Pemeliharaan Ditangguhkan:Definisi, Biaya, Dan Cara Mengontrolnya

“Setiap $1 dalam pemeliharaan yang ditangguhkan memerlukan $4 untuk kebutuhan pembaruan modal di masa mendatang.”

Bertentangan dengan reaksi Anda, perawatan yang ditangguhkan adalah latihan dengan tujuan yang sangat berguna.

Manajer pemeliharaan seringkali bekerja dengan sumber daya yang terbatas (baik itu anggaran, waktu, atau staf). Ini berarti bahwa ada banyak situasi di mana beberapa pekerjaan pemeliharaan harus ditunda dan dimasukkan ke dalam backlog pemeliharaan sampai Anda menyelesaikan masalah dengan prioritas lebih tinggi.

Dan itu tidak masalah. Setiap orang harus memiliki proses yang pasti tentang cara menangani tugas yang perlu ditunda.

Masalahnya adalah ketika Anda membiarkan tugas-tugas itu terus menumpuk, tanpa rencana yang matang tentang bagaimana mulai mengurangi backlog Anda. Jika Anda membiarkan ini berlangsung terlalu lama, Anda akan berakhir dalam situasi di mana Anda perlu menunda perbaikan aset penting – yang sama sekali tidak berkelanjutan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu pemeliharaan yang ditangguhkan, mencoba mengidentifikasi masalah mendasar yang menyebabkan jaminan simpanan pemeliharaan yang gila, dan menguraikan proses sederhana yang dapat Anda terapkan di fasilitas Anda untuk mulai mengurangi jaminan simpanan pemeliharaan yang ditangguhkan.

Apa itu pemeliharaan yang ditangguhkan? | Definisi pemeliharaan yang ditangguhkan

Pemeliharaan yang ditangguhkan adalah praktik menunda pekerjaan pemeliharaan di kemudian hari karena kurangnya sumber daya yang berbeda.

Tidak masalah jika kita berbicara tentang masalah tak terduga atau pekerjaan pemeliharaan preventif berulang – apa pun yang perlu Anda lakukan, jika Anda tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankannya, itu harus ditunda.

Alasan umum untuk tumpukan pemeliharaan yang tertunda

Meskipun banyak organisasi menghadapi tantangan unik, ada beberapa masalah umum yang menyebabkan backlog pemeliharaan berat yang dapat diidentifikasi di industri mana pun:

• Kurangnya strategi pemeliharaan proaktif yang baik. Bukan rahasia lagi bahwa perawatan reaktif menyebabkan lebih banyak pekerjaan pemeliharaan di masa mendatang. Selain masalah lain, semakin banyak pekerjaan yang Anda miliki, semakin tinggi kemungkinan beberapa di antaranya harus ditunda. Selamatkan diri Anda dari masalah dengan menerapkan rencana pemeliharaan preventif atau program pemeliharaan prediktif.
• Praktik persediaan suku cadang yang buruk. Anda harus mengakui bahwa melakukan pekerjaan pemeliharaan tanpa alat dan suku cadang yang diperlukan bukanlah cara yang tepat. Cobalah untuk menerapkan manajemen suku cadang yang efisien sehingga backlog pemeliharaan Anda tidak semakin besar karena teknisi Anda tidak memiliki pekerjaan apa pun.
• Tim pemeliharaan tidak memiliki keterampilan yang dibutuhkan. Jika teknisi pemeliharaan tidak tahu cara memperbaiki sesuatu atau membutuhkan waktu lama untuk melakukan tugas-tugas sederhana, jaminan simpanan pemeliharaan Anda yang ditangguhkan hanya akan terus bertambah besar. Untuk mengatasinya, pastikan setiap orang memiliki pelatihan yang memadai dan akses ke informasi yang dibutuhkan seperti catatan pemeliharaan peralatan. Sebagai upaya terakhir, pertimbangkan untuk memecat orang yang terus-menerus berkinerja buruk dan tidak menunjukkan peningkatan.
• Kurangnya tenaga kerja. Jika tugas pemeliharaan terus menumpuk dan teknisi Anda harus melakukan banyak waktu lembur, salah satu alasannya mungkin karena Anda tidak memiliki cukup orang untuk mengurus semuanya.
• Masalah anggaran. Kurangnya pendanaan seringkali merupakan tantangan menyeluruh yang dapat menjadi akar penyebab semua masalah yang dibahas di atas. Jika manajemen puncak tidak bergerak, Anda hanya tinggal mencoba mengoptimalkan alur kerja pemeliharaan untuk memangkas biaya; dan membuat beberapa ruang dalam anggaran Anda seperti itu. Lihat bagaimana CMMS dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya pemeliharaan.

Contoh pemeliharaan yang ditangguhkan

Contoh pemeliharaan yang ditangguhkan #1

Contoh pemeliharaan ditangguhkan klasik yang diatur dalam lingkungan produksi dapat terlihat sebagai berikut.

Anda telah menyiapkan perintah kerja untuk semua 3 shift sehingga teknisi pemeliharaan di setiap shift tahu apa lagi yang harus mereka lakukan, di samping tugas sehari-hari mereka. Beberapa dari perintah kerja tersebut termasuk reorganisasi inventaris suku cadang, mengganti beberapa bola lampu industri di lorong 4, dan memperbaiki aset yang rusak minggu lalu karena suku cadang baru masuk.
Semuanya berjalan sesuai rencana sampai seorang operator mesin melakukan kesalahan dan menyebabkan masalah besar yang menghentikan seluruh lini produksi. Karena produksi perlu dilanjutkan, Anda membutuhkan semua tangan di dek. Shift pagi punya waktu untuk mengatur kembali persediaan suku cadang tetapi dua tugas lainnya belum selesai. Karena keduanya merupakan tugas dengan prioritas lebih rendah, keduanya berakhir pada jaminan simpanan pemeliharaan yang ditangguhkan.

Contoh pemeliharaan yang ditangguhkan #2

Misalkan Anda adalah manajer fasilitas untuk gedung 10 lantai. Setiap 3 bulan Anda memiliki PM terjadwal untuk mengubah semua filter di setiap HVAC. Seperti biasa, Anda telah memesan 3 jenis filter yang berbeda karena tidak semua HVAC menggunakan filter yang sama. Sayangnya, salah satu pesanan itu tidak sampai kepada Anda tepat waktu. Ini berarti bahwa semua HVAC yang menggunakan jenis filter tersebut harus menunggu dan Anda harus meletakkan “Ganti HVAC XYZ filter PM” pada jaminan pemeliharaan yang ditangguhkan.

Biaya dan konsekuensi pemeliharaan yang ditangguhkan

Awalnya, saya berencana untuk membahas masalah besar yang dapat Anda hadapi jika Anda memiliki backlog pemeliharaan yang besar.

Tapi Anda sudah tahu semua itu. Anda tahu bahwa aset yang tidak dirawat secara rutin akan menurunkan produktivitas, kurang aman, dan harus segera diganti. Anda juga tahu bahwa memiliki segunung tugas pemeliharaan yang belum selesai akan menghasilkan pengurangan efisiensi secara keseluruhan dan lebih banyak biaya dalam jangka panjang.

Tetapi hanya menyatakan itu tidak benar-benar membuat pukulan. Mari kita lihat beberapa angka:

• Penelitian dari The Geaslin Group menunjukkan bahwa pemeliharaan yang ditangguhkan yang merupakan hasil dari menjalankan aset Anda sampai kegagalan akan sering mengakibatkan biaya eksponensial yang dapat dengan cepat meningkat di luar kendali.
• Beberapa waktu lalu, Rick Biedenweg, Presiden Pacific Partners Consulting Group menyatakan bahwa “Setiap $1 dalam pemeliharaan yang ditangguhkan memerlukan $4 untuk kebutuhan pembaruan modal di masa mendatang.” Intinya, ini berarti bahwa untuk setiap dolar yang tidak Anda belanjakan saat ini untuk pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan, Anda akan dikenakan biaya 4 kali lebih banyak di kemudian hari.

Dari sudut mana pun Anda melihatnya, perawatan yang ditangguhkan sepertinya merupakan sesuatu yang harus Anda jaga jika Anda tidak ingin hal itu mengganggu Anda.

Jadi, mari kita lihat apa yang dapat Anda lakukan untuk mulai menyelesaikan backlog pemeliharaan yang ditangguhkan.

Cara mengurangi simpanan pemeliharaan yang ditangguhkan

Mari kita hadapi itu – jika Anda memiliki simpanan pemeliharaan yang ditangguhkan, beberapa hal harus diubah. Seberapa besar perubahan yang diperlukan akan bergantung pada alur kerja Anda saat ini dan cara Anda menangani pemeliharaan yang ditangguhkan saat ini.

Berikut adalah 6 langkah yang dapat Anda gunakan untuk menyiapkan alur kerja yang efisien yang akan membantu Anda mengurangi backlog pemeliharaan.

Langkah #1:Ukur data dan buat daftar

Sebelum Anda dapat menerapkan tindakan nyata apa pun, Anda harus memiliki gambaran yang jelas tentang seberapa banyak pekerjaan yang ada di depan Anda.

Jadi hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah meletakkan semua tugas yang perlu dilakukan dalam satu daftar:

1. Jika Anda menggunakan beberapa dokumen dan spreadsheet untuk melacak backlog pemeliharaan, transfer semuanya ke satu dokumen.
2. Bicaralah dengan teknisi pemeliharaan dan operator alat berat untuk mengetahui apakah ada masalah lain yang belum dilaporkan (atau permintaan pekerjaan yang hilang/salah tempat).
3. Setelah itu, untuk setiap tugas, perkirakan berapa banyak sumber daya (waktu, suku cadang, anggaran) yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Untuk hal-hal yang tidak dapat Anda perkirakan secara akurat dari atas kepala Anda, lihat log perawatan peralatan Anda dan file riwayat perawatan lainnya. Lagi pula, kecil kemungkinan Anda akan memiliki banyak tugas di backlog pemeliharaan Anda terkait dengan masalah yang terjadi untuk pertama kalinya.

Langkah #2:Hitung ROI dan prioritaskan tugas-tugas penting

Sekarang setelah Anda memiliki daftar hal-hal yang perlu Anda lakukan, Anda harus memutuskan urutannya. Cara yang bagus untuk melakukannya adalah dengan melakukan perhitungan ROI.

Mulailah dengan menentukan apa dampak dari tidak menyelesaikan tugas tertentu. Ketika Anda mengetahui berapa banyak sumber daya yang perlu Anda investasikan untuk menyelesaikan tugas dan berapa banyak uang yang akan hilang jika Anda meninggalkannya tanpa pengawasan, tidak sulit untuk menghitung berapa banyak yang Anda hemat (atau berapa biaya tambahan yang Anda keluarkan). menghindari) dengan merawatnya segera.

Tangkapan layar di atas diambil dari panduan Plant Services tentang cara menghitung ROI pemeliharaan. Meskipun Anda tidak dapat hanya menyalin/menempelkan seluruh proses persis seperti yang diuraikan di atas, Anda dapat menggunakan prinsip yang sangat mirip untuk menunjukkan dampak negatif dari tugas pemeliharaan yang ditangguhkan dan potensi penghematan jika Anda menangani masalah ini sebelum menyebabkan masalah yang lebih besar. masalah.

Saat Anda melakukannya, akan lebih mudah untuk memutuskan bagaimana memprioritaskan pemeliharaan yang ditangguhkan dan tugas mana yang harus berada di urutan teratas daftar Anda.

Langkah #3:Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan

Mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan mungkin merupakan langkah yang paling menantang dalam daftar ini – seringkali karena kurangnya sumber daya adalah penyebab utama dari pemeliharaan yang ditangguhkan.

Baik itu aset lama yang sudah usang yang hampir tidak layak diperbaiki lagi, kekurangan tenaga kerja, atau kurangnya suku cadang, semuanya tidak mungkin menjadi lebih baik tanpa investasi yang diperlukan. Itu membawa kita ke satu hal yang ditakuti oleh setiap manajer pemeliharaan – meminta lebih banyak uang kepada manajemen tingkat atas.

Bukan rahasia lagi bahwa manajemen tingkat atas tidak suka dimintai uang, terutama dari departemen pemeliharaan. Inilah sebabnya mengapa Anda harus datang kepada mereka dengan persiapan. Anda harus dapat menunjukkan kepada mereka bahwa adalah kepentingan terbaik MEREKA untuk meningkatkan anggaran Anda karena itu akan menghemat lebih banyak uang MEREKA dalam jangka panjang.

Di sinilah perhitungan Anda dari langkah sebelumnya menjadi sangat berguna. Gunakan mereka untuk mengilustrasikan potensi paparan pemeliharaan yang ditangguhkan, serta berapa banyak uang yang akan Anda hemat jika Anda dapat menangani tugas-tugas ini sebelum menimbulkan lebih banyak masalah.

Satu hal yang mungkin mereka katakan kepada Anda adalah Anda harus lebih teratur dan efisien. Untuk membuktikan (kepada diri sendiri, serta manajemen tingkat atas) hal tersebut tidak terjadi, Anda dapat melakukan hal berikut.

Ini dapat dilakukan dengan tangan tetapi mungkin perlu waktu untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan. Semoga Anda memiliki CMMS dan Anda dapat menggunakan datanya untuk membuktikan pendapat Anda:

• Dukungan untuk kekurangan suku cadang argumen. Keluarkan data riwayat aset dan bandingkan bagaimana perilaku suku cadang asli (dari produsen asli) vs "palsu" (suku cadang pihak ketiga yang lebih murah atau solusi buatan sendiri). Angka-angka akan menunjukkan bahwa suku cadang asli bertahan lebih lama, membutuhkan lebih sedikit waktu untuk diterapkan, dan menyebabkan kerusakan yang tidak terduga – semuanya berarti lebih sedikit pekerjaan dan lebih sedikit biaya. Metrik seperti MTBF dan MTTR dapat berguna untuk dilihat dalam konteks ini.

• Dukungan untuk kurangnya tenaga kerja argumen. Lihat keseluruhan riwayat pemeliharaan dan tarik keluar berapa banyak Perintah Kerja yang dilakukan setiap minggu/bulan dibandingkan dengan berapa banyak PM dan Permintaan Kerja yang masuk. Lihat juga berapa banyak lembur yang dilakukan dan berapa biayanya perusahaan secara bulanan. Ini bisa menjadi argumen yang bagus untuk menunjukkan bahwa Anda hanya perlu mempekerjakan lebih banyak orang.

Jika data menunjukkan sebaliknya, maka ini merupakan indikasi bagus bahwa Anda mungkin memiliki semua yang Anda butuhkan dan hanya perlu mengatur ulang proses dan sumber daya internal dengan lebih efisien.

Langkah #4:Atur ulang dan mulai terapkan tindakan pencegahan

Selain masalah anggaran, alasan paling umum untuk menunda tugas perawatan adalah melakukan terlalu banyak perawatan reaktif. Menunggu untuk memadamkan api saat muncul berarti Anda tidak mengendalikan apa pun dan siklus ini tidak diragukan lagi mengarah pada lebih banyak pekerjaan di masa depan.

Salah satu cara untuk mencegah hal itu terjadi adalah dengan mulai menerapkan tindakan pencegahan. Untuk membantu Anda memulai di jalur yang benar, kami telah menulis panduan mendalam tentang cara beralih dari perawatan reaktif ke preventif dan cara mengembangkan program perawatan preventif.

Jika Anda sudah dalam proses transisi dan mencari cara untuk mengoptimalkan paket PM Anda, lihat daftar periksa kami di bawah ini.

Selain menerapkan CMMS dan tindakan proaktif, Anda juga dapat melihat:

• mengubah lama shift/jumlah orang dalam shift
• mengubah bagaimana Perintah Kata dimulai dan dilacak (jika Anda tidak menggunakan CMMS, memiliki satu kotak untuk Permintaan Kerja dan satu kotak untuk semua Perintah Kata yang perlu dilakukan dapat membantu Anda memperluas sumber daya tenaga kerja Anda lebih jauh)
• jika Anda tidak memiliki CMMS, Anda dapat mencoba menggunakan Facebook Messenger, WhatsApp, Viber, atau aplikasi komunikasi serupa untuk menyimpan semua pihak terkait dalam satu grup dan mengomunikasikan informasi penting secara lebih efisien
• siapkan rantai komunikasi yang jelas sehingga orang tahu kepada siapa mereka pergi, tergantung pada masalah yang mereka hadapi

Untuk melihat CMMS secara mendalam, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.

Langkah #5:Jalankan program pemeliharaan Anda dengan Limble CMMS

Menjalankan tim pemeliharaan yang efisien tanpa dukungan perangkat lunak apa pun sulit, jika bukan tidak mungkin. Dengan semua fleksibilitas dan manfaat pengoptimalan alur kerja yang disertakan dengan CMMS seluler seperti…

• produktivitas lebih tinggi (lebih sedikit tugas administratif, aliran informasi lebih cepat
• komunikasi yang lebih baik (pemberitahuan instan, kolaborasi teknisi yang lebih mudah di dalam dan di luar lokasi)
• lebih banyak akuntabilitas (siapa melakukan apa dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya)
• organisasi yang lebih baik (membuat rencana pemeliharaan preventif sangat mudah, pelacakan lebih mudah, dan menugaskan pekerjaan)
• peningkatan akurasi data (kontrol inventaris, ringkasan jadwal kerja, tingkat penggunaan, riwayat aset, dll. – laporan yang akurat mendorong keputusan yang tepat)

…sangat mudah untuk mengetahui alasannya.

Pada akhirnya, perangkat lunak perawatan dikembangkan dengan tujuan tunggal untuk membantu para profesional perawatan menjadi lebih efisien dalam apa yang mereka lakukan. Departemen pemeliharaan terorganisir yang memiliki anggaran yang wajar seharusnya jarang memiliki masalah dengan backlog pemeliharaan yang besar.
Jika Anda kesulitan dengan pemeliharaan yang ditangguhkan, dan Anda tidak menggunakan perangkat lunak pemeliharaan apa pun, Anda harus mempertimbangkan dengan serius untuk menerapkan Limble CMMS karena kami hebat dalam membantu orang menjadi teratur.

Kuncinya adalah konsisten

Memiliki rencana pemeliharaan yang baik dan perangkat lunak terbaik yang tersedia tidak akan berarti banyak jika Anda tidak menyiapkan praktik terbaik yang memanfaatkan sumber daya ini – dan memastikan semua orang mengikutinya.

Jaminan simpanan pemeliharaan yang ditangguhkan tidak akan hilang dalam semalam, tetapi dengan pekerjaan yang konsisten dan manajemen tingkat atas yang wajar, Anda akan dapat mengendalikannya.

Jika Anda tertarik dengan cara lain di mana Limble dapat membantu meningkatkan departemen pemeliharaan Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami, kami selalu siap untuk mengobrol.