50 Tips Pelacakan Peralatan Penting yang Perlu Anda Ketahui

Sekarang, lebih dari sebelumnya, bisnis memiliki kekuatan untuk melacak peralatan mereka secara efisien dan, terkadang, hanya dengan investasi kecil di muka. Yang mengatakan, saat ini ada banyak persaingan di pasar, yang dapat membuat pilihan yang sulit, terutama dalam hal proses, perangkat lunak, dan peralatan pelacakan khusus. Untungnya, Internet penuh dengan sumber daya ahli yang membantu memusatkan perhatian pada tugas yang memusingkan ini. Untuk membantu mengurangi lemak, kami telah menyusun daftar 50 tips pelacakan peralatan, termasuk trik organisasi, implementasi proses, dan praktik terbaik pemeliharaan dan perbaikan. Di bawah ini, Anda akan menemukan kutipan langsung dari sumber daya ahli ini, yang disusun menurut kategori dengan mudah.

Langsung ke:

• Taktik Organisasi Terbaik untuk Peralatan
• Praktik Terbaik Perangkat Lunak Pelacakan Aset dan Pemilihan Tag
• Cara Menerapkan Program Pelacakan Peralatan
• Perawatan dan Perbaikan Rekaman
• Cara Mempromosikan Pentingnya Pelacakan Peralatan kepada Karyawan

Taktik Organisasi Terbaik untuk Peralatan

1. Sebelum Anda melakukan apa pun, buatlah daftar inventaris peralatan terkini. “Apakah Anda tahu persis peralatan apa yang ada di inventaris Anda? Anda mungkin memiliki ide, meskipun kami yakin nilai gabungan dari semua peralatan pendukung Anda mungkin lebih tinggi dari yang Anda harapkan. Bahkan jika Anda memiliki gambaran, apakah itu makhluk hidup? Daftar peralatan di inventaris Anda dari setahun yang lalu nilainya lebih rendah daripada kertas yang dicetaknya. ” – Henri Van Bost, 8 Tips untuk Manajemen Inventaris Peralatan yang Efektif , Ruang Cek; Twitter:@cheqroom

2. Pikirkan di luar pelacakan peralatan organisasi manual. “Persepsi umum bahwa metode pelacakan inventaris manual adalah taruhan yang aman merugikan bisnis. Tentu, mereka terjangkau dan telah ada sejak pemerintahan Reagan, tetapi mereka juga terbukti menjadi tanggung jawab finansial dan operasional untuk manajemen peralatan.” – Cara Utama Melacak Alat dan Peralatan Konstruksi , Sistem ASAP; Twitter:@ASAP_Systems

3. Atur ruang Anda sehingga peralatan dapat ditempatkan secara efisien. “Sebelum menempatkan apa pun di gudang, beri label semuanya:rak gudang, rak, dok, semuanya. Solusi label gudang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan unik gudang, menawarkan opsi yang disesuaikan mulai dari label retroreflektif jarak jauh hingga label penyimpanan dingin, tanda gudang gantung, label rak multi-level, dan tanda dok luar dan pintu yang tahan terhadap elemen. Dengan memilih solusi label yang tepat, gudang Anda akan lebih mudah dinavigasi, pengambilan dan pengemasan akan disederhanakan, dan efisiensi organisasi akan meningkat secara keseluruhan.” – Shelly Stazzone, Cara Mengatur Gudang:Panduan Langkah demi Langkah untuk Organisasi Gudang yang Efisien , Kode Kamera; Twitter:@Camcode

4. Buat manajemen peralatan dan proses pelacakan yang akan membantu operasi Anda mencapai tujuannya. “Menurut Departemen Perhubungan AS, langkah pertama dalam proses manajemen aset fisik adalah menetapkan kebijakan organisasi, termasuk tujuan dan anggaran strategis. Ini membantu menentukan kebutuhan masa depan perusahaan. Langkah kedua melibatkan pengumpulan dan analisis inventaris dan kinerja aset saat ini. Perbedaan antara di mana perusahaan ingin berada dan di mana saat ini adalah kesenjangan aset strategis perusahaan, yang menunjukkan di mana perusahaan perlu melakukan perbaikan. Langkah ketiga melibatkan evaluasi alternatif untuk menjembatani kesenjangan ini. Langkah terakhir melibatkan pemantauan kinerja aset secara terus-menerus dan menyesuaikan kembali bauran aset sesuai kebutuhan.” – Chirantan Basu, Fungsi Pengorganisasian Mengelola Aset Fisik , Krona; Twitter:@houstonchron

5. Buat keputusan organisasi yang kuat yang dibuat untuk bertahan. “Menerjemahkan serangkaian prioritas manufaktur ke dalam kumpulan pabrik, orang, dan kebijakan yang tepat membutuhkan sumber daya, waktu, dan ketekunan manajemen. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, sebagian besar aset sebagian besar perusahaan (modal, manusia, dan manajerial) ditemukan di bidang manufaktur. Selain itu, aset-aset ini cenderung sangat besar, sangat saling terkait, dan berumur panjang—dibandingkan dengan pemasaran dan sebagian besar aset keuangan. Akibatnya, sulit untuk mengarahkan mereka, dan 'penyetelan halus' hampir tidak mungkin. Setelah perubahan dibuat, dampaknya terasa di seluruh sistem dan tidak dapat dibatalkan dengan mudah.” – Robert H. Hayes dan Roger W. Schmenner, Bagaimana Seharusnya Anda Mengatur Manufaktur? , Ulasan Bisnis Harvard; Twitter:@HarvardBiz

6. Tentukan proses organisasi visual yang sederhana untuk diterapkan dan dipahami. “ Ada sejumlah metode yang ada untuk mengatur alat. Itu bisa berdasarkan jenis alat, berdasarkan jenis pekerjaan (dengan asumsi diferensiasi ini dapat dengan mudah dibuat) atau bahkan dalam urutan abjad jika Anda memiliki banyak pilihan. Kategori yang berbeda dapat disimpan di area yang berbeda, memungkinkan lokasi yang mudah.” – Moira Van Den Akker, Cara Sederhana Mengelola Inventaris Kotak Alat Anda , Dapat Dibangun; Twitter:@TrimbleMEP

7. Identifikasi dan hilangkan “aset hantu” Anda. “Aset 'hantu' adalah properti yang hilang, dicuri, atau tidak dapat digunakan, tetapi masih terdaftar sebagai aset tetap aktif dalam sistem… Aset hantu yang tidak teridentifikasi dapat menyebabkan hilangnya produktivitas karena aset yang hilang atau tidak dapat digunakan tidak tersedia saat dibutuhkan . Anggaran modal dianggap tidak memadai karena manajemen tidak menyadari aset penting yang perlu diganti.” – Praktik Terbaik untuk Manajer Aset Tetap , Perangkat Lunak Sage; Twitter:@SageNAmerica

Praktik Terbaik Perangkat Lunak Pelacakan Aset dan Pemilihan Tag

8. Sebelum memilih perangkat lunak Anda, pertama, pertimbangkan pilihan Anda. “Manajer aset tetap dapat menerapkan praktik terbaik dengan memilih sistem pelacakan aset yang sesuai untuk organisasi mereka. Di antara alat yang perlu dipertimbangkan untuk kontrol total siklus hidup aset adalah perangkat lunak akuntansi aset tetap, solusi inventaris, pelaporan kustom, dan solusi akuntansi proyek. Dalam mengevaluasi solusi perangkat lunak, perhatian khusus harus diberikan pada integrasi antara aplikasi aset tetap serta dengan solusi keuangan lainnya, seperti buku besar, untuk menghemat waktu tambahan dan menghilangkan kemungkinan kesalahan entri ulang data.” – Manfaat Menerapkan Solusi Aset Tetap yang Mencakup Bar Coding, Scanning , ITWeb; Twitter:@ITWeb

9. Tentukan peralatan yang membutuhkan penandaan untuk tujuan pelacakan. “Hampir semua jenis peralatan dapat diberi tag, dan tag dibuat dari berbagai jenis bahan untuk memungkinkan mereka bertahan di lingkungan tempat peralatan Anda digunakan. Tag aset biasanya berisi kode batang yang memungkinkan setiap peralatan diberi nomor identifikasi unik untuk membantu Anda menentukan lokasinya dengan mudah, mengakses jadwal perawatan, menentukan status peralatan, dan lebih banyak lagi hanya dengan memindai label peralatan permanen. Menggunakan tag aset juga mengurangi risiko kehilangan peralatan karena kesalahan manusia atau pencurian.” – Shelly Stazzone, Praktik Terbaik Pelacakan Peralatan:Tag Aset dan Perangkat Lunak, Penjadwalan Pemeliharaan, dan Lainnya , Kode Kamera; Twitter:@Camcode

10. Pertimbangkan investasi pelacakan peralatan Anda saat ini. “Sangat penting bagi Anda untuk memilih sistem yang kompatibel dengan teknologi yang ada – misalnya, beberapa hanya berfungsi pada perangkat atau sistem operasi tertentu. Anda perlu melihat sistem Anda saat ini dan menilai apakah sistem manajemen pesanan online dapat berintegrasi dengannya.” – Jodie Green, Cara Memilih Sistem Manajemen Inventaris Online yang Tepat , Melenturkan; Twitter:@fleximize

11. Tentukan peralatan tambahan yang akan dibutuhkan untuk melacak aset Anda. “Ada banyak cara berbeda untuk melacak inventaris, jadi penting untuk mengetahui metode apa yang akan Anda gunakan. Anda dapat melacak stok menggunakan barcode, serialisasi, tag RFID, kontrol lot, dan kitting. Tidak hanya ada banyak metode, tetapi beberapa akan bekerja lebih baik dengan proses inventaris tertentu. Inilah sebabnya mengapa Anda harus memutuskan metode sebelum memulai pencarian Anda untuk sistem inventaris. Tidak semua sistem memiliki kemampuan untuk menggunakan semua pelacakan, terutama di pasar perkantoran menengah hingga kecil. Memaksa proses inventaris Anda agar sesuai dengan sistem dapat menjadi masalah dan mahal. Untuk menghindarinya, tentukan metode pelacakan mana yang paling berhasil sebelum Anda memulai pencarian.

“Tergantung pada pilihan Anda, Anda mungkin perlu membeli perangkat keras dan pemindai. Anda ingin memastikan pemindai yang Anda pilih dapat digunakan dengan sistem Anda. Jika Anda memilih pemindai setelah sistem Anda, pemindai tersebut mungkin tidak kompatibel. Atau, pemindai yang kompatibel mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan Anda. Seperti yang Anda lihat, penting untuk membuat keputusan ini sebelum Anda memulai pencarian Anda.” – 5 Tips Memilih Sistem Manajemen Inventaris yang Tepat , Bersihkan Laba-laba; Twitter:@clearspider

12. Pastikan bahwa, minimal, perangkat lunak pelacakan peralatan Anda menyertakan fitur-fitur ini. “…kamu harus menandai yang pasti kamu butuhkan, serta yang mungkin kamu butuhkan di masa depan dan melupakan fitur yang tidak relevan. Perlu diperhatikan juga bahwa perangkat lunak tempat penjualan Anda mungkin sudah memiliki semua fungsi manajemen inventaris yang Anda perlukan, jadi pastikan Anda tidak menggandakan perangkat lunak Anda.

• Hub pusat: Pastikan software Anda akan bertindak sebagai 'pusat pusat' antara semua titik pembelian, termasuk toko online dan beberapa lokasi fisik.
• Data waktu nyata: Ini sangat penting jika Anda menjalankan beberapa toko atau mengelola beberapa gudang.
• Kegunaan: Anda harus mencoba semua perangkat lunak secara gratis dan memastikan karyawan Anda nyaman menggunakannya sebelum membeli. Ini dapat menghemat banyak waktu dan uang dalam jangka panjang.
• Keamanan: Data Anda harus dicadangkan secara online di cloud dan tidak disimpan secara lokal.
• Dukungan teknis dan pelatihan: Anda harus menanyakan penyedia Anda apakah implementasi, dukungan, dan pelatihan disertakan. Ini bisa menjadi biaya tambahan yang besar jika tidak.
• Integrasi Perangkat Keras: Apakah perangkat lunak akan berfungsi dengan komputer, sistem operasi, dan pemindai barcode/RFID Anda yang sudah ada?”

– Amanda Layton, Profesional Pemasaran Digital di PrognoStore, Panduan Utama untuk Memilih Perangkat Lunak Manajemen Inventaris , Blog PrognoStore; Twitter:@PrognoStore

13. Gunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan. “Penting untuk diingat bahwa Anda harus menghindari penggunaan nomor seri peralatan saat membuat tag aset atau label kode batang. Nomor seri dapat digandakan, dan pengguna akan menjadi bingung ketika menjadi tidak mungkin untuk membedakan dua aset dalam sistem pelacakan aset. Solusinya adalah dengan menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan sehingga Anda tidak memiliki nomor yang sama. Anda akan menjaga integritas data Anda dan memiliki informasi peralatan yang lengkap dan akurat secara real time ketika Anda memilih untuk menggunakan nomor identifikasi unik untuk peralatan Anda.” – Shelly Stazzone, Praktik Terbaik Pelacakan Peralatan:Tag Aset dan Perangkat Lunak, Penjadwalan Pemeliharaan, dan Lainnya , Kode Kamera; Twitter:@camcode

14. Sebelum membeli sistem manajemen aset, mintalah demo gratis. “Periksa apakah uji coba gratis atau demonstrasi disediakan oleh perusahaan. Mintalah dan cobalah untuk mendapatkan demonstrasi dalam kondisi yang sama (konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang sama seperti yang akan Anda gunakan di organisasi Anda).” – Mungara Chinratan, 6 Tips Memilih Perangkat Lunak Manajemen Aset yang Tepat, Industri eLearning; Twitter:@elearningindustry

15. Cari fitur check-in/check-out yang mudah. “Fitur check-in/check-out yang mudah digunakan dapat sangat meningkatkan akurasi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membagikan dan menerima aset. Cari perangkat lunak yang secara otomatis mengisi bidang untuk check-in/check-out dengan fitur “quick find” yang mencari database Anda berdasarkan tag aset, aset, vendor, pelanggan, atau karyawan. Beberapa penawaran perangkat lunak memungkinkan Anda untuk menggunakan satu transaksi saat check-in/out beberapa aset ke beberapa penerima tugas – manfaat besar untuk boks alat, sekolah, dan unit tanggap darurat dengan sejumlah besar aset yang harus secara rutin check-in/out ke beberapa pengguna.” – Brian Sutter, 14 Hal yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Perangkat Lunak Manajemen Aset untuk Bisnis Anda , Bisnis2Komunitas; Twitter:@b2community

16. Tentukan peralatan mana yang membutuhkan tag aset. “Menjawab pertanyaan berikut dapat mengarahkan Anda pada jalur yang jelas untuk memberi label pada aset Anda:

1. Alat mana yang memiliki risiko pencurian atau kesalahan penempatan yang lebih besar?
2. Aset mana yang paling banyak digunakan?
3. Apakah ada kemungkinan instrumen berpindah antar departemen?

“Setelah Anda mendaftarkan semua aset yang termasuk dalam kriteria, Anda bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang item mana yang harus Anda beri label. Ini dapat, misalnya, mencakup perangkat portabel yang dapat dengan mudah hilang di seluruh lokasi, atau item yang sangat diminati. Peralatan yang paling sering ditandai termasuk laptop, smartphone, dan printer. Tergantung pada ukuran bisnisnya, barang-barang seperti itu bisa menjadi investasi modal mahal yang tidak mudah diganti. Selain nilai uang, laptop dan hard drive sering kali berisi informasi rahasia yang tidak boleh diakses oleh personel yang tidak berwenang dengan cara apa pun. Untuk alasan inilah menjadi sangat penting untuk memberi label pada setiap aset yang perlu dilindungi dan dilacak selama penggunaannya.” – Praktik Terbaik Pemberian Tag Aset:Panduan untuk Memberi Label pada Aset Bisnis , Inventaris Kantor EZ; Twitter:@officeinventory

17. Jika ragu, pilih kode batang. “Nomor seri sering digandakan, rusak atau tidak tersedia selama proses inventarisasi. Format nomor seri sangat bervariasi menurut produsen, yang tidak kondusif untuk pengidentifikasi kunci basis data. Pengumpulan nomor seri rentan terhadap kesalahan manusia dan interpretasi. Nomor seri sering kali memiliki karakter khusus non-alfa atau non-numerik (#, -, %).

“Sementara nomor seri adalah titik data utama untuk semua aset, itu tidak boleh digunakan sebagai titik data standar untuk tujuan pelacakan dan pelaporan secara terpisah. Barcoding adalah rute yang disukai. Ini memungkinkan pengidentifikasi kunci yang konsisten untuk semua aset dalam format standar. Pengkodean batang juga memungkinkan inventaris yang lebih terkontrol. Tag dapat dilacak dan aset dikonfirmasi secara visual serta ditangkap dalam inventaris.” – David Foxen, Panduan Cepat untuk Pelacakan Aset Perangkat Keras , Tinjauan ITAM; Twitter:@itamreview

18. Pelajari tentang manfaat menggunakan sistem pelacakan untuk peralatan tugas berat. “Alat berat yang memberi tahu Anda di mana ia akan kembali, berapa banyak bahan bakar yang digunakan dan kapan waktunya ke dokter? Belum lagi berkontribusi pada laporan dan melakukan pengiriman di tempat tanpa harus rehat kopi? Selain mengurangi waktu yang sekarang dihabiskan untuk koordinasi dan pengumpulan data oleh staf, peralatan 'pintar' ini juga dapat membantu manajer membuat keputusan tentang pelanggan untuk menargetkan dan jadwal kerja, yang berarti tidak hanya menghemat waktu, tetapi lebih banyak keuntungan yang diperoleh. Beberapa percekcokan telematika eksklusif di antara produsen terus berlanjut, sehingga semua akses ke semua data peralatan belum ada, tetapi manajer harus mempersiapkan skenario lokasi dalam waktu dekat di mana banyak pekerjaan dilakukan oleh mesin yang sebelumnya 'bodoh'.” – Bagaimana Pelacakan Peralatan Teknologi Tinggi Mengubah Konstruksi , Raken; Twitter:@RakenApp

19. Membuat peralatan Anda kurang rentan terhadap pencurian. “ Mintalah nama dan alamat perusahaan Anda tertulis pada peralatan dan peralatan Anda. Melakukannya akan memungkinkan identifikasi peralatan Anda dengan benar, dan juga akan mencegah pencuri mencuri peralatan Anda. Jika peralatan Anda tertulis, itu dapat diidentifikasi, membuatnya kurang diinginkan. ” – Cara Memerangi Pencurian Peralatan Konstruksi , LiveViewGPS; Twitter:@latracker

20. Lacak alat yang memperbaiki peralatan Anda. “Data pelacakan alat yang efisien akan terakumulasi dari waktu ke waktu, dan manajer dapat mengidentifikasi karyawan mana yang mungkin memerlukan lebih banyak pelatihan atau menyalahgunakan peralatan. Prusha mengatakan pelacakan alat adalah prioritas di bidang manufaktur, di mana alat khusus digunakan untuk memperbaiki aset di seluruh lini produksi. Sebaliknya, manajer fasilitas mungkin lebih sering mengabaikan proses ini, karena mereka cenderung menggunakan peralatan yang tidak spesifik, seperti mesin pemotong rumput, sikat atau bor. Untuk ukuran organisasi apa pun, melacak alat yang paling penting untuk tugas sehari-hari memberikan pengawasan yang lebih besar.” – Brock Prusha, analis sistem senior untuk penyedia CMMS MAPCON, seperti yang diceritakan kepada Taylor Short, Manajemen Alat dengan CMMS:Manfaat dan Praktik Terbaik , Saran Perangkat Lunak; Twitter:@softwareadvice

21. Jalankan laporan pemanfaatan aset secara berkala untuk pelacakan yang lebih terkonsentrasi. “Keberhasilan pelaksanaan operasi bisnis sehari-hari hanya dimungkinkan melalui manajemen aset yang kuat. Untuk memastikan aktivitas kerja yang lancar, sangat penting untuk mencatat konsumsi aset. Ini dapat dilakukan dengan membuat laporan pemanfaatan aset yang menggunakan pelacakan riwayat penggunaan dan catatan check-in dan checkout. Ini membantu perusahaan menetapkan ambang persediaan persediaan, dan merotasi peralatan untuk umur panjang jika diperlukan.

“Yang terpenting, melacak konsumsi melalui laporan penggunaan memungkinkan Anda mengotomatiskan pengadaan. Ini memastikan Anda tidak menghadapi penundaan karena kekurangan. Melacak tren pengadaan bulan demi bulan menggunakan laporan seperti ini dapat sangat menurunkan biaya administrasi untuk perusahaan Anda.” – Momina Sohail, Laporan Pelacakan Aset Paling Penting yang Harus Anda Jalankan , Saran Teknologi; Twitter:@Technology_Adv

22. Pastikan perangkat lunak pelacakan peralatan Anda cukup fleksibel untuk membuat perbedaan kategoris yang penting. “Anda harus dapat melacak hal-hal yang tidak Anda miliki di samping yang Anda lakukan dan melaporkan pemanfaatan komparatif. Data itu sangat berguna dalam membantu Anda memutuskan apakah perlu menambahkan item tambahan ke armada Anda sendiri.” – Perangkat Lunak Pelacakan Aset – Praktik Terbaik untuk Manajemen Peralatan , Wynne; Twitter:@wynnesystems

23. Tingkatkan budaya akuntabilitas perusahaan Anda. “Pelacakan aset menambahkan tingkat akuntabilitas yang lebih tinggi ke perusahaan mana pun. Ketika manajer dapat menyimpan catatan terperinci tentang kapan aset tertentu digunakan, dan siapa yang menggunakannya, Anda memperoleh informasi baru yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang sudah ada sebelumnya. Misalnya, Anda mungkin mengetahui bahwa Anda kehilangan produk di Gudang A secara teratur. Setelah melihat masalahnya, Anda menemukan bahwa setiap kali alat pilih baru dikirim ke lokasi itu, ada sesuatu yang hilang.

“Tanpa pelacakan aset, Anda mungkin tidak pernah menyadari hal ini terjadi. Meningkatkan akuntabilitas keseluruhan sistem Anda juga mencegah penganiayaan aset oleh karyawan. Ketika karyawan tahu bahwa mereka bertanggung jawab atas aset, mereka akan merawatnya dengan lebih baik.” – Dominique Robinson, Bagaimana Mengenalinya Jika Bisnis Anda Membutuhkan Perangkat Lunak Pelacakan Aset , SkuVault; Twitter:@SkuVault

24. Pilih sistem berbasis cloud untuk pelacakan peralatan saat bepergian. “Solusi perangkat lunak berbasis cloud melengkapi fitur otomatisasi dengan memberi tim lebih banyak fleksibilitas untuk kapan dan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan mereka. Alih-alih sistem di tempat atau di perangkat, platform berbasis cloud memastikan bahwa anggota tim dapat merekam dan memperbarui data kapan saja, di mana saja. Selain itu, sistem yang dihosting di cloud memungkinkan tim untuk berkolaborasi secara real time, daripada menunggu versi terbaru dikirim. Terakhir, temukan peningkatan akurasi dengan program cloud dan pastikan bahwa hanya ada satu catatan kebenaran.” – Manajemen Inventaris 101:Dari Inventaris Sederhana ke Manajemen Berbasis Cloud , Lembar Cerdas; Twitter:@smartsheet

Cara Menerapkan Program Pelacakan Peralatan

25. Dapatkan lebih banyak dari pelacakan peralatan Anda dengan menggabungkan sistem. “Alternatif perangkat lunak untuk mengelola sistem inventaris Anda berkisar dari unduhan perangkat lunak gratis melalui solusi spreadsheet yang Anda kembangkan sendiri, hingga manajer inventaris komersial berbasis cloud dan mandiri. Anda bahkan dapat memiliki perangkat lunak khusus yang dirancang khusus untuk bisnis Anda. Jika Anda ingin menggabungkan perangkat lunak inventaris dengan paket akuntansi, pilihan Anda akan dipersempit, meskipun beberapa paket akuntansi memiliki fitur inventaris dasar bawaan, jadi Anda mungkin sudah memiliki kemampuan perangkat lunak inventaris. Periksa apakah paket perangkat lunak yang Anda pertimbangkan dapat menangani item inventaris yang cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda.” – Scott Shpak, Cara Menerapkan Sistem Inventaris untuk Perusahaan Manufaktur , AZ Tengah; Twitter:@azcentral

26. Setelah implementasi, putuskan sistem unit terpadu. “Satuan Ukuran, hal-hal seperti 'pcs' 'ea' 'lbs' 'tas' dll ... memberi arti pada kuantitas dan mereka berada di tempat terpisah mereka sendiri, di luar deskripsi dan bidang kuantitas numerik. Menggunakan satuan ukuran yang dibuat dengan baik dan konsisten akan membuat tingkat stok, jumlah pengiriman, dan jumlah pemesanan, lebih mudah dipahami.” – Dasar-Dasar Inventaris – Manajemen Inventaris , Jelas Inventarisasi; Twitter:@clearinventory

27. Pilih solusi pemindaian yang paling ramah seluler. “Apakah Anda bekerja di lingkungan yang serba cepat, di luar ruangan, atau di gudang besar, memiliki pemindai kode batang yang kokoh sangat penting untuk kesuksesan Anda. Perbedaan utama antara pemindai standar dan kasar adalah pemindai standar dibuat dengan segel lengkap untuk melindungi dari debu dan kelembapan. Mereka juga memiliki pegangan tanpa selip dan sering kali memiliki ketahanan jatuh empat hingga enam kaki. ” – Praktik Terbaik Manajemen Inventaris , Sistem ASAP; Twitter:@ASAP_Systems

28. Bersiaplah untuk skenario terburuk sebelum implementasi perangkat lunak. “Cadangkan semua data Anda dan simpan cadangan di tempat yang aman. Ini akan menjadi salinan informasi darurat Anda jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.” – Cara Mempersiapkan Implementasi Perangkat Lunak Manajemen Inventaris:Meminimalkan Gangguan , Zenventory; Twitter:@zenventory

29. Integrasikan opsi audit yang mudah ke dalam integrasi perangkat lunak Anda. “Auditor tidak harus mengarungi lautan dokumen atau berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain. Dengan sistem manajemen inventaris, mereka memiliki semua informasi yang mereka butuhkan tepat di ujung jari mereka. Baik itu di komputer atau perangkat seluler, data dapat diakses di mana saja. Perangkat lunak ini juga akan membantu Anda mempertahankan kontrol inventaris” – Seluk Beluk Sistem Manajemen Inventaris , PilihHub; Twitter:@SelectHub

Perawatan dan Perbaikan Rekaman

30. Gunakan sistem pelacakan peralatan Anda untuk melacak perbaikan. “Melacak perbaikan sangat penting untuk mengidentifikasi peralatan yang rusak kronis atau operator yang kasar. Spreadsheet sederhana mungkin cukup, meskipun aplikasi pelacak aset khusus dan canggih dapat mengontrol pekerjaan di toko, kepemilikan, jadwal pemeliharaan, peningkatan program, pemeriksaan inventaris, pemasangan, dan pemeliharaan struktural. Anda dapat mengaturnya untuk pelaporan manajemen aset, dan membuat departemen bertanggung jawab atas aset mereka dan mengontrol akses.” – Pelacakan Aset , P25 Best Practice; Twitter:@TaitRadio

31. Use your system to devise a maintenance schedule. “Businesses gain a massive return on investment with a quality fixed asset system that can calculate periodic depreciation (using a variety of methods, including straight-line depreciation and double declining balance), identify the need for preventative maintenance in order to extend the fixed asset’s lifespan, and a check-in-and-out process to monitor who had the asset in their possession last, where they had it and for what reason, preventing asset loss due to theft, forgetfulness or incompetence.” – Jay Schofield, What You Need to Know:Fixed Asset or Inventory Management , System ID; Twitter:@systemid

32. Use your equipment tracking tool to follow up on depreciation. “Usually, you don’t report the entire cost of a fixed asset in one year. Instead, you depreciate the expense to account for the asset’s declining value over time. You report portions of the total cost over a fixed number of years. You need to track each fixed asset’s depreciation status to know what to report on your business tax return.” – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business , Patriot Software; Twitter:@patriotsoftware

33. Get clear on the meanings behind different repair cycle strategies. “Ideally preventive or routine maintenance is scheduled and performed through an asset tracking system to prevent or foresee the need for repairs or full replacements of equipment. Alternatively, corrective or emergency maintenance occurs when there is an abrupt need for repair or replacement.

“Maintenance can include, but is not limited to:

1. Regularly scheduled inspections of assets
2. Making necessary repairs to assets to ensure full functionality
3. Replacing equipment that can no longer be used
4. Visibility of equipment repair history for accounting purposes”

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking , Barcloud Blog; Twitter:@ASAP_Systems

34. Get in the habit of adding equipment utilization data to your general records. “Every firm invests a large amount of capital in its equipment. High-quality tools and machines tend to break down less and function longer. But that doesn’t mean you don’t rigorously monitor their usage. One way to do this is to track when and where your equipment is being used. This can be easily done through equipment maintenance record keeping by tagging all your tools. What this basically does is link your official inventory to an online software. This software is a single access point of information for everyone in your workplace. Every time an employee checks out a machine for use, it is instantly updated in the system. When you know where your tools are, it becomes easier to record their usage history to forecast future trends and patterns.” – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It , EZ Office Inventory; Twitter:@officeinventory

35. Automate your equipment’s maintenance and servicing schedules. “EAM/CMMS solutions offer more comprehensive maintenance management and recordkeeping, which promotes greater part longevity and is generally required to achieve regulatory compliance. Serialization makes it much easier to monitor and manage maintenance activities and histories, and better solutions support enhanced features such as integration with mobile devices for maintenance activity reporting. The ability to automate scheduling, including resource-based schedule management, ensures work is performed as required.

“In addition, plants gain better control over repair work through their ability to record and analyze repair incidents and intervals. Historical analyses of service and repair records can also help the organization track how specific parts perform in relation to expectations.” – Mike Edwards, founder of AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

36. Fuse maintenance management into your asset management plan. “While maintenance management and asset management are technically different, they are still interrelated and flow well together. Maintenance management helps to guide the physical performance of maintenance equipment and activities efficiently, while asset management helps to analyze all the data for the work needed to perform on the assets themselves.

“Asset management assists in identifying and prioritizing the work necessary for specific assets not only for the ROI of the asset, but also to analyze and coordinate strategically with work on other opportunities.” – What’s the Difference Between Asset Management and Maintenance Management , Micromain; Twitter:@micromaincorp

37. Always take weather into account when formulating a maintenance schedule. “It’s important to take weather and site conditions into your maintenance plan. Because weather and site conditions change how often and when construction equipment maintenance should be scheduled. In places with acidic soil or salting, it’s important to address this in your maintenance plan. Otherwise important parts of the equipment could end up rusting or corroding and cause unexpected maintenance needs.” – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance:How Often and When to Schedule , eSUB; Twitter:@eSUBinc

38. Save money by analyzing the key performance data of your equipment. “A major benefit with a maintenance software solution involves data. All the current and historical data related to assets and maintenance is easily accessible in one place.

“’That gives contractors a powerful tool for managing day-to-day maintenance processes, monitoring KPIs, and making strategic ownership decisions like when it is more cost effective to replace an asset versus continuing to maintain it’,” says Kane.” – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers , Conexpo Con/Agg; Twitter:@conexpoconagg

39. Put your equipment on a preventative maintenance track instead of a corrective one. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.

“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment , Cherry’s Industrial Equipment; Twitter:@CherrysInd180

40. Learn how to create an equipment downtime report using your equipment tracking software. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.

“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS , Maintenance Connection; Twitter:@maintconnect

How to Promote the Importance of Equipment Tracking to Employees

41. Educate your staff on your new equipment tracking system. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.

“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018 , RasTrac; Twitter:@RasTrac_GPS

42. Implement strict post-training followups. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.

“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools , Supply Chain Services; Twitter:@SupplyChainSvcs

43. Train your staff to beware of inefficiencies like duplication. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.

“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management:6 Key Factors for Success , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

44. Put your equipment tracking protocol in writing. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management , ClearlyInventory; Twitter:@clearinventory

45. Use equipment tracking to bolster employee accountability. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.

“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability , Tenna; Twitter:@Tenna_Co

46. Don’t let employees’ sticky fingers hurt your bottom-line. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management , LANDesk; Twitter:@LANDeskSoftware

47. Provide employees with the trackable equipment they need, starting on day one. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process:roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding , Assets@Work

48. Ensure that all new employees are added to the updated digital equipment list. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users , Ivanti Blog; Twitter:@Golvanti

49. Make performance goals known to your employees. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.

“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview:Strategies for Implementation , U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter:@USDOTFHWA

50. To further tracking optimization, each piece of equipment should have an established ‘owner’. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security , Dummies; Twitter:@For Dummies