Menjembatani Pemeliharaan, Produksi, dan Keuangan:4 Langkah Terbukti untuk Meningkatkan Komunikasi Lintas Departemen

Kunci untuk meningkatkan komunikasi antar departemen sebenarnya cukup sederhana:saling pengertian dan keselarasan.

Kedengarannya jelas. Namun dalam praktiknya, hal ini dapat menjadi tantangan.

Jika Anda berada di bidang pemeliharaan atau produksi atau keuangan maka Anda terlibat dalam manajemen aset. Dan karena pengelolaan aset adalah urusan semua orang, maka semua orang harus terlibat dan bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Persyaratan ISO 55001 menyatakan bahwa apa , kapan , bagaimana , dan siapa komunikasi harus ditentukan. Sangat mudah untuk melihat bahwa seringkali sulit untuk memahami departemen lain, jadi berikut adalah 4 langkah sederhana yang dapat dilakukan organisasi Anda untuk mewujudkan keajaiban tersebut.

1. Bagikan tujuan.
2. Bangun hubungan.
3. Membentuk tim lintas fungsi.
4. Gunakan alat komunikasi.

Namun pertama-tama, penjelasan singkat tentang persaingan.

Anda mungkin bekerja di suatu departemen. Anda mungkin mengalami persaingan dengan departemen lain, bukan? Secara teratur? Bahkan konflik antar departemen? Putaran tenis email semakin menegangkan. Kotor terlihat di atas pendingin air. Berbisik dan mencibir di lorong. Melemparkan departemen lain 'ke bawah bus' pada pertemuan mingguan. Hal ini biasa terjadi menurut sebuah penelitian. Anda mungkin bisa berpendapat bahwa itu adalah sifat manusia. Anda menempatkan orang dalam 'tim' dan mereka tentu ingin mengungguli yang lain – pesaing – bahkan ketika bekerja di perusahaan yang sama.

Itu hal yang sulit dihilangkan, rivalitas. Namun pada akhirnya, hal tersebut membuang-buang waktu dan uang.

Tapi apa masalah antara pemeliharaan, produksi, dan keuangan? Jika Anda bekerja di industri proses atau manufaktur, Anda mungkin pernah mendengar kalimat berikut:

Keuangan: Mengapa manajer pemeliharaan harus membeli segel mekanis yang paling mahal? Ada banyak yang lebih murah tersedia? Bukankah mereka mendapat untung dan rugi?

Pemeliharaan: Itu konyol. Kami rencana dan jadwalkan hari libur pemeliharaan, lalu produksi berjalan dan membatalkannya. Lagi! Mereka tidak mengatakan apa pun dalam pertemuan kemarin.

Produksi: Mengapa finance ngotot membeli kemasan murah dari luar negeri? Itu mengacaukan mesin pembungkus setiap dua hari sekali. Mereka tidak menerima tekanan yang kita alami. Apakah pemeliharaan membuat seseorang mampu memperbaikinya?

Terdengar familier?

Inilah sebabnya mengapa manajemen organisasi senior harus membina hubungan departemen yang positif seputar tujuan bersama dan bersama. Ajak orang-orang berkomunikasi dan tempatkan mereka dalam tim lintas fungsi di setiap kesempatan.

Mari kita lihat empat langkah sederhana namun penting untuk komunikasi, pemahaman, dan keselarasan yang lebih baik antara pemeliharaan, produksi, dan keuangan.

1. Bagikan tujuan

Sangat penting untuk menaklukkan perbedaan dan mencapai kesuksesan. Hal ini dimulai dengan menemukan titik temu, dan awal yang baik adalah menemukan tujuan bersama. Dalam konteks manajemen aset, tujuan semua departemen harus diturunkan dari rencana organisasi secara keseluruhan:

Jadi, maksudnya adalah meskipun departemen mempunyai tujuan, sasaran, dan tugasnya masing-masing, semuanya harus berasal dari rencana organisasi, yaitu serangkaian tujuan bersama yang 'pandangan' setiap orang. Ini menciptakan perataan yang diinginkan.

Salah satu contoh tujuan pemeliharaan yang secara tradisional ‘mempengaruhi’ produksi adalah waktu henti yang direncanakan untuk melakukan pemeliharaan preventif (PM). Hal ini seringkali menjadi ketidakselarasan dan menjadi penyebab gesekan antara keduanya. Produksi berada di bawah tekanan untuk mencapai angka . Dan jika mereka tertinggal, maka mereka melihat PM sebagai sesuatu yang bisa ditunda untuk lain waktu. Pemeliharaan memandang PM sebagai hal yang penting untuk menjaga kinerja aset, misalnya untuk mencapai angka . Pemeliharaan dan Produksi harus sepakat dan berpegang teguh pada rencana serta harus bersumber dari Rencana Organisasi.

2. Bangun hubungan

Mengambil langkah ini berarti membuat orang berbicara dan sering kali hal ini dilakukan secara informal. Orang-orang perlu mengenal satu sama lain. Apa gunanya jika tim produksi dan tim pemeliharaan berada di gedung yang berbeda dan jarang bertemu? Dan apakah tim keuangan beroperasi 100% dari jarak jauh? Berikut beberapa ide yang dapat diterapkan organisasi Anda:

Makan siang tim :Pesan pizza dan minuman ringan sesekali. Ini dapat membantu untuk mempromosikan obrolan informal. Mungkin menjadwalkannya setelah proyek ditutup atau periode penghentian pemeliharaan.

Buat klub/tim :Bagaimana kalau membuat tim sepak bola atau bola basket perusahaan? Ada begitu banyak opsi untuk menyatukan orang-orang yang berbeda.

Kemunduran triwulanan :Acara membangun tim untuk pemecahan masalah kelompok atau sekadar liburan bagi pemimpin tim senior di bidang pemeliharaan, produksi, dan keuangan. Hal ini membutuhkan biaya tetapi akan menghasilkan hubungan jangka panjang yang lebih kuat dan pencapaian tujuan. Dan itulah keuntungan yang lebih kuat.

3. Bentuk tim lintas fungsi

Waktu terbaik untuk melakukan ini adalah pada proyek manajemen aset. Misalnya, pengenalan atau peningkatan jalur proses baru. Ini adalah contoh bagus ketika tim perlu dibentuk dari berbagai departemen:produksi, pemeliharaan, keuangan, proyek, pengadaan, kesehatan dan keselamatan, dan lain-lain. Tapi intinya harus dijalankan dan dikelola sebagai proyek profesional. Berikut adalah langkah-langkah penting untuk membentuk tim lintas fungsi yang sukses:

1. Identifikasi keahlian yang diperlukan untuk mencapai hasil yang sukses. Tidak ada gunanya jika murid magang tahun pertama bertanggung jawab mengembangkan rencana pemeliharaan.
2. Pilih kepribadian yang tepat – Anda memerlukan pemain tim. Pemimpin, lebah pekerja, dan segala sesuatu di antaranya. Bukan tim yang penuh ego.
3. Pastikan kepemimpinan yang berkualitas - proyek ini akan menjadi pembelajaran bagi semua orang, namun pastikan Anda memiliki pemimpin proyek berpengalaman yang mendorongnya.
4. Perjelas tujuan masing-masing anggota tim. Biaya kebingungan.
5. Buat piagam tim:konsensus dan kesepakatan mengenai tujuan. Ingat, 'garis pandang'?
6. Tetapkan anggaran tertentu.
7. Buat jadwal dan rencana proyek dan pastikan semua orang memiliki visibilitas setiap saat.
8. Buat jalur komunikasi dan rencana komunikasi.

4. Gunakan alat komunikasi

Baik dalam sebuah proyek atau tidak, alat apa saja yang dapat kita gunakan untuk menyatukan pemeliharaan, produksi, dan keuangan agar dapat berkomunikasi secara efektif? Beruntungnya Anda, ada banyak:

Intranet &forum – Tempat penyimpanan informasi terbuka dimana bagian keuangan dapat mengunggah kinerja keuangan bisnis; produksi dapat menunjukkan target dan kepatuhan, dan pemeliharaan dapat menunjukkan KPI untuk manajemen dan ketersediaan kerja. Forum sangat baik untuk transfer pengetahuan antar departemen.

Buletin digital – Ini menggantikan salinan kertas lama. Dikirim melalui email, ini adalah cara terbaik untuk menyampaikan informasi dengan cepat ke semua departemen dalam suatu organisasi. Sangat bagus untuk menyajikan studi kasus:produksi memperkenalkan kemasan baru yang dapat didaur ulang; peningkatan pemeliharaan ke EAM atau CMMS baru; keuangan mengamankan pendanaan untuk jalur proses baru.

Reklame digital – . Tanda-tanda ini dapat diprogram dan dapat menunjukkan segala macam pembaruan departemen dan merupakan alternatif yang bagus untuk buletin bagi mereka yang tidak bekerja di depan komputer:misalnya teknisi dan operator.

Alat kolaborasi – Ada banyak di luar sana seperti Google Meet dan Docs, Teams, dan sebagainya. Alat-alat ini memungkinkan departemen dan tim berkolaborasi secara real-time dengan berbagi file, berbagi aplikasi, menggunakan panggilan video dan suara, dan bahkan pesan instan. Tempat yang bagus untuk berbagi informasi lintas departemen.

EAM/CMMS – Daripada diintegrasikan dan isu-isu berikutnya, fungsi-fungsi ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem ERP. Hal ini memungkinkan adanya satu sumber informasi untuk keuangan dan pemeliharaan. Kesadaran yang lebih besar akan biaya dicapai karena perangkat lunak tidak dipisahkan dari ERP, dan sinkronisasi antara keduanya memungkinkan peningkatan produktivitas dan komunikasi yang lebih mudah. Selain itu, analisis dan KPI mudah dikomunikasikan kepada semua orang – baik itu ketersediaan aset, perintah kerja terbuka, atau MTBF.

Jadi, ini adalah empat langkah sederhana untuk membantu meningkatkan komunikasi antara pemeliharaan, produksi, dan keuangan dan, pada kenyataannya, departemen mana pun di organisasi Anda dalam konteks manajemen aset. Komunikasi - seperti budaya - dapat menentukan keberhasilan atau kehancuran organisasi.

Seperti yang pernah dikatakan seseorang, ‘kerja tim mewujudkan impian’.