Menghindari Jebakan Pemeliharaan Reaktif: Jalankan Peralatan dengan Lancar

Pemeliharaan peralatan adalah tulang punggung manajemen fasilitas. Cakupan dan kompleksitas pekerjaan tersebut—beserta seberapa besar dampaknya pada waktu henti peralatan—tergantung sepenuhnya pada rencana pemeliharaan yang diterapkan organisasi Anda.

Pemeliharaan reaktif adalah salah satu strategi pemeliharaan yang paling umum di berbagai sektor industri. Namun, ini tidak berarti selalu menjadi pilihan yang tepat, dan bahkan bisa menjadi ide yang buruk untuk fasilitas Anda, berdampak pada efek berlebihan dalam jangka panjang. Penting bagi Anda untuk memahami siklus pemeliharaan reaktif dan berbagai alternatifnya, alih-alih menyerah dengan ide bahwa ini adalah metode pemeliharaan tunggal yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Apa itu pemeliharaan reaktif?

Upaya pemeliharaan reaktif juga dikenal dengan nama lain: pemeliharaan kerusakan (breakdown maintenance). Seperti yang istilah kedua implikasikan, dalam model ini, tim pemeliharaan tidak melakukan service pada peralatan tertentu sebelum gagal. Strategi reaktif ini secara langsung bertentangan dengan prinsip pemeliharaan mencegah, yang melibatkan penanganan masalah pemeliharaan sebagai proses berkelanjutan dan pemeriksaan kesehatan aset secara teratur (bahkan saat semua tanda menunjukkan mesin dan perangkat berfungsi dengan baik).

Perbaikan reaktif juga berbeda dari strategi pemeliharaan korektif. Berdasarkan prinsip terakhir, Anda akan memperbaiki aset hanya saat terjadi gangguan. Tentu saja, ada banyak tingkat gangguan: Ini bisa menjadi masalah yang sebagian menghambat performa yang diharapkan dari peralatan tetapi tidak menghentikannya sepenuhnya. Atau bisa juga masalah yang berdampak pada keselamatan atau nyawa karyawan—atau integritas mesin yang terhubung atau berada di dekatnya—terancam.

Dalam pengantar, kami menyoroti fakta bahwa sebagian besar organisasi yang menggunakan model reaktif sebagai kerangka operasi pemeliharaan tunggal melakukannya untuk menghemat biaya. Ini memang memiliki efek tersebut saat fasilitas Anda dalam kondisi baik; Anda tidak mengeluarkan biaya segera dengan tidak memperbaiki mesin atau kendaraan. Kurangnya biaya awal ini dapat sangat menggoda.

Ini juga jauh lebih hemat waktu dan sumber daya untuk tidak mengeluarkan upaya atau tenaga kerja dalam memelihara peralatan yang tidak rusak, yaitu menggunakan suku cadang dan tenaga kerja pada mesin yang masih berjalan. Selanjutnya, perlu dicatat bahwa jika digunakan sebagai bagian dari rencana aktivitas pemeliharaan yang lebih luas, dapat ada argumen yang masuk akal untuk penggunaan perbaikan reaktif — dengan sempurna dan/atau di mana paling sesuai untuk situasi tertentu. Jika peralatan yang bersangkutan cukup rendah dalam daftar prioritas fasilitas Anda, dan tidak akan memakan waktu lama atau banyak biaya untuk menyelesaikan perbaikan darurat, bersifat reaktif mungkin lebih baik daripada setidaknya setara dalam hasilnya dengan pendekatan proaktif.

Sayangnya, organisasi dengan prioritas yang difokuskan pada area lain atau yang mengalami masalah anggaran mungkin menunda pemeliharaan secara keseluruhan, yang berarti mereka hanya melakukan perbaikan darurat saat sangat diperlukan. Inilah tempat masalah mulai muncul. Menggunakan metode pemeliharaan reaktif dan memperbaiki aset hanya saat kegagalan peralatan terjadi mungkin masuk akal saat mempertimbangkannya secara abstrak. Tetapi ini secara sederhana tidak boleh menjadi metode utama Anda dalam mendekati pemeliharaan.

Masalah pemeliharaan reaktif

Pemeliharaan reaktif, dalam jangka panjang, adalah pendekatan yang pendek pikiran untuk pabrik atau pabrik manapun. Ini tidak dapat bertahan dalam waktu yang lama, karena pasti akan menyebabkan hasil negatif dalam bentuk apapun. Detail masalah ini bervariasi menurut industri dan dari fasilitas ke fasilitas, tetapi secara umum, ada beberapa masalah utama yang sering dikaitkan dengan dampak metode pemeliharaan reaktif.

Biaya tinggi

Ini adalah ironi besar dari program pemeliharaan yang reaktif daripada proaktif atau mencegah: Meski pemeliharaan reaktif biasanya diimplementasikan sebagai upaya penghematan biaya, ini dapat menjadi proyek boros yang mahal lebih cepat dari yang Anda pikirkan.

Bagaimana bisa? Masalah utamanya adalah waktu henti tak terduga. Saat Anda menggunakan metode reaktif, Anda tidak memantau tanda-tanda bahwa mesin mengalami masalah yang akhirnya akan mengakibatkan kegagalan aset. Anda tidak merencanakan apa pun dan tidak memiliki rencana kontensi, jadi keterlambatan tidak dapat dihindari. Penurunan proses fasilitas kritis yang timbul dari peralatan yang gagal dapat mengarah pada masalah produksi yang lebih besar. Itu kemudian dapat bertumpuk menjadi barang rusak atau kualitas rendah, pengiriman terlambat, dan pelanggan kecewa.

Semua hal itu dapat berdampak negatif pada pendapatan—terutama ketidakpuasan klien Anda. Kehilangan mereka mungkin tidak hanya berarti kehilangan pembelian mereka. Ini dapat dengan cepat menjadi mulut ke mulut yang negatif yang merusak reputasi organisasi Anda, berpotensi menyebabkan Anda kehilangan lebih banyak basis pelanggan dan mengancam garis bawah Anda secara lebih parah.

Di ujung spektrum biaya tenggelam yang kurang dramatis namun masih cukup masalah adalah anggaran tenaga kerja dan suku cadang Anda. Bergantung pada pemeliharaan reaktif berarti harga tenaga kerja dan komponen cadang mungkin tidak dapat diperkirakan dengan akurat. Ini bisa berarti Anda bahkan tidak mampu membayar perbaikan reaktif Anda—yang, karena Anda menunggu sampai menit terakhir ketika aset gagal, Anda tidak punya pilihan selain melakukannya.

Jika Anda tidak memiliki modal untuk membayar tagihan karena biaya telah keluar dari kendali, Anda mungkin terjebak mencari garis kredit jangka pendek atau pembiayaan lain. Melalui jalur itu, hanya akan menyebabkan lebih banyak masalah di kemudian hari. Bahkan dalam skenario terbaik, perusahaan Anda tetap akan kehilangan uang karena kebutuhan akan pengiriman cepat darurat untuk komponen penting dan upah lembur bagi personil pemeliharaan.

Terakhir namun tidak kurang penting, peralatan yang tidak terawat dengan baik menggunakan lebih banyak energi daripada jika diperiksa secara teratur sebagai bagian dari program pemeliharaan mencegah. Ini terjadi karena perangkat harus "bekerja lebih keras" untuk berfungsi secara normal, yang menarik lebih banyak daya dari biasanya dan membuat kesalahan yang tidak dipaksa dan mahal lainnya.

Usia pakai aset yang menurun

Saat Anda hanya beralih ke perbaikan karena kegagalan atau hampir gagal telah membuatnya sangat diperlukan, Anda tidak menjaga peralatan Anda berjalan dengan cara yang optimal. Secara turunan, Anda tidak memaksimalkan investasi awal perusahaan Anda dalam mesin atau aset lainnya. Peralatan sehingga lebih mungkin gagal untuk selamanya lebih cepat dari biasanya, dan dalam waktu yang cukup lama, harga mengganti aset "sebelum waktunya" dapat menjadi lubang uang yang absolut.

Keamanan yang berkurang

Dalam strategi pemeliharaan mencegah, pesan kerja untuk perbaikan atau pemeriksaan aset dijadwalkan secara tepat pada interval teratur atau ditentukan oleh pemantauan kondisi berkelanjutan. Pekerja dalam kedua skenario memiliki waktu untuk mempersiapkan pekerjaan dan—terpenting mungkin—meninjau prosedur standar untuk memelihara mesin tertentu. Setiap aset memiliki persyaratan keselamatan yang harus dipatuhi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar.

Dengan strategi pemeliharaan reaktif yang mengatasi perbaikan yang tidak terduga, semuanya lebih mendesak. Pekerja berada di bawah tekanan. Akibatnya, mereka mungkin merasa harus mengambil risiko lebih banyak untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Ini tidak hanya membahayakan keselamatan mereka, tetapi juga tidak adil bagi karyawan dari sudut pandang manusia murni. Pekerja yang merasa selalu berada di bawah tekanan, atau bahwa kekhawatiran mereka tidak ditangani, lebih mungkin menjadi tidak terlibat dan bekerja kurang efektif.

Manajemen waktu

Kegagalan terjadi secara tidak terduga saat Anda menggunakan pendekatan pemeliharaan reaktif sebagai strategi perbaikan utama. Pekerja berlari mencari dokumentasi keselamatan yang benar—serta suku cadang dan alat—dan sering tidak dapat menyelesaikan tugas pemeliharaan dengan cepat tidak peduli seberapa besar tekanan yang mereka hadapi.

Membangun rutin yang lebih baik untuk pemeliharaan peralatan

Jika Anda telah menggunakan strategi reaktif, tidak ada alasan untuk merasa organisasi Anda terjebak dengan itu. Anda dapat bertransisi ke model pemeliharaan mencegah dalam manajemen fasilitas—mungkin tidak secara instan, tetapi dengan perspektif dan alat yang tepat, model yang lebih efisien dapat dicapai.

Pemeliharaan mencegah paling baik diungkapkan oleh prinsip "diketahui adalah disiapkan." Ini dimulai dengan mengidentifikasi indikator kinerja kunci yang tepat untuk dipantau di antara aset Anda, serta daftar prioritas peralatan paling vital. Anda akan menemukan bahwa tidak hanya pergeseran luas dalam filsafat pemeliharaan akan bermanfaat, tetapi juga bahwa perubahan yang tampak kecil dapat membuat perbedaan besar seiring waktu. Misalnya, tindakan rutin sederhana seperti mengoleskan gigi gigi atau mengganti filter dapat mengurangi konsumsi energi hingga 15%.

Solusi manajemen aset perusahaan Dynaway, yang terintegrasi dengan mulus ke dalam Microsoft Dynamics 365, juga dapat menjadi bagian dari cara Anda membangun kerangka pemeliharaan yang lebih baik dan lebih efisien. Untuk mengetahui lebih lanjut, jelajahi dalam dan luar alat EAM inovatif kami hari ini.