Menguasai Otomatisasi:Selaraskan Program Anda dengan Strategi Bisnis—Panduan Praktis Langkah-demi-Langkah

“Kita harus mengotomatisasi.” Ini adalah pernyataan yang saya dengar dari banyak anggota tim otomasi dan bahkan pemimpin selama bertahun-tahun. Hal ini biasanya merupakan hasil dari mandat top-down dari chief information officer (CIO) atau pemimpin TI lainnya, dari tim arsitektur, atau dari program transformasi digital yang telah berjalan lama. Jarang sekali hal ini berakar pada strategi dan keselarasan dengan bisnis atau tujuan perusahaan yang lebih besar. Saya menyamakannya dengan memberi seseorang palu dan mengatakan kepada mereka bahwa mereka harus menggunakannya semaksimal mungkin. Tanpa penjelasan yang jelas tentang “alasannya”, program otomatisasi dapat berjalan selama bertahun-tahun karena anggota tim merasa frustrasi dalam menemukan proses yang perlu diotomatisasi, berinteraksi dengan pemangku kepentingan bisnis, dan membuktikan ROI yang signifikan bagi bisnis.

Kita bahkan tidak boleh berbicara tentang “bagaimana” sampai kita memahami “mengapa” kita melakukan otomatisasi. Hari ini, saya akan membahas formula preskriptif dan sederhana yang telah saya lihat berulang kali berfungsi dalam program otomasi paling sukses. Hal ini dimulai dengan “alasan” yang jelas dan berlanjut ke “bagaimana” yang menentukan untuk mencapai hasil bisnis yang signifikan.

Otomasi untuk alasan yang tepat

Jika Anda tidak mengetahui tujuan Anda, apakah Anda akan masuk ke dalam mobil dan mulai mengemudi? Kita harus memastikan program otomatisasi, yang merupakan investasi besar, bukannya tanpa tujuan.

Apakah tim otomasi Anda mencoba “menjual otomasi” ke berbagai pemangku kepentingan bisnis untuk membangun jalur otomasi satu proses dalam satu waktu? Maaf, tapi itu berarti program otomatisasi Anda tidak memiliki tujuan; tim berada dalam teka-teki dalam mencoba menjual alat versus nilai kepada bisnis.

Kita tidak perlu membuat tujuan baru karena adanya otomatisasi. Faktanya, kita hanya perlu menghubungkan program tersebut dengan tujuan bisnis yang sudah ada sebelumnya.

Apakah perusahaan Anda ingin meningkatkan pendapatan tertinggi tahun ini? Kita harus menghubungkan otomatisasi ke dalam proses (baru dan lama) yang dapat mempercepat tim yang menghasilkan pendapatan.

Apakah kita ingin meluncurkan produk atau layanan baru ke pasar? Kita harus menghubungkan otomatisasi ke proses apa pun yang merupakan jalur penting untuk meluncurkan produk dan layanan baru.

Anda mengerti maksudnya.

Otomatisasi hanya bersifat strategis jika saluran peluang otomatisasi Anda terhubung langsung dengan strategi yang sudah ditargetkan perusahaan Anda. Ini adalah strategi yang Anda dengar dalam laporan pendapatan perusahaan Anda; itulah yang dibicarakan oleh para eksekutif tingkat C Anda dalam rapat seluruh karyawan, dan itulah yang dibicarakan oleh CEO Anda ketika diwawancarai oleh berbagai pihak ketiga.

Tidak sulit untuk menemukan tujuan ini—Anda hanya perlu tahu di mana mencarinya dan cukup berani untuk memposisikan program Anda sebagai pengungkit bagi para eksekutif di organisasi Anda.

Membangun permintaan yang tepat akan otomatisasi

Saya telah menyaksikan beberapa program otomasi berjuang selama bertahun-tahun untuk membangun permintaan terhadap program otomasi mereka. Secara konsisten, saya melihat bahwa masalahnya adalah kurangnya koneksi ke prioritas bisnis yang paling penting, seperti yang saya jelaskan sebelumnya.

Masalah lainnya adalah kurangnya kapasitas untuk membangun jalur otomasi melalui upaya pengumpulan yang proaktif. Hal ini biasa saya saksikan dalam bentuk tim otomasi (biasanya IT) yang memasarkan otomasi ke berbagai pihak dan berharap pihak bisnis akan menyerahkan sendiri peluang otomasi tersebut. Meskipun “pendekatan pemasaran” ini mungkin menghasilkan sejumlah ide, jarang sekali ide tersebut berukuran besar, berdampak, atau cukup penting untuk diperhatikan oleh para eksekutif.

Alasannya adalah biasanya kontributor individu, yang hanya melihat sebagian dari proses, menyampaikan ide-ide yang fokusnya sempit pada pengalaman mereka. Hal ini menghasilkan ide otomatisasi yang tidak melibatkan proses end-to-end yang akan memberikan nilai signifikan. Saya menyebutnya sebagai “strategi bottom-up” dan, meskipun mudah untuk memulai dengan cara ini, program otomatisasi hanya akan berkembang jika dipadukan dengan strategi top-down yang menghubungkan kembali ke strategi dan prioritas tingkat tertinggi perusahaan. Berikut formula sederhana untuk mencapai kemampuan penemuan yang sukses untuk program otomatisasi: 

1. Harus ada beberapa jalur peluang otomatisasi—satu jalur per prioritas bisnis atau satu jalur per unit bisnis

2. Harus ada karyawan berdedikasi (penuh waktu) yang peran utamanya adalah bekerja dengan para pemimpin bisnis dalam organisasi yang ditugaskan untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi bernilai tinggi yang selaras dengan strategi dan tujuan inti unit bisnis

3. Teknologi, seperti UiPath Process Mining dan Task Mining, harus membantu dalam aktivitas penemuan

Pada akhirnya, seiring dengan matangnya sebuah program dan ketiga elemen tersebut berfungsi dalam organisasi, pengguna otomatisasi dan pengembang warga di organisasi juga akan mengisi saluran Anda dengan peluang otomatisasi.

Tata kelola dan eksekusi program otomatisasi yang tepat

“Berapa banyak orang yang harus saya pekerjakan di pusat keunggulan (CoE) saya untuk menjalankan program otomasi yang sukses?” Itu adalah pertanyaan umum yang saya dengar dari sponsor eksekutif dan praktisi otomasi di seluruh industri. Jawaban saya selalu:"itu pertanyaan yang salah."

Izinkan saya memberi Anda analogi sederhana. Bayangkan Anda menjalankan perusahaan yang menjual komputer laptop. Apakah Anda akan memulai upaya ini dengan memutuskan seberapa besar gudang yang perlu Anda beli untuk memproduksi laptop ini? Atau apakah Anda akan memulai dengan memperkirakan jumlah laptop yang perlu diproduksi berdasarkan peluang global dan target bisnis?

Konsep yang sama juga berlaku untuk program otomatisasi.

Jika organisasi Anda ingin memasarkan produk baru lebih cepat guna meningkatkan pendapatan sebesar 20% selama dua tahun ke depan, atau jika organisasi Anda ingin mengeluarkan biaya sebesar $100 juta, Anda perlu menentukan jumlah staf yang sesuai agar Anda dapat mencapai target.

Setelah Anda memahami tujuan bisnis tingkat tinggi dan memiliki keselarasan eksekutif untuk menggunakan otomatisasi sebagai pendorong untuk mencapai tujuan tersebut, Anda dapat mulai mengidentifikasi seberapa besar “pabrik” atau CoE yang Anda perlukan.

Hal lain yang perlu diklarifikasi:CoE tidak—dan tidak seharusnya—memimpin strategi di mana otomatisasi digunakan di perusahaan. Seperti halnya seorang manajer gudang yang tidak memutuskan produk apa yang akan diproduksi.

CoE adalah 'pabriknya'—ini adalah organisasi penting untuk memberikan otomatisasi dengan cepat, efisien, berkualitas, dan dengan kemampuan untuk ditingkatkan dengan cepat guna memenuhi permintaan yang terus meningkat.

Terlalu sering saya melihat CoE “terjebak” dengan simpanan otomatisasi yang besar dan tidak ada kemampuan untuk melakukan penskalaan. Masalah tersebut disebabkan oleh kurangnya perencanaan awal mengenai cara menskalakan pengiriman ketika unit bisnis baru mulai beroperasi (atau ketika terdapat inisiatif penting yang memerlukan otomatisasi).

Tanpa membahas masalah ini, praktik terbaiknya adalah tidak hanya mengandalkan talenta internal karena hal ini dapat memakan biaya yang mahal serta sulit untuk merekrut staf dengan cepat.

Memanfaatkan mitra pengiriman pihak ketiga dengan analis bisnis, pengembang, dan arsitek yang kuat dapat memberi Anda pengaruh yang dapat digunakan dengan cepat untuk meningkatkan kapasitas pengiriman secara signifikan dalam waktu beberapa minggu. Selain itu, banyak partner pengiriman memiliki fleksibilitas geografis, bahasa, dan harga yang dapat bermanfaat karena program otomatisasi berskala global dan Anda mencari peluang untuk mengurangi biaya pengiriman.

Pastikan Anda memiliki akuntansi yang tepat

Nilai pelacakan tidak sama dengan nilai validasi.

Saya telah berbicara dengan lusinan pemimpin otomatisasi yang suka membual tentang berapa ribu jam atau jutaan dolar yang telah mereka selamatkan bagi perusahaan mereka.

Tanggapan saya biasanya adalah:"Bagus sekali! Apa yang dikatakan oleh sponsor eksekutif Anda, seperti kepala keuangan Anda tentang program ini? Saya berasumsi mereka senang dengan ROI dan cenderung berinvestasi lebih banyak untuk membantu Anda meningkatkan skala".

Komentar itu biasanya membuat saya terlihat seperti “rusa di lampu depan” sebagai tanggapannya. Dan saya kemudian tahu persis apa yang rusak. Tim otomasi berusaha untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin, namun bisnis tidak terlibat dalam menyepakati nilainya. Atau tidak ada kesepakatan tentang bagaimana mereka akan “menangkap” nilai tersebut dengan melakukan perubahan pada bisnis mereka.

Kesimpulan utama:jika sponsor bisnis eksekutif Anda tidak menyetujui nilai yang diberikan oleh program otomatisasi Anda dan tidak dapat menjelaskan dampak terukurnya, berarti program Anda gagal.

Seperti inisiatif lainnya, program otomasi tidak dimaksudkan untuk dimulai sebagai proyek sains. Mereka melakukan investasi yang signifikan dan, seperti saya katakan sebelumnya, selaras dengan tujuan bisnis.

Setelah membaca langkah-langkah yang saya jelaskan sebelumnya, Anda tahu bahwa kita seharusnya sudah memiliki tujuan bisnis yang menjadi pendorong nilai untuk penyampaian otomatisasi. Kuncinya adalah kami memastikan adanya pengukuran nilai dan tata kelola validasi yang solid di seluruh siklus hidup.

Berikut langkah-langkah yang disarankan:

1. Masing-masing pejabat tingkat C di seluruh perusahaan mengidentifikasi “bagaimana nilai tersebut akan menjadi nyata” dalam organisasinya masing-masing. Artinya ketika CoE, misalnya, memberikan otomatisasi yang mengimbangi ribuan jam kerja karyawan setiap tahunnya, perusahaan mempunyai rencana permainan tentang bagaimana mereka akan “menangkap” penghematan tersebut. Akankah mereka menghapus jumlah staf dari perkiraan perekrutan? Akankah mereka melakukan reorganisasi dan memindahkan karyawan ke inisiatif strategis lainnya? Maksud saya di sini adalah bahwa para pemimpin bisnis harus memutuskan hal-hal tersebut, bukan CoE. Saya menyebutnya “strategi realisasi nilai” dan strategi ini harus didefinisikan terlebih dahulu sebelum CoE melakukan otomatisasi apa pun.

2. Setelah strategi realisasi nilai ditentukan, harus ada tata kelola untuk memastikan adanya “penandatanganan bisnis” terhadap nilai peluang otomasi yang sedang direncanakan dan akan segera dilaksanakan. Alasannya adalah kasus dan nilai bisnis tidak dipertanyakan setelah solusi diberikan. Konsepnya mirip dengan saat Anda membeli mobil:Anda tidak menerima pengiriman mobil baru dan kemudian memutuskan apakah Anda harus membayar $20.000 atau $30.000. “Nilai”—dan harga yang akan Anda bayar—ditentukan di awal.

3. Laporkan secara berkala nilai yang sudah ada dan nilai yang dikirimkan ke sponsor eksekutif. Seiring dengan perubahan strategi dan tujuan bisnis, penggerak nilai dan strategi realisasi mungkin juga perlu berubah.

Komunikasi terkait otomatisasi yang tepat

Otomatisasi akan mengubah cara organisasi Anda beroperasi. Orang-orang, proses, teknologi, dan informasi di organisasi Anda akan beroperasi dengan cara yang jauh berbeda lima tahun dari sekarang dibandingkan saat ini.

Otomatisasi akan menjadi pendorong utama perlunya penyesuaian jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan Anda. Dan Anda memerlukan keterlibatan dan advokasi mereka untuk perubahan ini.

Hal ini menjadikan komunikasi sebagai elemen penting dalam program otomasi. Seperti yang saya sebutkan di bagian sebelumnya, hal ini dimulai dengan memastikan adanya komunikasi yang konsisten dengan pihak-pihak yang menetapkan prioritas bisnis dan mendanai program:para eksekutif.

Komunikasi ini kemudian perlu diturunkan. Manajer harus menjadi peserta dalam identifikasi peluang. Mereka juga harus memiliki manajemen perubahan saat otomatisasi diterapkan.

Dan yang terakhir, semua kontributor individu dalam organisasi akan menjadi pengguna otomatisasi dan pemimpin pemikiran. Mereka menggunakan otomatisasi dalam pekerjaan mereka sehari-hari serta memasukkan ide-ide inovatif baru ke dalam jalur otomatisasi. Keterlibatan mereka sangat penting.

Hanya BOLD yang akan berhasil

Saya telah memandu Anda mempelajari unsur-unsur inti dari program otomatisasi yang sukses:alasan, permintaan, tata kelola dan pelaksanaan program, akuntansi, dan komunikasi. Anda mungkin berpikir ini terdengar sederhana, logis, atau bahkan masuk akal. Memang benar, rumusnya tidak rumit. Namun, ingatlah bahwa ini semua dimulai dengan bahan pertama:alasannya. Sangat penting bagi Anda untuk menyelaraskan program otomatisasi Anda dengan tujuan strategis yang ingin dicapai oleh kepemimpinan tingkat C Anda.

Apa yang membedakan program otomasi yang sangat berdampak dengan program yang memberikan hasil biasa-biasa saja adalah bahwa program ini membutuhkan seseorang yang memiliki keberanian dan rencana untuk mengambil pendekatan yang berani terhadap para eksekutif tingkat C di organisasi mereka. Seseorang berkata, “kita dapat menggunakan kekuatan otomatisasi untuk mencapai prioritas strategis Anda….dan inilah caranya.” Visioner yang berani itu bisa jadi adalah Anda.