Menguasai Rencana Pemeliharaan, Perbaikan &Penggantian untuk Keandalan Aset yang Optimal

Setiap departemen pemeliharaan mengetahui pentingnya mencegah kegagalan aset. Begitulah cara Anda tetap produktif, memaksimalkan waktu kerja, dan memperpanjang masa pakai peralatan penting Anda.

Dan ketika Anda berbicara tentang peralatan produksi yang penting – yang merupakan kunci untuk menghasilkan output perusahaan Anda – kegagalan aset menjadi lebih signifikan. Untuk memastikan tugas pemeliharaan fasilitas Anda dilakukan dengan benar dan sesuai jadwal, Anda memerlukan rencana perbaikan dan penggantian pemeliharaan.

Dalam panduan ini, kita akan membahas seluk beluk rencana pemeliharaan dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengoptimalkan prosesnya.

Apa yang dimaksud dengan rencana perbaikan dan penggantian pemeliharaan?

Berapa biaya untuk mengganti lift? Berapa biaya untuk menambal atap? Alat apa yang Anda perlukan untuk memperbaiki peralatan yang rusak? Siapa yang akan menyelesaikan semua pekerjaan itu?

Ini adalah jenis pertanyaan yang perlu Anda jawab saat membuat rencana pemeliharaan, perbaikan dan penggantian (MRRP). Sederhananya, rencana perbaikan dan penggantian pemeliharaan adalah laporan rinci 10 tahun yang menguraikan prosedur pemeliharaan terencana properti bersama (yaitu fasilitas Anda).

Setiap orang di perusahaan bertanggung jawab untuk menyiapkan rencana pemeliharaan ini untuk memastikan bahwa semua proyek pemeliharaan telah selesai, peralatan telah diperbaharui, dan tidak ada komponen yang menimbulkan risiko terhadap kesehatan atau keselamatan.

Mengapa? Karena rencana layanan yang dirancang dengan buruk pasti akan menyebabkan pelaksanaan tugas pemeliharaan yang buruk. Untuk mencegah kesalahan ini, berikut rincian informasi penting yang harus Anda peroleh termasuk dalam MRRP Anda:

• Barang modal dan peralatan utama diperkirakan memerlukan pekerjaan pemeliharaan atau penggantian dalam 10 tahun ke depan.
• Kondisi item tersebut saat ini.
• Kapan aset tersebut perlu dipelihara, diperbaiki, atau diganti.
• Perkiraan biaya barang, suku cadang, dan peralatan tersebut.
• Perkiraan umur aset tersebut setelah dirawat, diperbaiki, atau diganti.

Dengan informasi ini, Anda akan dapat menentukan dengan tepat kebutuhan pemeliharaan Anda selama jangka waktu tersebut. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi jenis pemeliharaan yang Anda perlukan. Jenis-jenis ini antara lain:

Pemeliharaan korektif

Pemeliharaan korektif mencakup setiap tugas pemeliharaan yang dilakukan untuk memperbaiki atau memulihkan peralatan setelah kerusakan aset.

Pemeliharaan preventif

Pemeliharaan preventif mencakup setiap aktivitas pemeliharaan terencana yang bertujuan untuk mencegah waktu henti yang tidak direncanakan dan menjaga aset tetap beroperasi selama mungkin. Tindakan pencegahan telah terbukti menghasilkan penghematan biaya yang besar bagi organisasi – antara 18% dan 25%, menurut McKinsey – hanya untuk pengeluaran pemeliharaan, dan penghematan lebih lanjut dihasilkan dari peningkatan ketersediaan aset.

Kategori ini selanjutnya dapat dipecah menjadi beberapa subkategori, seperti pemeliharaan darurat atau pemeliharaan berbasis waktu.

Tahapan proses perencanaan perbaikan dan penggantian pemeliharaan

Ketika menyusun rencana pemeliharaan 10 tahun yang efektif, jelas ada banyak bagian dan faktor yang perlu dipertimbangkan. Meskipun prosesnya sulit dan memakan waktu, hal ini penting untuk umur panjang dan keamanan fasilitas Anda.

Memaksimalkan inisiatif ini adalah tentang mengetahui apa yang diharapkan selama ini. Berikut tahapan dasar proses perbaikan dan penggantian pemeliharaan:

• Memeriksa properti: Melakukan inspeksi menyeluruh terhadap fasilitas, aset, dan peralatan produksi Anda akan membantu Anda memperkirakan biaya pemeliharaan dan mengoptimalkan rencana layanan Anda.
• Perkiraan dan analisis: Di sinilah Anda menyusun laporan yang mencakup analisis biaya siklus hidup, perkiraan biaya 10 tahun, dan jadwal proyek pemeliharaan.
• Mempersiapkan MRRP: Sekarang, Anda menerjemahkan temuan Anda ke dalam rencana pemeliharaan yang dapat ditindaklanjuti.
• Melaksanakan tugas Anda: Setelah rencana Anda disetujui oleh badan hukum dan wali amanat, Anda dapat melanjutkan pemeliharaan dan penggantian aset jika diperlukan.

Yang penting, MRRP harus menjadi dokumen yang hidup dan fleksibel. Dengan memperbarui paket layanan Anda setiap tahun, Anda dapat menyesuaikan aktivitas pemeliharaan yang direncanakan atau menambahkan aktivitas baru sesuai kebutuhan. Penting juga untuk memperbarui rencana Anda saat tugas selesai untuk menjaga akurasi.

Jika Anda gagal memperbarui MRRP, kesalahan ini berpotensi menghasilkan beberapa efek berjenjang. Misalnya, MRRP yang sudah kadaluwarsa membuat wali tidak dapat melacak belanja modal secara akurat, sehingga dapat mengakibatkan kurangnya dana yang tersedia untuk tugas pemeliharaan terencana atau darurat.

Apa manfaat rencana pemeliharaan 10 tahun?

Menerapkan MRRP 10 tahun mungkin merupakan proses yang membosankan, namun upaya ini sepadan jika Anda mempertimbangkan manfaatnya.

Manfaat MRRP

• Perencanaan keuangan yang lebih baik.
• Transparansi urusan korporasi yang lebih baik.
• Proyek pemeliharaan diberi sumber daya yang diperlukan.
• Rencana memastikan peralatan penting dapat dirawat sesuai jadwal untuk menghindari waktu henti yang tidak direncanakan.

Memanfaatkan teknologi untuk pendekatan pemeliharaan yang lebih cerdas

Mengingat bahwa downtime diketahui menghabiskan banyak uang bagi organisasi, tidak mengherankan jika banyak perusahaan melakukan segala yang mereka bisa untuk mencegah kegagalan aset. Ingat:Fasilitas Anda merupakan aset seperti halnya suku cadang atau peralatan apa pun.

Itu sebabnya dunia usaha berlomba-lomba berinvestasi pada solusi yang lebih cerdas. Menurut IBM, sebagian besar perusahaan mengharapkan investasi dalam teknologi dapat mengurangi waktu henti, meningkatkan pendapatan, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Salah satu solusi yang siap untuk menyederhanakan proses perencanaan pemeliharaan adalah Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS). CMMS memusatkan semua prosedur pemeliharaan Anda – termasuk perencanaan, penjadwalan, dan sumber daya – ke dalam satu tampilan satu panel kaca.

Ambil jaminan, misalnya. Solusi CMMS melacak jaminan untuk memastikan bahwa peralatan yang rusak dapat diperbaiki atau diganti seefisien dan tepat waktu. Hal ini tidak hanya meminimalkan biaya pemeliharaan tetapi juga mempercepat proses pemeliharaan.

Demikian pula, solusi Enterprise Asset Management (EAM) dapat menyederhanakan proses pengambilan keputusan, melacak inventaris suku cadang Anda, dan banyak lagi. Platform EAM berbasis Microsoft Dynamics 365 Dynaway memanfaatkan data ERP demi keuntungan Anda untuk waktu aktif dan efisiensi maksimum.

Untuk mempelajari lebih lanjut solusi aset perusahaan Dynaway, lihat alat EAM komprehensif kami hari ini.