Panduan Lengkap Memilih Software Manajemen Aset

Karena daftar manfaat yang panjang, keputusan untuk berinvestasi dalam software manajemen aset mudah dibuat. Namun, menemukan solusi software yang paling sesuai bagi Anda dapat menjadi tantangan. Sama seperti saat berbelanja hal lain, kunci utamanya adalah daftar belanja yang baik.

Saat membeli software manajemen aset, pastikan daftar Anda mencakup:

• Fitur
• Kemudahan penggunaan
• Dukungan
• Harga

Anda dapat memperluas daftar ini berdasarkan situasi spesifik, tetapi jangan membuatnya lebih pendek. Ini adalah elemen yang benar-benar penting. Mari kita lihat mengapa.

Fitur manajemen aset untuk menyelesaikan masalah Anda

Solusi dengan fitur paling banyak bukanlah pilihan otomatis. Ini bukan kasus “semakin banyak, semakin baik.” Sebaliknya, Anda perlu kombinasi fitur yang tepat yang memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Hal ini sama saat Anda membeli mobil. Setiap mobil memiliki radio, tetapi hanya beberapa yang dilengkapi stasiun satelit dan subwoofer ekstra. Sebelum mengeluarkan uang, tanyakan pada diri sendiri seberapa penting bass ekstra bagi Anda. Selain itu, apakah Anda benar-benar perlu jendela listrik di kursi belakang ketika yang pernah pergi ke sana hanyalah belanjaan?

Dalam contoh khusus manajemen aset, dengan beberapa software pelacakan aset, setiap aset dilacak secara individual, yang sempurna di banyak industri. Jika Anda memiliki lima pres hidrolik, setiap satu perlu dilacak sebagai aset terpisah. Namun bagaimana dengan sekolah yang memiliki 300 salinan buku teks yang sama? Di sini, tidak masuk akal untuk melacak setiap buku teks dengan ID sendiri. Sebaliknya, lebih baik memiliki satu jenis aset dengan kuantitas yang dapat disesuaikan.

Jadi, bagaimana Anda memutuskan fitur manajemen aset mana yang wajib dimiliki, mana yang bagus jika ada, dan mana yang tidak diperlukan? Karena Anda mungkin tidak memiliki banyak pengalaman langsung dengan software manajemen aset, dapat sulit untuk berpikir dalam hal fitur. Jadi alih-alih itu, gunakan apa yang Anda ketahui. Pikirkan masalah saat ini yang ingin Anda selesaikan.

Isi titik-titik kosong.

Saya benci ketika ________________________.

Seandainya ________________ tidak ______________, tidak perlu __________________.

Hal ini membiayai kita banyak waktu dan energi untuk ____________________.

Dengan mengetahui masalah yang ingin Anda selesaikan, Anda dapat lebih jelas melihat fitur yang harus Anda fokuskan. Ini berguna saat berbicara dengan penyedia. Hal pertama yang akan mereka tanyakan adalah masalah apa yang ingin Anda selesaikan. Bekerja sama, Anda dapat menentukan persyaratan fitur Anda.

Software manajemen aset yang mudah digunakan

Bahkan jika software memiliki semua fitur yang Anda butuhkan, itu masih mungkin bukan yang tepat untuk Anda. Jika Anda tidak dapat dengan cepat menemukan dan dengan mudah menggunakan fitur, seolah-olah fitur itu tidak ada sama sekali. Begitu berguna seperti mobil Anda saat Anda tidak dapat menemukan kunci.

Untuk menilai kemudahan penggunaan, periksa apakah semuanya memiliki tampilan dan lokasi yang diharapkan. Hal itu karena desain yang baik menghilangkan tebakan. Ambil contoh remote TV yang dirancang dengan baik. Di mana tombol on/off? Ada di bagian atas. Dan warna tombolnya? Besar kemungkinan merah. Jika tombol volume tidak berdekatan, itu desain buruk. Jika disusun secara horizontal alih-alih vertikal, itu juga desain buruk. Itu tidak di tempat yang Anda harapkan temukan.

Dan desain yang baik tidak hanya tentang menghindari kekesalan kecil. Kemudahan penggunaan mempengaruhi proyek Anda dari awal hingga akhir. Semakin sulit software untuk dipelajari, semakin banyak waktu dan uang yang harus Anda investasikan dalam pelatihan. Tidak hanya membiayai uang di awal tetapi juga membakar moral tim pemeliharaan. Jika mereka frustrasi dengan software, rendahnya komitmen mengakibatkan rendahnya tingkat adopsi.

Software manajemen aset yang didukung oleh dukungan yang tepat

Anda tidak hanya berinvestasi dalam software; Anda juga berinvestasi dalam penyedia. Di zaman software on-premises dulu, Anda membayar untuk software dan lisensi lalu melakukan semuanya sendiri, termasuk menyiapkan dan memelihara infrastruktur IT. Anda benar-benar hanya perlu melihat software saat membuat keputusan. Namun software EAM modern berbasis cloud, dan itu berarti penyedia Anda harus menangani semua hardware, pembaruan, dan pengupgrade untuk Anda. Karena hubungan Anda berkelanjutan, Anda perlu memastikan penyedia adalah mitra jangka panjang yang baik.

Dukungan mencakup seluruh masa langganan Anda. Anda perlu penyedia dengan program pelatihan yang baik, yang mencakup pelatihan awal selama onboarding dan kemudian menawarkan kesempatan untuk refresher dan kursus yang lebih lanjut nanti. Periksa apakah mereka juga memiliki sistem dukungan yang komprehensif, termasuk banyak artikel, video, dan proses formal untuk berhubungan saat Anda membutuhkan bantuan.

Software manajemen aset dengan harga yang tepat

Judul di sini sedikit menyesatkan. Alih-alih berpikir dalam hal harga, Anda harus berpikir dalam hal ROI. Ingat, seluruh alasan Anda mendapatkan software ini adalah untuk menghemat uang. Jika tidak memberikan return on investment, ada yang salah.

Ingin tahu angka apa yang perlu Anda lihat untuk menghitung ROI yang mungkin? Hippo memiliki ROI Calculator yang berguna.

Langkah selanjutnya

Kembali ke atas dan mulai mengisi titik-titik kosong. Masalah apa yang ingin Anda selesaikan? Kemudian mulai memanggil penyedia dan gerakkan proses. Temukan penyedia mana yang memiliki fitur yang Anda butuhkan. Kemudian tonton beberapa demo untuk mendapatkan gambaran tentang cara kerja software. Pahami aset yang Anda coba lacak dan kelola dan apakah software yang berbeda seperti software pemeliharaan armada lebih sesuai untuk organisasi Anda. Periksa kemudahan penggunaan. Anda ingin sesuatu yang tidak berantakan dengan semuanya di tempat yang Anda harapkan. Tanyakan tentang pelatihan dan dukungan. Anda dapat menyederhanakannya menjadi satu pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri: Apakah penyedia ini berinvestasi pada keberhasilan saya? Terakhir, saat Anda melihat harga, berpikir dalam hal ROI. Anda tidak mengeluarkan uang, Anda menghematnya. Tetapi Anda perlu memiliki beberapa ide tentang bagaimana dan seberapa banyak.