Menguasai Manajemen Perintah Kerja:Manfaat Utama &Praktik Terbaik yang Terbukti

Manajemen perintah kerja adalah proses untuk melaksanakan, mendokumentasikan, dan meninjau perintah kerja dengan segera. Ini melibatkan penanganan permintaan pekerjaan secara sistematis, menjadwalkan tugas, menugaskan sumber daya, dan memantau kemajuan dan penyelesaian tugas-tugas ini. Proses ini penting untuk penyelesaian perintah kerja yang efisien, pemeliharaan aset yang tepat, dan waktu henti yang minimal.

Perintah kerja adalah dokumen formal berisi informasi tentang keterampilan dan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas pemeliharaan yang disetujui. Ini memberi tahu Anda karyawan mana yang memiliki wewenang untuk melakukan item yang diminta, tugas apa saja yang termasuk dalam perintah kerja, dan banyak lagi.

Komponen penting dari manajemen perintah kerja meliputi:

1. Pembuatan perintah kerja: Hal ini melibatkan pembuatan perintah kerja berdasarkan kebutuhan pemeliharaan, baik preventif, prediktif, atau reaktif. Perintah kerja mencakup deskripsi rinci tentang tugas, aset yang terlibat, dan tingkat prioritas.
2. Penjadwalan: Setelah perintah kerja dibuat, perintah tersebut harus dijadwalkan dengan tepat untuk memastikan pelaksanaan tepat waktu. Hal ini termasuk mengalokasikan personel, peralatan, dan bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
3. Tugas: Menugaskan perintah kerja kepada personel yang tepat sangat penting untuk efisiensi. Langkah ini memastikan bahwa tugas diberikan kepada teknisi atau tim dengan keterampilan dan ketersediaan yang diperlukan.
4. Pelacakan dan pemantauan: Penting untuk melacak kemajuan perintah kerja sepanjang siklus hidupnya. Hal ini mencakup pemantauan status pekerjaan, mengetahui masalah apa pun yang ditemui, dan memastikan bahwa teknisi menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang diharapkan.
5. Penyelesaian dan dokumentasi: Setelah tim menyelesaikan perintah kerja, mereka harus mendokumentasikan hasilnya untuk referensi dan analisis di masa mendatang. Hal ini mencakup pencatatan setiap komponen yang digunakan, waktu yang dihabiskan, dan tindakan tindak lanjut yang diperlukan.
6. Pelaporan dan analisis: Sistem manajemen perintah kerja yang efektif memberikan kemampuan pelaporan dan analitis yang kuat. Hal ini memungkinkan organisasi mengidentifikasi tren, mengukur kinerja, dan membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan proses pemeliharaan.

Tim sering kali menggunakan perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) untuk menyederhanakan manajemen perintah kerja. Perangkat lunak CMMS menawarkan fitur seperti pembuatan perintah kerja otomatis, pelacakan waktu nyata, dan alat pelaporan komprehensif, sehingga memudahkan pengelolaan dan mengoptimalkan operasi pemeliharaan.

Apa yang dimaksud dengan Proses Manajemen Perintah Kerja? Panduan Langkah demi Langkah

Manajemen perintah kerja adalah komponen penting dari program pemeliharaan yang dijalankan dengan baik dan salah satu cara terbaik bagi organisasi untuk menghindari waktu henti yang tidak direncanakan. Sistem perintah kerja harus memiliki langkah-langkah yang disederhanakan dan mudah diikuti sehingga semua orang di tim dapat mengikuti proses yang sama untuk menyelesaikan dan mencatat tugas pemeliharaan.

Berikut adalah proses pengelolaan perintah kerja pada umumnya.

1. Identifikasi tugas :Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah. Misalnya, hal ini dapat terjadi ketika seorang karyawan melaporkan kebocoran atau sensor mengetahui bahwa suhu suatu aset lebih tinggi dari yang seharusnya.
2. Buat perintah kerja :Langkah selanjutnya adalah membuat perintah kerja. Perintah kerja mencakup informasi penting seperti lokasi masalah, aset yang terkena dampak, detail situasi, riwayat pemeliharaan sebelumnya, dan informasi lain yang mungkin diperlukan teknisi untuk menyelesaikan tugas.
3. Dapatkan persetujuan manajer :Perintah kerja sering kali disalurkan melalui manajemen untuk memprioritaskan dan menambahkan informasi tambahan yang diperlukan.
4. Menetapkan perintah kerja :Perintah kerja kemudian diberikan kepada teknisi berdasarkan keahlian teknisi, ketersediaan, atau faktor lainnya.
5. Selesaikan perintah kerja :Teknisi menyelesaikan perintah kerja dan mendokumentasikan pekerjaan yang telah diselesaikan, jumlah waktu yang mereka habiskan untuk melakukan tugas tersebut, suku cadang apa pun yang digunakan, dan informasi penting lainnya.
6. Tutup perintah kerja :Setelah pekerjaan selesai, teknisi menutup perintah kerja. Jika diperlukan, perintah kerja dapat dikirim untuk mendapatkan persetujuan manajer atau pemeriksaan akhir sebelum perintah kerja ditutup.

Manfaat Manajemen Perintah Kerja

Sistem manajemen perintah kerja yang kuat memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi dengan menyederhanakan manajemen tugas perencanaan, pelacakan, dan pemeliharaan. Sistem perintah kerja yang terorganisir dengan baik:

• Memastikan tim memprioritaskan perintah kerja dengan benar, mengurangi risiko penundaan dan meminimalkan waktu henti.
• Menyederhanakan proses pemeliharaan dengan memastikan teknisi memiliki informasi yang mereka perlukan saat mereka membutuhkannya.
• Mengurangi biaya dengan memungkinkan teknisi menghabiskan lebih banyak waktu untuk pemeliharaan dan lebih sedikit waktu untuk mengurus dokumen dan pelacakan.
• Meningkatkan manajemen waktu dengan secara otomatis memindahkan perintah kerja ke langkah berikutnya dalam proses.
• Mengurangi waktu henti dengan memberikan informasi yang dibutuhkan teknisi untuk melakukan tugas secara efisien dan efektif.
• Memberikan dokumentasi terperinci kepada teknisi yang melakukan pemeliharaan dan teknisi masa depan yang mungkin perlu mengerjakan aset yang sama.
• Menyediakan pelacakan pemeliharaan yang tahan audit untuk organisasi yang tunduk pada peraturan kepatuhan dari otoritas yang mengatur.

Jenis Perintah Kerja

Meskipun perintah kerja dapat mencakup berbagai tugas, biasanya perintah tersebut terbagi dalam salah satu dari tiga kategori.

Perintah Kerja Pemeliharaan Reaktif

Tim membuat perintah kerja pemeliharaan reaktif sebagai respons terhadap masalah yang secara aktif menghambat kinerja aset. Ini mungkin hal pertama yang terlintas dalam pikiran ketika Anda membayangkan perintah kerja, namun ini juga bisa menjadi jenis yang paling menantang untuk ditangani oleh teknisi. Perintah kerja reaktif dapat berkisar dari sesuatu yang sederhana seperti membersihkan filter udara yang tersumbat hingga yang rumit seperti memperbaiki aset besar setelah kerusakan total. Karena perintah kerja reaktif tidak dibuat hingga terjadi kerusakan, perintah kerja tersebut mungkin memerlukan pemecahan masalah atau tugas lain yang memakan waktu sebelum teknisi dapat memperbaikinya. Perintah kerja reaktif sering kali diprioritaskan dibandingkan jenis perintah kerja lainnya.

Perintah Kerja Pemeliharaan Preventif

Perintah kerja pemeliharaan preventif ditujukan untuk tugas rutin yang membantu mengurangi kebutuhan pemeliharaan reaktif yang mahal. Beberapa contoh perintah kerja pemeliharaan preventif mencakup melakukan pelumasan setelah aset berjalan selama beberapa jam atau mengganti filter setiap beberapa bulan. Bagi perusahaan yang menggunakan software CMMS, perintah kerja jenis ini dapat dibuat secara otomatis sesuai jadwal.

Perintah Kerja Pemeliharaan Prediktif

Perintah kerja pemeliharaan prediktif dijadwalkan ketika perangkat, seperti sensor suhu atau sensor getaran, menunjukkan suatu aset beroperasi di luar parameter idealnya. Jenis perintah kerja ini memungkinkan teknisi untuk mengatasi masalah yang berkembang, seperti ketidaksejajaran atau kegagalan bantalan, sebelum masalah tersebut menyebabkan kegagalan total aset dan waktu henti yang tidak direncanakan. Dengan CMMS, perintah kerja ini dapat dijadwalkan secara otomatis ketika parameter kesehatan mesin seperti getaran atau suhu mencapai ambang batas yang telah ditentukan sebelumnya.

Praktik Terbaik untuk Manajemen Perintah Kerja

1. Klasifikasikan Perintah Kerja ke dalam Templat Berbeda

Untuk menulis laporan yang komprehensif, Anda harus memutuskan item apa yang termasuk dalam formulir perintah kerja. Daftar periksa pemeliharaan preventif standar harus memiliki rincian berikut:

• Informasi kontak pemohon
• Deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan
• Lokasi aset yang ditentukan
• Perkiraan waktu penyelesaian
• Bagian dan bagian apa yang akan digunakan

Kriteria perintah kerja meliputi tugas PM, keselamatan, inspeksi, perbaikan, dan darurat. Misalnya, perintah kerja kelistrikan mungkin melibatkan pemeriksaan kabel suatu peralatan, sedangkan perintah kerja perbaikan dapat merinci alat yang diperlukan untuk memulihkan lengan robot industri.

2. Gunakan CMMS untuk Manajemen Perintah Kerja

CMMS adalah jenis perangkat lunak perintah kerja yang memberikan visibilitas lebih besar ke dalam strategi manajemen pemeliharaan Anda. Ini mencontohkan solusi perangkat lunak otomatis untuk perintah kerja. Perangkat lunak CMMS memungkinkan Anda menjadwalkan aktivitas pemeliharaan rutin dan memberi tahu tim Anda kapan aktivitas tersebut harus diselesaikan. Dari sana, Anda dapat menilai tingkat prioritas, menanyakan suku cadang dan perlengkapan, serta melampirkan gambar atau video ke tiket permintaan.

Aplikasi CMMS — baik desktop maupun seluler — akan mengawasi kemajuan tugas dan memberi tahu Anda saat mesin mati. Ini membantu Anda melacak dan membuat laporan tentang berapa jam yang didedikasikan untuk perintah kerja guna memahami metode penyelesaian yang paling efisien. Fitur lain yang dimiliki sebagian besar aplikasi CMMS adalah menghasilkan faktur pengeluaran modal dari vendor atau produsen saat ini. Ini juga membuat data dapat diakses melalui penelusuran dasbor cepat.

3. Laporkan Setiap Prosedur Secara Mendalam

Tentu saja, Anda ingin sistem manajemen perintah kerja Anda terorganisir. Perintah kerja harus disimpan bersama file aset lainnya untuk membangun riwayat pemeliharaan yang mengidentifikasi pola kegagalan. Dengan CMMS, Anda dapat memberikan semua informasi yang dibutuhkan teknisi Anda agar berhasil dalam satu platform, baik itu petunjuk perbaikan untuk mesin tertentu atau rekomendasi perawatan dari pabrik.

Sebagai manajer pemeliharaan, Anda harus membuat prosedur transparan yang mematuhi peraturan FDA dan EPA agar dapat lolos audit di seluruh pabrik dengan sukses. Gunakan perangkat jarak jauh untuk memantau aset tersebut secara terus menerus dan menghasilkan laporan yang akurat. Di antara kriteria lainnya, masing-masing kriteria harus menunjukkan tanggal, lokasi, dan ID perintah kerja yang telah selesai.

4. Membangun Kekritisan Aset ke dalam Protokol Manajemen Perintah Kerja

Tepat setelah perintah kerja ditayangkan, kategorikan aset ke dalam tipe prioritas terpisah. Hal ini akan menghemat biaya tenaga kerja dan material, sehingga Anda tidak menghabiskan sumber daya berlebih untuk tugas-tugas berprioritas rendah yang dimasukkan ke dalam rutinitas. Di sisi lain, ingatlah bahwa mengabaikan perintah kerja terkait keselamatan berisiko karena hal itu dapat menyebabkan lingkungan pengoperasian yang berbahaya.

Kebijakan terbaik adalah menentukan dampak terhadap produktivitas untuk mencegah penumpukan backlog. Selama analisis perintah kerja, periksa indikator kinerja utama (KPI) pemeliharaan yang tidak normal di fungsi inti, seperti waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF), untuk menghindari penutupan dengan laporan yang cacat.

5. Nilai Keterampilan Tim Anda

Pada nilai nominalnya, w Manajemen pesanan pekerjaan mungkin tampak seperti hanya tentang menugaskan tugas ke tim Anda, namun hal ini juga memerlukan evaluasi kekuatan dan kelemahan mereka untuk memilih personel yang memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut. Untuk setiap karyawan, fokuslah pada keterampilan teknis mereka, mulai dari pengalaman dengan peralatan tugas berat hingga pengetahuan tentang prinsip-prinsip teknik.

Dorong mereka untuk berspesialisasi dalam bidang tertentu sehingga mereka akan meningkat seiring waktu. Ini adalah pendekatan yang lebih praktis daripada memilih mereka secara acak untuk menangani permintaan darurat.

6. Singkirkan Pena dan Kertas

Mencoba menjalankan proses manajemen perintah kerja dengan tangan tidak lagi masuk akal, mengingat besarnya organisasi modern. Memasukkan dokumen ke dalam lemari membuat dokumen lebih sulit ditemukan, dan dokumen rentan terhadap kesalahan manusia – sehingga catatan masa lalu tidak diperbarui untuk mencerminkan perubahan kondisi. Meskipun spreadsheet sangat bagus untuk menghitung rumus sederhana, Anda tidak dapat dengan mudah mengubah nilai tersebut menjadi analitik atau menyelaraskannya dengan detektor jarak jauh. Penerapan perangkat lunak CMMS berbeda karena menyederhanakan manajemen perintah kerja dengan menyediakan kemampuan admin kepada pengguna resmi mana pun di platform.

7. Tambahkan Catatan Penyelesaian Deskriptif

Menutup perintah kerja tidak berarti tim Anda tidak perlu meninjaunya lagi. Bahkan dengan PM, Anda tetap harus mempertimbangkan risiko pekerjaan dan manfaatnya dengan memperhitungkan penghematan biaya vs. waktu yang dihabiskan. Dorong teknisi Anda untuk mencatat akar permasalahan atau kualitas pekerjaan dan minta mereka menandai masalah tambahan untuk penyelidikan di masa mendatang.

Perintah kerja bertujuan untuk mengukur kondisi aset dan mengidentifikasi bagian mana yang harus dipelihara sehingga Anda memiliki rencana yang dapat diandalkan di masa depan. Untuk membangun program manajemen perintah kerja yang sukses, penting bagi Anda untuk mengetahui cara merespons permintaan reaktif, preventif, dan prediktif dalam pengaturan terkendali.  Hal ini dimulai dengan menerapkan praktik terbaik manajemen perintah kerja.