Manajemen Aset Tetap 101:Cara Memaksimalkan Nilai Aset Tetap

Bisnis menggunakan berbagai jenis aset untuk menciptakan nilai – mulai dari mesin kompleks dan barang digital hingga uang tunai. Di antara mereka, aset tetap adalah yang memiliki dampak finansial dan operasional jangka panjang terbesar.

Manajemen aset tetap yang efektif sangat penting untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan profitabilitas. Tetap bersama kami selama beberapa menit untuk mempelajari praktik terbaik dan menghindari kesalahan umum pengelolaan aset tetap.

Apa itu aset tetap?

Aset tetap umumnya memiliki siklus hidup aset yang panjang. Investopedia menawarkan definisi yang bagus:

“Aset tetap adalah bagian berwujud jangka panjang dari properti atau peralatan yang dimiliki dan digunakan perusahaan dalam operasinya untuk menghasilkan pendapatan. Aset tetap tidak diharapkan untuk dikonsumsi atau diubah menjadi uang tunai dalam waktu satu tahun. Aset tetap paling sering muncul di neraca sebagai properti, pabrik, dan peralatan (PP&E). Mereka juga disebut sebagai aset modal.”

Di pabrik mobil, berbagai aset digunakan untuk merakit kendaraan. Bahan baku termasuk logam yang berbeda dan berbagai komponen lainnya. Mereka memiliki kehidupan yang terbatas di fasilitas manufaktur karena mereka dikonsumsi cukup cepat. Oleh karena itu, bahan baku diklasifikasikan sebagai bagian dari aset lancar, bukan aset tetap.

Di sisi lain, lengan robot yang digunakan untuk merakit mobil, tanah tempat pabrik dibangun, dan struktur pabrik yang dibangun di atasnya semuanya memiliki masa pakai yang diharapkan lama. Jadi kita bisa mengklasifikasikannya sebagai aset tetap.

Apa itu manajemen aset tetap?

Aset tetap diperoleh dengan pengeluaran modal yang besar. Meningkatkan masa manfaat aset tersebut adalah bagian dari perencanaan keuangan yang hati-hati. Manajemen aset tetap (sering disingkat FAM) adalah disiplin yang melacak, mengelola, memantau, dan memelihara aset tetap.

Sebelumnya, manajemen aset tetap harus bergantung pada pencatatan fisik dan jejak kertas. Ini rumit, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan. Saat ini, berbagai alat perangkat lunak digunakan untuk merampingkan pelacakan aset dan pekerjaan pemeliharaan.

Tujuan utama dari manajemen aset tetap adalah:

• Melacak aset tetap . Digunakan dalam akuntansi keuangan untuk menyimpan catatan aset dan neraca up-to-date. Ini sangat penting untuk penganggaran, perkiraan, dan perhitungan penyusutan aset.
• Deteksi dan pencegahan pencurian . Aset tetap mahal sehingga pencurian sering menjadi perhatian yang layak. Ini adalah salah satu alasan mengapa solusi manajemen aset tetap menawarkan fitur pelacakan aset khusus untuk memantau lokasi aset.
• Mempertahankan kondisi kerja yang optimal melalui jadwal pemeliharaan proaktif . Bagian utama dari manajemen aset tetap adalah menjaga aset dalam kondisi operasional yang baik. Pemeliharaan rutin diperlukan untuk menghindari kegagalan tak terduga yang memperpendek umur aset dan menyebabkan masalah operasional.
• Meningkatkan waktu kerja mesin . Menghindari kegagalan alat berat dengan tindakan proaktif mengurangi waktu henti alat berat serta meningkatkan ketersediaan dan keandalan alat berat.
• Meningkatkan rasio pemanfaatan aset . Pemantauan aset secara teratur memperingatkan manajemen tentang masalah kurang pemanfaatan dan kinerja alat berat. Dengan cara ini, tindakan perbaikan awal dapat diambil untuk meningkatkan OEE dan tingkat pemanfaatan aset.
• Memperpanjang umur aset . Pemantauan dan pemeliharaan yang konstan membantu menjaga aset dalam kondisi yang baik. Menghindari kerusakan mesin, dan insiden bencana lainnya akan meningkatkan umur aset tetap.

Merawat aset mahal dengan baik menyebabkan perputaran aset yang lebih rendah dan kebutuhan belanja modal yang lebih jarang. Sulit untuk menolaknya.

Tantangan FAM yang umum

Manajemen aset tetap harus mengatasi hambatan tertentu agar efektif. Tantangan umum di flor tanaman meliputi:

• Kesalahan manual (seperti kesalahan entri data) dapat mempersulit pemantauan dan pelacakan informasi aset secara akurat.
• Alur informasi harus melalui beberapa departemen. Hal ini dapat memperlambat pengambilan keputusan secara signifikan.
• Ancaman keamanan siber menimbulkan risiko bagi sistem digital apa pun. Infrastruktur penting baru-baru ini mendapat serangan keamanan siber reguler. Sangat penting untuk mengikuti prosedur keamanan data terbaik dan menggunakan penyedia perangkat lunak yang andal.
• Mengumpulkan data dan membuat laporan yang dapat ditindaklanjuti dapat menjadi tantangan jika organisasi mengelola aset menggunakan beberapa aplikasi atau mengandalkan spreadsheet dan catatan kertas.
• Mengelola inventaris untuk sejumlah besar aset bukanlah hal yang mudah. Meskipun ini bukan bagian inti dari manajemen aset tetap, pelacakan inventaris sering kali merupakan bagian dari pelacakan aset tetap.
• Melacak sejumlah besar aset dalam organisasi besar menghasilkan volume data yang besar. Menyimpan, mengelola, dan menganalisis 'big data' memerlukan pengelolaan data yang tepat.

Berikut adalah beberapa kabar baik. Semua potensi masalah ini dapat dicegah dengan menerapkan perangkat lunak yang tepat dan dengan mengikuti praktik terbaik.

Praktik terbaik pengelolaan aset tetap

Untuk mendapatkan nilai maksimal dari aset tetap, Anda harus mengikuti praktik terbaik industri. Mereka akan membantu mencapai tujuan utama dengan sedikit perlawanan.

1) Tentukan batasan proyek

Sebuah perusahaan industri dapat memiliki sejumlah besar aset tetap. Masing-masing dapat dilacak dan dipantau melalui beberapa parameter yang berbeda. Menjaga akun setiap titik data dapat menjadi kontraproduktif karena volume besar data yang dihasilkan.

Untuk menghindarinya, ruang lingkup proyek manajemen aset tetap harus ditata sebelum tahap perencanaan. Rencana tanpa batas akan berubah menjadi proyek tanpa akhir dengan pembengkakan biaya yang sangat besar, dengan pencapaian yang sangat sedikit.

2) Siapkan rantai perintah

Bahkan dengan penggunaan perangkat lunak, seseorang harus berada di pucuk pimpinan. Tanggung jawab pelacakan dan pemantauan harus ditetapkan dengan metrik yang terdefinisi dengan baik dan terukur.

Manajer operasi/aset yang bertanggung jawab atas manajemen aset tetap memilih aset yang harus dilacak. Secara alami, berdasarkan struktur organisasi, akan ada personel lain untuk mendukung dan melaksanakan rencana dan program pemeliharaan aset.

Pembagian tanggung jawab di antara anggota tim dan departemen yang berbeda harus ditetapkan dengan rantai komando yang terdefinisi dengan baik.

3) Menerapkan penandaan dan pelacakan yang tepat

Pelacakan aset adalah salah satu fungsi utama manajemen aset tetap. Setiap organisasi akan memiliki tantangan khusus yang perlu ditangani.

Pertimbangkan operasi bisnis di mana aset tetap harus sering diangkut ke lokasi terpencil. Lokasi tersebut mungkin tidak memiliki jangkauan jaringan untuk mengirim informasi pelacakan. Manajer armada akan sering menggunakan peralatan pelacakan GPS untuk menjaga visibilitas aset di daerah terpencil.

Selain GPS, pelacakan lokasi dan identifikasi aset dapat dilakukan melalui Bluetooth, RFID, dan tag aset (barcode; kode QR).

Implementasi, tanpa metodologi pelacakan yang tepat, hanya membuang-buang tenaga, waktu, dan modal.

4) Hilangkan aset hantu

Aset yang menjadi tidak dapat digunakan atau bahkan tidak ada secara fisik, tetapi masih terdaftar dalam daftar aset, disebut sebagai aset hantu.

Menyimpan aset hantu di pembukuan memiliki implikasi keuangan yang negatif. Pajak properti, premi asuransi, dll., harus dibayar jika masih tercatat dalam pembukuan. Mereka mendistorsi nilai perusahaan dalam laporan keuangan.

Bisnis sesekali harus melakukan audit fisik atas aset mereka untuk menemukan dan menghilangkan aset hantu.

5) Menerapkan perangkat lunak manajemen aset tetap

Alat digital membuat manajemen aset tetap jauh lebih mudah. Namun, membeli perangkat lunak yang mumpuni juga merupakan investasi jangka panjang. Itu tidak bisa ditinggalkan begitu saja. Pemilihan perangkat lunak harus dilakukan berdasarkan analisis yang cermat terhadap kebutuhan dan anggaran organisasi.

Pertimbangan utama yang berperan dalam memilih proses pemilihan perangkat lunak:

• Biaya perangkat lunak (dan perangkat keras yang terhubung dengannya) harus sesuai dengan anggaran operasional dan menawarkan model pembayaran yang sesuai (yang dapat berkisar dari pembayaran satu kali hingga langganan bulanan/tahunan).
• Vendor perangkat lunak yang menawarkan dukungan teknis dan pelanggan yang kuat selalu merupakan pilihan yang lebih aman.
• Fungsi dari solusi yang dipilih harus sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
• Pergi dengan vendor yang menjamin pembaruan rutin dan patch keamanan.
• Tanyakan tentang opsi penerapan. Sebagian besar vendor menawarkan solusi berbasis cloud, tetapi beberapa juga terbuka untuk instalasi di lokasi.

Sistem manajemen aset tetap dapat membantu mengotomatiskan bagian penting dari alur kerja manajemen aset tetap Anda. Otomatisasi mengurangi jumlah personel yang diperlukan untuk mengelola aset fisik dan menurunkan biaya overhead terkait.

6) Kiat dan praktik tambahan

Selain praktik yang disebutkan di bagian sebelumnya, ada praktik FAM lain yang menguntungkan untuk dipertimbangkan:

• Manfaatkan sepenuhnya depresiasi finansial untuk mengurangi pajak dan premi asuransi.
• Mematuhi semua peraturan yang diperlukan termasuk peraturan keamanan data.
• Hindari penggunaan spreadsheet untuk menandai dan melacak. Ini adalah latihan yang sarat dengan kesalahan yang lebih banyak merugikan daripada menguntungkan.
• Pembelian dan pengadaan aset tetap baru harus dilakukan setelah mempertimbangkan waktu yang paling menguntungkan dari perspektif keuangan.

Melakukan semua hal ini dengan benar akan sangat membantu untuk manajemen aset perusahaan (EAM) secara keseluruhan dan manajemen inventaris aset.

Gunakan CMMS sebagai perangkat lunak manajemen aset tetap Anda

Solusi CMMS modern dapat memenuhi semua kebutuhan manajemen aset tetap Anda. Mereka memungkinkan Anda untuk:

• buat dan perbarui registri aset Anda dengan mudah
• hubungkan ke pelacak GPS, dan gunakan Bluetooth serta kode batang untuk memfasilitasi beberapa opsi pelacakan aset
• hubungkan ke peralatan pemantau kondisi untuk melacak kondisi dan kinerja peralatan secara real-time
• menjadwalkan dan mengoordinasikan semua pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan serta sumber daya (perkakas, suku cadang, tenaga kerja) untuk menjaga aset dalam kondisi kerja yang optimal
• lacak sejumlah besar data aset untuk menghasilkan laporan yang dapat ditindaklanjuti dan mengontrol biaya terkait aset

Sebagai ceri di atas, solusi CMMS seperti Limble juga dapat diintegrasikan dengan solusi ERP dan SAP yang populer. Ini mungkin merupakan persyaratan penting bagi perusahaan yang ingin memastikan aliran data tidak terhalang di semua departemen.

Manajemen aset tetap dengan pilot otomatis

Aset tetap memiliki harapan hidup yang panjang dan seringkali membutuhkan belanja modal yang besar. Manajemen aset yang efisien diperlukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari aset tetap Anda.

Saat ini, manajemen aset tetap menjadi lebih mudah dengan bantuan solusi perangkat lunak yang dapat diskalakan.

Namun, organisasi harus menerapkan dan mengikuti praktik terbaik manajemen aset tetap. Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan kelancaran operasi bisnis, meminimalkan biaya operasional, mengurangi waktu henti peralatan, dan meningkatkan produktivitas bisnis secara keseluruhan.