenis kelamin untuk mengevaluasi dokumen persyaratan teknik Anda, tetapi juga mencakup membawa keragaman peran ke dalam evaluasi. Sertakan peran sebanyak mungkin — desainer, pengembang, penguji, perwakilan pengguna akhir, mereka yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan manajemen, dan tentu saja tim klien — untuk memberikan banyak wawasan berharga untuk evaluasi ERD Anda.

Gunakan bahasa yang tepat

Ada beberapa aturan bahasa yang harus selalu Anda ikuti saat menulis dokumen persyaratan teknik. Tiga besar istilah khusus ERD adalah harus, akan, dan harus. “Harus” mewakili persyaratan, “akan” mewakili fakta, dan “harus” mewakili tujuan.

Istilah ERD khusus yang sering disalahgunakan adalah support. Dalam istilah ERD, "dukungan" merujuk pada kemampuan struktur untuk menahan atau menahan beban, bukan berarti itu akan mendukung atau mencapai kemampuan tertentu.

Secara umum, jauhi istilah like are, is, and was in the engineering requirements. Anda dapat menggunakannya di bagian deskriptif atau mengarah ke persyaratan, tetapi hindari mereka dalam persyaratan Anda sendiri untuk mempromosikan kekhususan. Anda juga harus menghindari istilah yang tidak jelas seperti:

• Namun tidak terbatas pada atau dll. — Istilah ini mencakup yang tidak diketahui dan seharusnya tidak ada yang tidak diketahui atau tidak terduga tentang ERD Anda.
• Dan/atau — Ini meninggalkan terlalu banyak pilihan untuk interpretasi dan ruang untuk kesalahan karena kontraktor akan benar dalam dua skenario yang berbeda (jika mereka memilih DAN atau jika mereka memilih ATAU).
• Kata-kata lemah yang tidak memiliki arti kuantitatif. Ini termasuk kata sifat seperti "kuat" dan "efisien" serta kata kerja seperti "meningkatkan" atau "memperkuat." Selain itu, cobalah untuk menghindari perbandingan (misalnya, cepat atau lambat, sebagian besar atau sedikit) dan bahasa non-kuantitatif lainnya.

Saat menulis ERD, Anda juga harus menghindari pernyataan negatif dan fokus pada keberadaan elemen atau kemampuan persyaratan. Satu-satunya waktu yang dapat diterima untuk menggunakan spesifikasi negatif adalah ketika menekankan situasi yang berpotensi berbahaya. Bahkan dalam kasus ini, pastikan untuk menyebutkan kasus keselamatan juga.

Jangan terlalu spesifik

Meskipun ada banyak aturan bahasa yang harus diikuti saat menulis dokumen persyaratan teknik Anda, tetap sederhana. Kejelasan adalah kunci untuk ERD, jadi hanya fokus pada tujuan, sasaran, dan batasan yang diperlukan dari kebutuhan Anda. Selalu punya alasan untuk memasukkan persyaratan — terlalu banyak persyaratan akan mengacaukan ERD Anda dan membingungkan pembaca. Jika Anda merasa persyaratan Anda menjadi terlalu panjang dan rumit, gunakan poin-poin untuk memisahkan elemen-elemennya.
Memiliki dokumen persyaratan teknik (ERD) yang ditulis dengan baik akan membantu insinyur, tim produk, dan kolaborator lain lebih memahami maksud desain Anda. Dengan menghubungkan desain komponen dengan jelas ke tujuan spesifik dan tujuan keseluruhan bagian, ERD memastikan produk dibuat dengan cara yang memuaskan kebutuhan pelanggan.

Yang terpenting, ERD yang hebat mempromosikan kolaborasi, komunikasi, dan kejelasan di seluruh proses desain dan manufaktur. Ini akan memastikan setiap bagian berfungsi penuh dan akan menyelesaikan tujuan yang diinginkan. Selain memastikan konsistensi bagian-ke-bagian, ERD juga mendorong proses produksi yang lebih cepat dan biaya yang lebih rendah.

Baik Anda sedang menulis dokumen persyaratan teknik pertama Anda atau berlatih dengan baik, Fast Radius ada di sini untuk membantu di setiap tahap proses pengembangan dan produksi. Tim ahli desainer, insinyur, dan produsen kami ada di sini untuk memastikan bagian Anda mencapai semua tujuannya. Hubungi kami hari ini.

Untuk sumber daya lebih lanjut tentang pengembangan produk, kunjungi pusat pembelajaran Radius Cepat.

Siap membuat suku cadang Anda dengan Radius Cepat?

Mulai kutipan Anda