Jaminan kualitas dalam manajemen material MRO
Pernahkah Anda mendengar tentang orang-orang yang membakar peralatan berputar yang baru karena dipasang tanpa oli? Pengawasan kecil itu menghabiskan biaya $80.000 untuk penggantian ketika pelumasan yang tepat akan menelan biaya kurang dari $100. Bagaimana dengan orang-orang yang memotong bagian dari jalur pengumpan bahan mentah mereka, dan kemudian menemukan bahwa bagian penggantinya terlalu pendek untuk dimasukkan ke dalam celah? Kesalahan itu menelan biaya ribuan dolar untuk perbaikan yang tidak direncanakan, dan berpotensi ratusan ribu dalam produksi yang hilang!
Insinyur, pembeli, dan lainnya sering kali berusaha keras dan mengeluarkan biaya yang signifikan untuk merancang dan membeli peralatan baru, suku cadang penting, atau bahan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) utama lainnya. Namun seringkali, elemen penting dari proses pengadaan – jaminan kualitas – diabaikan atau kurang dioptimalkan.
Tentu, personel penerima melakukan pemeriksaan sepintas terhadap banyak bahan yang masuk, tetapi itu terutama untuk tujuan memverifikasi jumlah, merekonsiliasi dokumen, atau memastikan bahwa jika suatu barang seharusnya kafloogle, maka itu sebenarnya adalah kafloogle – atau setidaknya terlihat seperti itu. Seringkali itu tidak cukup untuk memastikan pemasangan, pengoperasian, dan pemeliharaan aset Anda yang aman dan andal. Selain itu, bahkan ketika beberapa bentuk inspeksi material yang dibeli (PMI) diminta, praktik internal dan infrastruktur sistem seringkali tidak memadai untuk melakukan inspeksi yang efektif dan melacak material selama proses.
Artikel ini menguraikan beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa Anda memiliki proses jaminan kualitas (QA) yang efektif untuk materi MRO Anda.
Identifikasi dengan jelas item yang terpengaruh
Ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Kebijakan dan prosedur perusahaan dan/atau lokasi terkadang akan memberikan panduan umum tentang jenis barang yang akan diperiksa berdasarkan kekritisan atau kriteria lainnya. Tetapi informasi ini mungkin tidak lengkap atau ketinggalan zaman, dan sering kali tidak mengidentifikasi nomor bagian tertentu yang terpengaruh. Teknik juga merupakan sumber utama spesifikasi teknis pada item seperti material proyek dan suku cadang baru. Produsen dan vendor juga mungkin diminta untuk menguji aspek kualitas tertentu sebelum mengirimkan bahan tertentu dan memberikan dokumentasi yang menunjukkan bahwa mereka memenuhi spesifikasi. Dalam banyak kasus, direkomendasikan, jika tidak diperlukan, agar dokumentasi ini ditinjau atau bahkan diverifikasi secara independen sebelum bahan yang masuk diterima.
Apakah Anda akhirnya mengidentifikasi hanya satu item yang memerlukan inspeksi atau 1.000, yang terbaik cara untuk mengelola PMI adalah dengan membuat masing-masing dari mereka ditandai dengan jelas dalam sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) atau sistem manajemen aset perusahaan (EAM) di tingkat bagian sehingga semua orang tahu mana yang memerlukan pemeriksaan pada saat kedatangan.
Berkomunikasi dengan pembelian, vendor, dan penerimaan
Persyaratan PMI harus digambarkan dalam setiap permintaan pembelian dan diteruskan ke pesanan pembelian terkait. Ini adalah informasi penting yang mungkin perlu disertakan pembeli pada permintaan penawaran (RFQ) atau bahkan pada pesanan pembelian yang dikonfirmasi sehingga vendor tahu persis apa yang diharapkan darinya sebelum dikirimkan, atau setidaknya apa yang akan Anda cari. resi. Cukup dengan memberikan tanda “perlu pemeriksaan” atau bahkan semacam kode pemeriksaan dari CMMS/EAM Anda mungkin sudah cukup atau setidaknya membantu secara internal. Namun, dengan atau tanpa informasi ini, ada baiknya untuk menyatakan dengan jelas di suatu tempat di badan pesanan pembelian jenis PMI yang akan dilakukan (misalnya pemeriksaan dimensi, verifikasi bahan, analisis kimia, pemeriksaan dokumentasi, dll.) serta sebagai parameter dan toleransi khusus yang akan menentukan apakah bahan tersebut dapat diterima.
Yang terpenting adalah memastikan bahwa ketika suatu barang tiba di dok Anda, personel penerima Anda dapat dengan mudah menentukan apakah perlu beberapa jenis pemeriksaan. Ini akan menghilangkan pertanyaan, meminimalkan penundaan dalam pemrosesan, dan memastikan bahwa bahan yang dibeli memenuhi persyaratan inspeksi yang masuk sebelum ditebar, dikirim, atau, yang paling penting, dipasang.
Gunakan inspektur yang terampil dengan benar
Kesalahan umum dalam banyak operasi adalah mengandalkan "inspeksi pengguna akhir" yang selalu populer untuk jaminan kualitas. Meskipun praktik ini mungkin sesuai untuk persediaan rutin, itu tidak menjamin kualitas – atau apa pun, dalam hal ini – dan harus dihindari untuk materi MRO. Tidak ada cara untuk menentukan apakah "pengguna akhir" adalah orang yang tepat untuk melakukan pemeriksaan, apakah orang tersebut tahu apa yang harus dicari, atau apakah mereka bahkan pernah melakukan pemeriksaan terhadap bahan tersebut.
Praktik umum lainnya adalah menempatkan tanggung jawab untuk memeriksa bahan yang masuk tepat di pundak departemen penerima. Meskipun ini meningkatkan kemungkinan bahwa beberapa inspeksi dapat dilakukan sebelum materi dirilis, ini juga tidak memberikan jaminan bahwa orang yang tepat melihat hal yang benar. Misalnya, personel penerima yang terlatih dengan baik harus dapat menggunakan mikrometer untuk melakukan pengukuran dasar atau memverifikasi dokumentasi yang disediakan vendor/produsen. Tetapi beberapa item mungkin memerlukan analisis atau evaluasi laboratorium oleh para insinyur atau karyawan pemeliharaan yang terampil untuk menentukan apakah mereka berada dalam spesifikasi.
Daripada menempatkan seluruh beban pada penerimaan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan inspeksi yang diperlukan (yang dalam banyak kasus terbaik tidak adil, dan berbahaya paling buruk), lebih tepat untuk hanya memperingatkan personel penerima melalui pesanan pembelian dan/atau CMMS/EAM bahwa seseorang (mungkin menerima, mungkin tidak) perlu mengambil tindakan tambahan untuk memverifikasi spesifikasi barang tersebut sebelum diterima. Siapa orang yang tepat tergantung pada jenis inspeksi yang diperlukan dan keterampilan individu yang berbeda, dan harus dijabarkan dalam prosedur PMI.
Jangan biarkan keputusan lulus/gagal begitu saja
Mendefinisikan dengan jelas persyaratan inspeksi. Apa yang kita periksa? Alat apa yang dibutuhkan? Informasi tambahan apa yang dibutuhkan? Semua ini harus dijelaskan sebelum memulai inspeksi.
Pastikan toleransi yang diizinkan ditentukan. Jika sebuah barang seharusnya panjangnya satu kaki, apakah 11,5 inci cukup panjang? Apakah 12,25 inci terlalu banyak? Apakah ada standar atau pengukur go/no-go untuk dibandingkan? Seharusnya tidak ada pertanyaan apakah item memenuhi kriteria yang dapat diterima.
Yang paling penting, pastikan bahwa semua informasi inspeksi ditangkap dalam dokumen tertulis yang memiliki konten yang sesuai dan kontrol revisi. Pastikan bahwa semua pesanan pembelian mengacu pada dokumen tertentu (berdasarkan judul, tanggal dan revisi) yang akan digunakan sebagai dasar untuk inspeksi.
Mendokumentasikan item yang tidak sesuai
Setiap item yang gagal memenuhi standar kualitas yang ditentukan harus ditahan untuk diselesaikan dan disposisi, dan perbedaan harus segera didokumentasikan. Jika keputusan dibuat untuk menolak materi, itu harus dikembalikan ke vendor melalui proses praktik terbaik "kembali ke vendor". Jika materi akan diterima terlepas dari masalah kualitas, vendor harus diberitahu. Catatan ketidaksesuaian harus diterbitkan yang menjelaskan apa yang salah dengan materi, mengapa hal itu diterima, dan potensi dampak ketidaksesuaian tersebut di bagian hilir (jika ada).
Melacak materi melalui proses
Beberapa sistem CMMS/EAM menyediakan kemampuan untuk melacak material melalui proses PMI. Di dunia yang ideal, sistem akan dapat melacak material melalui penerimaan, masuk dan keluar dari inspeksi, dan ke dalam gudang atau ke tujuan akhirnya tanpa kehilangan visibilitas ke sana. Ini juga akan memungkinkan kemungkinan pengujian destruktif, memperhitungkan sebagian dari bahan yang dikonsumsi dalam proses inspeksi itu sendiri. Hal ini tidak selalu memungkinkan, jadi setidaknya, sistem harus mencegah material PMI ditampilkan sebagai inventaris yang tersedia hingga inspeksi selesai dan dianggap dapat diterima.
Ukur keefektifan proses Anda
Tujuan utama PMI adalah untuk memastikan bahwa materi Anda dapat digunakan. Namun, proses PMI yang kuat juga akan memberikan kemampuan untuk mengukur dan mengelola kinerja vendor. Jika Anda menemukan bahwa Anda memiliki vendor yang terus-menerus mengirimi Anda materi yang tidak sesuai, mungkin Anda harus mempertimbangkan pemasok alternatif. Jika Anda menemukan bahwa vendor tertentu selalu atau secara konsisten memenuhi spesifikasi, mungkin Anda tidak perlu memeriksa material mereka sesering mungkin.
Jangan bijaksana dan bodoh
Memang, mungkin tidak terlalu banyak item MRO yang membutuhkan perhatian seperti ini. Tetapi yang biasanya mahal, mungkin dibuat khusus, dengan waktu tunggu yang lama, dan mereka dapat memiliki dampak negatif yang signifikan pada operasi Anda jika tidak ditangani dengan benar, sebagaimana dibuktikan oleh contoh yang dikutip di atas. Jangan berasumsi Anda tidak memiliki materi yang berlaku untuk ini. Hati-hati mengevaluasi semua item MRO Anda, dan jika bahkan satu memerlukan semacam jaminan kualitas masuk, ada baiknya waktu, tenaga dan biaya untuk membangun proses yang kuat di muka daripada menderita konsekuensi dari tidak siap.
Artikel ini pertama kali muncul di RxToday Life Cycle Engineering edisi April.
Tentang penulis:
Doug Wallace adalah pakar materi pelajaran manajemen material untuk Life Cycle Engineering (LCE), sebuah konsultan yang berbasis di Charleston, SC Doug memiliki lebih dari 20 tahun pengalaman manajemen rantai pasokan praktis di industri semikonduktor, termasuk posisi di kontrol produksi, pengiriman/penerimaan , inspeksi masuk, manajemen gudang barang jadi dan suku cadang, perencanaan material, layanan pelanggan, perencanaan kapasitas global, dan perencanaan produksi global. Selama delapan tahun terakhir, Doug telah memberikan pendidikan manajemen material, pelatihan dan layanan konsultasi kepada klien di berbagai industri yang berbeda. Doug dapat dihubungi di [email protected]. Untuk informasi tambahan, kunjungi www.LCE.comatau hubungi 843-744-7110.
