Program Pemeliharaan Preventif:Cetak Biru 8 Langkah untuk Membangun Rencana PM yang Kuat
Ingin membuat program pemeliharaan preventif yang hebat, namun tidak tahu harus mulai dari mana? Berikut 8 tips untuk mempersiapkan Anda meraih kesuksesan.
Apa yang dimaksud dengan program pemeliharaan preventif?
Program pemeliharaan preventif adalah serangkaian proses, pedoman, dan alat untuk melakukan pemeliharaan berkala dan rutin terhadap peralatan dan aset agar tetap dalam kondisi baik sehingga menghindari kegagalan dan waktu henti yang tidak direncanakan dan memakan biaya tinggi.
Pemeliharaan preventif dan perencanaan sangat cocok, seperti garam dan merica, Batman dan Robin, serta film dan popcorn. Hal ini dikarenakan agar program pemeliharaan preventif berhasil, diperlukan cetak biru yang solid.
Untuk fasilitas yang ingin keluar dari kebiasaan pemeliharaan reaktif, rencana pemeliharaan preventif dapat memberikan manfaat yang luar biasa. Memiliki peta jalan menuju pemeliharaan preventif memungkinkan operasi Anda mengatasi waktu henti yang tidak direncanakan sekaligus mencegah godaan untuk kembali menggunakan pendekatan reaktif.
Rencana PM membuat segalanya lebih jelas sehingga jalan menuju keandalan bebas hambatan. Sasaran dan tanggung jawab ditetapkan, jadwal dipahami, dan sumber daya yang diperlukan dipertanggungjawabkan. Semua orang tahu seperti apa kesuksesan itu dan bagaimana cara mempertahankannya.
Apa itu pemeliharaan preventif?
Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan proaktif yang dilakukan secara berkala pada suatu peralatan dalam kondisi kerja untuk mencegah kegagalan atau kerusakan pemeliharaan yang tidak direncanakan. Pemeliharaan preventif dipicu untuk suatu aset berdasarkan waktu atau penggunaan. Misalnya, jika suatu aset telah beroperasi selama 100 jam, perintah kerja pemeliharaan preventif akan dipicu secara otomatis. Sasarannya adalah meningkatkan keandalan aset, mengurangi waktu henti, dan memaksimalkan dampak biaya dan tenaga kerja.
Untuk fasilitas yang ingin keluar dari kebiasaan pemeliharaan reaktif, rencana pemeliharaan preventif dapat memberikan manfaat yang luar biasa. Memiliki peta jalan memungkinkan operasi Anda mengatasi waktu henti yang tidak direncanakan sekaligus mencegah godaan untuk kembali menggunakan pendekatan reaktif.
Transisi dari aktivitas pemeliharaan yang sebagian besar bersifat reaktif ke aktivitas pemeliharaan yang bersifat preventif memerlukan waktu, dedikasi, sumber daya, dan yang terpenting, rencana. Mencapai program pemeliharaan preventif yang sukses berarti membuat jadwal pemeliharaan preventif dan menaatinya. Hal ini berarti pengurangan downtime yang tidak direncanakan, backlog, miskomunikasi, kecelakaan dan biaya pemeliharaan korektif yang terkait dengan masing-masing downtime. Pada akhirnya, pemeliharaan preventif akan membantu Anda mengatasi inefisiensi dan meningkatkan program pemeliharaan dari atas ke bawah.
Pelajari cara membangun strategi pemeliharaan yang seimbang
Baca selengkapnya
Apa saja yang harus disertakan dalam rencana pemeliharaan preventif?
Rencana pemeliharaan preventif harus mencakup delapan langkah pada dasarnya:
- Tetapkan dan prioritaskan sasaran
- Membuat dan mengukur KPI
- Dapatkan dukungan dari pemangku kepentingan
- Gunakan teknologi/perangkat lunak yang tepat
- Siapkan pemicu PM
- Melatih pekerja pemeliharaan tentang cara menerapkan rencana pemeliharaan preventif
- Buat daftar periksa pemeliharaan preventif
- Sempurnakan rencana Anda berdasarkan hasil
Kami akan memandu Anda melalui setiap langkah secara mendetail.
Cara membuat program pemeliharaan preventif dalam delapan langkah
Setiap fasilitas berbeda, dengan tujuan, aset, dan sumber daya yang berbeda. Itu sebabnya tidak ada pendekatan universal dalam menciptakan program pemeliharaan preventif. Namun, dengan menggunakan delapan elemen penting ini, Anda dapat membangun cetak biru kesuksesan yang efektif. Mengikuti template rencana pemeliharaan preventif ini akan sangat membantu dalam membuat operasi Anda lebih efisien dan berkelanjutan.
1. Tetapkan dan prioritaskan tujuan
Langkah pertama dalam membangun program pemeliharaan preventif yang sukses adalah menentukan apa yang ingin Anda capai. Setiap fasilitas memiliki tujuan yang berbeda dan tujuan tersebut mempengaruhi semua keputusan di masa depan. Apakah Anda ingin mengurangi waktu henti? Meningkatkan keandalan? Memotong biaya? Pikirkan alasan ingin membuat program PM terstruktur dan tuliskan.
Selanjutnya, saatnya memprioritaskan tujuan Anda. Jujur saja, Anda selalu sibuk, dan menerapkan rencana pemeliharaan preventif adalah proyek besar lainnya yang perlu Anda tambahkan ke daftar tugas Anda. Dengan semua yang terjadi, hampir tidak mungkin untuk mencapai semua tujuan Anda sepenuhnya. Dengan membuat prioritas, Anda tahu di mana harus memfokuskan perhatian dan sumber daya Anda terlebih dahulu ketika membuat cetak biru untuk pemeliharaan preventif. Salah satu cara efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan memprioritaskan aset Anda dengan penilaian kekritisan aset. Dengan begitu, Anda dapat secara realistis membatasi cakupan sasaran tertentu (seperti pengurangan waktu henti) untuk memberikan dampak terbesar.
Setelah tugas tersebut berjalan dengan baik, Anda dapat memulai langkah berikutnya dalam rencana Anda.
Mempermudah penentuan prioritas dengan Templat Penilaian Kekritisan Aset gratis kami
Dapatkan templatnya
2. Buat KPI dan berkomitmen untuk mengukurnya
Sekarang setelah tujuan Anda terorganisir, penting untuk melampirkan angka pada tujuan tersebut. Sulit untuk mengetahui apakah program pemeliharaan preventif berhasil tanpa menetapkan target yang konkrit. Ada berbagai metrik pemeliharaan yang dapat digunakan operasi Anda untuk mengukur kinerja Anda. Beberapa hal yang umum adalah persentase kritis pemeliharaan terjadwal, persentase pemeliharaan terencana, kepatuhan pemeliharaan preventif, efektivitas peralatan secara keseluruhan, dan waktu rata-rata antara kegagalan. Perangkat lunak pemeliharaan preventif seperti sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi akan dapat membantu Anda menghitung metrik ini dengan mudah.
Satu catatan penting:sebaiknya sertakan gabungan KPI terdepan dan tertinggal. Indikator utama berupaya melakukan ekstrapolasi dari data saat ini untuk memprediksi masa depan, sementara indikator tertinggal melihat ke belakang untuk mengonfirmasi tren dan dampak perubahan proses.
Setelah Anda mengetahui KPI mana yang akan Anda gunakan untuk menentukan keberhasilan, langkah selanjutnya adalah membuat kerangka kerja untuk mengukur metrik ini secara konsisten. Statistik hanya berharga jika Anda menggunakannya secara konsisten untuk meningkatkan rencana pemeliharaan preventif. Penting untuk membangun proses dan prosedur yang memastikan data dikumpulkan, dianalisis, dipahami, dan ditindaklanjuti secara teratur. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui apakah Anda telah mencapai tujuan dan di mana letak kekuatan dan kelemahan Anda.
Buat sasaran pemeliharaan dan KPI yang sempurna dengan template gratis ini
Dapatkan templatnya
3. Mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan
Tidak masalah berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk program pemeliharaan preventif jika Anda tidak melibatkan seluruh tim. Keterlibatan total sangat penting karena strategi PM yang efektif mengharuskan semua orang untuk ikut serta, mulai dari manajer pemeliharaan atau teknisi yang harus memasukkan data hingga insinyur keandalan yang membaca data tersebut dan mengambil keputusan berdasarkan data tersebut. Apa yang tampak seperti detail kecil ternyata menghasilkan perbedaan besar. Itulah sebabnya menetapkan konsep pemeliharaan produktif total sangat penting untuk menciptakan strategi yang berhasil.
Mendapatkan dukungan dari seluruh pemangku kepentingan untuk rencana pemeliharaan preventif termasuk berdiskusi tentang tujuan, keahlian, kebutuhan, sumber daya, dan banyak lagi dengan setiap anggota tim. Sangat penting untuk mempertimbangkan pengguna akhir (operator, teknisi, dll.) saat mengembangkan PM dan menyusun instruksi kerja, karena merekalah yang benar-benar melakukan pekerjaan tersebut—mereka harus menganggap instruksi tersebut jelas dan akurat!
4. Manfaatkan teknologi yang tepat
Teknologi adalah salah satu bahan terpenting untuk strategi PM yang efektif. Memanfaatkan solusi digital memungkinkan Anda mengatur secara efisien semua tugas pemeliharaan preventif kecil yang diperlukan agar fasilitas Anda menerapkan pola pikir PM, seperti penjadwalan, manajemen pemeliharaan inventaris, pelaporan, dan pengorganisasian perintah kerja. Jika fasilitas Anda beroperasi pada sistem lama, seperti pena dan kertas atau Excel, sekaranglah waktunya merencanakan transisi ke solusi digital.
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih teknologi yang tepat untuk program pemeliharaan preventif, termasuk keahlian tim Anda, anggaran, kemampuan aset, preferensi tim, keamanan data, dan banyak lagi. Salah satu hal terpenting yang perlu diingat ketika mencari teknologi pemeliharaan preventif, seperti CMMS, adalah kemudahan penggunaan. Jika suatu sistem terlalu sulit untuk dipahami dan digunakan dengan benar, sistem tersebut tidak akan digunakan secara efektif dan semua waktu dan uang yang diinvestasikan dalam solusi tersebut akan sia-sia.
5. Pastikan pemicu PM Anda akurat
Karena semua PM yang efektif dibangun berdasarkan pemicu yang akurat, ini merupakan langkah penting dalam membangun rencana pemeliharaan preventif. Mencocokkan tugas pemeliharaan dengan pemicu yang tepat akan membantu operasi Anda mengalir secara efisien dan memastikan aset dapat diandalkan. Pemicu ini juga harus diketahui oleh semua anggota tim pemeliharaan sehingga tidak ada tugas pemeliharaan yang gagal. Penjadwalan otomatis dan notifikasi seluler adalah dua alat yang memudahkan melakukan hal ini.
Tidak masalah berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk program pemeliharaan preventif jika Anda tidak melibatkan seluruh tim. Dukungan penuh sangat penting karena strategi PM yang efektif mengharuskan semua orang untuk ikut serta, mulai dari teknisi hingga teknisi keandalan.
Saat menentukan pemicu pemeliharaan preventif untuk suatu aset, penting untuk mempertimbangkan beberapa variabel. Hal ini mencakup pedoman yang direkomendasikan produsen, riwayat kinerja aset, seberapa penting aset tersebut terhadap produksi, biaya perbaikan vs. pemeliharaan, dan proyeksi penggunaan aset di masa depan. Sangat disarankan juga untuk melakukan analisis akar penyebab (RCA) ketika suatu aset mengalami kegagalan sehingga Anda dapat menyempurnakan pemicu dan frekuensi PM untuk mencegah mode kegagalan serupa terjadi di masa mendatang.
Unduh templat RCA gratis kami
Ketika Anda mempertimbangkan semua elemen ini, Anda harus memiliki gagasan yang baik tentang kapan harus memicu pemeliharaan untuk peralatan tertentu. Jumlah ini harus disesuaikan ke depannya untuk mengoptimalkan pemeliharaan preventif Anda. Satu catatan terakhir:Untuk menyederhanakan proses dari pemicu PM hingga pembuatan perintah kerja, Anda juga dapat mempertimbangkan penerapan pemeliharaan berbasis kondisi dengan mengintegrasikan sensor dengan CMMS Anda!
6. Latih dan terapkan
Pada titik ini dalam pencarian Anda untuk program pemeliharaan preventif yang efektif, Anda mungkin sudah mengetahui apa yang perlu dilakukan dan bagaimana hal itu perlu dilakukan. Sebaliknya, tim Anda mungkin tidak melakukannya. Penting untuk mengingat hal ini dan membuat strategi pelatihan sehingga setiap orang dapat mengetahui perawatan peralatan yang tepat dengan cepat. Komponen kunci dari strategi ini adalah pembuatan instruksi kerja yang jelas yang mendokumentasikan cara melakukan tugas PM, serta peralatan dan perlengkapan apa pun yang diperlukan. Anggota tim juga harus dilatih tentang proses dan prosedur apa pun yang sejalan dengan peralihan ke pemeliharaan preventif, seperti memprioritaskan perintah kerja, membuat kode kegagalan, dan mengakses dokumen secara digital.
Langkah jelas berikutnya adalah menerapkan rencana pemeliharaan preventif Anda. Jika pemeliharaan preventif adalah sesuatu yang benar-benar baru bagi tim Anda, Anda dapat mempertimbangkan program percontohan di satu lokasi, satu bagian dari fasilitas Anda, atau beberapa aset tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat membantu tim Anda menyesuaikan diri dengan cara baru dalam melakukan sesuatu sambil mengatasi kendala dalam program PM Anda.
7. Buat daftar periksa pemeliharaan preventif untuk menganalisis hasil
Setelah rencana pemeliharaan preventif Anda dijalankan, penting untuk memprioritaskan pemeriksaan dan memperhatikan angka-angkanya. Penting untuk memiliki daftar periksa pemeliharaan preventif yang membantu Anda melacak KPI secara konsisten, seperti waktu rata-rata perbaikan, persentase pemeliharaan terencana, dan waktu rata-rata antar kegagalan. Menganalisis statistik ini dan membandingkannya dengan angka yang telah direncanakan sebelumnya akan memberi Anda gambaran bagus tentang bagaimana program Anda memengaruhi efisiensi operasi pemeliharaan Anda. Pastikan untuk menggunakan dasbor CMMS dan alat analisis Anda untuk membantu dalam hal ini.
Periksa metrik ini terhadap tolok ukur yang Anda tetapkan saat pertama kali membangun proses pemeliharaan preventif. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi di mana Anda mencapai tujuan Anda dan di mana Anda tidak mencapainya sehingga Anda dapat menargetkan masalah-masalah dalam program Anda sebelum masalah tersebut menjadi tidak terkendali. Manfaatkan alat pengambilan data untuk membuat pelacakan dan analisis menjadi mudah, cepat, dan dapat ditindaklanjuti. Misalnya, ada banyak template pelaporan otomatis yang dapat Anda gunakan yang umumnya tersedia dalam program manajemen pemeliharaan.
Mungkin yang paling penting, jangan takut untuk membagikan hasil ini! Stand-up harian adalah peluang bagus untuk berbagi hasil dan merayakan kemenangan bersama tim Anda, dan meningkatkan visibilitas fungsi pemeliharaan di seluruh organisasi Anda akan membantu mewujudkan pemeliharaan produktif total.
8. Sempurnakan rencana
Ini adalah salah satu tugas yang Anda tidak boleh merasa selesai. Program pemeliharaan preventif Anda harus selalu dibangun saat Anda terus menyempurnakan, meningkatkan, mengisi kesenjangan dan memperkuat prosedur yang berjalan dengan baik. Gunakan data yang Anda ambil melalui sensor, catatan perintah kerja, dan laporan digital untuk melihat di mana letak kekuatan dan kelemahannya. Temukan peluang untuk meningkatkan dan fokus pada penerapan pemeliharaan preventif sedapat mungkin dalam operasi Anda. Dan seperti yang kami sebutkan di nomor lima di atas, Anda harus membuat lingkaran perbaikan berkelanjutan untuk menyempurnakan PM Anda saat kegagalan terjadi dan ditindaklanjuti dengan analisis akar permasalahan.
Salah satu elemen penting dalam fase ini adalah melibatkan semua pemangku kepentingan, seperti teknisi, operasional, insinyur keandalan, dan lain-lain, dalam proses perbaikan. Profil dan forum digital untuk anggota tim memudahkan Anda menjadwalkan waktu untuk mendapatkan masukan, mengatasi masalah, dan meninjau masalah yang telah ditandai sembari Anda memuluskan segala kerumitan dalam rencana Anda.
Intinya dalam membangun program pemeliharaan preventif
Menciptakan program pemeliharaan preventif yang sukses, berkelanjutan, dan efektif tidak dapat dilakukan dalam semalam. Dibutuhkan banyak perencanaan, namun akan terbayar bila Anda memperoleh banyak manfaat. Penting untuk membangun strategi yang kokoh dengan mengidentifikasi tujuan, membuat KPI dan pemicu yang tepat, mendiskusikan rencana tersebut dengan pemangku kepentingan, memanfaatkan teknologi yang tepat, dan melakukan pelatihan untuk pemeliharaan rutin. Dibutuhkan analisis dan penyesuaian yang konsisten untuk memastikan semua perencanaan matang Anda tidak sia-sia. Dan perlu diingat, program pemeliharaan preventif yang berjalan dengan baik bukanlah impian yang tidak mungkin tercapai dalam operasi pemeliharaan; ini adalah pilihan yang layak untuk semua orang. Dan setelah Anda memiliki program yang solid, selalu ada ruang untuk pertumbuhan, seperti memperluas ke pemeliharaan prediktif.
