50 Tips Terbukti Pelacakan Peralatan untuk Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Biaya

Sekarang lebih dari sebelumnya, bisnis memiliki kekuatan untuk melacak peralatan mereka secara efisien dan, terkadang, hanya dengan investasi awal kecil. Dikatakan, saat ini terdapat banyak persaingan di pasar, yang dapat membuat pilihan sulit, terutama dalam hal proses, perangkat lunak, dan peralatan pelacakan khusus. Untungnya, Internet penuh dengan sumber daya ahli yang membantu memberikan fokus pada tugas yang membingungkan ini. Untuk membantu memotong lemak, kami telah mengumpulkan daftar 50 tips pelacakan peralatan, termasuk trik organisasi, implementasi proses, dan praktik terbaik pemeliharaan dan perbaikan. Di bawah ini, Anda akan menemukan kutipan langsung dari sumber daya ahli ini, nyaman diurutkan menurut kategori.

Lompat ke:

• Taktik Organisasi Terbaik untuk Peralatan
• Praktik Terbaik Perangkat Lunak dan Pemilihan Tag Pelacakan Aset
• Bagaimana Menerapkan Program Pelacakan Peralatan
• Mencatat Pemeliharaan dan Perbaikan
• Bagaimana Mempromosikan Pentingnya Pelacakan Peralatan kepada Karyawan

Taktik Organisasi Terbaik untuk Peralatan

1. Sebelum melakukan apa pun, buat daftar inventori peralatan yang terbaru. “Apakah Anda tahu tepat apa saja peralatan yang ada di inventori Anda? Anda mungkin memiliki ide, meskipun kami percaya nilai gabungan semua peralatan pendukung Anda mungkin lebih tinggi dari yang Anda duga. Bahkan jika Anda memiliki gambaran umum, apakah itu sesuatu yang hidup? Daftar peralatan dalam inventori Anda dari satu tahun yang lalu kurang berharga dari kertas yang dicetak.” – Henri Van Bost, 8 Tips for Effective Equipment Inventory Management, Cheqroom; Twitter: @cheqroom

2. Pikirkan di luar pelacakan peralatan organisasi manual. “Persepsi umum bahwa metode pelacakan inventori manual adalah pilihan yang aman sedang merugikan bisnis. Tentu, mereka terjangkau dan telah ada sejak zaman pemerintahan Reagan, tetapi juga telah terbukti menjadi beban keuangan dan operasional untuk manajemen peralatan.” – The Ultimate Way to Track Construction Tools and Equipment, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems

3. Organisir ruang Anda sehingga peralatan dapat ditemukan secara efisien. “Sebelum menempatkan apa pun di gudang, beri label segalanya: rak gudang, lemari, dok, segalanya. Solusi label gudang dirancang secara khusus untuk memenuhi kebutuhan unik gudang, menawarkan opsi kustom yang berkisar dari label retrorefleksif jarak jauh hingga label penyimpanan dingin, tanda gantung gudang, label rak multi-level, dan tanda dok dan pintu luar yang tahan terhadap elemen. Dengan memilih solusi label yang tepat, gudang Anda akan lebih mudah dinavigasi, picking dan packing akan terpadu, dan efisiensi organisasi akan meningkat secara keseluruhan.” – Shelly Stazzone, How to Organize a Warehouse: A Step-By-Step Guide to Efficient Warehouse Organization, Camcode; Twitter: @Camcode

4. Buat proses manajemen dan pelacakan peralatan yang akan membantu operasi Anda mencapai tujuannya. “Menurut Departemen Perhubungan AS, langkah pertama dalam proses manajemen aset fisik adalah membentuk kebijakan organisasi, termasuk tujuan strategis dan anggaran. Ini membantu menentukan kebutuhan masa depan perusahaan. Langkah kedua melibatkan pengumpulan dan analisis inventori dan performa aset saat ini. Selisih di antara di mana perusahaan ingin berada dan di mana mereka saat ini adalah selisih aset strategis perusahaan, yang menunjukkan di mana perusahaan perlu melakukan perbaikan. Langkah ketiga melibatkan evaluasi alternatif untuk mengatasi selisih ini. Langkah terakhir melibatkan pemantauan berkelanjutan performa ases dan penyesuaian campuran aset sesuai kebutuhan.” – Chirantan Basu, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron; Twitter: @houstonchron

5. Buat keputusan organisasi yang kuat yang dirancang untuk bertahan. “Menerjemahkan serangkaian prioritas manufaktur menjadi kumpulan yang tepat dari pabrik, orang, dan kebijakan membutuhkan sumber daya, waktu, dan ketekunan manajemen. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, mayoritas aset kebanyakan perusahaan (modal, manusia, dan manajerial) ditemukan dalam manufaktur. Selain itu, aset ini cenderung besar, sangat terkait, dan berumur panjang—bandingkan dengan aset pemasaran dan keuangan. Akibatnya, sulit untuk mengalihkannya, dan ‘penyesuaian halus’ hampir tidak mungkin. Setelah perubahan dibuat, dampaknya dirasakan di seluruh sistem dan tidak dapat diurungkan dengan mudah.” – Robert H. Hayes dan Roger W. Schmenner, How Should You Organize Manufacturing?, Harvard Business Review; Twitter: @HarvardBiz

6. Tentukan proses organisasi visual yang sederhana untuk diterapkan dan dipahami. Ada sejumlah metode yang sudah ada untuk mengorganisir alat. Bisa berdasarkan jenis alat, jenis pekerjaan (asalkan perbedaan ini dapat dibuat dengan mudah) atau bahkan dalam urutan alfabet jika Anda memiliki pilihan yang sangat besar. Kategori yang berbeda dapat disimpan di area yang berbeda, sehingga memungkinkan lokasi yang mudah.” – Moira Van Den Akker, Simple Ways to Manage Your Tool Crib Inventory, Constructible; Twitter: @TrimbleMEP

7. Identifikasi dan hapus “ghost assets” Anda. “‘Ghost’ aset adalah properti yang hilang, dicuri, atau tidak dapat digunakan, tetapi masih terdaftar sebagai aset tetap aktif dalam sistem… Ghost aset yang tidak teridentifikasi dapat menyebabkan produktivitas hilang karena aset yang hilang atau tidak dapat digunakan tidak tersedia saat diperlukan. Anggaran modal menjadi tidak mencukupi karena manajemen tidak menyadari aset penting yang perlu diganti.” – Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Software; Twitter: @SageNAmerica

Praktik Terbaik Perangkat Lunak dan Pemilihan Tag Pelacakan Aset

8. Sebelum memilih perangkat lunak Anda, pertama, pertimbangkan opsi Anda. “Manajer aset tetap dapat menerapkan praktik terbaik dengan memilih sistem pelacakan aset yang tepat untuk organisasi mereka. Di antara alat yang dipertimbangkan untuk kontrol total atas siklus hidup aset adalah perangkat lunak akuntansi aset tetap, solusi inventori, pelaporan kustom, dan solusi akuntansi proyek. Dalam mengevaluasi solusi perangkat lunak, perhatian khusus harus diberikan pada integrasi antara aplikasi aset tetap serta dengan solusi keuangan lainnya, seperti buku besar umum, untuk menghemat waktu tambahan dan menghilangkan kemungkinan kesalahan entri data ulang.” – Benefits of Implementing Fixed Asset Solution that Includes Bar Coding, Scanning, ITWeb; Twitter: @ITWeb

9. Tentukan peralatan yang perlu diberi tag untuk tujuan pelacakan. “Hampir semua jenis peralatan dapat diberi tag, dan tag terbuat dari berbagai jenis bahan untuk memungkinkan mereka menahan lingkungan tempat peralatan Anda digunakan. Tag aset biasanya berisi barcode yang memungkinkan setiap peralatan diberikan nomor identifikasi unik untuk membantu Anda dengan mudah menentukan lokasinya, mengakses jadwal pemeliharaan, menentukan status peralatan, dan banyak lagi hanya dengan memindai label peralatan permanen. Penggunaan tag aset juga mengurangi risiko kehilangan peralatan melalui kesalahan manusia atau pencurian.” – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @Camcode

10. Pertimbangkan investasi pelacakan peralatan saat ini Anda. “Penting bagi Anda untuk memilih sistem yang kompatibel dengan teknologi yang ada Anda – misalnya, beberapa hanya bekerja pada perangkat atau sistem operasi tertentu. Anda perlu melihat sistem saat ini Anda dan menilai apakah sistem manajemen pesanan online dapat diintegrasikan dengannya.” – Jodie Green, How to Select the Right Online Inventory Management System, Fleximize; Twitter: @fleximize

11. Tentukan peralatan tambahan yang akan diperlukan untuk melacak aset Anda. “Ada banyak cara berbeda untuk melacak inventori, jadi penting untuk tahu metode apa yang akan Anda gunakan. Anda dapat melacak stok menggunakan barcode, serialisasi, tag RFID, kontrol lot, dan kitting. Tidak hanya ada banyak metode, tetapi beberapa akan bekerja lebih baik dengan proses inventori tertentu. Itulah sebabnya Anda harus memutuskan metode sebelum Anda memulai pencarian sistem inventori. Tidak semua sistem memiliki kemampuan untuk menggunakan semua pelacakan, terutama di pasar perkantoran menengah hingga kecil. Memaksa proses inventori Anda agar sesuai dengan sistem dapat menjadi masalah dan mahal. Untuk menghindari ini, tentukan metode pelacakan mana yang akan bekerja terbaik sebelum Anda memulai pencarian.”

“Bergantung pada pilihan Anda, Anda mungkin perlu membeli hardware dan pemindai. Anda ingin memastikan pemindai yang Anda pilih dapat digunakan dengan sistem Anda. Jika Anda memilih pemindai setelah sistem Anda, mereka mungkin tidak kompatibel. Atau, pemindai yang kompatibel mungkin tidak cocok untuk kebutuhan Anda. Seperti yang Anda lihat, penting untuk membuat keputusan ini sebelum Anda memulai pencarian.” – 5 Tips on Selecting the Right Inventory Management System, Clear Spider; Twitter: @clearspider

12. Pastikan bahwa, setidaknya, perangkat lunak pelacakan peralatan Anda mencakup fitur-fitur ini. “…Anda harus mencatat yang pasti Anda butuhkan, serta yang mungkin Anda butuhkan di masa depan dan lupakan fitur yang tidak relevan. Juga patut dicatat bahwa perangkat lunak point-of-sale Anda mungkin sudah memiliki semua fungsionalitas manajemen inventori yang Anda butuhkan, jadi pastikan Anda tidak menggandakan perangkat lunak Anda.”

• Central hub: Pastikan perangkat lunak Anda akan bertindak sebagai ‘pusat pusat’ antara semua titik pembelian, termasuk toko online dan beberapa lokasi fisik.
• Real-time data: Ini sangat penting jika Anda menjalankan beberapa toko atau mengelola beberapa gudang.
• Usability: Anda harus mencoba semua perangkat lunak secara gratis dan memastikan karyawan Anda nyaman menggunakannya sebelum membeli. Ini dapat menghemat banyak waktu dan uang di masa depan.
• Security: Data Anda harus dicadangkan online di cloud dan tidak disimpan secara lokal.
• Technical support and training: Anda harus meminta penyedia Anda apakah implementasi, dukungan, dan pelatihan termasuk. Ini dapat menjadi biaya tambahan besar jika tidak.
• Hardware Integration: Apakah perangkat lunak akan bekerja dengan komputer, sistem operasi, dan pemindai barcode/RFID yang ada Anda?

– Amanda Layton, Digital Marketing Professional at PrognoStore, The Ultimate Guide for Choosing Inventory Management Software, The PrognoStore Blog; Twitter: @PrognoStore

13. Gunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan. “Penting untuk diingat bahwa Anda harus menghindari menggunakan nomor serial peralatan saat membuat tag aset atau label barcode. Nomor serial mungkin duplikasi, dan pengguna akan bingung ketika tidak dapat membedakan dua aset dalam sistem pelacakan aset. Solusinya adalah menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan sehingga Anda tidak memiliki angka yang identik. Anda akan menjaga integritas data dan memiliki informasi peralatan yang lengkap dan akurat secara real time saat Anda memutuskan untuk menggunakan nomor identifikasi unik untuk peralatan Anda.” – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @camcode

14. Sebelum membeli sistem manajemen aset, minta demo gratis. “Periksa apakah uji coba gratis atau demonstrasi disediakan oleh perusahaan. Minta dan cobalah untuk mendapatkan demonstrasi dalam kondisi yang sama (konfigurasi hardware dan perangkat lunak yang sama dengan yang akan Anda gunakan dalam organisasi Anda).” – Mungara Chinratan, 6 Tips to Choose the Right Asset Management Software, eLearning Industry; Twitter: @elearningindustry

15. Cari fitur check-in/check-out yang mudah. “Fitur check-in/check-out yang mudah digunakan dapat sangat meningkatkan akurasi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membagikan dan menerima aset. Cari perangkat lunak yang mengisi otomatis bidang untuk check-in/check-out dengan fitur ‘quick find’ yang mencari database Anda berdasarkan tag aset, aset, vendor, pelanggan atau karyawan. Beberapa opsi perangkat lunak memungkinkan Anda menggunakan satu transaksi saat check-in/out beberapa aset kepada beberapa penanggungjawab – manfaat besar untuk gudang alat, sekolah, dan unit respons darurat dengan banyak aset yang harus secara teratur check-in/out kepada banyak pengguna.” – Brian Sutter, 14 Things to Look for When Choosing Asset Management Software for Your Business, Business2Community; Twitter:@b2community

16. Tentukan peralatan mana yang membutuhkan tag aset. “Menjawab pertanyaan berikut dapat mengarahkan Anda pada jalur yang terdefinisi dengan baik untuk melabel aset Anda:

1. Alat mana yang memiliki risiko pencurian atau penempatan salah yang lebih besar?
2. Aset mana yang paling sering digunakan?
3. Apakah ada kemungkinan instrumen bergerak antar departemen?

“Setelah Anda mencantumkan semua aset yang memenuhi kriteria, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang item mana yang harus Anda beri label. Ini dapat, misalnya, mencakup perangkat portabel yang dapat dengan mudah hilang di seluruh lokasi, atau item yang memiliki permintaan tinggi. Peralatan yang paling sering diberi tag meliputi laptop, smartphone, dan printer. Bergantung pada ukuran bisnis, item-item ini dapat menjadi investasi modal yang mahal yang tidak mudah digantikan. Selain nilai moneter, laptop dan hard drive seringkali berisi informasi rahasia yang tidak boleh diakses oleh personil yang tidak berwenang sama sekali. Untuk alasan yang sama ini menjadi krusial untuk melabeli setiap aset yang perlu dilindungi dan dilacak selama utilizasinya.” – Asset Tagging Best Practices: A Guide to Labeling Business Assets, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory

17. Jika ragu, pilih barcode. “Nomor serial seringkali duplikasi, rusak, atau tidak tersedia selama proses inventori. Format nomor serial bervariasi secara luas menurut produsen, yang tidak cocok untuk pengidentifikasi kunci database. Pengumpulan nomor serial rentan terhadap kesalahan dan interpretasi manusia. Nomor serial seringkali memiliki karakter non-alfa atau non-numerik khusus (#, -, %).

“Sementara nomor serial adalah titik data kunci untuk semua aset, seharusnya tidak digunakan sebagai titik data standar untuk pelacakan dan pelaporan secara terpisah. Barcoding adalah jalur yang disukai. Ini memungkinkan pengidentifikasi kunci yang konsisten untuk semua aset dalam format standar. Bar coding juga memungkinkan inventori yang lebih terkontrol. Tag dapat dilacak dan aset dapat dikonfirmasi secara visual serta ditangkap dalam inventori.” – David Foxen, Quick Guide to Hardware Asset Tracking, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

18. Pelajari manfaat penggunaan sistem pelacakan untuk peralatan berat. “Peralatan berat yang memberi tahu Anda di mana ia ada, kapan akan kembali, seberapa banyak bahan bakar yang digunakan dan kapan saatnya pergi ke dokter? Tidak menyebut kontribusi pada laporan dan pengiriman di tempat tanpa harus istirahat kopi? Selain mengurangi waktu yang sekarang dihabiskan untuk koordinasi dan pengumpulan data oleh staf, peralatan ‘cerdas’ ini juga dapat membantu manajer membuat keputusan tentang pelanggan yang akan ditargetkan dan jadwal kerja, yang berarti tidak hanya waktu yang dihemat, tetapi lebih banyak laba yang diperoleh. Beberapa sengketa telematik proprietary di antara produsen terus berlanjut, jadi semua akses ke semua data peralatan belum ada saat ini, tetapi manajer harus bersiap untuk skenario di masa dekat di mana banyak pekerjaan dilakukan oleh mesin yang dulu ‘bodoh’.” – How High Tech Equipment Tracking is Changing Construction, Raken; Twitter: @RakenApp

19. Buat peralatan Anda kurang rentan terhadap pencurian. “Cantumkan nama dan alamat perusahaan Anda pada peralatan dan alat Anda. Melakukan hal ini akan memungkinkan identifikasi yang tepat atas peralatan Anda, dan juga akan mencegah pencuri untuk mencuri peralatan Anda. Jika peralatan Anda dicantumkan, ia dapat diidentifikasi, sehingga kurang diinginkan.” – How to Combat Construction Equipment Theft, LiveViewGPS; Twitter: @latracker

20. Lacak alat yang memperbaiki peralatan Anda. “Data pelacakan alat yang efisien akan berkumpul seiring waktu, dan manajer dapat mengidentifikasi karyawan mana yang mungkin membutuhkan lebih banyak pelatihan atau menyalahgunakan peralatan. Prusha mengatakan pelacakan alat adalah prioritas dalam manufaktur, di mana alat tertentu digunakan untuk memperbaiki aset di seluruh garis produksi. Di sisi lain, manajer fasilitas mungkin mengabaikan proses ini lebih sering, karena mereka cenderung menggunakan peralatan non-spesifik, seperti mesin rumput, kuas, atau bor. Untuk organisasi apa pun, melacak alat yang paling krusial untuk tugas harian memberikan pengawasan yang lebih besar.” – Brock Prusha, senior systems analyst for CMMS provider MAPCON, as told to Taylor Short, Tool Management with a CMMS: Benefits and Best Practices, Software Advice; Twitter: @softwareadvice

21. Lakukan laporan utilizasi aset secara berkala untuk pelacakan yang lebih terfokus. “Eksekusi sukses operasi bisnis harian hanya mungkin melalui manajemen aset yang kuat. Untuk memastikan aktivitas kerja yang mulus, penting untuk mencatat konsumsi aset. Ini dapat dilakukan dengan menghasilkan laporan utilizasi aset yang menggunakan riwayat penggunaan dan catatan check-in dan checkout. Ini membantu perusahaan menetapkan ambang batas persediaan inventori, dan memutar peralatan untuk keabadian jika diperlukan.

“Paling penting, melacak konsumsi melalui laporan utilizasi memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi pengadaan. Ini memastikan Anda tidak menghadapi keterlambatan karena kekurangan. Melacak tren pengadaan bulanan menggunakan laporan seperti ini dapat sangat menurunkan biaya overhead administratif untuk perusahaan Anda.” – Momina Sohail, The Most Crucial AssetTracking Reports You Should Be Running, TechnologyAdvice; Twitter: @Technology_Adv

22. Pastikan perangkat lunak pelacakan peralatan Anda cukup fleksibel untuk membuat perbedaan kategori yang penting. “Anda perlu dapat melacak hal-hal yang tidak Anda miliki bersama dengan yang Anda miliki dan melaporkan utilizasi komparatif. Data itu sangat berguna untuk membantu Anda memutuskan apakah layak menambahkan item tambahan ke armada Anda sendiri.” – Asset Tracking Software – Best Practices for Equipment Management, Wynne; Twitter: @wynnesystems

23. Tingkatkan budaya akuntabilitas perusahaan Anda. “Pelacakan aset menambahkan tingkat akuntabilitas yang lebih tinggi pada setiap perusahaan. Ketika manajer dapat menyimpan catatan rinci tentang kapan aset tertentu digunakan, dan siapa yang menggunakannya, Anda memperoleh informasi baru yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang sudah ada. Misalnya, Anda mungkin mempelajari bahwa Anda kehilangan produk di Gudang A secara teratur. Setelah menyelidiki hal ini Anda menemukan bahwa setiap kali picker baru dikirim ke lokasi tersebut, sesuatu akhirnya hilang.

“Tanpa pelacakan aset, Anda mungkin tidak pernah memperhatikan hal ini terjadi. Meningkatkan akuntabilitas keseluruhan sistem Anda juga mencegah penyalahgunaan aset oleh karyawan. Ketika karyawan tahu bahwa mereka bertanggung jawab atas aset yang mereka ambil, mereka lebih menjaganya.” – Dominique Robinson, How to Tell If Your Business Needs Asset Tracking Software, SkuVault; Twitter: @SkuVault

24. Pilih sistem berbasis cloud untuk pelacakan peralatan on-the-go. “Solusi perangkat lunak berbasis cloud melengkapi fitur otomatisasi dengan memberikan tim lebih banyak fleksibilitas untuk kapan dan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan mereka. Sebaliknya sistem on-premises atau on-devices, platform berbasis cloud memastikan anggota tim dapat mencatat dan memperbarui data kapan saja, di mana saja. Secara tambahan, sistem hosted cloud memungkinkan tim untuk berkolaborasi secara real-time, daripada menunggu versi terbaru dikirim. Akhirnya, temukan akurasi yang meningkat dengan program cloud dan pastikan bahwa hanya ada satu catatan kebenaran.” – Inventory Management 101: From Simple Inventory to Cloud-Based Management, Smartsheet; Twitter: @smartsheet

Bagaimana Menerapkan Program Pelacakan Peralatan

25. Dapatkan lebih dari pelacakan peralatan Anda dengan menggabungkan sistem. “Alternatif untuk perangkat lunak untuk mengelola sistem inventori Anda berkisar dari unduhan perangkat lunak gratis melalui solusi spreadsheet yang Anda kembangkan sendiri, hingga manajer inventori komersial berbasis cloud dan standalone. Anda bahkan dapat memiliki perangkat lunak kustom yang dirancang secara khusus untuk bisnis Anda. Jika Anda ingin menggabungkan perangkat lunak inventori dengan paket akuntansi, opsi Anda akan sempit, meskipun beberapa paket akuntansi memiliki fitur inventori dasar yang sudah ada, jadi Anda mungkin sudah memiliki kemampuan perangkat lunak inventori. Periksa apakah paket perangkat lunak yang Anda pertimbangkan dapat menangani cukup item inventori untuk mencocokkan kebutuhan Anda.” – Scott Shpak, How to Implement an Inventory System for a Manufacturing Company, AZ Central; Twitter: @azcentral

26. Setelah implementasi, tentukan sistem satuan yang terpadu. “Satuan Ukuran, hal-hal seperti ‘pcs’ ‘ea’ ‘lbs’ ‘bags’ dll… memberikan makna pada kuantitas dan mereka berada di tempat terpisah mereka sendiri, di luar deskripsi dan bidang kuantitas numerik. Penggunaan satuan ukuran yang dibuat dengan baik dan konsisten akan membuat tingkat stok, kuantitas pengiriman, dan kuantitas pemesanan lebih mudah dipahami.” – Inventory Basics – Inventory Management, Clearly Inventory; Twitter: @clearinventory

27. Pilih solusi pemindaian yang ramah mobile. “Apakah Anda bekerja di lingkungan yang cepat, di luar ruangan, atau di gudang besar, memiliki pemindai barcode yang tahan lama adalah esensial untuk keberhasilan Anda. Perbedaan utama antara pemindai standar dan tahan lama adalah yang pertama dibangun dengan segel lengkap untuk melindungi dari debu dan kelembaban. Mereka juga memiliki pegangan tidak licin dan seringkali memiliki ketahanan jatuh empat hingga enam kaki.” – Inventory Management Best Practices, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems

28. Siapkan untuk skenario terburuk sebelum implementasi perangkat lunak. “Cadangkan semua data Anda dan simpan cadangan di tempat yang aman. Ini akan menjadi salinan darurat informasi Anda dalam hal tidak mungkin terjadi kesalahan.” – How to Prepare for Inventory Management Software Implementation: Minimize the Disruption, Zenventory; Twitter: @zenventory

29. Integrasikan opsi audit yang mudah ke dalam integrasi perangkat lunak Anda. “Auditor tidak harus menelusuri lautan kertas atau berindah dari satu lokasi ke lokasi lain. Dengan sistem manajemen inventori, mereka memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di ujung jari mereka. Baik itu di komputer atau perangkat seluler, data dapat diakses dari mana saja. Perangkat lunak ini juga harus membantu Anda menjaga kontrol inventori” – The Ins and Outs of Inventory Management Systems, SelectHub; Twitter: @SelectHub

Mencatat Pemeliharaan dan Perbaikan

30. Gunakan sistem pelacakan peralatan Anda untuk mencatat perbaikan. “Mencatat perbaikan esensial untuk mengidentifikasi peralatan yang secara kronis rusak atau operator yang menyalahgunakan. Spreadsheet sederhana mungkin cukup, meskipun aplikasi pelacak aset yang khusus dan canggih dapat mengontrol kerja di bengkel, kepemilikan, jadwal pemeliharaan, upgrade pemrograman, pemeriksaan inventori, pemasangan, dan pemeliharaan struktural. Anda dapat menyiapkannya untuk pelaporan manajemen aset, dan menjadikan departemen bertanggung jawab atas aset mereka dan mengontrol akses.” – Asset Tracking, P25 Best Practice; Twitter: @TaitRadio

31. Gunakan sistem Anda untuk merumuskan jadwal pemeliharaan. “Bisnis mendapat pengembalian investasi yang besar dengan sistem aset tetap berkualitas yang dapat menghitung penyusutan periodik (menggunakan berbagai metode, termasuk penyusutan garis lurus dan double declining balance), mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan preventif untuk memperpanjang umur aset tetap, dan proses check-in-and-out untuk memantau siapa yang terakhir memiliki aset, di mana mereka meletakkannya dan untuk alasan apa, mencegah kehilangan aset akibat pencurian, lupa, atau ketidakmampuan.” – Jay Schofield, What You Need to Know: Fixed Asset or Inventory Management, System ID; Twitter: @systemid

32. Gunakan alat pelacakan peralatan Anda untuk mengevaluasi penyusutan. “Biasanya, Anda tidak melaporkan seluruh biaya aset tetap dalam satu tahun. Sebaliknya, Anda menyusutkan biaya untuk mengevaluasi nilai menurun aset seiring waktu. Anda melaporkan bagian dari total biaya dalam sejumlah tahun tetap. Anda perlu melacak status penyusutan setiap aset tetap untuk tahu apa yang harus dilaporkan pada pajak bisnis Anda.” – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business, Patriot Software; Twitter: @patriotsoftware

33. Pahami arti di balik strategi siklus perbaikan yang berbeda. “Ideally preventive or routine maintenance is scheduled and performed through an asset tracking system to prevent or foresee the need for repairs or full replacements of equipment. Alternatively, corrective or emergency maintenance occurs when there is an abrupt need for repair or replacement.

“Maintenance can include, but is not limited to:

1. Regularly scheduled inspections of assets
2. Making necessary repairs to assets to ensure full functionality
3. Replacing equipment that can no longer be used
4. Visibility of equipment repair history for accounting purposes”

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking, Barcloud Blog; Twitter: @ASAP_Systems

34. Biasakan menambahkan data utilizasi peralatan ke catatan umum Anda. “Every firm invests a large amount of capital in its equipment. High-quality tools and machines tend to break down less and function longer. But that doesn’t mean you don’t rigorously monitor their usage. One way to do this is to track when and where your equipment is being used. This can be easily done through equipment maintenance record keeping by tagging all your tools. What this basically does is link your official inventory to an online software. This software is a single access point of information for everyone in your workplace. Every time an employee checks out a machine for use, it is instantly updated in the system. When you know where your tools are, it becomes easier to record their usage history to forecast future trends and patterns.” – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory

35. Otomatisasi jadwal pemeliharaan dan servis peralatan Anda. “EAM/CMMS solutions offer more comprehensive maintenance management and recordkeeping, which promotes greater part longevity and is generally required to achieve regulatory compliance. Serialization makes it much easier to monitor and manage maintenance activities and histories, and better solutions support enhanced features such as integration with mobile devices for maintenance activity reporting. The ability to automate scheduling, including resource-based schedule management, ensures work is performed as required.

“In addition, plants gain better control over repair work through their ability to record and analyze repair incidents and intervals. Historical analyses of service and repair records can also help the organization track how specific parts perform in relation to expectations.” – Mike Edwards, founder of AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp

36. Gabungkan manajemen pemeliharaan ke dalam rencana manajemen aset Anda. “While maintenance management and asset management are technically different, they are still interrelated and flow well together. Maintenance management helps to guide the physical performance of maintenance equipment and activities efficiently, while asset management helps to analyze all the data for the work needed to perform on the assets themselves.

“Asset management assists in identifying and prioritizing the work necessary for specific assets not only for the ROI of the asset, but also to analyze and coordinate strategically with work on other opportunities.” – What’s the Difference Between Asset Management and Maintenance Management, Micromain; Twitter: @micromaincorp

37. Selalu pertimbangkan cuaca saat merumuskan jadwal pemeliharaan. “It’s important to take weather and site conditions into your maintenance plan. Because weather and site conditions change how often and when construction equipment maintenance should be scheduled. In places with acidic soil or salting, it’s important to address this in your maintenance plan. Otherwise important parts of the equipment could end up rusting or corroding and cause unexpected maintenance needs.” – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance: How Often and When to Schedule, eSUB; Twitter: @eSUBinc

38. Hemat uang dengan menganalisis data kinerja kunci peralatan Anda. “A major benefit with a maintenance software solution involves data. All the current and historical data related to assets and maintenance is easily accessible in one place.

“‘That gives contractors a powerful tool for managing day-to-day maintenance processes, monitoring KPIs, and making strategic ownership decisions like when it is more cost effective to replace an asset versus continuing to maintain it’,” says Kane.” – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers, Conexpo Con/Agg; Twitter: @conexpoconagg

39. Tempatkan peralatan Anda pada jalur pemeliharaan preventif alih-alih korektif. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.

“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment, Cherry’s Industrial Equipment; Twitter: @CherrysInd180

40. Pelajari cara membuat laporan downtime peralatan menggunakan perangkat lunak pelacakan peralatan Anda. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.

“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS, Maintenance Connection; Twitter: @maintconnect

Bagaimana Mempromosikan Pentingnya Pelacakan Peralatan kepada Karyawan

41. Edukasi staf Anda tentang sistem pelacakan peralatan baru Anda. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.

“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018, RasTrac; Twitter: @RasTrac_GPS

42. Terapkan followup pelatihan yang ketat. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.

“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools, Supply Chain Services; Twitter: @SupplyChainSvcs

43. Latih staf Anda untuk waspada terhadap ketidakefisienan seperti duplikasi. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.

“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management: 6 Key Factors for Success, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp

44. Tempatkan protokol pelacakan peralatan Anda secara tertulis. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management, ClearlyInventory; Twitter: @clearinventory

45. Gunakan pelacakan peralatan untuk memperkuat akuntabilitas karyawan. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.

“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability, Tenna; Twitter: @Tenna_Co

46. Jangan biarkan jempol lengket karyawan merugikan laba bersih Anda. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management, LANDesk; Twitter: @LANDeskSoftware

47. Berikan karyawan peralatan yang dapat dilacak yang mereka butuhkan, mulai dari hari pertama. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process: roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding, Assets@Work

48. Pastikan semua karyawan baru ditambahkan ke daftar peralatan digital yang diperbarui. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users, Ivanti Blog; Twitter: @Golvanti

49. Sampaikan tujuan kinerja kepada karyawan Anda. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.

“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview: Strategies for Implementation, U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter: @USDOTFHWA

50. Untuk optimasi pelacakan lebih lanjut, setiap peralatan harus memiliki ‘pemilik’ yang ditetapkan. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security, Dummies; Twitter: @For Dummies