Mencambuk pensil:Ketika kartu skor yang sehat terlalu bagus untuk menjadi kenyataan

Mari kita hadapi itu, setiap orang mengambil jalan pintas dari waktu ke waktu. Rasanya luar biasa untuk membuang tugas yang tidak menambah nilai atau menghabiskan terlalu banyak waktu berharga Anda. Namun, ketika menyangkut operasi pemeliharaan, mencoba menyelesaikan tugas sehari-hari dapat menimbulkan masalah serius. Sayangnya, pekerjaan menempa menjadi sangat umum di dunia perawatan sehingga mendapat julukannya sendiri:Pencil whipping. Hari ini kita akan melihat mengapa hal itu terjadi, mengapa itu menjadi masalah, dan alat apa yang dapat digunakan untuk memeranginya.

Apa itu mencambuk pensil?

Sederhananya, mencambuk pensil mengacu pada penandatanganan pekerjaan yang tidak pernah benar-benar selesai, baik itu inspeksi, PM, atau pemeriksaan kualitas—apa pun yang dimaksudkan untuk mencegah potensi kerusakan. Pencoretan pensil paling sering terjadi di tingkat teknisi, dan meskipun di muka mungkin terlihat seperti masalah kemalasan, sebenarnya ada banyak alasan mengapa pekerjaan bisa membuat pensil dicambuk.

Alasan mencambuk pensil

1. Terlalu banyak tugas, terlalu sedikit teknisi

Siklus pemeliharaan yang ideal melibatkan empat tahap:Perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan tindakan. Perencanaan dan pelaksanaan mengacu pada penjadwalan dan penyelesaian tugas, dan pengecekan dan tindakan mengacu pada analisis pekerjaan yang telah dilakukan, dan membuat perbaikan berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut.

Dalam dunia yang sempurna, semua perawatan terencana yang telah selesai akan dievaluasi setelahnya untuk memastikan hal itu dilakukan dengan benar dan mencapai hasil yang diinginkan. Manajer pemeliharaan kemudian dapat menggunakan hasil analisis tersebut untuk merencanakan pemeliharaan dengan lebih baik di waktu berikutnya.

Tentu saja, tidak ada operasi pemeliharaan yang sempurna. Di dunia nyata, teknisi dapat kewalahan dengan banyaknya tugas yang harus mereka selesaikan, dan manajer terlalu terbebani oleh dokumen dan tugas administratif lainnya untuk dapat memeriksa dan menyesuaikan jadwal PM dengan benar. Di sinilah pencambukan pensil sering dimulai. Tanpa pengoptimalan PM, scope creep dapat terjadi dengan cepat, dan hal-hal dapat menjadi tidak terkendali, membuat teknisi dan manajer merasa lebih mudah untuk mengatakan bahwa pekerjaan telah selesai, meskipun sebenarnya belum.

2. Teknisi tidak mengerti maksudnya

Jika ada tugas yang harus diselesaikan oleh teknisi, mereka harus mengetahui dengan baik mengapa tugas itu perlu diselesaikan. Namun, ada dua contoh di mana teknisi tidak dapat membuat koneksi tersebut.

Contoh pertama terjadi ketika teknisi diharapkan menyelesaikan inspeksi sebagai bagian dari tugas pemantauan kondisi. Tujuan pemantauan berbasis kondisi adalah untuk membebaskan waktu yang biasanya dihabiskan untuk perbaikan atau penggantian preventif. Namun, jika teknisi menyelesaikan inspeksi sebagai bagian dari strategi berbasis kondisi, dan inspeksi tersebut berlalu setiap saat, mereka mungkin akan berhenti melakukan inspeksi itu sama sekali, karena menganggapnya sebagai tugas yang tidak berguna. Penting untuk menggunakan interval P-F untuk menemukan titik tepat di mana inspeksi akan cukup sering gagal sehingga teknisi merasa itu adalah tugas yang bertujuan untuk diselesaikan.

Alasan lain mengapa seorang teknisi mungkin gagal melihat titik penyelesaian tugas adalah karena alasan tugas tersebut belum dikomunikasikan kepada mereka secara efektif oleh manajemen. Seperti yang kami nyatakan sebelumnya, teknisi Anda harus tahu mengapa mereka menyelesaikan tugas yang diminta untuk mereka selesaikan. Jika manajemen tidak mengomunikasikan secara efektif mengapa sesuatu perlu dilakukan, dan tampaknya tidak ada konsekuensi yang jelas jika tidak menyelesaikan tugas itu, hal itu bisa membuat Anda kecewa.

3. Ada tekanan untuk meningkatkan metrik—tanpa rencana nyata untuk peningkatan

Dunia pemeliharaan diatur oleh metrik—begitulah cara organisasi mengetahui bahwa ia membuat (atau gagal melakukan) peningkatan. Namun, seperti yang baru-baru ini didiskusikan oleh Pemimpin Insinyur Fiix Solutions, Stuart Fergusson di podcast Rooted in Reliability, ketika sebuah organisasi memprioritaskan angka daripada kenyataan sehari-hari karyawan mereka, akan ada cambuk pensil hanya untuk membuat manajemen tetap tenang.

Seperti yang dikatakan Fergusson selama penampilan podcastnya, “Mencambuk pensil selalu muncul dalam metrik yang tertinggal.” Untuk memperjelas, metrik lagging adalah metrik gambaran yang lebih luas dan lebih besar yang beroperasi sebagai tujuan jangka panjang bagi tim untuk dikerjakan. Jika organisasi menetapkan target yang tidak realistis untuk metrik tertinggal, maka pekerjaan yang memengaruhi metrik utama (sehari-hari) akan terpengaruh. Jika target metrik tidak dapat dicapai atau membebani teknisi, tugas dapat dikocok untuk mempertahankan penampilan.

Ulangan umum:Masalah budaya

Ada sejumlah alasan berbeda yang membuat pensil dicambuk, tetapi masing-masing menunjuk ke akar masalah yang sama:Masalah budaya. Apakah pekerjaan sedang ditandatangani karena teknisi kewalahan atau karena mereka tidak mengerti intinya, tanggung jawab terletak pada manajemen untuk mengomunikasikan pentingnya dan motif di balik pekerjaan. Proses juga harus dilakukan untuk memastikan teknisi melakukan pekerjaan yang diperlukan, menambah nilai, dan dapat dikelola.

Cara mencegah cambuk pensil

Cambuk pensil hanya terjadi di tempat-tempat di mana ia memiliki kesempatan untuk berkembang. Untungnya, ada sejumlah solusi yang dapat diterapkan organisasi untuk mencegahnya.

Pertama, mengambil langkah untuk menumbuhkan budaya transparansi dan saling menghormati antara teknisi dan manajemen adalah kuncinya. Ini berarti menciptakan dan mempertahankan suasana di mana teknisi merasa nyaman mengajukan pertanyaan dan menyuarakan keprihatinan. Ini juga berarti membangun lingkungan kepercayaan di mana teknisi merasa bahwa kekhawatiran mereka didengar dan ditangani.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan juga merupakan solusi hebat untuk menciptakan akuntabilitas di semua tingkatan. Menggunakan CMMS untuk menjadwalkan dan melacak pekerjaan memberi manajer pemeliharaan gambaran yang lebih akurat tentang berapa banyak tugas yang sebenarnya mereka jadwalkan, dan apakah itu jumlah yang wajar untuk ditugaskan. Lebih lanjut, memiliki dasbor yang menunjukkan tampilan cepat KPI memberikan wawasan yang jauh lebih baik tentang apa yang sebenarnya terjadi sehingga manajer dapat merencanakan pekerjaan dengan lebih baik dan membuat keputusan harian yang mendukung metrik tersebut.

Untuk teknisi, memiliki aplikasi CMMS di perangkat seluler mereka yang memungkinkan mereka melacak pekerjaan saat mereka menyelesaikannya akan mempersulit cambuk pensil saat mereka perlu memasukkan data, seperti suku cadang yang digunakan dan kapan perintah kerja dimulai dan diselesaikan. Terlebih lagi, memiliki kesempatan untuk menambahkan komentar ke inspeksi melalui CMMS memberi teknisi umpan balik langsung di mana langkah selanjutnya dikomunikasikan dengan jelas.

Menambahkan pemberitahuan melalui CMMS ke aset yang merupakan kunci untuk operasi organisasi Anda menambahkan tingkat transparansi di sekitar setiap perintah kerja yang dilakukan pada aset tersebut. Lebih lanjut, kemampuan untuk menambahkan manual pengguna ke CMMS memberi setiap teknisi informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas apa pun pada suatu aset.

Intinya:Ciptakan akuntabilitas dari atas ke bawah

Seperti yang Anda lihat, cambuk pensil jarang menjadi masalah dan biasanya merupakan gejala dari masalah budaya yang lebih besar. Memastikan bahwa budaya dan alat yang tepat diterapkan akan sangat membantu dalam mencegah cambuk pensil.