Etiket konferensi:Alat untuk bertahan dalam acara industri Anda berikutnya

Michael menantikan untuk menghadiri konferensi industri pertamanya. Dia memasuki tahun ketiganya di bidang akuntansi, dan ingin bertemu orang yang tepat dan tetap mengikuti tren industri. Sayangnya, dia tidak siap untuk konferensinya. Dia tidak tahu apa yang harus dibawa, jadi alih-alih meminta bantuan seseorang, dia hanya mengemasi pakaian santai. Ada makan malam dasi hitam, dan dia berlari keliling kota mencari tuksedo sewaan.

Michael juga lupa membawa brosur perusahaan terbaru dan akhirnya memberikan semua kartu namanya sebelum akhir konferensi tiga hari. Sementara dia mampu mengatasi beberapa masalah ini, mereka membuatnya stres dan cemas, dan dia tidak dapat menikmati dirinya sendiri. Michael bersumpah untuk lebih siap lain kali.

Konferensi, pameran dagang, seminar, dan rapat harus menjadi pengalaman belajar yang luar biasa dan juga menyenangkan. Edukasi dan koneksi akan terjadi secara alami, tetapi ada beberapa tip "etiket" yang akan membantu Anda memaksimalkan acara Anda. Ikuti ini dan hindari kesalahan yang memalukan, atau bahkan mahal. Berikut beberapa panduannya:

1) Resepsi Pembukaan

· Sebelum menghadiri konferensi, kerjakan pekerjaan rumah Anda dan cari tahu siapa yang ingin Anda temui dan temui selama beberapa hari ke depan. Pindai paket selamat datang dan sorot nama orang yang ingin Anda lihat. Saat tiba, jadikan misi Anda untuk berjejaring dengan peserta yang disorot.

· Jangan datang sangat lapar sehingga Anda menyerang area bar dan area makanan segera setelah Anda tiba. Jejaring adalah waktu untuk bertemu dan menyapa, lalu makan dan minum. Sekitar setengah jam sebelum resepsi pembukaan, dapatkan camilan. Buatlah sesuatu yang ringan tapi mengenyangkan, seperti apel atau smoothie. Kemudian, Anda tidak akan kelaparan selama sesi pembukaan. Tujuan dari acara ini adalah untuk bertemu dan menyapa orang-orang, yang bisa jadi sulit ketika Anda membawa minuman dan piring.

· Jika Anda sendirian pada sesi networking atau pembukaan, mulailah dengan mendekati individu lain atau kelompok kecil yang terdiri dari dua sampai tiga orang. Mungkin canggung untuk mendekati kelompok yang lebih besar, karena mereka lebih sulit untuk dibobol dan memulai percakapan satu lawan satu. Setelah Anda melakukan percakapan awal, minta kontak baru Anda untuk minum dengan Anda atau menemui Anda di dekat prasmanan untuk makan.

· Bergerak di sekitar ruangan . Ketika Anda bertemu seseorang, perkenalkan diri Anda, bertukar kartu nama, berbicara, mungkin mengatur waktu lain untuk bertemu, atau waktu untuk menelepon ketika Anda kembali ke kantor. Berjabat tangan saat Anda pergi, berterima kasih kepada mereka, lalu beralih ke orang berikutnya.

2) Sesi Umum atau Sesi Pendidikan

· Datang ke sesi disiapkan dengan kertas catatan dan pena. Jika Anda lupa membawa beberapa, Anda mungkin dapat menemukan buku catatan di kamar hotel atau di meja depan, tetapi lebih baik bersiap-siap sebelumnya.

· Jangan ambil naik dua atau tiga kursi. Masuk dan temui seseorang yang baru, duduk di sebelah Anda. Perkenalkan dirimu. Nikmati kebersamaan mereka sebelum pembicara dimulai. Datang lebih awal, duduk di depan dan belajar sebanyak mungkin.

· Ini saatnya untuk mempelajari. Jika Anda bersama peserta yang cerewet, beri tahu mereka dengan sopan bahwa Anda ingin berbicara setelah sesi. Bersikaplah sopan, tulus, dan tegas. Beri tahu mereka tepat di awal percakapan. Jika Anda menunggu terlalu lama untuk mengatakan sesuatu, Anda bisa terjebak dalam percakapan, dan akan lebih tidak nyaman untuk keluar.

· Hormati pembicara. Sebagai seorang pembicara, bisa frustasi berada di atas panggung di depan kelompok dan menyadari bahwa para peserta sedang mengobrol di antara mereka sendiri. Jika Anda harus melakukan percakapan atau menelepon, silakan tinggalkan ruangan dengan hormat.

3) Acara Jaringan

· Bawa ratusan kartu nama. Tujuan Anda harus bertemu dan mudah-mudahan membawa kembali bisnis ke perusahaan Anda. Jangan sampai kehabisan di tengah pameran dagang.

· Mulai dan akhiri masing-masing percakapan dengan berjabat tangan. Selalu berdiri saat bertemu seseorang untuk berjabat tangan.

· Berbasa-basi adalah mudah, bahkan jika Anda malu. Tanyakan kepada orang-orang tentang kapan mereka tiba, perjalanan mereka, kampung halaman mereka, cuaca; berbicara tentang konferensi, pameran dagang atau pembicara. Topik-topik ini membuka percakapan; hindari topik emosional seperti politik atau agama.

· Ajukan pertanyaan tentang diri. Orang suka berbicara, terutama tentang diri mereka sendiri. Mereka bahkan akan mengeluarkan foto-foto anak-anak dan hewan peliharaan mereka. Dengarkan setiap percakapan dengan sungguh-sungguh dan Anda akan menemukan diri Anda menjalin hubungan yang langgeng.

· Pakai lencana nama Anda . Daripada menggunakan lanyard, yang membuat lencana hampir mustahil untuk dibaca, sematkan pada pakaian Anda, sebaiknya di sisi kanan (lebih mudah dibaca saat Anda berjabat tangan).

4) Gala Penutupan Malam Terakhir

· Ini biasanya berupa makan sambil duduk, jadi ingatlah dasar-dasarnya:Perkenalkan diri Anda kepada semua orang di meja. Jangan meraih meja untuk berjabat tangan. Bangun dan bergerak di sekitar meja, atau temui semua orang sebelum Anda duduk.

· Gunakan kode:BMW. Ini adalah cara mudah untuk mengingat peralatan mana yang menjadi milik Anda. Dari kiri ke kanan berarti piring Bread and Butter ada di kiri, Meal di tengah, Air (dan semua minuman) di kanan. Saat Anda duduk, segera ambil serbet dan letakkan di pangkuan Anda. Ingat, jika ada di cangkir kopi atau gelas air Anda, lepaskan yang ada di sebelah kanan Anda. Jika seseorang mengambil roti dan piring mentega Anda, mintalah staf menunggu untuk piring lain, letakkan roti di piring utama Anda atau jangan makan roti apa pun.

· Jangan makan sampai semua orang di meja Anda dilayani. Jika Anda sedang menunggu makanan spesial, beri tahu semua orang bahwa Anda boleh mulai makan karena waktu makan Anda akan terlambat.

· Ini adalah etiket dasar-dasar yang memungkinkan Anda memiliki waktu yang nyaman dan menyenangkan di konferensi industri berikutnya.

Tentang penulis:

Colleen A. Rickenbacher adalah pakar etiket bisnis dan penulis "Be on Your Best Business Behavior," dan yang akan datang, "Be on Your Best Cultural Behavior." Dia membantu klien menonjol dengan meningkatkan sopan santun, citra dan keterampilan komunikasi. Dengan pengalaman masa lalunya dalam perencanaan acara, serta keahliannya dalam etiket, Colleen membantu perusahaan seperti FedEx, Microsoft, dan Marriott memoles citra mereka untuk meningkatkan keuntungan.