Menguasai Jaminan Kualitas dalam Manajemen Bahan MRO
Bayangkan mesin berputar baru meledak tanpa alasan lain selain seal oli yang hilang. Kerugian? Penggantian $80.000 sementara pelumasan $100 sudah cukup. Atau pertimbangkan baris pemasok bahan mentah yang dipotong, hanya untuk menemukan potongan pengganti pendek satu milimeter, yang mengarah pada ribuan dolar perbaikan tidak terduga dan potensi ratusan ribu dolar produksi hilang.
Insinyur, pembeli, dan pemangku kepentingan lain sering menginvestasikan banyak dalam merancang, membeli, dan memasang peralatan baru, spare parts kritis, atau bahan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) lainnya. Namun satu komponen penting dari rantai procurement—jaminan kualitas (QA)—sering diabaikan atau tidak dioptimalkan.
Staf penerimaan mungkin melakukan hitungan cepat atau pemeriksaan kertas, tetapi itu jarang cukup untuk memastikan pemasangan dan operasi yang aman dan andal. Bahkan ketika pemeriksaan material pembelian (PMI) dijadwalkan, proses internal dan dukungan sistem sering gagal menyampaikan pemeriksaan yang efektif atau melacak material selama alur kerja.
Artikel ini menguraikan langkah praktis yang dapat Anda ambil untuk mendirikan proses QA yang kuat untuk persediaan MRO Anda.
Identifikasi dengan jelas item yang memerlukan pemeriksaan
Kebijakan perusahaan atau situs mungkin memberikan pedoman umum tentang item mana yang memerlukan pemeriksaan berdasarkan kritikalitas, tetapi daftar ini sering tidak lengkap atau ketinggalan zaman. Departemen rekayasa adalah sumber penting dari spesifikasi teknis untuk material proyek dan spare parts baru. Produsen dan vendor biasanya diwajibkan melakukan tes kualitas sebelum pengiriman dan memberikan dokumentasi yang membuktikan kepatuhan. Sila mungkin, tinjau dokumentasi ini—atau lebih baik, diverifikasi secara independen—sebelum menerima pengiriman.
Baik Anda perlu memeriksa satu bagian atau seribu, metode yang paling efektif adalah melabeli setiap item pada level bagian di CMMS atau EAM Anda. Ini membuatnya jelas bagi semua orang bahwa komponen tertentu memerlukan pemeriksaan saat tiba.
Komunikasikan persyaratan ke pembelian, vendor, dan penerimaan
Detail PMI harus disematkan dalam requisisi pembelian dan diteruskan ke purchase order. Pembeli harus secara eksplisit menyatakan jenis pemeriksaan—pemeriksaan dimensi, verifikasi material, analisis kimia, audit dokumentasi, dll.—dan toleransi tepat yang akan menentukan penerimaan. Menambahkan flag atau kode “inspection required” dari CMMS/EAM Anda dapat mengurangi kebingungan lebih lanjut.
Saat pengiriman tiba, staf penerimaan harus segera mengetahui apakah pemeriksaan wajib. Instruksi tertulis yang jelas pada purchase order menghilangkan pertanyaan, mengurangi keterlambatan pemrosesan, dan memastikan hanya material yang mematuhi yang mencapai gudang atau dipasang.
Gunakan inspektor yang terampil dengan baik
Mengandalkan pengguna akhir atau staf penerimaan untuk pemeriksaan kualitas berisiko. Individu ini mungkin tidak memiliki pelatihan, alat, atau wewenang untuk melakukan pemeriksaan yang menyeluruh, terutama untuk item MRO kompleks yang mungkin memerlukan analisis laboratorium atau penilaian rekayasa.
Tetapkan tanggung jawab pemeriksaan berdasarkan keterampilan dan sifat item. Misalnya, karyawan penerimaan mungkin mengukur bagian dengan mikrometer, sementara insinyur atau teknisi laboratorium yang terkualifikasi mungkin melakukan analisis kimia. Dokumentasikan dengan jelas di prosedur PMI Anda siapa yang bertanggung jawab untuk setiap jenis pemeriksaan.
Jangan biarkan keputusan lulus/gagal ditentukan oleh keberuntungan
Definisikan persyaratan pemeriksaan di depan: apa yang diperiksa, alat apa yang dibutuhkan, dan data tambahan apa yang diperlukan. Tentukan toleransi dan berikan gauge go/no-go atau standar referensi sehingga tidak ada ambigu tentang apakah item lulus.
Semua data pemeriksaan harus ditangkap dalam dokumen yang dikontrol yang dirujuk oleh purchase order (judul, tanggal, revisi). Ini memastikan traceability dan konsistensi di seluruh organisasi.
Dokumentasikan item non-konform
Setiap material yang tidak memenuhi kriteria yang ditentukan harus ditahan untuk resolusi dan didokumentasikan segera. Jika Anda menolak item, kembalikan ke vendor mengikuti prosedur “return to vendor” yang merupakan praktik terbaik. Jika Anda menerimanya meski masalahnya, beri tahu vendor dan terbitkan laporan non-konformansi yang rinci tentang defek, alasan penerimaan, dan dampak downstream yang potensial.
Lacak material melalui proses
Sela mungkin, gunakan CMMS/EAM Anda untuk melacak material dari penerimaan, melalui pemeriksaan, hingga penyimpanan akhir atau pemasangan. Bahkan jika pengujian destruktif mengonsumsi sebagian material, sistem harus mencegah item ditandai sebagai inventaris yang tersedia hingga pemeriksaan selesai dan item dianggap dapat diterima.
Ukur efektivitas proses Anda
PMI bukan sekadar mencegah cacat; itu juga memberikan metrik yang kuat untuk kinerja vendor. Jika vendor secara berulang mengirim material non-konform, pertimbangkan untuk mencari supplier lain. Sebaliknya, vendor yang konsisten memenuhi spesifikasi mungkin tidak perlu pemeriksaan yang sering, membebaskan sumber daya untuk item berisiko lebih tinggi.
Jangan hemat senyap dan boros besar-besaran
Banyak item MRO mahal, dibuat khusus, dan memiliki waktu procuring panjang. Satu pengawalan dapat merusak operasi, sebagaimana diilustrasikan oleh anekdot di atas. Evaluasi semua pembelian MRO: jika satu item saja memerlukan jaminan kualitas masuk, investasikan waktu dan upaya untuk mendirikan proses yang kuat sekarang daripada membayar biaya kegagalan yang lebih tinggi nanti.
Artikel ini pertama kali muncul dalam edisi April newsletter RxToday Life Cycle Engineering.
Tentang penulis:
Doug Wallace adalah ahli manajemen material di Life Cycle Engineering, sebuah konsultansi di Charleston, S.C. Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman langsung rantai pasokan di sektor semiconductor—termasuk peran produksi kontrol, pengiriman/penerimaan, pemeriksaan masuk, manajemen gudang, perencanaan material, dan perencanaan kapasitas global—Doug sekarang berkonsultasi tentang manajemen material untuk berbagai industri. Hubungi dia di dwallace@LCE.com atau telepon 843‑744‑7110.
