Menyadari Manfaat 'EDI Baru'

Pandemi COVID-19 telah mengekspos kerentanan akut dari praktik bisnis yang andal hingga saat ini terhadap guncangan ekonomi yang mendalam.

Untuk industri di seluruh dunia, kebenaran yang aneh adalah bahwa pendekatan seperti just-in-time dan build-to-order telah ditemukan kurang.

Sementara metodologi ini secara tradisional membantu menghemat biaya penyimpanan dan pergudangan, mereka didasarkan pada keandalan pengiriman. Ketika jaminan ini kurang dari 100%, atau rusak sama sekali, jaringan pasokan berjuang untuk kontinuitas dan harus segera mencari solusi alternatif.

Dengan kata lain, proses lama terlalu statis untuk mempertahankan alur kerja yang dinamis. Jadi, saat perusahaan pintar berusaha untuk pulih dari pukulan ekonomi mereka, mereka akan menerapkan pelajaran untuk memperkuat ketahanan jaringan melalui proses yang lebih kuat.

Merek yang lebih besar, yang sudah menjadi pengadopsi utama otomatisasi, kemungkinan besar akan semakin berteknologi karena mereka menawar untuk menyederhanakan audit dan mengoptimalkan efisiensi biaya. Itu bisa berarti menantang lebih banyak pemasok mereka untuk berinvestasi dalam solusi elektronik untuk pemesanan, pengiriman, pembuatan faktur, dan penyimpanan informasi perdagangan.

Semua jenis bisnis akan berada di bawah tekanan untuk mengurangi waktu dan biaya yang terlibat dalam mengelola dokumentasi perdagangan. Akibatnya, mereka akan semakin beralih ke sistem otomatis yang cepat yang memvalidasi transaksi dan menghilangkan upaya manusia yang diperlukan untuk memeriksa dan mengirim ulang.

Menyetel ulang cara kerja hubungan perdagangan tidak mudah, tetapi dalam hal meningkatkan proses dokumen, bantuan dapat ditemukan dalam penggunaan pertukaran data elektronik (EDI) yang lebih besar.

Ini adalah pendekatan lama yang memungkinkan informasi digital mengalir dengan mudah melintasi jaringan pasokan. Alih-alih membuat spreadsheet dengan informasi stok dan penjualan, menaikkan pesanan dan faktur secara manual, dan mengirim dokumen melalui email yang harus dimasukkan ke dalam sistem mitra dagang, EDI dapat mengotomatiskan seluruh aktivitas berbagi data transaksi untuk perdagangan elektronik. Ini menawarkan potensi untuk mencapai penghematan waktu dan biaya, semua persyaratan manajemen yang diperlukan saat kita keluar dari COVID-19 dan merencanakan masa depan.

Berikut adalah enam cara EDI dapat membantu Anda mengatasi tantangan utama yang terlibat dalam membangun ketahanan rantai pasokan:

Melindungi arus kas. Banyak perusahaan telah berjuang selama pandemi karena kurangnya akses ke uang tunai siap pakai. Semakin gesit dan mudah beradaptasi proses Anda, semakin Anda dapat melindungi margin Anda sambil menunggu faktur diproses. Idealnya, Anda memerlukan sistem manajemen arus kas yang disepakati yang mengatur hubungan pemasok-pembeli Anda. Aplikasi pembayaran faktur yang didukung oleh EDI dapat menghilangkan banyak kekhawatiran baik bagi pemasok maupun pembeli.

Mengumpulkan data. Untuk mengimbangi risiko gangguan rantai pasokan, Anda perlu memahami bagaimana Anda dapat meningkatkan prosedur dan perencanaan manajemen risiko yang ada. Beberapa mitra rantai pasokan mungkin masih mengandalkan proses kertas, dengan risiko kesalahan manusia saat memberikan pesanan, pengiriman, dan data faktur yang tidak akurat. EDI dapat merampingkan pengumpulan dan pemformatan data, memungkinkan visibilitas pesanan, pengiriman, faktur, dan pembayaran yang berkelanjutan.

Menyetel ulang ambang . Keputusan tentang kapan menerapkan opsi penyimpanan yang berbeda bergantung pada sistem peringatan dini dalam inventaris. Itu, pada gilirannya, didasarkan pada visibilitas yang akurat di seluruh pesanan stok. Anda perlu memiliki pemahaman yang baik tentang ambang batas yang menunjukkan ketika ada kekurangan stok, sehingga mendorong kebutuhan untuk memesan ulang, serta ketika terlalu banyak stok berisiko menyebabkan krisis penyimpanan. Semakin terpengaruh oleh gangguan COVID-19 yang Anda alami, semakin kuat Anda harus mempertimbangkan untuk menghitung ulang toleransi stok dan oleh karena itu menyetel ulang ambang batas kapan tindakan perlu diambil. Data stok dan data penjualan yang dibagikan dengan mitra dagang melalui EDI berarti Anda dapat menyesuaikan kembali bisnis Anda lebih awal untuk mengatasi gangguan.

Mendiversifikasi pembeli dan pemasok. Mengoperasikan jaringan pasokan dan logistik yang beragam dapat membantu Anda lebih tahan terhadap gangguan apa pun. Namun, itu memerlukan lebih dari tugas manajemen. Setiap hubungan perdagangan cenderung melibatkan cara kerja yang berbeda mengenai dokumentasi. Ini berarti data harus diterjemahkan sebelum dapat dibagikan, menghabiskan waktu dan sumber daya yang berharga. EDI melakukan terjemahan ini untuk Anda, jadi Anda tidak perlu pergi "di bawah tenda" untuk memastikan bahwa sistem berbicara satu sama lain.

Beralih dari sistem lama. EDI tradisional cenderung melibatkan jaringan nilai tambah (VAN) yang memerlukan biaya data per transaksi. Ini dapat dengan mudah menyebabkan biaya yang berlebihan. Sekarang, berkat digitalisasi yang disempurnakan, teknologi yang mendasarinya telah berkembang, dan biaya transaksi dapat dengan mudah dihindari dengan penyedia yang tepat.

Menantang penyedia solusi EDI Anda. Jika Anda sudah menggunakan sistem EDI, wajar jika Anda terbiasa dengan cara tertentu dalam melakukan hal-hal yang direkomendasikan oleh konsultan Anda. Satu hal yang perlu ditingkatkan adalah apakah Anda membayar biaya untuk transmisi data atau tidak, atau menghasilkan biaya middleware. Jika ya, kemungkinan besar pemasok Anda tidak berbuat banyak untuk membenarkan mereka. Jauh lebih baik untuk beralih ke layanan biaya tetap sehingga Anda tahu di mana Anda berdiri pada kepastian biaya setiap saat. Anda harus meminta model penetapan harga yang jelas yang mencerminkan secara tepat tingkat bantuan yang Anda butuhkan, tanpa tambahan tersembunyi atau biaya di muka.

Kabar baiknya adalah, berkat EDI yang ditingkatkan, ada lebih banyak ruang untuk menghindari proses manual saat menghubungkan jaringan pasokan dan memvalidasi data perdagangan.

Digitalisasi yang ditingkatkan berarti semua bagian dari jaringan pasokan dapat berbagi, merekam, dan mengamankan dokumentasi penting selamanya, memberikan Anda ketenangan pikiran tentang kepercayaan dan keterlacakan.

Teknologi memungkinkan setiap orang untuk berbuat lebih banyak dengan EDI. Saat rantai pasokan muncul dari keterkejutan COVID-19 dan melihat ke masa depan, inilah saatnya untuk beralih dari sistem lama dan menyadari manfaat sebenarnya dari lebih banyak otomatisasi.

Aniello Sabatino adalah pendiri dan direktur pelaksana bersama Transalis .