Cara Membangun Peta Jalan Otomasi Anda dalam 7 Langkah

Tidak diragukan lagi bahwa otomatisasi menjadi semakin penting untuk bisnis di berbagai industri. Menurut Forbes, perusahaan terus meningkatkan investasi mereka dalam teknologi otomatisasi untuk operasi, layanan pelanggan, keuangan, dan proses lainnya. Otomatisasi dimaksimalkan untuk berbagai manfaat, termasuk peningkatan produktivitas, peningkatan keselamatan, dan pengembangan produk yang lebih baik.

Namun, sebelum bisnis Anda dapat sepenuhnya memanfaatkan semua keuntungan yang ditawarkan otomatisasi, Anda perlu memastikan proses Anda siap untuk transisi. Membangun peta jalan otomatisasi adalah tindakan terbaik untuk mencapai tujuan itu. Tujuh langkah yang ditampilkan dalam artikel ini menyederhanakan proses untuk bisnis, apa pun sektor Anda.

Membuat Peta Jalan Otomasi Anda dalam Tujuh Langkah

Tentukan Tujuan Anda

Seperti halnya proyek apa pun, untuk membangun peta jalan otomatisasi yang komprehensif dan efektif, langkah pertama adalah menentukan tujuan Anda dengan jelas. Langkah ini memastikan optimalisasi proyek dari awal.

Menurut Telus, dalam proses mendefinisikan tujuan Anda, Anda juga perlu mengidentifikasi peluang yang ada dalam proses Anda saat ini. Ini berarti melihat setiap proses dan memastikan bahwa kandidat untuk otomatisasi seefisien mungkin.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat menentukan tujuan otomatisasi Anda:

• Apa keuntungan bisnis Anda dari proyek ini?
• Bagaimana proyek ini akan meningkatkan operasi?
• Dapatkah sistem lain menggunakan data yang dihasilkan?
• Apa tujuan orang?
• Apakah ini akan melibatkan pengembangan keterampilan?
• Bagaimana ini akan mengurangi tekanan kerja?

Visualisasikan Proyek

Sudut pandang optimis menguntungkan proyek sejak awal karena mendorong sikap transisi. Namun lebih dari itu, memvisualisasikan proyek dalam penyelesaiannya memberi Anda kesempatan unik untuk mengantisipasi masalah dan kekhawatiran yang seharusnya disembunyikan hingga muncul ke permukaan.

Beberapa potensi masalah masa depan yang teridentifikasi dapat diatasi selama tahap pembuatan peta jalan otomatisasi Anda ini. Ini memberi Anda cukup waktu dan, dalam beberapa kasus, sumber daya untuk menanganinya sebelum dampak nyata apa pun.

Visualisasi hanya dapat dilakukan dengan baik jika Anda mengasumsikan perspektif yang berbeda. Bersikaplah objektif dalam evaluasi Anda untuk mengumpulkan sebanyak mungkin wawasan yang berguna.

Libatkan Orang Lain

Transisi ini pasti akan berdampak pada orang-orang di seluruh organisasi Anda, baik secara langsung maupun tidak. Pada titik ini dalam proses perencanaan, penting untuk melibatkan orang lain untuk mendapatkan gambaran proses yang lebih holistik.

• Dapatkan masukan dari berbagai departemen – Informasi ini akan membantu menginformasikan banyak keputusan terpenting proyek. Mendapatkan dukungan dari orang-orang penting dalam organisasi berarti Anda bersedia berkomitmen pada nilai investasi.
• Dapatkan opini kedua – Meskipun orang-orang di dalam organisasi Anda adalah pakar dalam hal proses Anda sendiri, tidak ada salahnya untuk mencari wawasan dari pihak luar yang terinformasi. Integrator sistem yang bereputasi baik dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah dan mengoptimalkan otomatisasi Anda.
• Siapkan tim – Sebuah tim yang didedikasikan untuk proyek akan dapat fokus pada peluang dan kekhawatirannya. Tim ini dapat mengembangkan dan menerapkan strategi yang efektif untuk transisi. Untuk pendekatan yang lebih komprehensif, setiap departemen organisasi idealnya diwakili dalam tim ini.

Mengembangkan Rencana Komunikasi

Dua hal yang perlu ditangani sejak dini adalah bagaimana dan kapan sebaiknya mengkomunikasikan proyek ke berbagai tingkat organisasi. Dalam hal ini, kerangka kerja ini, berdasarkan komunikasi peta jalan produk, dapat digunakan:

• Perencanaan – Selama tahap ini, penting bagi eksekutif dan tim proyek, bersama dengan pemangku kepentingan langsung, untuk menyelaraskan tujuan dan tema tingkat tinggi.
• Penelitian – Tim proyek mengumpulkan informasi dari departemen dan entitas lain selama tahap ini.
• Pengembangan – Pada titik ini, tim proyek bekerja dengan integrator dan pengembang untuk menciptakan solusi.
• Pelaksanaan – Semua tim memiliki akses ke informasi untuk memastikan implementasi proyek yang tepat.
• Peninjauan – Setelah pencapaian atau periode yang teridentifikasi, eksekutif dan tim proyek mengevaluasi kinerja proyek dengan masukan dari semua pemangku kepentingan lainnya.

Klarifikasi Persyaratan

Agar transisi berhasil dan berjalan seefisien mungkin, persyaratan berikut perlu diidentifikasi dan dievaluasi di awal:

• Tanggung Jawab – Tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat harus didefinisikan dengan jelas dan dikomunikasikan seiring berjalannya proyek.
• Persediaan – Sangat penting untuk memastikan bahwa rantai pasokan dapat mengakomodasi peningkatan yang diproyeksikan dalam organisasi. Ini mungkin melibatkan bahan mentah, data, atau sejumlah jenis sumber daya lainnya.
• Keuangan – Otomatisasi umumnya membutuhkan investasi awal yang harus diantisipasi. Di beberapa sektor, untuk beberapa proses, pembiayaan mungkin tersedia untuk mengurangi tekanan.

Uji Proyek

Sekarang setelah semua variabel telah ditetapkan, Anda dapat menguraikan proyek Anda secara akurat dan mengimplementasikannya. Selama langkah ini, Anda akan memantau kemajuan dengan saksama dengan tujuan yang ditentukan dalam pikiran. Langkah ini juga memungkinkan Anda untuk lebih mengoptimalkan komponen proyek saat kebutuhan dan peluang muncul.

Data yang Anda kumpulkan selama tahap pengujian akan membantu pengembangan proyek lebih lanjut, serta usaha serupa lainnya di masa mendatang.

Peningkatan Skala

Setelah Anda menemukan program implementasi yang paling efektif, Anda dapat memulai rencana untuk meningkatkan transisi. Bersiaplah karena ada beberapa masalah yang hanya dapat ditemukan dengan skala. Teknologi otomasi proses penskalaan akan menghasilkan eksekusi yang tepat dari langkah-langkah sebelumnya yang diuraikan di sini.

Menurut LinkedIn, pertimbangan yang matang selama fase perencanaan dan implementasi akan menghasilkan penskalaan yang sukses.

Kesimpulan

Karena otomatisasi terus menjadi kebutuhan bagi proses bisnis, maka semakin penting pula untuk mengembangkan peta jalan yang tepat dalam merencanakan dan mengimplementasikan proyek-proyek ini.

Dengan mendefinisikan tujuan dengan jelas, memvisualisasikan penyelesaian, melibatkan orang-orang yang diperlukan, mengembangkan rencana komunikasi yang efektif, menguraikan persyaratan, menguji proyek, dan menskalakannya dengan benar, otomatisasi proses Anda dapat mencapai kesuksesan.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang otomatisasi bisnis, hubungi tim kami. JHFoster telah melengkapi bisnis dengan teknologi yang tepat untuk sukses sejak 1938. Kami adalah pemimpin industri dalam otomatisasi bisnis dan sistem udara terkompresi.