Strategi perencanaan kapasitas melibatkan proses yang digunakan untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan produsen untuk memenuhi permintaan produk atau layanan mereka. Tingkat kapasitas berhubungan langsung dengan jumlah output berupa barang dan jasa yang dapat diproduksi oleh produsen untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Strategi perencanaan kapasitas yang baik membantu merencanakan sumber daya manufaktur secara memadai. Kelebihan kapasitas berarti uang produsen dibelanjakan secara tidak efisien, dan ini bisa diinvestasikan di tempat lain untuk mendapatkan keuntungan. Di sisi lain, kapasitas rendah menyiratkan ketidakmampuan produsen untuk memproduksi sesuai apa yang diinginkan pelanggan pada periode waktu tertentu.
Jenis Strategi Perencanaan Kapasitas 1. STRATEGI PIMPIN Strategi Prospek melibatkan investasi di muka dalam kapasitas lebih yang dibutuhkan dan merupakan salah satu pendekatan paling agresif yang digunakan. Pabrikan berencana untuk meningkatkan kapasitas mereka terlebih dahulu bahkan sebelum permintaan aktual meningkat. Ini menangani peningkatan permintaan yang diantisipasi. Banyak produsen menggunakan strategi ini untuk mendapatkan pangsa pasar melawan pesaing. Ini juga digunakan ketika pesaing rentan terhadap kekurangan persediaan terutama ketika permintaan meroket. Strategi Lead juga memiliki risiko tersendiri, seolah-olah permintaan aktual tidak sesuai dengan permintaan yang diprediksi, produsen dibiarkan dengan kelebihan persediaan untuk disimpan.
2. STRATEGI LAG Strategi Jeda jauh lebih konservatif daripada Strategi Prospek karena menunggu hingga kapasitas saat ini mencapai batasnya sebelum menambahkan lebih banyak kapasitas. Dalam strategi ini, produsen menanggapi peningkatan permintaan yang sebenarnya dan meningkatkan kapasitas setelah operasi saat ini berjalan dengan tenaga penuh. Di sini, produsen menghindari masalah penyimpanan kelebihan persediaan tetapi mungkin akhirnya kehilangan pelanggan karena persaingan.
3. STRATEGI PERTANDINGAN Strategi Pencocokan biasanya mengambil jalan tengah antara strategi Lead dan Lag. Alih-alih meningkatkan permintaan sebelumnya atau meningkatkan permintaan setelah kapasitas yang ada habis, strategi ini menggunakan perubahan bertahap yang lebih kecil pada kapasitas pabrikan. Hal ini dilakukan berdasarkan kondisi pasar yang fluktuatif. Meskipun sifatnya lebih kompleks, ini adalah taruhan yang lebih aman bagi sebagian besar produsen karena jauh lebih menghindari risiko daripada Strategi Perencanaan Kapasitas lainnya.
4. STRATEGI DINAMIS Strategi ini adalah strategi yang didorong oleh perkiraan yang jauh lebih aman. Ini melibatkan penambahan kapasitas besar atau kecil, sebelum diperlukan, berdasarkan permintaan aktual dan angka perkiraan penjualan. Karena ini didorong oleh data, terbukti jauh lebih akurat bagi produsen untuk merencanakan target kapasitas mereka dan menghindari pemborosan atau kekurangan kapasitas. Namun, jenis strategi ini bergantung pada alat perencanaan kapasitas yang baik yang dapat mendorong perkiraan yang akurat.
Manfaat Strategi Perencanaan Kapasitas
1. MONITOR BIAYA OPERASI
Strategi Perencanaan Kapasitas menggabungkan semua aspek yang relevan termasuk personel, fasilitas, anggaran, jadwal produksi, dan persediaan. Ini dapat membantu produsen secara hati-hati memantau semua biaya produksi terutama selama periode pertumbuhan dan resesi. Ketika produsen dapat memperkirakan kebutuhan kapasitas yang diproyeksikan, ini memungkinkan mereka untuk secara akurat menganggarkan untuk perubahan yang akan datang, dan menerapkan sumber daya keuangan jika diperlukan. Ini juga dapat membantu mengembangkan jadwal pengiriman yang relevan untuk persediaan dan jadwal pengiriman untuk produk yang sudah jadi.
2. PASTIKAN KETERSEDIAAN YANG MEMADAI
Dengan Strategi Perencanaan Kapasitas, produsen dapat memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan bahkan sebelum kontrak ditandatangani. Strategi Perencanaan Kapasitas memandu produsen pada ruang lingkup yang tersedia untuk melakukan proyek baru bersama dengan masukan tentang sumber daya yang cukup untuk memenuhi persyaratan. Dengan menggunakan analitik yang dapat ditindaklanjuti, produsen mendapatkan akses ke titik data utama yang secara akurat melaporkan kemungkinan lembur berdasarkan jadwal kerja saat ini.
3. MEMPERTAHANKAN SIKLUS PRODUKSI
Produsen dapat mempertahankan tingkat produksi yang tepat sesuai siklus bisnis yang diharapkan dengan Strategi Perencanaan Kapasitas yang baik. Fluktuasi permintaan musiman dapat direncanakan dengan menggunakan data historis dan kapasitas produksi dapat dengan mudah dikelola untuk menangani kenaikan permintaan. Strategi Perencanaan Kapasitas juga mengidentifikasi kapan siklus bisnis mungkin memburuk sehingga pekerja musiman dapat dipekerjakan dengan tepat dan pengeluaran yang tidak perlu dapat dihindari.
4. IDENTIFIKASI KESENJANGAN KETERAMPILAN
Perencanaan kapasitas yang memadai dapat membantu mengidentifikasi keterampilan relevan yang diperlukan untuk melaksanakan proyek-proyek utama dan merencanakan segala kekurangan keterampilan jauh sebelumnya. Pabrikan dapat merencanakan pekerjaan yang sesuai dan memperkirakan persyaratan keterampilan dan juga membuat keputusan mengenai keterampilan internal vs keterampilan outsourcing. Produsen dapat dengan mudah merencanakan kebutuhan pelatihan karyawan dan memutuskan bagaimana proyek akan dilaksanakan di masa mendatang.
5. RENCANA FASILITAS PRODUKSI BARU
Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda mungkin merasa perlu membuka fasilitas produksi baru. Dengan menggunakan informasi perencanaan kapasitas dari lokasi yang ada, Anda dapat mengembangkan proyeksi kebutuhan fasilitas dan tingkat personel yang lebih akurat, dan jenis produksi yang dapat diharapkan dari lokasi baru. Ini adalah alat yang berharga saat menyusun rencana bisnis dan anggaran untuk pertumbuhan perusahaan Anda.
6. MEMENUHI ANGGARAN OPERASI:
Ketika produsen menggunakan alat perencanaan kapasitas yang sesuai, mereka dapat memenuhi permintaan dengan jumlah limbah paling sedikit dan meningkatkan tingkat pemanfaatannya. Ini juga membantu mereka memenuhi persyaratan anggaran mereka berdasarkan proyeksi penjualan atau perkiraan permintaan dan mengurangi biaya tambahan.
Strategi Perencanaan Kapasitas dapat membantu meningkatkan kinerja operasional dan bergerak lebih dekat untuk mencapai target keluaran. Namun, jika Strategi Perencanaan Kapasitas Anda tidak disesuaikan dengan model bisnis perusahaan Anda, Anda mungkin akan mengalami krisis.
Industri yang Memanfaatkan Perencanaan Kapasitas
Perencanaan kapasitas biasanya digunakan di tiga industri utama-
Perencanaan produksi dan kapasitas produksi
Merencanakan kapasitas layanan
Merencanakan kapasitas manusia
1. INDUSTRI MANUFAKTUR
Banyak industri manufaktur skala menengah dan besar menerapkan konsep perencanaan kapasitas untuk menentukan total kapasitas produksi. Ini digunakan di beberapa perusahaan otomotif, manufaktur peralatan, industri proses, farmasi dan industri manufaktur semikonduktor.
2. INDUSTRI JASA
Karena industri jasa memiliki tantangan uniknya sendiri karena tidak dapat disimpan seperti produk, perencanaan kapasitas digunakan sebagai alat untuk mencocokkan penawaran dan permintaan. Ini dapat memberikan tingkat layanan yang tepat kepada pelanggan pada waktu yang tepat. Beberapa contohnya adalah; layanan komputasi awan, kapasitas kursi maskapai, dan restoran cepat saji.
3. KAPASITAS MANUSIA
Kapasitas manusia mencakup organisasi-organisasi yang menjual keterampilan khusus dari anggota tim mereka. Ini dapat mencakup manajemen proyek, teknisi layanan teknis, dan pusat data. Banyak organisasi yang menggunakan kapasitas manusia termasuk perusahaan audit keuangan, firma hukum, dan perusahaan proyek rekayasa.
Tantangan perencanaan kapasitas
Sebagian besar produsen melewati lima tantangan perencanaan kapasitas yang umum, terlepas dari strategi operasional yang digunakan. Tantangan-tantangan ini dapat memengaruhi aliran produksi terlepas dari tingkat atau skala atau kompleksitas organisasi.
Data tertutup dan metode pengumpulan
Proses manufaktur tradisional sebagian besar mengandalkan data yang disimpan untuk merencanakan kapasitas produksi. Sistem yang berbeda dan tidak terhubung menyiratkan rekonsiliasi data secara manual sebelum dikonsumsi. Hal ini menghasilkan konsumsi waktu yang lebih tinggi dan data dapat menjadi usang bahkan sebelum dapat diterapkan dan digunakan. Karena sebagian besar alat perencanaan kapasitas mengandalkan masukan dari perkiraan permintaan, rantai pasokan, manajemen gudang, dll., sistem yang terputus dapat berisiko karena meningkatkan ketergantungan pada laporan manual dan kemampuan manusia untuk mengidentifikasi dan mengelola tren.
Kualitas data lebih rendah
Sangat sering, operasi manufaktur melibatkan data kapasitas yang muncul dalam bentuk catatan dan laporan yang kemudian harus dikumpulkan secara manual sebelum informasi akhir dapat dikonsumsi. Setelah ini selesai, perencana menambahkan data penawaran dan permintaan yang sangat dibutuhkan dan mengembangkan formula untuk mencapai kapasitas yang tersedia. Selama proses ini, jika pada langkah apa pun, banyak input data ini tidak akurat atau ketinggalan zaman atau jika ada dalam berbagai format, ini sekali lagi perlu diformat dan distandarisasi sebelum dapat digunakan untuk tujuan perencanaan. Dan karena sebagian besar titik data ini tidak terhubung, setiap iterasi baru harus melalui proses yang sama dari awal lagi.
Rumus dan perhitungan yang rumit
Para perencana menggunakan banyak rumus dan perhitungan yang rumit untuk sampai pada rencana kapasitas akhir. Ini dapat mencakup beberapa aspek seperti ketersediaan material, beban berdasarkan pusat kerja, sumber alternatif, aturan perencanaan berbasis atribut, dan banyak lagi. Untuk mengakomodasi semua ini, spreadsheet manual telah lama menjadi "tujuan" bagi para perencana untuk menghitung elemen-elemen ini, karena perhitungan yang akurat sangat penting. Saat melakukan ini, jika ada kesalahan entri data atau data buruk, seluruh rencana kapasitas bisa salah. Selain itu, keterlambatan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan data, informasi baru dan perubahan harus dimasukkan ke beberapa sumber, lagi-lagi memperpanjang waktu untuk menghasilkan rencana dan menciptakan risiko kesalahan.
Perencanaan Multi Level
Di sebagian besar lingkungan manufaktur, perencanaan kapasitas sering dilakukan pada tingkat yang berbeda. Perencanaan kasar biasanya dilakukan pada tingkat jadwal induk dan ini digunakan untuk perencanaan jangka pendek mungkin selama seminggu sampai dua bulan. Perencanaan menengah atau agregat menggunakan jendela perencanaan 12-18 bulan untuk memberikan pandangan yang lebih panjang yang memungkinkan organisasi untuk memastikan bahwa permintaan dapat dipenuhi dalam jangka panjang. Ini juga membantu memperlancar tantangan rantai pasokan untuk melihat pengurangan biaya produksi. Masing-masing level ini membutuhkan kumpulan data yang lebih besar dan periode waktu yang lebih lama karena digunakan untuk beberapa tugas pengambilan keputusan. Oleh karena itu, tantangan pengumpulan data, kualitas data, serta formula dan perhitungan menjadi lebih rumit, menciptakan kemungkinan kesalahan dengan masalah tersebut.
Kesenjangan dalam Komunikasi
Karena proses perencanaan kapasitas melibatkan begitu banyak bagian yang dinamis dan bergerak, dan karena sangat sedikit dari mereka yang saling berhubungan, ada kemungkinan kemungkinan gangguan atau kesenjangan dalam komunikasi yang dapat berisiko terhadap integritas rencana kapasitas. Hal ini berlaku untuk komunikasi pemasok dan juga berlaku secara internal di mana sistem tertutup untuk pembelian mungkin tidak berkomunikasi dengan sistem produksi atau penjadwalan. Hal ini pada akhirnya dapat mengurangi kolaborasi dan membiarkan perencana kapasitas terbuka untuk dibutakan oleh data baru, data yang hilang, atau kesalahan pada data yang ada.
Capacity Planning for Manufacturing – Process Involved
A good process plan can help manufacturers optimally configure the system to ensure SLAs are met while only investing the necessary resources needed to get the work completed. This helps manufacturers optimize the production process and make them prepared for the future.
1. UNDERSTANDING THE SERVICE LEVEL REQUIREMENTS The first step is to break down the manufacturing job or production order into various categories.
This can help create a structured flow to quantify the exact user expectations. It includes establishing workloads, determining the unit of work, and setting service levels.
Manufacturers can then decide how each work task will be organized based on labor availability, or the complexity of work involved.
Finally a “service level agreement” lays out the acceptable parameters between the manufacturer and the consumer.
2. ESTIMATING AND ANALYZING THE CURRENT CAPACITY
The next step is for manufacturers to take a deeper estimate of the existing production schedule to evaluate the final capacity. Manufacturers usually analyse separate workloads and follow these steps:
Compare the measurements of specific workloads mentioned in the SLA with the overall job objectives.
Evaluate the actual usage of multiple resources across the system
Check the resource utilization for each workload and then decide which of these consume more manpower.
Finally calculate the most time consuming aspects of each workload to arrive at the response time taken for each job.
3. PLANNING FOR FUTURE REQUIREMENTS AND DEMAND Once the current capacity is analyzed, manufacturers can then plan for future demand.
By accurately forecasting the processing requirements, a system or process overload on the manufacturing set up can be avoided.
Manufacturers would need a clear estimate of the actual incoming work that is expected in the coming few months.
Finally, they can configure the most optimal system needed to satisfy these requirements over the forecasted period of time.
How to Structure your Manufacturing Capacity Planning Template
Here is a checklist of variables to consider while structuring your Manufacturing Capacity Planning Template :
1. CAPACITY
The most basic element which is the number of units available of a specific resource for a particular length in time. Manufacturers need to also account for any gaps/ holidays/ breaks / maintenance downtime if any, while calculating the capacity.
2. SETUP/RUN HOURS
The next variable is to define how much time a specific operation on a job will take to eventually move through a resource. This is made up of a combination of setup time, which is a static number and the run time which depends on the number of items on the job. Finally, the total hours are compared to the total capacity of the resources needed for planning.
3. UTILIZATION
This variable is a measurement of the capacity usage and measures the total usage of the resource. It is important for capacity planning, as it is a measure of the actual capacity compared to the estimated capacity.
4. EFFICIENCY
Efficiency is defined as the measure of the actual setup/run time versus the estimated setup/run time for a work job. Efficiency can help track how much capacity is needed actually and the difference from the original plan. When this is multiplied across several job loads, efficiency can be a critical measure to define final performance.
5. QUEUE TIME/MOVE HOURS
It is important to understand that just because an operation is scheduled to complete at a certain time using one resource, this doesn’t imply that the subsequent resource can immediately start running it. It usually takes a material handler to move a specific job from one resource to the next. This can also impact the machine’s utilization, since it may sit idle while waiting for the next job to be available.
6. OFFSET HOURS
From a capacity planning standpoint, a work job may progress in different ways including offset hours. These hours that can always be offset to another job, and can help save time and resources. Knowing ahead of time of how one can plan for operations that can be offset can make a massive impact on the manufacturing capacity planning.
7. CONCURRENT RESOURCES
Many times manufacturers need more than two or three resources to be available at the same time to complete a job operation. Also, the ability of the worker to run all three together may also impact the completion of the job. Sometimes it may need multiple labour resources to run each operation. This can further get complicated once all of the jobs are multiplied and therefore concurrent resources is an important aspect to consider.
With a strong Capacity Planning Software, manufacturers can ensure a structured approach to capacity planning and avoid surprises along the operations value chain. Here is a great comprehensive reference guide on how to go about selecting a sound Capacity Planning Software and how it can help manufacturers.
Here is a great way to align your Capacity Planning Strategy with your Manufacturing Goals using a good Capacity Planning Software.
