Membuka Keuntungan EDI Baru

Pandemi COVID-19 telah mengekspos kerentanan akut dari praktik bisnis yang tadinya andal terhadap kejutan ekonomi yang mendalam.

Bagi industri di seluruh dunia, kenyataan yang menyakitkan adalah pendekatan seperti just-in-time dan build-to-order telah terbukti kurang memadai.

Sementara metodologi ini secara tradisional membantu menghemat biaya penyimpanan dan gudang, mereka didasarkan pada keandalan pengiriman. Ketika ini kurang dari 100% dijamin, atau hancur sepenuhnya, jaringan pasokan kesulitan mempertahankan kelangsungan dan harus mencari secara mendesak solusi alternatif.

Dalam kata lain, proses lama terlalu statis untuk mempertahankan alur kerja yang dinamis. Jadi saat perusahaan cerdas mencoba pulih dari pukulan ekonomi mereka, mereka akan menerapkan pelajaran untuk memperkuat ketahanan jaringan melalui proses yang lebih kuat.

Merek besar, yang sudah menjadi adopter utama otomatisasi, kemungkinan akan semakin teknologis saat mereka berusaha menyederhanakan audit dan mengoptimalkan efisiensi biaya. Itu bisa berarti menantang lebih banyak supplier mereka untuk berinvestasi dalam solusi elektronik untuk pemesanan, pengiriman, penagihan dan penyimpanan informasi perdagangan.

Bisnis segala jenis akan berada di bawah tekanan untuk mengurangi waktu dan biaya yang terlibat dalam mengelola dokumentasi perdagangan. Akibatnya, mereka akan semakin beralih ke sistem otomatis yang cepat yang memvalidasi transaksi dan menghilangkan upaya manusia yang diperlukan untuk memeriksa dan mengirim ulang.

Meriset ulang cara hubungan perdagangan bekerja tidak mudah, tetapi ketika berkaitan dengan meningkatkan proses dokumen, bantuan dapat ditemukan dalam adopsi yang lebih besar dari electronic data interchange (EDI).

Ini adalah pendekatan yang sudah lama yang memungkinkan informasi yang terdigitalkan mengalir dengan mudah di seluruh jaringan pasokan. Alih-alih membuat lembaran kalkulasi dengan informasi stok dan penjualan, membuat pesanan dan invoice secara manual, dan mengirim dokumen melalui e-mail yang harus dimasukkan ke dalam sistem mitra perdagangan, EDI dapat mengotomatisasi seluruh aktivitas berbagi data transaksi untuk perdagangan elektronik. Ini menawarkan potensi untuk mencapai penghematan waktu dan biaya, semua persyaratan manajemen yang diperlukan saat kita keluar dari COVID-19 dan merencanakan masa depan.

Berikut enam cara EDI dapat membantu Anda mengatasi tantangan utama yang terlibat dalam membangun ketahanan rantai pasok:

Melindungi arus kas.

Banyak perusahaan telah kesulitan selama pandemi karena kurangnya akses ke tunai yang siap pakai. Semakin cepat dan adaptif proses Anda, semakin banyak Anda dapat melindungi margin Anda sambil menunggu invoice diproses. Ideally, Anda perlu sistem manajemen arus kas yang disepakati yang mengatur hubungan pembeli-supplier Anda. Aplikasi pembayaran invoice yang didukung EDI dapat menghilangkan banyak kekhawatiran dari situasi bagi kedua supplier dan pembeli.

Mengumpulkan data.

Untuk mengimbangi risiko gangguan rantai pasok, Anda perlu memahami bagaimana Anda dapat meningkatkan prosedur manajemen risiko dan perencanaan yang ada. Beberapa mitra rantai pasok mungkin masih bergantung pada proses kertas, dengan risiko kesalahan manusia yang menyertainya yang membuat data pesanan, pengiriman dan invoice tidak akurat. EDI dapat menyederhanakan pengumpulan dan pemformatan data, memungkinkan visibilitas end-to-end yang berkelanjutan terhadap pesanan, pengiriman, invoice dan pembayaran.

Mereset ambang batas.

Keputusan kapan untuk menerapkan opsi penyimpanan berbeda bergantung pada sistem peringatan awal dalam inventaris. Itu, giliran, didasarkan pada visibilitas yang akurat di seluruh pesanan stok. Anda perlu memiliki pemahaman yang baik tentang ambang batas yang menunjukkan kapan ada kekurangan stok, sehingga mendorong kebutuhan untuk memesan ulang, serta kapan terlalu banyak stok berisiko krisis penyimpanan. Semakin banyak Anda terpengaruh oleh gangguan COVID-19, semakin kuat Anda harus mempertimbangkan untuk menghitung ulang toleransi stok dan oleh karena itu mereset ambang batas kapan tindakan perlu diambil. Data stok dan penjualan yang dibagikan dengan mitra perdagangan melalui EDI berarti Anda dapat menyesuaikan ulang bisnis Anda lebih awal untuk mengatasi gangguan.

Memperbanyak pembeli dan supplier.

Mengoperasikan jaringan pasokan dan logistik yang beragam dapat membantu membuat Anda lebih tahan terhadap gangguan apa pun. Namun, itu melibatkan tugas manajemen yang lebih besar. Setiap hubungan perdagangan kemungkinan akan melibatkan cara kerja yang berbeda mengenai dokumentasi. Ini berarti data harus diterjemahkan sebelum dapat dibagikan, menguras waktu dan sumber daya yang berharga. EDI melakukan pekerjaan terjemahan untuk Anda, jadi Anda tidak perlu pergi “di bawah hood” untuk memastikan sistem saling berkomunikasi.

Beralih dari sistem legacy.

EDI tradisional cenderung melibatkan value-added network (VAN) yang menimbulkan biaya data per transaksi. Ini dapat dengan cepat mengarah pada biaya berlebihan. Sekarang, berkat digitalisasi yang ditingkatkan, teknologi dasar telah beralih, dan biaya transaksi dapat dengan mudah dihindari dengan penyedia yang tepat.

Menantang penyedia solusi EDI Anda.

Jika Anda sudah menggunakan sistem EDI, wajar untuk telah terbiasa dengan cara tertentu melakukan hal yang direkomendasikan oleh konsultan Anda. Satu hal yang harus diangkat adalah apakah Anda membayar biaya untuk transmisi data, atau menghasilkan biaya middleware. Jika ya, kemungkinan besar supplier Anda melakukan sedikit untuk memjustifikasikannya. Lebih baik beralih ke layanan biaya tetap sehingga Anda tahu posisi Anda mengenai kepastian biaya setiap saat. Anda harus menuntut model harga yang jelas yang mencerminkan tepat tingkat bantuan yang Anda butuhkan, tanpa biaya tersembunyi atau biaya awal.

Berita baiknya adalah, berkat EDI yang ditingkatkan, ada lebih banyak ruang dari sebelumnya untuk menghindari proses manual saat menghubungkan jaringan pasokan dan memvalidasi data perdagangan.

Digitalisasi yang ditingkatkan berarti semua bagian dari jaringan pasokan dapat berbagi, mencatat dan mengamankan dokumentasi penting selamanya, memberi Anda ketenangan pikiran tentang kepercayaan dan pelacakan jejak.

Teknologi memungkinkan semua orang untuk melakukan lebih banyak dengan EDI. Saat rantai pasok muncul dari kejut COVID-19 dan melihat ke masa depan, saatnya untuk beralih dari sistem legacy dan merealisasikan manfaat sebenarnya dari lebih banyak otomatisasi.

Aniello Sabatino adalah pendiri dan joint managing director di Transalis.